城建檔案管理的難點(diǎn)問題及解決對策

朱曄暉

摘 要：城建檔案，就是城市在規(guī)劃和建設(shè)的過程中，產(chǎn)生的具有實(shí)際價(jià)值的圖表、資料、文件等。城建檔案是城市規(guī)劃工作的依據(jù)，總結(jié)了城市建設(shè)工作中的寶貴經(jīng)驗(yàn)。建立完備的城建檔案，是建設(shè)新時(shí)代和諧城市的必然要求。本文將對我國現(xiàn)在的城建檔案管理狀況存在哪些不足之處進(jìn)行探討，并且根據(jù)實(shí)際情況提出一些相應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：城建；檔案管理；對策

管理好城建檔案，對于一個(gè)城市的建設(shè)來說是很重要的。由于信息化在全社會的普及，城建檔案的管理工作也開始進(jìn)入信息化趨勢。目前我國城建檔案的管理工作還存在著一些不足：城建檔案的管理方式太落后；檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)，不能夠得到有效率地利用；管理人員工作敷衍等。為了推動(dòng)檔案管理的信息化，管理者要從根本上重視起檔案管理工作，結(jié)合時(shí)代的變化改變城建檔案的管理方式。還要在引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)管理設(shè)施的建設(shè)，讓城建檔案的價(jià)值在城市規(guī)劃和建設(shè)的過程中得到充分的發(fā)揮。

1 城建檔案的管理有哪些不足

1.1 管理人員心態(tài)問題

雖然城建檔案的管理工作在城市規(guī)劃和建設(shè)過程中具有十分重大的意義，但是目前很多城建檔案的管理人員并沒有意識到這一點(diǎn)。檔案管理的工作內(nèi)容相對枯燥，流程繁瑣，需要進(jìn)行大量的重復(fù)步驟。而有些檔案管理人員在工作時(shí)沒有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，建檔不及時(shí)甚至不建檔；有些檔案缺乏相應(yīng)的資料，沒有的得到管理人員的補(bǔ)充；還有的工作人員，對于檔案的管理只是表面走走流程，不進(jìn)行編排和維護(hù)，形成的檔案有名無實(shí)，根本沒有實(shí)際應(yīng)用的價(jià)值。

1.2 管理人員素質(zhì)問題

我國還沒有建立檔案管理人員應(yīng)該遵守的制度，對檔案管理人員的能力認(rèn)證和選拔也沒有一個(gè)評定標(biāo)準(zhǔn)。很多檔案管理人員都是由相關(guān)部門，甚至是無關(guān)的職位和部門調(diào)動(dòng)而來的。這些檔案管理人員沒有檔案管理的相關(guān)知識，工作能力根本不能滿足實(shí)際需要。檔案管理工作經(jīng)常要進(jìn)行重復(fù)性工作，內(nèi)容繁多，需要工作人員具有強(qiáng)大的資料整理能力。還有要分辨資料的實(shí)際價(jià)值，將高價(jià)值的資料錄入檔案，價(jià)值不足的資料可以舍棄。這些都需要檔案管理人員具有一定的專業(yè)素養(yǎng)。

1.3 檔案管理的制度問題

我國當(dāng)前的許多城市，對于檔案的管理，采取的都是舊制度、舊辦法，甚至有些地方?jīng)]有專門的檔案管理制度。比如有些地方對于檔案的格式規(guī)定沒有明確標(biāo)準(zhǔn)，檔案整理人員采用的編號方式各不相同，甚至字體顏色也都不一致。這就

導(dǎo)致檔案的不規(guī)范，不能夠統(tǒng)一利用。還有些地方的檔案管理人員在辦公室內(nèi)吸煙，隨意使用電器，給檔案管理帶來了安全隱患。這些都是因?yàn)闆]有專門的制度進(jìn)行管理所造成的。

