機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理

（云南省煙草公司普洱市公司景東縣分公司，云南 景東 676200）

一、文秘的職責(zé)

文秘作為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，需要負(fù)責(zé)幾項(xiàng)重要工作內(nèi)容：

1.記錄

文秘工作人員最常做的工作就是各種形式的記錄，例如電話記錄、到訪記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話記錄、會(huì)議記錄等。其通過(guò)文字的形式將各個(gè)情景下所發(fā)生的情況記錄下來(lái)，以便領(lǐng)導(dǎo)需要的時(shí)候進(jìn)行查閱。

2.抄寫

文秘工作的抄寫不是簡(jiǎn)單的從別的文件當(dāng)中抄寫主要的內(nèi)容，而是要將一些字跡潦草的內(nèi)容辨認(rèn)并抄寫下來(lái)，對(duì)于不清晰的地方反復(fù)修改。除此之外，文秘需要抄寫領(lǐng)導(dǎo)的一些文稿，以便幫助領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間[1]。

3.起草文稿

文稿起草是文秘工作當(dāng)中最復(fù)雜的一環(huán)。起草文稿工作大多是和領(lǐng)導(dǎo)共同完成的，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)口述表達(dá)，將所需起草的事件記錄下來(lái)，之后再經(jīng)由自己的潤(rùn)色加工，將文稿起草出來(lái)。更有些時(shí)候，文秘需要收集大量資料，自己擬寫稿件提綱，領(lǐng)導(dǎo)將整個(gè)文稿都交由文秘負(fù)責(zé)。一些領(lǐng)導(dǎo)在起草文稿的時(shí)候需要文秘給出建議和參考，由此可見文秘工作的重要性。

二、文秘的重要性及現(xiàn)狀

文秘需要具有良好的個(gè)人修養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)。判定一個(gè)文秘是否合格，一個(gè)文秘是否負(fù)責(zé)，其重要依據(jù)就是考察其知識(shí)涵養(yǎng)、道德風(fēng)范、品德作風(fēng)。擁有以上素質(zhì)的機(jī)關(guān)文秘才能將文書檔案處理的更加得心應(yīng)手。作為一個(gè)稱職的文秘，其在國(guó)家特殊崗位上工作的重要責(zé)任規(guī)定了其要作為領(lǐng)導(dǎo)好助手的任務(wù)，具有良好的個(gè)人素質(zhì)，才能管理好文書檔案，將檔案整理得更加精確、詳細(xì)。

盡管文秘的工作重要性已經(jīng)越來(lái)越突出，但我國(guó)對(duì)文秘隊(duì)伍的建設(shè)卻并不完善。一些基層部門明顯存在文秘人員專業(yè)水平不足的現(xiàn)象，除此之外，文秘工作隊(duì)伍人員稀少，工作卻繁重，造成崗位極不穩(wěn)定，人員流動(dòng)性大的問(wèn)題。一些機(jī)關(guān)不重視文秘的培養(yǎng)，只是將其當(dāng)做普通的檔案管理員或者做簡(jiǎn)單的抄寫及資料整理工作。此做法既浪費(fèi)了文秘工作人員的時(shí)間，又降低了文秘人員的工作利用率。

三、培養(yǎng)機(jī)關(guān)文秘的專業(yè)素養(yǎng)

1.機(jī)關(guān)文秘的責(zé)任心

文秘是政府機(jī)關(guān)的重要工作人員，需要對(duì)工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊不可缺少的部分，其職權(quán)雖然不大，但其負(fù)責(zé)的工作卻非常重要。文秘工作人員需要具有強(qiáng)烈的榮譽(yù)感，機(jī)關(guān)致力于培養(yǎng)文秘人員敬業(yè)愛(ài)崗的精神，除了用實(shí)際行動(dòng)證明自己將工作需要至上，還要牢記自己的本分[2]。做好自己該做的事，不該學(xué)習(xí)的堅(jiān)決抵制，不該想的堅(jiān)決回避。

2.機(jī)關(guān)文秘的素質(zhì)

