淺談如何加強(qiáng)中職學(xué)校會計(jì)檔案的管理工作

劉英

摘 要：中職學(xué)校的會計(jì)檔是記錄和體現(xiàn)學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要材料和證據(jù)，也是學(xué)校綜合檔案重要的組成部分。學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及教育事業(yè)的發(fā)展，主要體現(xiàn)在學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案收集是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整。隨著社會市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，中職學(xué)校會計(jì)檔案也隨之不斷出現(xiàn)新情況，新問題，如何管理好中職學(xué)校的會計(jì)檔案，以及在管理會計(jì)檔案過程中如何采取相應(yīng)的措施，尋求解決問題的辦法，是中職學(xué)校檔案管理中面臨的一個重要問題。

中職學(xué)校的會計(jì)檔是記錄和體現(xiàn)學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要材料和證據(jù)，也是學(xué)校綜合檔案重要的組成部分。學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及教育事業(yè)的發(fā)展，主要體現(xiàn)在學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案收集是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整。隨著社會市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，中職學(xué)校會計(jì)檔案也隨之不斷出現(xiàn)新情況，新問題，如何管理好中職學(xué)校的會計(jì)檔案，以及在管理會計(jì)檔案過程中如何采取相應(yīng)的措施，尋求解決問題的辦法，是中職學(xué)校檔案管理中面臨的一個重要問題。

1 中職學(xué)校會計(jì)檔案的特點(diǎn)

中職學(xué)校的會計(jì)檔案與學(xué)校形成的其它檔案有本質(zhì)上的區(qū)別，形成的憑證、帳本和報(bào)表是反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動的重要史料和證據(jù)，這些材料具有很強(qiáng)的實(shí)效性和真實(shí)性，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)：

1.中職學(xué)校會計(jì)檔案的內(nèi)容

依據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》會計(jì)檔案的內(nèi)容主要包括：會計(jì)憑證類：匯總憑證、記賬憑證、原始憑證、其他憑證；會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會計(jì)賬簿；財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。學(xué)校的會計(jì)檔案形成與財(cái)務(wù)工作活動密切相關(guān)，形成的內(nèi)容直接反映學(xué)校全部財(cái)務(wù)收支情況，通過學(xué)校的會計(jì)憑證、帳本及報(bào)表可作為學(xué)校的信息保證，為學(xué)校的發(fā)展提供可靠的依據(jù)，與其它檔案相比，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

2、中職學(xué)校會計(jì)檔案的形成具有一定的廣泛性。在形成的過程中相互制約又密切聯(lián)系，學(xué)校的各個科室都會形成會計(jì)檔案，如財(cái)務(wù)室、校辦公室、后勤、工會等，會計(jì)檔案的形成涉及學(xué)校的各種經(jīng)濟(jì)活動，不管是從形成還是發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益方面都具有一定的廣泛性。

2 中職學(xué)校會計(jì)檔案管理存在的問題及原因

1、對學(xué)校會計(jì)檔案管理的認(rèn)識不夠

會計(jì)檔案具有承上啟下的作用，是保存歷史，服務(wù)現(xiàn)實(shí)一項(xiàng)重要工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對會計(jì)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識，重視不夠，存在應(yīng)付的思想，特別一些學(xué)校在財(cái)務(wù)工作過程中形成的大量原始憑證的整理被認(rèn)為是件浪費(fèi)時(shí)間、精力和財(cái)力的事情，根本不重視學(xué)校會計(jì)檔案的整理工作，不把會計(jì)檔案資料的整理、歸檔列入學(xué)校的議事日程。

2.財(cái)務(wù)檔案人員專業(yè)水平有待提高

現(xiàn)在有的學(xué)校還沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，絕大部分都是由會計(jì)人員兼管，沒有經(jīng)過專門的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)。對會計(jì)檔案的歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)、保管期限不清楚，不懂檔案的基本操作規(guī)范，造成整理出來的會計(jì)檔案質(zhì)量達(dá)不到要求，裝訂不規(guī)范，不能保證檔案的完整性和安全性。根據(jù)我校以前情況來看，會計(jì)檔案管理人員都是會計(jì)兼職管理，由于會計(jì)人員工作量大，內(nèi)部變動頻繁，導(dǎo)致部分會計(jì)檔案材料沒有及時(shí)向?qū)W校綜合檔案管理部門移交。嚴(yán)重違反了“會計(jì)檔案管理辦法”規(guī)定。

3.會計(jì)檔案管理不完善、不規(guī)范

財(cái)務(wù)檔案管理部門是進(jìn)行會計(jì)檔案管理工作的組織保證，設(shè)置財(cái)會檔案管理機(jī)構(gòu)是必不可少的需要，也是法律法規(guī)的需求，但在實(shí)際工作中各學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作均不完善，不規(guī)范，都沒有設(shè)置專門的管理部門，檔案工作由不同人員兼職，如會計(jì)檔案的裝訂由各會計(jì)人員完成，檔案的整理歸檔由辦公室檔案人員完成，檔案的查詢由資料的形成人員負(fù)責(zé)等，由于工作的不規(guī)范，管理環(huán)節(jié)的不規(guī)范造成檔案管理工作一系列的問題，檔案設(shè)施也不完善，會計(jì)檔案沒有專門庫房，根本不符合“八防”要求，沒有形成檔案檢索工具，查閱檔案不方便。還有到期的會計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作不受學(xué)校的重視，導(dǎo)致無人來銷毀、無人敢銷毀的局面。從而使學(xué)校檔案會計(jì)檔案的銷毀工作無法開展。

