強化醫(yī)院檔案規(guī)范化管理工作的措施研究

湯芝瑩

摘 要：醫(yī)院是服務群眾的重點機構(gòu)，各個部門都起著不可或缺的作用，尤其是在醫(yī)改條件下，醫(yī)院檔案管理成為醫(yī)院服務資料以及醫(yī)院建設(shè)的任務都落在檔案管理部門的肩上。伴隨醫(yī)院檔案管理工作的深化。醫(yī)院的其他工作已經(jīng)走向一個新的方向，那么在此過程中好需要進一步的強化醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，以下對其進行闡述和分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案規(guī)范化；措施；研究

醫(yī)院檔案管理主要是為了對醫(yī)療文件進行管理，并且涉及到醫(yī)院的行政管理以及科技交流等方面的工作，對醫(yī)院檔案管理進行重視是對醫(yī)院改革和醫(yī)院發(fā)展的保障。為了有效的積極的推進醫(yī)院檔案管理科學化，在新的形式下需要對醫(yī)院檔案管理部門進行規(guī)范化，進而讓檔案在醫(yī)院改革過程中發(fā)揮重要作用。

1 醫(yī)院檔案工作存在的主要問題

（一）醫(yī)院對檔案管理的重視程度欠缺

醫(yī)院在發(fā)展過程中，因為比較重視醫(yī)療技術(shù)的升級以及患者的管理等等，所以對檔案管理有很多的忽視之處，檔案綜合性管理沒有統(tǒng)一的考核機制，并且很多工作人員對醫(yī)院的檔案管理認識上還比較模糊，檔案管理人員在醫(yī)院人才培養(yǎng)的計劃之外，因此管理人員的工作水平不高，必然難以跟得上時代發(fā)展的需求。

（二）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

在醫(yī)院的檔案管理過程中，因為管理人員的素質(zhì)問題，所引發(fā)的檔案管理失誤現(xiàn)象非常多，業(yè)務上也不夠規(guī)范，沒有過多的法治觀念。檔案管理過程中，缺少自覺性。例如，檔案的收集，沒有歸類，出現(xiàn)收集分散和滯后的現(xiàn)象。檔案的科學化管理受到阻礙。

2 強化醫(yī)院檔案管理工作措施的主要策略分析

（一）醫(yī)院科研資料的規(guī)范化管理

首先，檔案資料的認真管理。醫(yī)院在發(fā)展過程中收錄了很多種資料，那么對于這些資料需要在接受以后進行集中化的分類和整理，登記、編目、統(tǒng)計和分類，都是檔案加工整理的必經(jīng)步驟。特殊的材料需要特殊的管理，例如，屬于絕密級別的資料需要做好專門的登記和保存，設(shè)立單獨的檔案保存柜，以免和其他普通材料混合在一起出現(xiàn)不必要的麻煩。在通過檔案資料的收集和整理以后，要根據(jù)一定的標注，科學化、準確性、完整的對檔案進行保存，并且標記好保存期限以及可查看人的權(quán)限。設(shè)立檔案級別鑒定委員會，委員會的組成人員需要由醫(yī)院的領(lǐng)導和員工組成，若是檔案保存有些許的變動，需要通過檔案委員會的同意。

其次，開發(fā)檔案信息資源。醫(yī)院的檔案管理工作人員需要開發(fā)出檔案信息源，面向醫(yī)院的全體工作人員和全社會，面向市場進行服務?？蒲行畔⒑蜋n案的加工也要在檢索工具方面進行完善。進而編纂出醫(yī)院的手冊、資料等等，以便于在以后工作中更加完善的利用。檔案的使用有多種方式，例如，檔案的借閱、跟蹤以及編印等等，醫(yī)院科研檔案主要給醫(yī)院的內(nèi)部建設(shè)使用，若是遇到其他單位使用時，需要本單位的同意，經(jīng)過檔案的主要負責人批注，在一些貴重的檔案材料管理過程中，一定要嚴格的建立起檔案特許以及辦閱手續(xù)，正常狀態(tài)下，絕密資料不可以供外部借閱[1]。

