淺議人事檔案管理的變革

（新疆維吾爾自治區(qū)特種設(shè)備檢驗(yàn)研究院，新疆 烏魯木齊 830000）

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，我國(guó)的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，若繼續(xù)沿用黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

人事檔案的管理模式，就目前來(lái)說(shuō)基本上是沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的封閉式管理模式。隨著我國(guó)人才政策的改革和發(fā)展，一些學(xué)者提出了建立“社會(huì)化開放式的人事檔案管理模式”作為傳統(tǒng)管理模式的補(bǔ)充的建議。這表明在觀念層面人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代人事檔案管理模式存在的種種弊端，并試圖改變現(xiàn)狀的強(qiáng)烈訴求。的確，傳統(tǒng)的封閉式人事檔案管理模式確實(shí)存在著許多亟待消除的弊端。如，影響人才的合理流動(dòng)，組織評(píng)價(jià)主觀化，內(nèi)容陳舊、結(jié)構(gòu)失衡且神秘化，輕視相對(duì)人的知情權(quán)，功能程式化等。這些弊端的存在嚴(yán)重制約了我國(guó)人事工作改革的深入進(jìn)行，也同轉(zhuǎn)型后的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需要存在著越來(lái)越明顯的沖突。那么根本的出路在哪里呢？改革目前的人事檔案管理模式，也許是挽救人事檔案命運(yùn)的根本性出路之一。

二、變革的必要性

檔案改革事業(yè)發(fā)展至今，各個(gè)單位都有著幾十年的歷史，這期間各單位變化都很大，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。一方面表現(xiàn)為人事變動(dòng)大而且復(fù)雜，另一方面表現(xiàn)為現(xiàn)存的檔案材料數(shù)量大、占據(jù)空間大，在管理和使用方面都很不便，這一現(xiàn)狀要求我們必須加快人事檔案變革工作，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范，全面提高工作效率。人事檔案信息化建設(shè)將對(duì)人事、組織工作產(chǎn)生重大影響，主要表現(xiàn)在：

1.有利于組織人事部門“選人用人”和為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)

人事檔案信息化的最大好處就是能讓組織人事部門和領(lǐng)導(dǎo)方便快捷地了解各級(jí)干部隊(duì)伍狀況，迅速掌握干部在“德、能、勤、績(jī)、廉，方面的最新信息。

2.有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案管理更多地體現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，從而使庫(kù)房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。在日后有關(guān)干部職務(wù)聘任及技術(shù)晉升時(shí)，都要用到個(gè)人相關(guān)時(shí)期的考核表及評(píng)審表，需要查找、撤出、復(fù)印，然后和其他相關(guān)材料裝訂成冊(cè)。這無(wú)形之間都造成了大量人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。如果實(shí)施了人事檔案數(shù)據(jù)共享，上級(jí)人事、組織部門只需調(diào)用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，而無(wú)需再重復(fù)的復(fù)印、裝訂，對(duì)檔案的保護(hù)起到了重要的作用。

3.有利于信息的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)更新

人事檔案信息化后，檔案管理人員就會(huì)降低勞動(dòng)強(qiáng)度，大大提高工作效率。一方面檔案管理人員會(huì)第一時(shí)間保證人事檔案信息的準(zhǔn)確和完整，另一方面會(huì)及時(shí)更新檔案信息，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為組織人事部門科學(xué)決策提供準(zhǔn)確信息。

4.有利于檔案管理員業(yè)務(wù)水平的提高

人事檔案信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)。節(jié)約大量的手工工作時(shí)間，管理人員有充足的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)開拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各種管理知識(shí)，不斷提高管理水平。同時(shí)，減少了管理人員在庫(kù)房的逗留時(shí)間，有益于管理人員的身心健康更能體現(xiàn)以人為本的人性化管理理念。

三、變革的意義

在中國(guó)，人事檔案與戶籍對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的制約作用。如果某人想調(diào)到更適宜于發(fā)揮自己專長(zhǎng)特點(diǎn)的地方和單位工作，原單位領(lǐng)導(dǎo)若不同意調(diào)走，其人事檔案和戶口就不能轉(zhuǎn)走，那么，既便是這個(gè)人調(diào)走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會(huì)遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會(huì)化開放式管理模式，每個(gè)人是社會(huì)人而不只是單位人，每個(gè)人的人事檔案由社會(huì)化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運(yùn)行，那么許多問(wèn)題都會(huì)迎刃而解。可見，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，建立一種社會(huì)化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。無(wú)論在什么樣的條件下，只要進(jìn)行人事管理活動(dòng)，就會(huì)形成相關(guān)的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會(huì)價(jià)值。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人事檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調(diào)動(dòng)、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機(jī)組成部分，在組織人事管理體系中占有相當(dāng)重要的地位。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案的價(jià)值作用曾被扭曲和過(guò)分地夸大，重檔案記載輕現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)成為人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現(xiàn)象，更是讓不少人一度對(duì)人事檔案談虎色變。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，信息已成為重要的社會(huì)資源，信息的收集和利用也是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的社會(huì)工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。市場(chǎng)人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的社會(huì)價(jià)值，充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用。

結(jié)語(yǔ)

為轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)“人事檔案”無(wú)用論觀念和思想，我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國(guó)的人事檔案管理機(jī)制，使之能夠符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)政治體制改革的需要，為新時(shí)期人才管理和使用提供更好的服務(wù)。