醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理的重要性及對(duì)策研究

任紅霞　術(shù)穎

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。醫(yī)院衛(wèi)生檔案作為醫(yī)院管理中的一個(gè)重要組成部分，是醫(yī)院在醫(yī)療、科研、教學(xué)等諸方面綜合能力的具體體現(xiàn)，在醫(yī)院衛(wèi)生現(xiàn)代化建設(shè)中具有重要作用。通過對(duì)醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理重要性進(jìn)行探討，分析醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理的現(xiàn)狀及問題，并提出解決對(duì)策，從而才能開拓衛(wèi)生檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理的規(guī)范化，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；衛(wèi)生檔案；管理；問題；對(duì)策

1 前言

醫(yī)院衛(wèi)生檔案作為醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)與醫(yī)院管理中的一個(gè)重要組成部分，是反映醫(yī)院歷史發(fā)展進(jìn)程的重要信息載體，不僅在醫(yī)療教學(xué)科研等活動(dòng)中的作用日益顯著，而且隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的綜合管理水平勢(shì)必成為評(píng)估醫(yī)院管理水平高低的重要依據(jù)之一，更是衛(wèi)生專業(yè)人員在醫(yī)療實(shí)踐和科研活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。規(guī)范化的衛(wèi)生檔案管理可以隨時(shí)提取任意一門醫(yī)學(xué)、任意一個(gè)病例的診療過程和結(jié)果，對(duì)于提高醫(yī)療質(zhì)量，提高疾病治愈率將發(fā)揮重要作用。但目前醫(yī)院的衛(wèi)生檔案管理工作卻未能發(fā)揮出應(yīng)有的作用，在日常管理規(guī)范化程度、館員制度建設(shè)與落實(shí)以及存檔數(shù)據(jù)檢索等方面均存在很多問題。本文就針對(duì)醫(yī)院衛(wèi)生檔案的管理現(xiàn)狀，從衛(wèi)生檔案管理的重要性談起，通過對(duì)現(xiàn)狀和問題的分析，提出基本的解決對(duì)策。

2 醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理規(guī)范化的重要性

檔案，是指對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字?jǐn)?shù)據(jù)記錄。屬于國家所有的，由國家檔案局會(huì)同國家有關(guān)部門確定具體范圍；屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。醫(yī)院衛(wèi)生檔案是醫(yī)學(xué)知識(shí)儲(chǔ)備的財(cái)富，是醫(yī)療科技儲(chǔ)備的一種形式，是廣大醫(yī)療衛(wèi)生工作人員的勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶。規(guī)范化的檔案管理對(duì)于儲(chǔ)存數(shù)據(jù)、資源共享具有十分重要的意義。

檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益顯著。檔案資料微觀上記載了醫(yī)院診療過程和結(jié)果，宏觀上反映了醫(yī)院的醫(yī)療水平和質(zhì)量，具有不可替代和無法復(fù)制的特性，這兩大特性決定了醫(yī)院衛(wèi)生檔案的重要性。完整的衛(wèi)生檔案不僅可以真實(shí)的反映具體病案信息，也可以從中分享資源，為日后的疾病診治積攢經(jīng)驗(yàn)，提供借鑒，應(yīng)該說衛(wèi)生檔案是每一家醫(yī)院都不可或缺的醫(yī)療資源和寶貴財(cái)富。

3 對(duì)醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理現(xiàn)狀的分析

3.1對(duì)檔案的重視程度不夠，制度不健全，長(zhǎng)期以來，醫(yī)院部分人員對(duì)檔案重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作。在工作中，對(duì)檔案重視程度不夠，重“藏”輕“用”，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理意識(shí)還較淡薄，“重經(jīng)營、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng)。對(duì)檔案重視程度不夠，輕視檔案工作等這些思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏必要的了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。制度方面也不健全，未做到細(xì)節(jié)、量化醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理制度，仍然延用粗線條，未引入精細(xì)管理模式，只簡(jiǎn)單的約束管理范圍和方式方法，卻未細(xì)分若干管理單元，造成衛(wèi)生檔案的混亂無序，即影響信息檢索又降低管理效率，無形中干擾了檔案信息的利用質(zhì)量。

3.2基礎(chǔ)不夯實(shí)，人力物力投入小，缺乏現(xiàn)代化手段近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理中，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。檔案人員對(duì)電子檔案的存貯管理、信息安全、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等缺乏足夠的應(yīng)付能力。計(jì)算機(jī)在檔案管理中的開發(fā)較其他領(lǐng)域仍有很大的差異。目前，一部分醫(yī)院檔案管理僅限于將計(jì)算機(jī)作為檢索工作來使用，計(jì)算機(jī)的許多功能和特點(diǎn)均未被充分開發(fā)和利用。因此，開發(fā)醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)軟件，拓展計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用范圍，已迫在眉睫。以筆者所在的縣醫(yī)院為例，日均300件檔案的存儲(chǔ)量，工作人員存在很大的不足，除做好基本的幾項(xiàng)歸檔工作外，其他細(xì)分內(nèi)容無暇完成。而且檔案室設(shè)備簡(jiǎn)陋，未實(shí)現(xiàn)信息化，所有工作全部由人工完成。

