信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)中信息技術(shù)的發(fā)展越來越迅速，而信息技術(shù)也在很多行業(yè)都得到了應(yīng)用，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，檔案管理工作方式的創(chuàng)新以及信息化管理的發(fā)展使其新時(shí)期的發(fā)展目標(biāo)，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用能夠使其更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求，改善原有的檔案管理方式的缺陷，在具體的改革中應(yīng)根據(jù)自身事業(yè)單位的需求去進(jìn)行信息技術(shù)的運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理

信息技術(shù)已經(jīng)成為了現(xiàn)代人們生活、工作都離不開的技術(shù)類型，為人們帶來了很大的便利，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，通過信息技術(shù)的運(yùn)用能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行更加完善的管理，也能夠提升檔案管理工作的質(zhì)量水平，從而推動(dòng)事業(yè)單位整體管理工作的進(jìn)步，所以，在今后的事業(yè)單位工作開展中應(yīng)該積極的推動(dòng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展。

1 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢

1、檔案存儲(chǔ)環(huán)境以及使用查詢方面的優(yōu)勢

以紙質(zhì)為媒介、以人工錄入為工作方式的傳統(tǒng)的檔案管理，紙張極易變薄變脆，給信息資源采集、存儲(chǔ)、管理等諸多工作帶來很大的困難[1]。信息技術(shù)在其中的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)電子、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)以及電子錄入的管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的更好的管理，是對(duì)原有的檔案管理方式的一種改革。在信息技術(shù)的支持下，檔案資料可以通過電子磁盤進(jìn)行保存，縮小了檔案占據(jù)的空間，使得檔案信息的管理更加方便。同時(shí)，信息化檔案管理對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求也不再那么嚴(yán)格，消除了以往紙質(zhì)檔案管理中的很多的缺陷，使得存儲(chǔ)工作能夠更加順利的開展。另外，在檔案的使用與查詢過程中，傳統(tǒng)的管理方式在使用過程中會(huì)存在紙張老化、手續(xù)復(fù)雜等問題，但是信息技術(shù)得到應(yīng)用之后，檔案的使用與查詢就變得非常的簡單了，存儲(chǔ)的信息不再會(huì)因?yàn)榧垙埨匣霈F(xiàn)缺失的問題，在存儲(chǔ)頁面直接輸入想要尋找的資料關(guān)鍵詞就可以進(jìn)行直接的查詢，簡化了查詢步驟，提高了事業(yè)單位的工作效率。

2、檔案的數(shù)據(jù)融合以及更新的優(yōu)勢

事業(yè)單位的檔案管理工作中要對(duì)一些比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與整理，需要實(shí)現(xiàn)不同的數(shù)據(jù)融合，這樣才能開展下一步的分析工作，在實(shí)際的工作中檔案文獻(xiàn)輸入電腦之后，可以通過信息技術(shù)將其中保留的信息進(jìn)程提取，然后完成進(jìn)一步的信息推理工作，將原有的存檔信息與新出現(xiàn)的檔案信息進(jìn)行對(duì)比，特別是兩者之間存在的相似的內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)對(duì)比，將那些被淘汰的檔案信息進(jìn)行清除，對(duì)正在進(jìn)行中的相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行內(nèi)容的補(bǔ)充，形成一種信息適用的規(guī)律，可以為事業(yè)單位以后的決策工作提供必要的參考。在事業(yè)單位的發(fā)展中其檔案都是不斷的在進(jìn)行更新的，那么信息數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)的檔案資料也是需要及時(shí)的進(jìn)行更新的，這樣才能滿足事業(yè)單位工作開展的需要，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息的更新能夠更加的具有時(shí)效性。

2 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用策略

1、提升管理人員素質(zhì)，促進(jìn)相關(guān)軟件的開發(fā)