（二）行政檔案管理工作的合理化

首先，醫(yī)院檔案室的建立。在醫(yī)院檔案管理過程中，檔案屬于硬件設(shè)施，除了對醫(yī)院各種病歷進行集中性的管理以外，檔案室還具有以下幾種功能，一方面，檔案室能夠為醫(yī)院的工作人員提供可供咨詢的場所，是醫(yī)院各個科室的后盾力量，更是各個科室的助手，能夠極大的提升醫(yī)院行政管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。另一方面，醫(yī)院的檔案室也是做好檔案管理工作的重點地帶，主要任務時對各個科室的檔案進行管理，監(jiān)督檔案的落成以及指導檔案管理工作的進行；負責全院的檔案資料，為了促進醫(yī)院各項服務工作的有效開展，需要做好檔案的開發(fā)與利用工作。

其次，對檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)。要讓檔案管理人員能夠在檔案管理過程中更加主動地參與到工作中，減少因為人才短板對檔案管理工作的影響就需要對已有的人才進行培訓，開展各種檔案管理公開課程，讓工作人員意識到工作的重要性，認識到自己的職責所在。在新進人員的招聘過程中，也要嚴格招聘需求，讓適合崗位需要的人才進入檔案管理工作當中。醫(yī)院的領(lǐng)導也要加強對檔案管理工作人員在平時工作過程中的培養(yǎng)，做好帶頭和示范作用，不斷的豐富工作人員在專業(yè)知識以及職業(yè)道德水平方面的不足，提升他們工作的主動性和積極性，以此更加完善檔案管理工作[2]。

（三）醫(yī)院的病案管理科學化

病案是在醫(yī)療診治過程中，形成的醫(yī)療記錄，其中有患者的資料和健康情況，也涉及到了文字、圖像以及符合等等，是醫(yī)療過程的檔案收集。那么在規(guī)范化管理過程中，需要有以下幾方面的考慮。

首先，庫房設(shè)施的不斷完善。在病案管理過程中，很多病案內(nèi)容的完成都需要在庫房完成，這樣庫房管理就需要做好以下幾方面的工作。第一，庫房的建設(shè)需要從病案管理的專業(yè)化水平出發(fā)進行研究，在建筑方面，減少存放其他物品的空間，并且和火源以及水源相隔離，特別是建筑材料嚴禁使用木質(zhì)材料。第二，在病案管理室中，應該有相應的配套設(shè)備，例如，加濕器；通風機以及復印機和打字機等等；第三，做好病案管理室的防火防盜工作，避免檔案受潮、受腐蝕以及發(fā)生霉變[3]。

其次，檔案庫管的嚴格化。病例入庫管理的規(guī)范和嚴格需要有相應的制度予以支持，例如《出院病例交接制度》《住院病案管理制度》等等，這些制度的建立和出臺能夠?qū)Τ鋈氩“傅娜藛T在時間以及方式上有很好的把握，重點需要從以下內(nèi)容出發(fā)進行研究，第一，非檔案管理本部門的人員，不能進入庫房。若是必要情況下，非本部門人員進入，需要申請，然后由本部門人員帶領(lǐng)進入；第二，工作人員在病案管理期間，庫房內(nèi)部不能出現(xiàn)吃喝以及吸煙等現(xiàn)象，無人看守時，要注意關(guān)好門窗和電燈等等。

最后，病案的編號管理。病案的種類以及數(shù)量非常多，對其進行編號主要是為了保證病案保存過程中的完整性和系統(tǒng)性，方便后續(xù)的檢查和鑒定等等。一般情況下，醫(yī)院的病案編號會使用一號制或者兩號分開制[4]。

3 結(jié)束語

綜上所述，本文對新時期醫(yī)院的檔案管理工作進行了分析，找出了不同種類檔案的不同管理方式，注重檔案文檔的一體化管理，運用現(xiàn)代科學技術(shù)進行多種檔案的集中式、規(guī)范式管理。

參考文獻

[1]董桂蘭.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J].北京檔案，2011，25（4）：47-48.

[2]章潔，史維新.淺談當前醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設(shè)，2011，12（10）：67-68.

[3]許慧麗.淺談醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的檔案管理[J].中國醫(yī)院管理，2011，29（6）：58-58.

[4]李萍.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].中國醫(yī)藥導報，2011，08（3）：125-126.