事業(yè)單位檔案管理中常見問題的思考

劉瑜

摘 要：目前我國事業(yè)單位檔案管理工作依然存在著一些問題，這些問題與檔案管理者自身能力欠缺、事業(yè)單位部分領(lǐng)導(dǎo)不夠重視有著直接的關(guān)系。雖然事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，但是由于國家重視程度不斷提升、檔案人才培養(yǎng)逐漸正規(guī)化，相信我國事業(yè)單位檔案管理水平定會(huì)提升一個(gè)層次。本文主要通過對(duì)問題與解決措施的介紹，探討了事業(yè)單位檔案管理工作，希望有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；常見問題；思考

盡管事業(yè)單位檔案管理還存在一定問題，但都是并不難解決的問題，只要事業(yè)單位以及管理人員意識(shí)到其重要性并加以重視，依照有關(guān)法律制定有關(guān)制度，并且能夠?qū)⒅贫葟氐讏?zhí)行下去，同時(shí)留有一部分資金用于檔案管理辦公建設(shè)，相信一段時(shí)間后，事業(yè)單位檔案管理工作很多問題都會(huì)迎刃而解，整體水平有一個(gè)跨越式的上升。

1 事業(yè)單位檔案管理的常見問題

檔案管理工作不僅僅涉及到管理性問題，還與服務(wù)領(lǐng)域、政治領(lǐng)域有一定的關(guān)系，因此處理好事業(yè)單位檔案管理方面的問題并不簡單，需要綜合各方面考量?，F(xiàn)階段，由于內(nèi)外因素的影響，事業(yè)單位檔案管理還存在著比較多的問題，這些問題的存在嚴(yán)重影響了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

1.1 制度實(shí)施不徹底、多浮于表面

現(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理面臨的比較嚴(yán)重的問題就是管理制度實(shí)施不徹底，很多時(shí)候都是浮于表面，這與事業(yè)單位檔案管理人員自身的重視程度不足有很大的關(guān)系。盡管國家針對(duì)檔案管理工作頒布了有關(guān)法律法規(guī)，但是地方事業(yè)單位檔案管理部門卻沒有依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)制定管理制度，有些事業(yè)單位雖然制定了管理制度卻未能有效實(shí)施，制度也成為了一紙空文。由于事業(yè)單位業(yè)務(wù)比較多，很多人負(fù)責(zé)執(zhí)行各項(xiàng)任務(wù)，并未重視檔案管理工作，因此導(dǎo)致事業(yè)單位檔案收集不夠全面，時(shí)常丟失，而另一方面大量的檔案未能及時(shí)處理堆積如山，非常的雜亂。某些外借檔案并未及時(shí)催還，有借無還現(xiàn)象非常普遍，某些借閱人員擅自涂改檔案中的信息，這對(duì)檔案的真實(shí)性造成了非常不利的影響。

1.2 檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平比較低

現(xiàn)階段信息技術(shù)已經(jīng)普及到各個(gè)領(lǐng)域，大大提升了各個(gè)領(lǐng)域的工作處理效率，但是我國目前 很多事業(yè)單位檔案管理工作都未能應(yīng)用信息技術(shù)，通常都是手工整理、收集，不僅管理效率一直比較低，失誤率也比較高。另外，檔案管理辦公地點(diǎn)其他方面的基礎(chǔ)設(shè)施也非常差，比如檔案柜使用多年遲遲未能更換，這嚴(yán)重影響了檔案管理的整體效果。雖然某些事業(yè)單位已經(jīng)購進(jìn)了計(jì)算機(jī)，但是計(jì)算機(jī)的用途僅限于錄入輸出，并沒有發(fā)揮其他用途，管理人員依然應(yīng)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)閱檔的方法。更有甚者檔案室與辦公室、接待室并不分來，都在同一個(gè)房間，整體環(huán)境非常簡陋，辦公條件非常差，設(shè)備老化現(xiàn)象嚴(yán)重，同時(shí)還沒有先進(jìn)的檔案保護(hù)設(shè)備，這對(duì)檔案日后的應(yīng)用產(chǎn)生非常大的消極影響。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不高

