基層事業(yè)單位文書檔案管理工作淺談

李文斌

文書檔案通常也被稱作管理性檔案，它記錄了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位所從事的各種管理性活動(dòng)，是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。在新時(shí)期的改革發(fā)展中，管好用好文書檔案，對(duì)一個(gè)單位的事業(yè)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。作為一名基層事業(yè)單位的檔案管理人員，同時(shí)兼任辦公室文秘工作，在多年的工作實(shí)踐中積累了一些經(jīng)驗(yàn)，下面對(duì)如何做好文書檔案管理工作談些自己的認(rèn)識(shí)，與大家分享。

1 規(guī)范公文處理工作，把好公文的形成關(guān)

一個(gè)單位絕大多數(shù)的文書檔案都是由公文演變而來的，公文處理完畢之后經(jīng)鑒定具有保存價(jià)值的部分，經(jīng)過整理歸檔，轉(zhuǎn)化為文書檔案。可以說，公文是文書檔案的前身，文書檔案是公文的歸宿之一，二者實(shí)際是同一事物在生命周期的不同發(fā)展階段的不同稱謂而已。因此，公文的形成質(zhì)量與管理狀況直接影響到后續(xù)文書檔案的質(zhì)量及諸多環(huán)節(jié)，所以，規(guī)范好公文處理工作，把好公文的形成關(guān)，是做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文的擬制工作又是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由于基層單位各部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件質(zhì)量有高有低，因此，公文文稿在簽發(fā)前，應(yīng)由文秘人員嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的要求，對(duì)擬制公文的紙張、排版、印制裝訂以及公文格式各要素的編排規(guī)則進(jìn)行審核把關(guān)，對(duì)公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，使得文種使用準(zhǔn)確，格式擬定符合標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)簡稱及不標(biāo)準(zhǔn)的字盡量少用或不用，以便對(duì)未來文書檔案的規(guī)范管理，提高運(yùn)用信息化檢索的查準(zhǔn)率。另外，擬制公文應(yīng)按要求，選用耐久性好的紙張及碳素墨水、藍(lán)黑墨水、激光打印等字跡材料，避免使用各種不耐久的字跡，如鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、感光傳真紙等，因紙張及字跡材料的質(zhì)量直接關(guān)系到公文使用壽命的長短。

2 實(shí)行文檔一體化管理，堅(jiān)持平時(shí)鑒定歸檔

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，將兩者有效地結(jié)合起來，就能實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文檔一體化管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、鑒定、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)等形成一個(gè)有序的整體，實(shí)現(xiàn)文件的一次性輸入，達(dá)到多功能、多途徑的輸出和全網(wǎng)絡(luò)信息共享，避免了檔案人員的重復(fù)勞動(dòng)，使檔案的資源能夠達(dá)到最大限度的開發(fā)和利用。實(shí)行文檔一體化管理，從文件的形成開始直到整理歸檔，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的格式，進(jìn)行文件處理、文件歸檔和檔案管理工作，保證了歸檔質(zhì)量，為文書檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。將辦理完畢的文件放到平時(shí)收集、鑒定、整理歸檔，化整為零，既避免了文件的散亂丟失，有利于安全保密，又便于平時(shí)的保管利用，節(jié)省時(shí)間。

3 加強(qiáng)檔案管理教育培訓(xùn)，不斷提高管理人員綜合素質(zhì)

文書檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)要性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員不但要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細(xì)心辦事的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，還要有扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因?yàn)橐粋€(gè)基層單位的兼職檔案人員，既要管理文書處理，又要管理檔案工作，對(duì)文件的來龍去脈、辦理的輕重緩急，檔案的借閱與歸還等都要做得有條不紊、主次分明，還要熟悉室藏，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用，如果沒有系統(tǒng)的檔案、文秘專業(yè)知識(shí)和基本的業(yè)務(wù)技能，是很難勝任工作的；加上設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化、管理方法的不斷改革等，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。因此，單位要從實(shí)際出發(fā)，多渠道、多形式的開展教育培訓(xùn)，給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，以提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念，彌補(bǔ)一次性教育的不足；檔案管理人員要不斷強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中，這樣才能不斷提高業(yè)務(wù)能力和水平，與時(shí)俱進(jìn)地搞好文書檔案管理工作。

4 建立健全文書檔案管理制度

檔案制度的健全與否關(guān)系著文書檔案管理工作的發(fā)展，健全的檔案管理制度是一個(gè)單位開展文書檔案管理工作的準(zhǔn)則和保證。因此，基層檔案室應(yīng)依據(jù)國家檔案主管部門或本系統(tǒng)有關(guān)部門關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合本單位工作職能及文件產(chǎn)生的情況，制定本單位的文書檔案歸檔制度，正確劃定并編制文書檔案的歸檔范圍及保管期限表，制定單份文件（或立卷法）歸檔整理的方法步驟，明確歸檔的時(shí)間、要求及交接手續(xù)，指導(dǎo)、督促各職能部門的兼職檔案人員認(rèn)真落實(shí)，做好文件材料的整理歸檔工作。

5 建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，細(xì)化考核監(jiān)管

建立一個(gè)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)、檢查與考核，明確檔案管理人員的崗位工作責(zé)任，并納入到日常的績效考核工作中，做到獎(jiǎng)罰分明。通過各種形式開展《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法等國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)、規(guī)章制度的宣傳學(xué)習(xí)教育，進(jìn)一步提高文書檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，不斷提高檔案管理工作水平。

6 結(jié)論

文書檔案管理工作是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)和重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此需要切實(shí)做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，從根本上切實(shí)提高文書檔案的利用率，以符合單位文書檔案管理工作實(shí)際情況的運(yùn)行模式，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理發(fā)展的需要，促進(jìn)單位事業(yè)又快又好地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李彩香，胡可征.文書檔案管理.中國檔案出版社.2010

[2]褚立慧.文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策研究[J].黑河學(xué)刊.2011（02）