淺析基本建設(shè)項目中的檔案管理

趙慶芳

摘 要：基本建設(shè)項目檔案是企業(yè)檔案管理的重要工作之一，其管理工作非常重要且具有一定的難度，本文闡述了基本建設(shè)項目檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題及相應(yīng)對策，用以提高建設(shè)項目檔案案卷質(zhì)量，規(guī)范企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：基本建設(shè)項目；檔案管理

基本建設(shè)項目檔案是企業(yè)檔案管理的重要工作之一，基本建設(shè)項目檔案是指整個工程建設(shè)項目從醞釀、決算到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中應(yīng)當保存的文件資料，包括基建項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘察、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字、圖表、聲像、實物等形式與載體的材料，是企業(yè)基本建設(shè)活動的真實歷史記錄，也是全面鑒定基建工程質(zhì)量、使用和維護建設(shè)項目的重要依據(jù)。

基本建設(shè)檔案的收集和整理工作有一定的難度、很容易出現(xiàn)問題，收集工作做不好，就難以保證基建檔案的完整性和質(zhì)量，后續(xù)工作也無法得到有效開展，也會導致出現(xiàn)“無檔可查”的問題。

1 原因淺析

1.企業(yè)管理層面重視程度不夠。大部分企業(yè)從項目立項開始，對項目的未來效益以及基礎(chǔ)建設(shè)工作非常重視，但是對于項目檔案的管理往往容易忽視，導致項目建設(shè)工作完成后，需要擴建或工程改造時會出現(xiàn)所需的檔案資料不缺失或者甚至沒有。遇到這種情況，企業(yè)只好重新收集整理相關(guān)檔案，但往往很難建立完整的企業(yè)檔案體系。

2.涉及部門多，收集難度較大。一個大中型建設(shè)項目，從可行性研究開始直至項目竣工投產(chǎn)，需要牽扯到計劃、物資、勘測、設(shè)計、環(huán)境保護、電力通訊、交通、安裝等諸多環(huán)節(jié)。由于建設(shè)單位多，建設(shè)環(huán)節(jié)繁雜，涉及范圍廣，因而產(chǎn)生文件材料的部門也很多，由于這些部門分別屬于不同的行政系統(tǒng)，因此增加了資料收集的難度。同時由于基本建設(shè)活動中形成的科技文件材料轉(zhuǎn)手多，運行時間長，過程復雜，如果每個環(huán)節(jié)交接手續(xù)不嚴格，歸檔不及時，就可能造成檔案的文件不齊全或簽字蓋章不完整。

3.資料形成周期長，變化點多。由于基礎(chǔ)建設(shè)項目實體龐大，不易移動，就只能在固定的場所作業(yè)，加之露天作業(yè)多，受自然界及其他方面的因素影響比較大，因而項目建設(shè)周期長，人員變動等因素也給檔案收集整理工作帶來了很多不利。例如：施工人員有所變動，資料就不能交接到資料員手中，如果資料員變動，會導致資料保管不當，文件丟失，文件材料簽字蓋章不全等。即使在資料歸檔時發(fā)現(xiàn)該問題，由于時間久遠，所造成的損失很難予以彌補。

4.資料收集過程控制難度大。檔案產(chǎn)生和保管使用單位分離，工程竣工之后，應(yīng)將有關(guān)工程的全部檔案材料向建設(shè)單位移交，由建設(shè)單位歸檔保管。單就這項工作來說，檔案資料產(chǎn)生和最終保管使用部門存在分離現(xiàn)象，有些工程的施工，在距離檔案保管部門幾百公里之外，檔案人員只能在工程的各個階段去指導培訓，又不能時時刻刻待在施工工地及資料整理場所督導，很容易使一些單位不重視過程中材料的形成和積累。

5.施工動態(tài)性造成資料收集不能一次完成。由于施工動態(tài)性極強，基本建設(shè)項目竣工驗收交于建設(shè)方后，經(jīng)常會有日常維護、維修、技術(shù)改造等活動，這些活動也會形成相應(yīng)的科技文件材料，這些文件也應(yīng)該作為基建檔案來保存，因此造成資料收集不能一次完成，需要即時補充完善。

2 管理項目檔案收集整理的措施及對策

（一）收集方面

收集整理數(shù)量眾多的基建檔案材料的有序化，必須反映文件材料形成過程中的有機聯(lián)系，這項工作做不好，就會出現(xiàn)“無檔可查”的問題。因此，做好收集工作是及其重要的。

檔案材料并不是由檔案人員自己產(chǎn)生，而是由其他業(yè)務(wù)部門在活動過程中自然形成的，其形成過程比較分散，控制起來難度也很大，單靠檔案人員的力量是遠遠不夠的，為了保證基建檔案收集齊全、完整及檔案材料的質(zhì)量，必須做好以下工作：