由于比較多的事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作并不重視，很多單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理只是收集收集資料進(jìn)行歸檔即可，并不需要專業(yè)人員，因此也就沒有重視對(duì)專業(yè)人員的培養(yǎng)。大量的調(diào)查發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位中絕大部分從事檔案管理工作的人員都未曾接受過正規(guī)檔案管理教育或者是培訓(xùn)，只能夠從事一些比較簡單的工作，至于深層次的知識(shí)，如歸檔要求、檔案管理意義、裝訂等不甚了解，整體的檔案收集意識(shí)非常差。有些事業(yè)單位人員不足，通常是一人兼多職，因此檔案管理者的壓力比較大，還有鞋事業(yè)單位檔案管理工作人員流動(dòng)過于頻繁，難以形成穩(wěn)定的團(tuán)隊(duì)。事實(shí)上，檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求非常高的職業(yè)，不得不提的是，現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理人員絕大多數(shù)不具備相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)，無論在專業(yè)素質(zhì)還是文化層次上都有欠缺。知識(shí)結(jié)構(gòu)的不合理是一方面，檔案管理人員素質(zhì)不高的另一方面表現(xiàn)在他們的工作態(tài)度上，由于上級(jí)管理人員對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態(tài)度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。

2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新舉措

要克服上文中所列舉的事業(yè)單位檔案管理的不足之處，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新性管理，首先需要事業(yè)單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從制度上入手，在單位內(nèi)部建立完善的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)檔案的有效利用，采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，并選用專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)過硬的專業(yè)人員進(jìn)行管理。

2.1 提高認(rèn)識(shí)程度，明確職責(zé)

要使事業(yè)單位的檔案管理制度有條不紊的進(jìn)行，必須在事業(yè)單位內(nèi)部建立起完善的檔案管理制度，從制度上明確檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)。事實(shí)上，對(duì)檔案管理工作加大宣傳力度是做好工作的前提條件，但是這種宣傳也必須建立在完善的機(jī)構(gòu)上。有關(guān)部門要通過宣傳，提高事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，還應(yīng)該完善檔案管理機(jī)制，明確各個(gè)負(fù)責(zé)人的相關(guān)責(zé)任，也可以根據(jù)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)立配備兼職性質(zhì)的管理人員，在單位建立起一個(gè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理的效率。

2.2 建立現(xiàn)代化的檔案管理體系

加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案創(chuàng)新性管理的一個(gè)非常重要的內(nèi)容，就是要將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入管理過程中，提高管理工作的準(zhǔn)確性，從而使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展。在檔案管理過程中引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還必須要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化他們信息化技術(shù)操作手段，使他們能夠熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成檔案管理的自動(dòng)化和電子化處理。

2.3 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

上文提到，檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此，要做好事業(yè)單位的檔案管理工作，必須重視人的力量。首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才；其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該分為兩個(gè)部分，一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合事業(yè)單位具體的工作，使理論知識(shí)能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合；二要加強(qiáng)對(duì)其工作態(tài)度的培養(yǎng)，改變以往做一天和尚敲一天鐘的工作心態(tài)，將激勵(lì)機(jī)制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

3 結(jié)語

綜上所述，可知由于事業(yè)檔案管理工作常見問題都比較有針對(duì)性，因此只要工作者采取針對(duì)性的措施基本上都能夠解決。只是有些問題由來已久，即便有非常好的針對(duì)性措施，也需要一段時(shí)間去改變，因此事業(yè)單位檔案管理工作者一定要有心理準(zhǔn)備，面對(duì)困難能夠迎難而上，不要畏縮不前。

參考文獻(xiàn)

[1]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào). 2011（20）

[2]張兵.淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新對(duì)策[J]. 才智. 2011（18）

[3]劉曉卿，肖燕.醫(yī)院檔案綜合管理的意義及對(duì)策[J]. 現(xiàn)代醫(yī)院. 2005（12）

[4]焦鳳英.新賓召開農(nóng)村（社區(qū)）檔案管理規(guī)范化建設(shè)動(dòng)員會(huì)[J]. 蘭臺(tái)世界. 2010（15）

[5]李美玉.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理規(guī)范化研究[J]. 世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘. 2015（83）