關(guān)于加強(qiáng)城建檔案管理的探討

近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)迅速發(fā)展和房地產(chǎn)業(yè)的興起，城建檔案事業(yè)發(fā)展迅猛，加強(qiáng)城建檔案管理尤為重要。

1 加強(qiáng)城建檔案管理的意義

1、城建檔案是進(jìn)行管理維修、改擴(kuò)建的技術(shù)依據(jù)

隨著建筑物使用年限的延長(zhǎng)，原來(lái)的電線電纜、給排水管線等將逐步老化或者因原來(lái)的設(shè)計(jì)容量小，欲對(duì)原有建筑進(jìn)行維修增容，首先必須有完整準(zhǔn)確的竣工圖查詢?cè)械墓芫€走向位置、管溝大小等。其次因使用功能上的需要，如辦公樓改建成住宅樓或者辦公樓改建成商業(yè)用門(mén)面房等需對(duì)建筑物結(jié)構(gòu)進(jìn)行改變，就必須弄清楚它的結(jié)構(gòu)形式，如該樓是框架結(jié)構(gòu)還是磚混結(jié)構(gòu)等等，對(duì)于磚混結(jié)構(gòu)要拆除某磚墻就必須考慮此墻是承重墻還是非承重墻。

2、城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)審批等活動(dòng)的重要依據(jù)

城建檔案另一個(gè)重要作用就是城市規(guī)劃、建設(shè)審批的重要依據(jù)，特別是對(duì)城市的地下空間的規(guī)劃非常重要。2000年冬季發(fā)生在西安蓮湖路天然氣地溝爆炸事故，就是因?yàn)樘烊粴夤艿琅c電力通訊線路規(guī)劃的安全距離不夠，因天然氣泄漏的濃度的增加，電力通訊線路的電火花引起地溝爆炸。

3、城建檔案是司法鑒定裁決的法律憑證

對(duì)于一個(gè)重大的工程質(zhì)量事故的技術(shù)鑒定，首先要對(duì)城建檔案里的工程圖紙進(jìn)行核對(duì)，檢查施工單位是否嚴(yán)格按圖施工，有變更的部位是否經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)同意，簽字手續(xù)是否完備，其次才是對(duì)設(shè)計(jì)計(jì)算、原材料是否合格、施工過(guò)程是否符合規(guī)范要求的檢查。如著名的四川虹橋倒塌事件等等都是血的教訓(xùn)。最后的司法量刑城建檔案的法律憑證作用不可忽視。

4、城建檔案是抗震防災(zāi)、戰(zhàn)后恢復(fù)重建的重要保障

當(dāng)?shù)卣馂?zāi)害發(fā)生后，及時(shí)恢復(fù)災(zāi)區(qū)通訊、供電、供水、交通（橋梁、隧涵）等基礎(chǔ)設(shè)施工程是燃眉之急，完整準(zhǔn)確的災(zāi)區(qū)地下管線工程、地下構(gòu)筑物工程竣工圖將會(huì)發(fā)揮重大的其他物質(zhì)不可替代的作用。

5、城建檔案具有豐厚的歷史文化價(jià)值

城建檔案的記錄形式、記錄材料、保存方式都反映了一個(gè)時(shí)代科技、政治、經(jīng)濟(jì)和文化的發(fā)展水平，也反映了不同時(shí)代的文化差異。如南宋時(shí)期形成的《平江圖》是我國(guó)現(xiàn)存最古老最完整的城市平面圖，是現(xiàn)代意義上的城建檔案。

2 如何加強(qiáng)城建檔案的管理

隨著我國(guó)城市建設(shè)速度和規(guī)模的擴(kuò)大，工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視檔案，城建檔案不可避免的存在著許多弊端，加強(qiáng)城建檔案的管理至關(guān)重要。

1、建立城建檔案負(fù)責(zé)制，形成覆蓋工程建設(shè)各個(gè)方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系

按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由領(lǐng)導(dǎo)生產(chǎn)、科研的負(fù)責(zé)人或者總工程師主管檔案工作，檔案室設(shè)立專(zhuān)職檔案員，指定專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成了工程的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在工程開(kāi)始時(shí)，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，做好積累、保管工作，由各專(zhuān)業(yè)工程項(xiàng)目組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案管理，做到每個(gè)分項(xiàng)工程均有專(zhuān)人管理，負(fù)責(zé)工程資料收、發(fā)、轉(zhuǎn)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設(shè)計(jì)審查、施工組織的網(wǎng)絡(luò)，這樣從組織機(jī)構(gòu)上形成了一個(gè)專(zhuān)、兼職檔案員、各項(xiàng)目組、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系，保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

