廣東LNG檔案工作目標(biāo)管理

吉慶碧

如果檔案工作沒(méi)有統(tǒng)一納入企業(yè)目標(biāo)管理，檔案工作領(lǐng)域必然被忽視。廣東LNG（廣東大鵬液化天然氣有限公司）管理層檔案工作進(jìn)行有效目標(biāo)分解，將檔案工作總體目標(biāo)轉(zhuǎn)變成各部門及職能崗位的分目標(biāo)，公司根據(jù)分目標(biāo)的完成情況進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲。

廣東LNG檔案工作目標(biāo)管理是以目標(biāo)為導(dǎo)向，以各部門為對(duì)象，以歸檔結(jié)果為依據(jù)，使公司檔案工作取得最佳業(yè)績(jī)的績(jī)效考核管理方法。因此，檔案績(jī)效考核是目標(biāo)管理必不可少的組成部分，要真正實(shí)施目標(biāo)管理，就必須以績(jī)效考核為后盾。

1 檔案工作目標(biāo)管理難題

長(zhǎng)期以來(lái)，由于缺乏可執(zhí)行的考核標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案工作考核從來(lái)就沒(méi)有實(shí)施過(guò)。企業(yè)通常以項(xiàng)目檔案驗(yàn)收通過(guò)與否、調(diào)檔反應(yīng)快慢或上級(jí)檢查反饋?zhàn)鳛闄n案部門績(jī)效，從而忽失檔案產(chǎn)生源頭，對(duì)各部門業(yè)務(wù)活動(dòng)或事項(xiàng)處理產(chǎn)生或接收的記錄沒(méi)有規(guī)范管理，企業(yè)檔案工作沒(méi)有縱向開(kāi)展績(jī)效考核。

2 檔案工作目標(biāo)實(shí)施原則和注意問(wèn)題

廣東LNG部門檔案工作目標(biāo)實(shí)施是公司檔案工作方針目標(biāo)的分解、整合，它以公司全面風(fēng)險(xiǎn)管理為基礎(chǔ)，將檔案工作各項(xiàng)要求嵌入內(nèi)控制度中，部門檔案工作根據(jù)實(shí)際制定具體的工作實(shí)施方法。

（一）確定檔案工作目標(biāo)實(shí)施的原則

檔案工作目標(biāo)實(shí)施是向廣東LNG檔案工作立下的軍令狀。本著“看得見(jiàn)、摸得著、抓得住、量得準(zhǔn)”的原則來(lái)確定目標(biāo)值?？偟脑瓌t是：

1.大局意識(shí)原則

應(yīng)當(dāng)以廣東LNG檔案工作總體目標(biāo)為前提來(lái)展開(kāi)，克服內(nèi)部懶散管理弊端，以確?？偰繕?biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.可考核原則

無(wú)論是定量目標(biāo)還是定性的具體事項(xiàng)，都應(yīng)直接、具體、可量化與可操作，這樣才能便于考核。

3.效益至上的原則

效益是企業(yè)各項(xiàng)工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的終極目的和價(jià)值體現(xiàn)。檔案工作應(yīng)為廣東LNG可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)管理和檔案信息資源的保障，以增全企業(yè)信息資產(chǎn)和證據(jù)力為前提。

4.突出重點(diǎn)原則

業(yè)務(wù)部門是企業(yè)職能的聚合體，每個(gè)部門檔案工作目標(biāo)往往是多方面、多層次，部門檔案工作目標(biāo)也應(yīng)突出重點(diǎn)、體現(xiàn)綱目。

（二）制定檔案工作目標(biāo)實(shí)施應(yīng)注意問(wèn)題

1.所定目標(biāo)應(yīng)力求具體，具有可操作性。

2.明確具體責(zé)任，使責(zé)任具有可追溯性，部門內(nèi)部應(yīng)同時(shí)將上報(bào)給公司的本部門檔案工作目標(biāo)實(shí)施對(duì)照表中的目標(biāo)縱向展開(kāi)給崗位或個(gè)人。