1.4 相關(guān)法律問題

我國今年來在檔案管理的立法工作上做出了努力，對我國的城建檔案管理進(jìn)行了一定改善，但是仍然還有很大的提升空間。從國家全局的角度來看，目前我國部分地區(qū)的檔案管理法規(guī)與中央的管理法規(guī)存在一定的沖突，對于檔案文件也沒有一個(gè)明確的規(guī)范，不利于形成統(tǒng)一的管理。城建檔案的內(nèi)容需要嚴(yán)格的保密的。對于檔案的查閱、抄錄，要經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，防止機(jī)密泄露。對于查閱、抄錄檔案的單位和個(gè)人，也要經(jīng)過上層批準(zhǔn)，嚴(yán)格按照手續(xù)流程來進(jìn)行[1]。

2 如何改進(jìn)城建檔案的管理工作

2.1 轉(zhuǎn)變管理思路

領(lǐng)導(dǎo)者要深刻認(rèn)識到城建檔案的管理工作的重要性，認(rèn)識到檔案管理在城建工作中的巨大作用。國家和政府要制定配套的檔案管理方案，規(guī)范檔案的書寫、編輯和檢索。地方政府要提高城建檔案管理工作的地位，大力宣傳檔案管理工作的重要性，采取各種措施支持檔案管理工作的進(jìn)行。比如完善檔案管理場地，消除檔案管理場地的不安全因素。還要培養(yǎng)檔案管理員工的專業(yè)精神，養(yǎng)成員工積極、認(rèn)真的工作態(tài)度。

2.2 建設(shè)專業(yè)工作隊(duì)伍

針對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足，政府必須給予足夠重視。首先，政府部門要注意對工作人員的教育工作。對檔案管理員工的工作態(tài)度和工作技能進(jìn)行全面提高。

對于檔案管理人員，不能夠盲目進(jìn)行調(diào)用。首先，政府要增強(qiáng)檔案管理人員對相關(guān)知識的了解。通過一些關(guān)于檔案管理知識的講座，培養(yǎng)員工的檔案收集能力、檔案整理能力、檔案價(jià)值鑒定能力、檔案的編輯和檢索能力[2]。其次，還要建立獎(jiǎng)懲制度，表彰優(yōu)秀員工，懲罰懈怠員工。檔案管理工作由于其特殊性，很容易導(dǎo)致員工在工作過程中精神松懈，敷衍了事。政府必須從員工著手，培養(yǎng)高素質(zhì)、高能力、工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理人員。

2.3 完善管理制度

完善檔案管理的各種制度，要從國家和地方政府兩方面說起。國家要加強(qiáng)檔案保密的措施，避免檔案的內(nèi)容發(fā)生泄露。建立有關(guān)檔案管理的各種法律法規(guī)，對檔案的借閱、抄錄流程進(jìn)行嚴(yán)格審查，對調(diào)用檔案的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格界定。地方政府也要參照國家的法律制定相關(guān)政策，保持與國家法律的統(tǒng)一性，規(guī)范城建檔案的書寫、編號、命名、保存。對于檔案管理事，要徹底落實(shí)安全管理制度，嚴(yán)禁工作人員吸煙、隨意使用電器，嚴(yán)禁安放易燃易爆物品。

2.4 推進(jìn)信息化

由于信息科技的發(fā)展，信息化已經(jīng)成了各行各業(yè)發(fā)展的共同趨勢[3]。城建檔案管理工作的信息化趨勢也不可避免。要推行檔案管理的信息化，首先必須要先建立統(tǒng)一管理的城建檔案平臺，收錄政府各部門的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行整合。其次要引進(jìn)新的科學(xué)技術(shù)，加快檔案的檢索速度，提高工作的效率。最后要形成信息化管理的監(jiān)督機(jī)制，在效率利用城建檔案的同時(shí)保證國家機(jī)密的安全。

3 結(jié)論

城建檔案的管理工作已經(jīng)越來越受到國家政府部門的重視。城建檔案是我國各個(gè)城市在城市規(guī)劃和城市建設(shè)過程中的寶貴經(jīng)驗(yàn)和工作依據(jù)，在城市建設(shè)工作中具有重要的指導(dǎo)作用。我國現(xiàn)在的城建檔案管理還有很多不足之處。對此需要國家、政府、工作人員的共同努力，從思想上重視檔案管理工作，從行動(dòng)上落實(shí)檔案管理政策，遵守管理制度，建立城建檔案管理的完善體系。

參考文獻(xiàn)

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[3]付偉.縣級城建檔案信息化建設(shè)中存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案，2015，01：49.