3.3管理力量薄弱，管理水平不高。未能形成適應(yīng)自身發(fā)展的檔案管理規(guī)范。建檔工作相對(duì)滯后，檔案管理力量薄弱，沒有制定出一套適應(yīng)醫(yī)院管理需要的檔案管理規(guī)范。未單獨(dú)真正開展檔案管理工作，造成與醫(yī)院管理脫節(jié)，致使一些日常檔案資料、甚至是重要的檔案資料流失，日常管理和使用由辦公室一名成員兼職，管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科技、會(huì)計(jì)及實(shí)物檔案，而大量的醫(yī)療文書、病理切片及各種影像、圖文檔案等都分屬各有關(guān)業(yè)務(wù)部門保管，既不符合《檔案法》“檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理”的規(guī)定，也不利于本院檔案的安全管理和有效利用。管理不規(guī)范，從業(yè)人員素質(zhì)低衛(wèi)生檔案管理的規(guī)范化關(guān)鍵還在于管理人員的能力和素質(zhì)。目前醫(yī)院對(duì)衛(wèi)生檔案管理人員的素質(zhì)要求門檻過低，對(duì)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、信息化水平以及政治素質(zhì)等方面要求的均不嚴(yán)格，以至于檔案管理人員頻發(fā)違背管理原則的問題，對(duì)學(xué)術(shù)領(lǐng)域研究不能及時(shí)總結(jié)和發(fā)表成果，以及對(duì)管理問題不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)等等。

3.4檔案管理工作自我封閉性由于片面強(qiáng)調(diào)檔案工作的保密性，從而造成服務(wù)對(duì)象僅限于院領(lǐng)導(dǎo)及職能科室，人們對(duì)檔案室望而卻步。而檔案人員也習(xí)慣于單一的服務(wù)對(duì)象，缺乏主動(dòng)與創(chuàng)新，往往是“送交什么就收藏什么”、“要什么提供什么”，加之檔案工作保密的需要，墨守成規(guī)，習(xí)慣于老一套，形成以物為管理中心的自我封閉。

3.5檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計(jì)劃和要求。在引進(jìn)檔案管理人員時(shí)，并沒有像技術(shù)人員要求那樣嚴(yán)格，且存在著專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，思想觀念和管理水平相對(duì)滯后等問題，這在一定程度上造成了醫(yī)院檔案管理人員半路出家，不具備任何專業(yè)知識(shí)的現(xiàn)狀，為醫(yī)院檔案管理工作帶來了較大的障礙，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平。

4 醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理規(guī)范化措施

4.1加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化檔案管理手段；首先要充分認(rèn)識(shí)檔案的重要作用，轉(zhuǎn)變“檔案與我無關(guān)”的思想，樹立“檔案就是效益”的觀念。不斷爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，明確主導(dǎo)思想，建立健全工作制度，將衛(wèi)生檔案管理納入醫(yī)院整體管理系統(tǒng)之中。利用檔案管理工作協(xié)作網(wǎng)，加強(qiáng)宣傳工作，使從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)到一般技術(shù)人員都了解技術(shù)檔案的作用和意義。同時(shí)，還要建立健全檔案管理工作的檢查、考核制度，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理水平。其次，要改進(jìn)管理方式。隨著科技的進(jìn)步，檔案管理對(duì)象逐漸轉(zhuǎn)向以電子載體形式為主，檔案信息更多地以圖像、視頻、音頻信息的多媒體形式存儲(chǔ)和利用，檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行。要加大資金投入建立院內(nèi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件建立目錄數(shù)據(jù)庫。

4.2補(bǔ)強(qiáng)基礎(chǔ)工作；加大檔案管理的基本投入信息化是現(xiàn)代醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理的必由途徑，各家醫(yī)院均應(yīng)結(jié)合本院的實(shí)際設(shè)計(jì)開發(fā)相應(yīng)的管理軟件，并盡可能的開發(fā)普及通用型的管理軟件，以便于院與院間的信息交流和資源共享。檔案室應(yīng)引進(jìn)密集架，實(shí)現(xiàn)檔案分類的專業(yè)化和自動(dòng)化水平。

4.3規(guī)范管理流程，提高從業(yè)人員的能力素質(zhì)；對(duì)檔案管理人員實(shí)行素質(zhì)達(dá)標(biāo)考核制和從業(yè)資格審核聘用制，保證管理人員的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及身體素質(zhì)達(dá)標(biāo)，做到檔案管理人員即能保證檔案信息的機(jī)密性、又能保證管理質(zhì)量，同時(shí)能夠及時(shí)總結(jié)和提煉工作中的經(jīng)驗(yàn)做法進(jìn)行學(xué)術(shù)領(lǐng)域交流，不斷提升醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理的規(guī)范化水平。鼓勵(lì)自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤。提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和專業(yè)技能的人才。

5 結(jié)語

實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的最終目的是為了讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮更重要的作用。檔案的價(jià)值只有在不斷的開發(fā)利用中才會(huì)體現(xiàn)。通過利用檔案，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)，為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，體現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī)，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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