3.對(duì)文件歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行精細(xì)化，內(nèi)控制度是企業(yè)文件歸檔范圍和保管期限表的科學(xué)依據(jù)。

（三）確定“目標(biāo)難度系數(shù)”的原則

1.企業(yè)職能風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)大的難度系數(shù)高于職能風(fēng)險(xiǎn)難度相對(duì)低的。

2.相對(duì)復(fù)雜的工作難度系數(shù)高于相對(duì)簡(jiǎn)單的工作難度系數(shù)。

3.具體事項(xiàng)相對(duì)多的難度系數(shù)應(yīng)高于具體事項(xiàng)相對(duì)少的難度系數(shù)。

4.工作有創(chuàng)新的難度系數(shù)應(yīng)高于工作墨守成規(guī)的難度系數(shù)。

5.“目標(biāo)難度系數(shù)”取值一般由公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源管理部門根據(jù)實(shí)際情況綜合審定。

3 制定檔案工作目標(biāo)實(shí)施

廣東LNG中心文控根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)層要求編制部門檔案工作實(shí)施對(duì)照表框架，分為文件資源建設(shè)、文件安全管理、文件利用三大模塊，其中文件資源建設(shè)模塊占60分，文件安全管理和文件利用模塊各占20分。文件安全管理、文件利用模塊由中心文控統(tǒng)一設(shè)置。文件資源建設(shè)模塊根據(jù)各部門職能劃分，在職能基礎(chǔ)上由中心文控采集收集歸檔范圍，經(jīng)中心文控與職能部門溝通確定。

（一）文件資源建設(shè)模塊

2011年廣東LNG根據(jù)管理層部署修訂了公司全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系，廣東LNG中心文控全程參與風(fēng)險(xiǎn)體系文件的編制、審核工作。廣東LNG內(nèi)控制度體系包括12個(gè)管理模塊、41個(gè)管理制度、228個(gè)管理辦法、595個(gè)管理細(xì)則，涵蓋了廣東LNG各個(gè)職能管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

結(jié)合公司內(nèi)控體系，中心文控與相關(guān)職能部門共同研究確定，把具體的文件歸檔要求體現(xiàn)到配套的內(nèi)控制度中，確定業(yè)務(wù)活動(dòng)應(yīng)形成文件材料種類和名稱，文件形成時(shí)間和形成者，文件歸檔責(zé)任崗位和歸檔時(shí)間等。最后，中心文控統(tǒng)一摘錄形成條目化EXCEL表格形式的《廣東LNG文檔分類、歸檔范圍及保管期限表》，該表參數(shù)包括歸檔部門、職能類別、職能代號(hào)、歸檔文件內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)等，共確定599個(gè)文件種類需要?dú)w檔。文件資源建設(shè)模塊以《廣東LNG文件歸檔范圍和保管期限表》作為歸檔管理的模板依據(jù)。工程建設(shè)項(xiàng)目部、技術(shù)服務(wù)部、合同采辦部、財(cái)務(wù)部、營(yíng)運(yùn)部目標(biāo)難度系數(shù)1.03，資源運(yùn)輸部、QHSE部、人力資源及行政部目標(biāo)難度系數(shù)1.02，其它支持部門目標(biāo)難度系數(shù)1.0。

（二）文件安全管理模塊

文件安全管理模塊設(shè)文件管理現(xiàn)場(chǎng)安全情況、應(yīng)急演練和培訓(xùn)記錄共3個(gè)指標(biāo)，文件管理現(xiàn)場(chǎng)安全設(shè)10分，應(yīng)急演練和培訓(xùn)記錄各設(shè)5份，工作有創(chuàng)新的目標(biāo)難度系數(shù)1.2，其它目標(biāo)難度系數(shù)為1.0。

