建立施工企業(yè)經濟資料管理檔案的重要性

王 春 蓮

(昌陸建筑工程集團有限公司，山西 太原 030000)

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建立施工企業(yè)經濟資料管理檔案的重要性

王 春 蓮

(昌陸建筑工程集團有限公司，山西 太原 030000)

論述了施工企業(yè)建立經濟資料管理檔案的必要性，分析了經濟資料管理的主要內容，并針對經濟資料管理中各種問題的產生原因，提出了具體的管理措施，以提高施工企業(yè)項目經濟資料管理水平。

經濟資料，項目管理，竣工結算，現場簽證

0 引言

實現項目利潤的最大化是每個施工企業(yè)的必然追求，在當前市場環(huán)境下，項目人工、材料等單價逐步提升，導致工程成本的相應提高，因而，企業(yè)要不斷地提升管理水平，降低工程成本來參與市場競爭，過程中，我們不僅要加強企業(yè)的項目管理，同時還要善于發(fā)現索賠機會，及時整理索賠資料，爭取得到應有的合理補償。但同甲方索賠結算需要有理有據，這就要求施工方在履行合同的過程中，要全面收集整理相關文字資料、圖片以及影像資料等具有說服力的相關資料，獲取有效的計價依據，為竣工結算時合理調整工程造價，提供合理依據和書面資料支持，因此施工項目應高度重視和加強項目經濟資料檔案的管理工作。

1 加強企業(yè)經濟資料管理檔案工作的必要性

1)項目過程經濟技術資料的及時和完整，可避免因資料缺失造成項目虧損。經營企業(yè)的最終目的是盈利，在經過招投標、中標的過程后甲乙雙方關系即確定為平等的經濟合同關系，中標方要在合同約定的條件下完成承包范圍內的工作，才能獲得工程價款，但由于工程產品本身的特殊性——施工周期長、產品具有固定性、露天作業(yè)受氣候影響大、產品單一性等原因，一個工程項目可能要經歷2年～3年甚至更多年份，在施工過程中會產生許多不確定的因素，如工程地質不同或發(fā)生變化、天氣情況對工程施工進度影響、合同約定中甲方資金不到位、圖紙不到位、甲供材料不能及時供應等，造成不能按合同履約的情況，會出現大量的工程變更和需要辦理簽證的項目，若不能及時從甲方獲取有效簽證，取得甲方的認可，就會造成施工方的工人窩工、機械租賃設備的閑置、管理費用的加大等導致成本的加大，在進入工程竣工結算審核及審計過程中，就會因資料不充分，索賠證據不足，而無形中造成不應當承擔的損失甚至項目成本虧損。

2)通過建立經濟管理檔案，對建筑施工過程中，收集項目經濟資料及數據相對系統(tǒng)完整，在項目結束以后，企業(yè)要依據相關制度和項目承包合同，依托工程經濟檔案中相關資料，對項目經營狀況進行內部成本核算，以及對各項目人員進行兌現結算和獎勵。

3)可對經濟資料檔案中相關數據分析結果加以運用。工程竣工后，企業(yè)可對各項目經營盈利或虧損結果原因進行分析，針對不合理管理行為及現象出臺相應管理制度，提升企業(yè)項目管理水平；同時，可對同類型項目數據進行分析整理，建立企業(yè)經濟指標數據庫，積累企業(yè)管理項目相關成本資料，可提升企業(yè)報價管理及定額水平管理；另外，在合同履約過程中，因客觀原因導致的經濟合同糾紛，如項目能提供完整的各項經濟技術資料，更具有相當重要的現實意義。

綜上所述，各項目在施工過程中，應及時辦理相關經濟技術資料，施工企業(yè)需要建立和加強項目的經濟資料檔案管理工作。

2 施工單位資料管理中容易出現的問題

2.1 相關影響成本的經濟資料不能及時得到收集

施工過程中甲方或監(jiān)理常常會因要改變建筑的某些功能而口頭提出對施工圖進行變更，或提出對一些圖紙中不包括的項目進行施工等要求，而往往因工期要求比較緊而先行施工，結果導致因各種主觀和客觀原因，使施工方后補簽字時相對困難的局面，造成由于經濟資料得不到及時簽認，而項目上不能準確報量和核算，致使施工成本不實甚至發(fā)生當月賬目虧損。

2.2 客觀原因導致可能發(fā)生的項目資料漏簽現象

業(yè)主和施工方均存在向社會招聘工程管理人員或聘請兼職人員的情況，因招聘人員崗位的相對不穩(wěn)定，使得人事變動幾率相對較大，當項目上已發(fā)生了需簽證的項目，而由于各種客觀原因，對沒進行及時辦理的簽證，在發(fā)生人員變動后，尚未簽證的項目就會因新接任管理人員對項目情況的缺乏了解，而造成現場簽證的延誤或漏簽。