機(jī)關(guān)文秘應(yīng)該注重自身素質(zhì)培養(yǎng)，除了自身文化素質(zhì)需要加強(qiáng)，以便于順利完成稿件起草等重要工作，更要加強(qiáng)自身道德素質(zhì)建設(shè)。文秘工作需要管理文書檔案，為了將文書檔案更加細(xì)致、全面的保存，以確保檔案內(nèi)容不會(huì)被泄露，文秘人員需要具備良好的道德素養(yǎng)。除此之外，文秘應(yīng)該了解本職工作的性質(zhì)，了解自身業(yè)務(wù)的范圍。除了培養(yǎng)自身辦事能力，更要積極學(xué)習(xí)國(guó)家大政方針，遵守法律法規(guī)。文秘工作者是領(lǐng)導(dǎo)及政要身邊最親密的工作人員，應(yīng)當(dāng)做事公正，不接受其他人員的阿諛?lè)畛校恍欧钐摷俨粚?shí)的話。同時(shí)，文秘應(yīng)當(dāng)具備良好的閱讀和理解能力，對(duì)上層領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件充分理解，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的表達(dá)細(xì)心揣摩。

3.機(jī)關(guān)文秘的道德

文秘工作人員要具有良好的道德修養(yǎng)，不能因?yàn)樽约汗ぷ鞯闹匾跃妥兊媒乖辍翚?。做人要謙虛、待人要誠(chéng)懇。積極與同事進(jìn)行溝通，為人正直，做事公允。作為文秘最重要的是不能做“墻頭草”，要堅(jiān)定的站在領(lǐng)導(dǎo)的立場(chǎng)，遵循領(lǐng)導(dǎo)的指示做事情。做文秘工作最忌諱不懂裝懂，如果因此將領(lǐng)導(dǎo)的意思轉(zhuǎn)達(dá)錯(cuò)誤，就會(huì)造成無(wú)法挽回的損失。文秘需要有嚴(yán)格的紀(jì)律約束，對(duì)公文、檔案等進(jìn)行嚴(yán)格保密，不向他人透露或轉(zhuǎn)達(dá)保密性公文信息?！昂闷嫘暮λ镭垺边@句話在文秘工作人員心中要牢記，做文秘不能有太重的好奇心，不可以私自翻閱公文，不將重要文件帶離工作崗位。作為文秘工作人員要細(xì)心，將文書檔案妥善保管是其工作的重要表現(xiàn)。

四、機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理的聯(lián)系

1.責(zé)任心與文書檔案管理

文書檔案管理與責(zé)任心之間的聯(lián)系在于一個(gè)有責(zé)任心的文秘會(huì)盡心保管文書檔案的完整性，并且保證檔案不被泄露。同時(shí)，對(duì)于文書檔案的保管需要細(xì)心，認(rèn)真、負(fù)責(zé)的文秘才能將文書檔案管理得井井有條。

2.專業(yè)素質(zhì)與文書檔案管理

專業(yè)素質(zhì)對(duì)于文書檔案很重要，具有良好的專業(yè)素質(zhì)才能起草出好的文書，并對(duì)其歸檔處理。同時(shí)，擁有專業(yè)素養(yǎng)的文秘人員具有系統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)，文書檔案的管理工作說(shuō)難不難，卻復(fù)雜、繁瑣，需要有經(jīng)驗(yàn)的文秘對(duì)其進(jìn)行整理[3]。

3.道德修養(yǎng)與文書檔案管理

道德素養(yǎng)方面對(duì)文書檔案的保密非常重要。一個(gè)道德責(zé)任心強(qiáng)的文秘，不會(huì)私自翻閱文書檔案，也不會(huì)將之帶到無(wú)關(guān)工作的環(huán)境當(dāng)中。對(duì)文書檔案的妥善保管將關(guān)系到后期工作的查閱和參考，為提升領(lǐng)導(dǎo)的工作效率、節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間奠定基礎(chǔ)。

隨著改革開放的到來(lái)，經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)日益發(fā)展，越來(lái)越多的機(jī)關(guān)單位設(shè)置文秘職位，為了有效的幫助領(lǐng)導(dǎo)解決困難。相比文秘工作的重要性加大，對(duì)于文秘的聘用和培養(yǎng)也成為機(jī)關(guān)單位的重要考核項(xiàng)目之一。我國(guó)機(jī)關(guān)單位文檔復(fù)雜，資料的龐大需要有經(jīng)驗(yàn)，有專業(yè)素養(yǎng)的文秘配合完成。機(jī)關(guān)對(duì)于文秘管理工作的開展要越發(fā)重視起來(lái)。

結(jié)論

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的新社會(huì)，越來(lái)越多的不正之風(fēng)盛行，加強(qiáng)對(duì)文秘工作隊(duì)伍的建設(shè)應(yīng)該成為機(jī)關(guān)隊(duì)伍的重點(diǎn)工作。相信經(jīng)過(guò)無(wú)數(shù)的考察和實(shí)踐，機(jī)關(guān)文秘隊(duì)伍將更加壯大，文書檔案的管理也會(huì)越來(lái)越順利。