1.文件管理現(xiàn)場(chǎng)安全情況

文件管理現(xiàn)場(chǎng)安全情況考核是否有足夠文件保管設(shè)施、“七防”措施是否落實(shí)到位、廢舊文件處理、支持文件資料的采集和管理設(shè)備和文件資料存放處安全性共5個(gè)考核指標(biāo)。

2.應(yīng)急演練

應(yīng)急演練考核專兼職檔案員是否參加每年公司組織的臺(tái)風(fēng)、水災(zāi)、火災(zāi)、庫(kù)房盜竊和檔案重大泄密記錄。

3.培訓(xùn)記錄

培訓(xùn)記錄考核專/兼職檔案人員學(xué)歷、資格證書(shū)、內(nèi)部每年檔案培訓(xùn)記錄參加率。

（三）文件利用模塊

文件利用模塊設(shè)目錄著錄和原文掛接、借閱記錄、檔案編研、利用反饋共4個(gè)指標(biāo)，每個(gè)各5分。工作有創(chuàng)新的目標(biāo)難度系數(shù)1.2，其它目標(biāo)難度系數(shù)為1.0。

1.目錄著錄和原文掛接

該指標(biāo)考核各部門是否按廣東LNG《文檔分類、歸檔范圍及保管期限管理辦法》按時(shí)、按質(zhì)完成目錄著錄和原文掛接至電子文檔管理系統(tǒng)，掛接電子原文格式、命名是否符合規(guī)定，專兼/職檔案人員是否熟悉檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的基本操作等。

2.借閱記錄

借閱記錄考核該部門文件利用是否有控制手續(xù)，是否有借閱登記記錄等。

3.檔案編研

廣東LNG按“形成者負(fù)責(zé)制”原則考核部門檔案編研。人力資源及行政部負(fù)責(zé)企業(yè)大事記，中心文控協(xié)助負(fù)責(zé)組織機(jī)構(gòu)沿革編研，其它相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)文件匯編，商務(wù)相關(guān)部門負(fù)責(zé)上商務(wù)編研，公共關(guān)系團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)重要領(lǐng)導(dǎo)參訪及重大活動(dòng)聲像檔案編研，QHSE負(fù)責(zé)歷次應(yīng)急演練工作及安全事故編研等。

4.利用反饋

中心文控通過(guò)設(shè)置調(diào)查問(wèn)卷形式，對(duì)各部門文件資料的利用是否產(chǎn)生良好效果并得到業(yè)務(wù)人員的認(rèn)可進(jìn)行反饋評(píng)分。

4 考核結(jié)果及獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)

按照廣東LNG崗位管理辦法和員工績(jī)效管理辦法，公司的檔案工作目標(biāo)管理均達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)要求。

（一）集體認(rèn)定

通過(guò)目標(biāo)管理活動(dòng)，使公司檔案管理更加規(guī)范，檔案管理明顯提升，檔案的效果顯著提高，更大程度挖掘了檔案的潛在價(jià)值。通過(guò)公司范圍內(nèi)的文檔管理調(diào)查問(wèn)卷結(jié)果，2014年度，廣東LNG文件資料的利用滿意度反饋為94.38%，文檔規(guī)范管理滿意度反饋為94.61%。檔案工作目標(biāo)考核，使公司獲得了來(lái)自國(guó)家、部、省市的檔案管理工作榮譽(yù)，在廣東省內(nèi)也獲得檔案工作最高榮譽(yù)金冊(cè)獎(jiǎng)，使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)可檔案目標(biāo)管理的現(xiàn)實(shí)意義，公司內(nèi)部檔案意識(shí)增強(qiáng)。

（二）個(gè)人認(rèn)定

檔案工作目標(biāo)考核，使檔案人員工作更有信心，進(jìn)一步激發(fā)了檔案員的工作積極性和創(chuàng)造性。檔案人員在年度績(jī)效考核結(jié)果中獲AB的考核，獲得了年度最高加薪比例。獲EE的考核，則次于AB的加薪比例。