3 中職學(xué)校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案存在問題的解決辦法

1、提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，實(shí)行一把手負(fù)責(zé)制，明確專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常會計(jì)檔案工作。牢固樹立起良好財(cái)務(wù)檔案意識，按照《關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實(shí)行誰財(cái)務(wù)，誰立卷，邊財(cái)務(wù)邊收集整理，審結(jié)卷成的原則，認(rèn)真來做好這項(xiàng)工作。

2、增強(qiáng)檔案人員對會計(jì)檔案工作的認(rèn)識

學(xué)校的經(jīng)濟(jì)狀況不可缺少的的原始材料就是財(cái)務(wù)檔案，會計(jì)檔案有利于學(xué)校制定各項(xiàng)計(jì)劃、項(xiàng)目，掌握學(xué)校的經(jīng)濟(jì)信息，統(tǒng)籌學(xué)校資金的管理。但在實(shí)際工作中我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)由于我們的財(cái)務(wù)人員不專業(yè)，對會計(jì)檔案的認(rèn)識不夠，在整理會計(jì)檔案的過程中出現(xiàn)了不規(guī)范的操作，比如，使用圓珠筆、天藍(lán)色墨水、復(fù)寫紙?zhí)顚懙母鞣N會計(jì)檔案，由于時(shí)間的久遠(yuǎn)，造成了模糊不清的現(xiàn)象，導(dǎo)致許多重要的工作無法取證，從而對學(xué)校的發(fā)展造成了具大的損失。所以學(xué)校要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，從思想上重視會計(jì)檔案，強(qiáng)化管理檔案管理人員的責(zé)任心。因此，學(xué)校一定要將會計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為財(cái)務(wù)人員的上崗培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容，長抓不懈，使財(cái)務(wù)人員熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識及操作規(guī)范，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高案卷質(zhì)量。

3、優(yōu)化管理手段，提高現(xiàn)代化管理水平，服務(wù)學(xué)校的各項(xiàng)發(fā)展建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案信息化是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路，是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部份。因此，學(xué)校必須加大資金力度改善財(cái)務(wù)檔案工作的硬件設(shè)施，確保檔案的安全完整。一是及時(shí)購買、更新檔案室設(shè)備，如防磁柜、防盜門、溫濕度計(jì)表、空調(diào)、窗簾、滅火器等；二是加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，配備打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、去濕機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并對財(cái)務(wù)檔案基礎(chǔ)信息實(shí)行計(jì)算機(jī)存貯。加強(qiáng)管理，方便查閱，利用大量的會計(jì)檔案資料為各類財(cái)務(wù)檢查提供最真實(shí)的依據(jù)。

4、會計(jì)檔案管理工作應(yīng)根據(jù)會計(jì)制度體制的調(diào)整而及時(shí)調(diào)整

加強(qiáng)檔案管理，會計(jì)檔案管理制度的調(diào)整一定要跟隨會計(jì)制度體制的調(diào)整，會計(jì)檔案管理工作是會計(jì)人員職能的不可或缺的一部分。加強(qiáng)會計(jì)人員業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)的同時(shí)不能忘記檔案知識、檔案意識的培訓(xùn)，只有建立了合理及時(shí)的管理制度，具備了充分檔案意識檔案技能的會計(jì)人員，才有了實(shí)行檔案管理的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案綜合管理部門，根據(jù)檔案的相關(guān)管理規(guī)定，加強(qiáng)同學(xué)校財(cái)務(wù)部門的合作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，共同完成學(xué)校的會計(jì)檔案管理工作。

5.中職學(xué)校會計(jì)檔案的查閱與利用

學(xué)校會計(jì)檔案管理的基本任務(wù)，就是保證和維護(hù)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的完整和安全，以便及時(shí)、準(zhǔn)備、迅速地為學(xué)校及廣大教職工提供服務(wù)和利。在利用過程中嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度，嚴(yán)格辦理利用手續(xù)，學(xué)校的職工查閱要經(jīng)學(xué)校辦公室及財(cái)務(wù)部門同意，簽字后方可查閱檔案。防止散失和泄密，以確保學(xué)校會計(jì)檔案的可靠性。建立財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)臺帳，如財(cái)務(wù)檔案查閱登記簿、利用效果登記簿等，利用各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析學(xué)校經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為學(xué)校各項(xiàng)發(fā)展服務(wù)。

除了做好會計(jì)檔案的日常管理工作外，我們還應(yīng)該加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)系統(tǒng)安全的管理工作。我相信，經(jīng)過努力，中職學(xué)校會計(jì)檔案管理工作一定會更出色。

參考文獻(xiàn)

[1] 財(cái)政部，國家檔案局.會計(jì)檔案管理辦法.1998

[2] 財(cái)政部.會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范.1996