2.3 收集到的相關資料內容不夠全面

項目上管理人員習慣于多年以來在一個相對固定的環(huán)境中形成的工作程序和模式下進行工作，以及專業(yè)知識和工作經驗的局限性，對一些新政策給施工單位帶來的沖擊和影響估計不足，加之對新知識學習不夠和合同管理意識不足，認識不到同甲方簽證索賠資料的重要性，形成相關經濟資料的過程缺失，從而在辦理正式結算時喪失了相關的結算權利。

2.4 簽證資料本身的質量還有待完善

在組織簽證的過程中，因簽證人員知識結構的局限性，對待簽證的內容及語言表述上顧此失彼，對技術經濟兩個方面不能很好的結合，造成竣工后同甲方的最終結算時會形成損失。

2.5 資料收集和傳遞程序不夠完善

由于索賠資料形成的涉及范圍較廣，項目相關崗位在索賠事件發(fā)生時沒有索賠意識，或收集到相關資料后認識不到其經濟性和重要性，從資料的傳遞程序上形成障礙，收集不到造價員手中，從而形不成結算資料，最終造成收入的流失。

2.6 項目管理人員對資料的形成不夠重視或策略不當

有些項目因在施工過程中同甲方關系相處比較融洽，主觀上認為甲方不應也不會刻意損害施工方的利益，認為早晚都一樣，對結算存在僥幸心理，客觀上擔心在辦理一些資料過程中會傷雙方和氣，造成以后工作中的溝通困難，致使對簽證事件和資料采取先擱置的做法，但當甲方人員變動或發(fā)生其他預計不到的變化時，往往處于被動局面，從而給項目造成不可挽回的損失。

3 針對以上問題應采取的相應策略

1)企業(yè)要根據實際情況，針對具體問題，制定出臺相關管理制度：如資料整理時限、內容等具體要求、人員調動交接程序、定期整理和檢查簽證辦理情況等措施。

2)對項目相關人員及造價員要職責清晰，并須加強項目各部門人員的及時溝通，防止漏項等情況的發(fā)生。

3)要加強對新上崗造價員及在崗造價員的繼續(xù)教育和相關知識的培訓，提高造價員業(yè)務水準和成本意識，逐步培養(yǎng)復合型人才。

4)加強檔案管理工作，要有統(tǒng)一的整理資料標準，定期或階段性的按制度進行檔案的檢查。

5)同時，項目人員的合同交底、技術交底等資料，對竣工結算也非常重要，要加強項目所有人員的成本意識教育和索賠知識的普及。

6)要讓每個管理人員都體會到項目成本是整個項目全過程、全員、全方位的管理，要建立溝通制度，定期組織召開管理人員會議，充分重視資料的收集和整理工作。

4 經濟資料管理檔案工作及相關內容

鑒于建立和加強經濟資料管理檔案的重要性，企業(yè)出臺相關制度，各項目應按要求收集整理相關資料，列入經濟資料管理檔案的內容應有以下內容：

1)投標預算過程中的相關資料。

招標文件、招標補遺、答疑記錄、投標書副本、甲方回函及通知、傳真等中標前所有形成的書面資料。

2)施工過程中應收集的經濟技術資料。

中標通知書、施工許可證、施工合同、施工組織設計、開工報告及開工令、圖紙會審記要、分層分段工程預算及工料分析、臨建設施預算及工料分析、工程分承包合同及結算、 勞務分承包合同及其結算、工程變更、現場簽證、調整預算及工料分析、月計劃、月報表、安裝工程及其他分包項目相關資料、工程相關會議記錄、來往函件、資料簽收單、施工日志、竣工報告、竣工驗收證明書、請款或催款報告、甲供材料具體日期、甲方或監(jiān)理口頭交底記錄、工程圖片等與合同約定內容相關資料均應進行收集整理。

由此可見，在企業(yè)項目管理工作中，建立和加強經濟資料管理檔案工作非常重要，但在檔案管理質量上也要制定一個標準，進行一定程度的規(guī)范。另外，因施工項目、施工環(huán)境、合同簽訂形式等方面的不同，索賠原因和事項會有千差萬別，文中所列檔案內容并不能完全囊括完成工程合同約定內容的全部索賠簽證事項，應在實際的操作過程中靈活掌握。對簽證和索賠資料形成的問題，還需要同大家共同學習，深入探討，不斷總結經驗，以促進經濟資料管理檔案工作水平的提高，為能從資料管理入手，給項目尋求和創(chuàng)造更多的利潤空間，做到更好。

[1] 劉艷玲，劉貴蘭.談電力建設施工企業(yè)的項目成本控制[J].山西建筑，2012，38(30)：257-259.

The importance of establishing the management archives of economic data in construction enterprises

Wang Chunlian

(Changlu Construction Engineering Group Co., Ltd, Taiyuan 030000, China)

This paper discussed the necessity of establishing the management archives of economic data in construction enterprises, analyzed the main contents of economic data management, and put forward specific management measures according to the causes of variety of problems in economic data management, in order to improve the economic data management level of construction enterprise project.

economic information, project management, completion settlement, field visa

1009-6825(2016)30-0252-02

2016-08-16

王春蓮(1973- )，女，工程師

G271

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