2、圍繞工程建設(shè)，理順工作程序，形成全面的城建檔案收集渠道

近年來(lái)隨著技術(shù)進(jìn)步和城市發(fā)展的要求，升級(jí)改造任務(wù)加大，改造與基建施工項(xiàng)目交叉點(diǎn)多，為確保工程項(xiàng)目檔案資料齊全完整，在基建工程項(xiàng)目開(kāi)工之前，將有關(guān)計(jì)劃通知各部門(mén)的檔案管理人員，讓檔案人員參與有關(guān)工程會(huì)議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來(lái)龍去脈，以便及時(shí)完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當(dāng)歸檔的資料“粒粒歸倉(cāng)”，對(duì)基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。

在健全組織機(jī)構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進(jìn)行具體的分工。各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)工程檔案資料收集工作，檔案室與各項(xiàng)目組密切聯(lián)系，首先對(duì)設(shè)計(jì)院完成的有關(guān)工程項(xiàng)目的各種設(shè)計(jì)圖紙、資料、設(shè)計(jì)變更等材料，經(jīng)過(guò)檔案室收進(jìn)來(lái)、登記、審核、建臺(tái)賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項(xiàng)目組，并登記上賬，再由項(xiàng)目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時(shí)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料的驗(yàn)收，及時(shí)將該工程需要?dú)w檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進(jìn)行審查，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的整理后向檔案室移交。各項(xiàng)目組在資料管理上對(duì)檔案室負(fù)責(zé)，既負(fù)責(zé)接收資料，又負(fù)責(zé)收集、匯總、整理工程項(xiàng)目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好城建檔案管理工作，檔案室人員經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們?cè)谄綍r(shí)工作中有意識(shí)地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

3、強(qiáng)化檔案全過(guò)程管理，形成做好城建檔案工作合力

工程項(xiàng)目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過(guò)程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個(gè)檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到做好檔案工作，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來(lái)，形成齊抓共管的整體全力，即全過(guò)程管理。在全過(guò)程管理中，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）驗(yàn)收辦法》等的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持對(duì)城建檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，保證城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建服務(wù)。

4、注重實(shí)效，健全完善的保證措施

工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，從項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。城建檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程，一旦工程出了問(wèn)題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好城建檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在工程項(xiàng)目建設(shè)中，影響重點(diǎn)工程資料收集歸檔工作開(kāi)展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，工作人員不重視。為了解決這個(gè)問(wèn)題，應(yīng)注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保了工程收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。

5、開(kāi)發(fā)利用城建檔案信息，促進(jìn)城建檔案管理工作

近幾年來(lái)實(shí)施檔案數(shù)字化管理，將檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為工程技術(shù)人員提供服務(wù)，檔案管理人員注重用活檔案，讓檔案從工程建設(shè)中來(lái)，再服務(wù)于工程建設(shè)中去。每當(dāng)工程技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了城建檔案的完整性，促使城建檔案管理更上新臺(tái)階。

綜上所述，為了全面規(guī)范城建檔案工作，提高現(xiàn)代管理水平，檔案部門(mén)必須要立足于檔案的基礎(chǔ)建設(shè)，扎扎實(shí)實(shí)地做好基礎(chǔ)工作，抓好各類(lèi)檔案資料的形成、積累、立卷、歸檔、管理和開(kāi)發(fā)利用，促使城建檔案管理水平進(jìn)一步提高。

參考文獻(xiàn)

1、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（1997年12月23日建設(shè)部令第61號(hào)發(fā)布，根據(jù)2011年1月26日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部令第9號(hào)《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于廢止和修改部分規(guī)章的決定》第二次修正）

2、《試論城建檔案的歷史文化價(jià)值》（《檔案與建設(shè)》月刊 2002年第6期）

3、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）

4、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》 （國(guó)發(fā)〔1980〕302號(hào)）

作者簡(jiǎn)介

劉珂（1987—），女，漢族，湖南人，大學(xué)本科學(xué)歷，路橋助理工程師，研究方向：城建檔案管理。