1.制定完善的符合本公司基建檔案的歸檔范圍和保管期限。

基建檔案歸檔范圍和保管期限，應(yīng)明確列出歸檔文件的名稱、興建的形成單位、歸檔的責任者、歸檔時間、歸檔分數(shù)、載體類型等等。有了這個表，誰交什么、什么時候移交也就一目了然了，但是，每個項目都有其獨特性，形成的材料不可能完全一樣，很難做到標準化，這就需要施工單位和建設(shè)單位針對此工程來統(tǒng)一協(xié)調(diào)，該有明確的文件材料范圍，這樣才便于檔案人員在工程的過程中收集。

2.將項目建設(shè)檔案管理工作納入基建活動業(yè)務(wù)流程。

加強檔案人員對基建業(yè)務(wù)活動的參與度，可以很好的控制基建文件材料，保證基建文件材料的收集的完整、齊全和質(zhì)量。基建檔案管理工作應(yīng)與項目建設(shè)同步進行，從立項開始，就要建立相應(yīng)的對你感管理流程，對文件材料進行及時收集。否則，基建文件材料的丟失在所難免。檔案人員要參與初期的項目會議，了解項目的概況及進程，檔案人員還應(yīng)參與項目的竣工驗收，在項目竣工驗收之前，做好整個工程的檔案驗收，只有檔案驗收通過，并得到檔案人員的簽字確認，整個實體工程才可進行竣工驗收。

3.將檔案管理在簽定的合同中予以明確。

基建活動周期長、參建單位多，為了保證文件材料的完整、齊全與準確，合同中必須有明確的條款來約束。例如，可以在合同條款中列出關(guān)于檔案方面向建設(shè)方交保證金，等項目結(jié)束后，建設(shè)單位驗收如果檔案符合標標準后，應(yīng)將保證金保證金退還參建單位。

（二）基建檔案的整理

基建檔案的組卷，就是將形成過程中存在有機聯(lián)系的文件材料組合、裝訂在一起，形成案卷，主要包括以下材料：

1.項目建設(shè)單位形成工程的前期文件、竣工驗收管理文件、生產(chǎn)準備管理文件，因按階段結(jié)合問題進行組卷。

2.施工單位形成的工程技術(shù)文件，按標段、單位工程、分部分項工程、專業(yè)等組卷；

3.調(diào)試單位形成的工程調(diào)試文件，按系統(tǒng)、階段、專業(yè)、技術(shù)結(jié)構(gòu)等特征組卷；

4.設(shè)備儀器文件，按專業(yè)、系統(tǒng)、臺件、技術(shù)結(jié)構(gòu)等特征組卷。

5.監(jiān)理文件，按專業(yè)、時間、文中等特征組卷。

6.基建檔案的排列，要注意卷內(nèi)文件和案卷的排列順序，排列規(guī)則是：批復在前，請示在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；審批文件在前，報審文件在后；文字在前，圖紙在后排列；

7.單位工程文件案卷，因按照單位工程綜合管理性文件卷、施工記錄及相關(guān)試驗報告卷、質(zhì)量驗收文件卷的順序排列。

（三）項目文件的組卷。

根據(jù)多年的經(jīng)驗，建議施工單位或監(jiān)理單位在收集整理好文件后，盡量拿到公司檔案部門，在檔案部門專業(yè)檔案人員的指導下，開始組卷，案卷之間要保持有機聯(lián)系，不能將內(nèi)容毫無意義不相關(guān)的一堆文件隨意組合；另外，案卷文件的數(shù)量要適度，對于案卷，除了“具有有機聯(lián)系”這樣一個要求外，還因該有一個量的界限，稱為案卷的組合度，一份案卷，所含文件分數(shù)太多或太少，均不利于保管和利用，直觀地表現(xiàn)為案卷的厚度。

（四）案卷內(nèi)保存價值和保密等級應(yīng)統(tǒng)一。

從檔案的鑒定、保管和利用角度來看，高質(zhì)量的案卷要求是必不可少的，在維護文件有機聯(lián)系的前期下，應(yīng)考慮不同價值和密級組織案卷，若兩者發(fā)生矛盾，不能硬性分開具有有機聯(lián)系的文件，而應(yīng)家直銷的服從價值大的，密級低的服從密級高的。

3 結(jié)束語

項目檔案是工程建設(shè)的真實記錄和質(zhì)量鑒定的重要依據(jù)，是一項寶貴的資源和財富，同時項目檔案也是企業(yè)檔案的重要組成部分，項目檔案的完整與否，檔案管理水平的高低，對工程項目的開展、生產(chǎn)運營、維修、技改、擴建等起著舉足輕重的作用，做好建設(shè)項目的檔案管理工作，不僅會促進了建設(shè)項目的管理，同時還可以更好的保證項目建設(shè)質(zhì)量。因此，做好基本建設(shè)項目中的檔案管理意義深遠。