事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)的提升對(duì)于檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的發(fā)展都有著很大的積極作用，實(shí)現(xiàn)管理人員的自身素質(zhì)的提升需要增強(qiáng)其信息技術(shù)的使用能力，加強(qiáng)工作人員在工作技能與綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)，使其不僅能夠熟練的掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還能夠靈活的運(yùn)用計(jì)算機(jī)等技術(shù)開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)管理人員的不斷進(jìn)步。另外，還應(yīng)不斷的增強(qiáng)管理人員對(duì)自身工作的重視，明確具體的工作職責(zé)與相關(guān)的注意事項(xiàng)。還應(yīng)該注重對(duì)管理人員工作能力進(jìn)行考查，形成系統(tǒng)的考核機(jī)制，很據(jù)考核結(jié)果有針對(duì)性的開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更加有效的提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出更多的符合檔案信息化管理工作需求的人才。此外，要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理水平與工作效率的提升，還需要更加的重視檔案信息化建設(shè)工作，不斷的研發(fā)檔案管理工作發(fā)展所需要的硬件設(shè)備以及相關(guān)的應(yīng)用軟件，實(shí)現(xiàn)軟件更新與檔案管理創(chuàng)新的相互配合的發(fā)展。

2、加快檔案管理的硬件建設(shè)，制定信息化發(fā)展規(guī)劃

為了有效的保存檔案信息，性能穩(wěn)定、不易受外界破壞的硬件設(shè)施是事業(yè)單位檔案管理工作所必備的，完善硬件建設(shè)，增加資金投入，有利于檔案管理工作的不斷完善[2]。在檔案管理硬件設(shè)施的完善中，應(yīng)該不斷的加入先進(jìn)的技術(shù)內(nèi)容，比如數(shù)據(jù)庫自動(dòng)更新技術(shù)等，可以減少工作量，實(shí)現(xiàn)檔案與數(shù)據(jù)庫信息同時(shí)更新。發(fā)揮電子存儲(chǔ)檔案的優(yōu)勢，這樣對(duì)整體的事業(yè)單位的檔案資料的管理也是非常有利的，存儲(chǔ)硬件設(shè)施容量的增加有利于檔案的錄入以及存儲(chǔ)工作更加順利的展開。為了促進(jìn)檔案管理信息化的健康發(fā)展，事業(yè)單位還應(yīng)注重信息技術(shù)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性及靈活性發(fā)展，建立檔案管理信息化發(fā)展的總體規(guī)劃。對(duì)事業(yè)單位內(nèi)實(shí)際的人才信息需要進(jìn)行考慮，構(gòu)造一個(gè)符合單位發(fā)展需求的網(wǎng)絡(luò)管理模式，保持其靈活性與可擴(kuò)展性，這也是事業(yè)單位發(fā)展的具體要求。

3、成立一個(gè)實(shí)用的事業(yè)單位檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建立的信息站點(diǎn)，一般是建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站，是整個(gè)事業(yè)單位檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)的重要手段[3]。這一網(wǎng)站主要是通過網(wǎng)頁的方式為工作人員提供檔案信息方面的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文化的歸檔、下載及瀏覽使用等服務(wù)模式。在實(shí)際的網(wǎng)站建設(shè)中應(yīng)選擇具有升級(jí)能力、有開發(fā)價(jià)值的管理操作系統(tǒng)，滿足檔案網(wǎng)絡(luò)管理的更新方面的需求，應(yīng)選用市場主流的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備。也可以根據(jù)自己的需要量身定做相關(guān)的檔案管理信息系統(tǒng)，做到網(wǎng)站信息的及時(shí)更新?lián)Q代。

3 結(jié)束語

通過運(yùn)用技術(shù)進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理工作，能夠更加及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的不足，對(duì)原有的實(shí)體管理中的一些缺陷也可以避免，能實(shí)現(xiàn)檔案資料的動(dòng)態(tài)以及規(guī)范化管理，減輕了管理工作的負(fù)擔(dān)，提高了檔案管理工作的信息化發(fā)展水平，能夠有效的提升事業(yè)單位檔案管理的效率，為不同部門的工作開展能夠提供更加便捷與科學(xué)的信息資料的借鑒。

參考文獻(xiàn)

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[3]周祥路. 淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012，23：183.

作者簡介

張?jiān)螺x，女，唐山市陡河水庫管理處；研究方向：檔案管理。