加強電力企業(yè)文書檔案管理的策略分析

鄭育賢

摘 要：隨著國家的發(fā)展，電力企業(yè)的發(fā)展受到廣泛的關(guān)注，在此過程中，相關(guān)企業(yè)的信息化是較為重要的，能夠更好的為企業(yè)做出貢獻，相關(guān)人員要利用信息化的建設(shè)，對企業(yè)的文書檔案進行自動化管理，保證企業(yè)能夠更好的對文書檔案加以管理，歸納總結(jié)文書檔案管理的經(jīng)驗，采取有效措施解決文獻的問題，為企業(yè)能夠更好的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；企業(yè)文書；檔案管理

中圖分類號：F206 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2016）09-0042-01

在國家的能源安全執(zhí)行過程中，電力企業(yè)的文書檔案對其產(chǎn)生較大的影響，電力企業(yè)要對技術(shù)與知識進行融合，處理電力技術(shù)的發(fā)展，還要重視文書檔案中的信息、技術(shù)等資源，此時，就需要企業(yè)對自身的文書檔案管理工作進行改善，有效的將文書檔案管理工作發(fā)揮出來，使企業(yè)能夠適應(yīng)時代的需求，經(jīng)濟發(fā)展速度得以提升，電力企業(yè)應(yīng)該對自身文書檔案管理工作的不足之處加以了解，在有效的時間內(nèi)，采取相關(guān)策略，提升企業(yè)文書檔案管理的應(yīng)用效率，為其發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

1 電力企業(yè)文書檔案管理工作中存在的不足之處

1.1 沒有融合文書與檔案管理工作

目前，部分企業(yè)在管理工作中，沒有適當(dāng)?shù)膶⑽臅ぷ髋c檔案工作聯(lián)系到一起，在實際工作過程中，通常只將文書工作設(shè)置為一個個體，檔案管理工作也同樣設(shè)置為一個個體，這樣，在一定時間之內(nèi)，文書工作與檔案管理工作就會出現(xiàn)較多的差距。這樣的問題出現(xiàn)之后，當(dāng)電力企業(yè)中的辦公信息量大的時候，就會出現(xiàn)價位嚴重的問題，不能更好的處理相關(guān)信息，甚至?xí)?dǎo)致電力系統(tǒng)的發(fā)展出現(xiàn)問題。

同時，部分電力企業(yè)在對公文進行處理時，常會出現(xiàn)處理方式不當(dāng)、格式不符合標準、甚至出現(xiàn)文案整理不規(guī)范等問題，這些問題的出現(xiàn)，對文件的統(tǒng)一性、附件齊全原則等，都會造成不利影響，如果企業(yè)相關(guān)人員不能及時采取有效措施，將檔案管理與文書工作結(jié)合在一起，將會出現(xiàn)較為嚴重的后果，文書檔案的利用率與參考率降低，對企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展與綜合發(fā)展造成不利影響，所以，相關(guān)人員要在工作過程中對企業(yè)文書檔案管理進行有效改革，更好的銜接文書與檔案管理工作。

1.2 文書檔案利用率難以提升

目前，部分企業(yè)在文書檔案管理工作中，不能切實的提升管理效率，使得文書檔案無法更好的應(yīng)用于企業(yè)管理工作中，對企業(yè)的發(fā)展造成嚴重影響。

其中，主要原因包括以下幾點：

首先，部分企業(yè)在文書檔案管理工作中，還沒有應(yīng)用相關(guān)信息技術(shù)，在工作過程中，還不能更好的應(yīng)用信息技術(shù)對文書檔案進行數(shù)字化的管理，這樣就會使文書檔案的利用率降低，部分企業(yè)還不能對文書檔案進行信息化的管理，導(dǎo)致文書檔案管理工作出現(xiàn)更多的較為繁重的任務(wù)；

其次，部分企業(yè)在文書檔案管理工作中，還不能重視企業(yè)的重要事件，無法對其進行專案的管理，這樣就會降低文書檔案的利用率，使得企業(yè)不能及時的掌握重要時間的相關(guān)信息，這些問題的出現(xiàn)，避免不了對企業(yè)經(jīng)濟效益的損失，相關(guān)人員應(yīng)該重視自身的職責(zé)，切實的為企業(yè)提供較為有效的服務(wù)，為其發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)[1]。

1.2 管理方式較為落后

在企業(yè)文書檔案管理工作中，數(shù)字化是較為重要的管理方式，可以更好的提升文書檔案管理的科學(xué)性與合理性。但是，目前部分企業(yè)在文書檔案管理過程中，不能及時的應(yīng)用數(shù)字化管理方式，甚至忽視此類管理方式，在工作過程中，沒有對數(shù)字化管理模式的建設(shè)提出較為明確的管理標準與制度，這樣，不僅會降低企業(yè)的文書檔案管理效率，還會使企業(yè)的發(fā)展更加落后，企業(yè)缺乏數(shù)字化管理設(shè)施的建設(shè)，不能更好的發(fā)揮數(shù)字化在文書檔案管理工作中的優(yōu)勢，這些問題的出現(xiàn)，長時間下來，就會出現(xiàn)更多的，危害企業(yè)發(fā)展的問題。所以，企業(yè)相關(guān)工作人員要及時發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作中存在的問題，并采取有效方式對問題進行解決，保證企業(yè)文書檔案管理工作的有效性[2]。

2 企業(yè)文書檔案管理的策略

2.1 更好的融合文書工作與檔案管理工作

在電力企業(yè)發(fā)展的過程中，應(yīng)該重視文書工作與檔案管理工作的融合，使其具有企業(yè)需要的可參考性。相關(guān)工作人員應(yīng)該對二者的工作性質(zhì)與特點進行研究，在保持文書工作與檔案管理工作區(qū)別的基礎(chǔ)上，對二者進行統(tǒng)一化管理。在檔案管理工作之前，相關(guān)工作人員就要做好文書工作，因為檔案管理的前一步就是文書工作，更好的對文件進行管理，而文書工作的形成就是檔案管理的開始。

所以，企業(yè)要保證文書工作的科學(xué)性，在檔案管理工作與文書工作相互配合的基礎(chǔ)上，使二者能夠更好的配合彼此工作，提高文書管理與檔案管理的融合效率。企業(yè)相關(guān)人員可以利用文書工作與檔案管理的融合，制定企業(yè)相關(guān)管理體系，要求企業(yè)對文書檔案管理工作進行合理的要求，文書工作的相關(guān)工作人員，要樹立良好的檔案管理工作意識，在檔案管理相關(guān)工作人員對其提出意見與建議時，要虛心接受，并且對相關(guān)的法律法規(guī)進行學(xué)習(xí)，有效的提升自身法律素質(zhì)，及時的對文件進行收集，認真、準確的對其加以組合，使得企業(yè)中的任何電力文件都可以有著良好的銜接，保證電力企業(yè)中的文書檔案能夠具有一定的利用價值，為其發(fā)展奠定基礎(chǔ)[3]。

2.2 提高文書檔案的利用率

在企業(yè)對文書檔案進行管理的過程中，應(yīng)該制定較為完善的管理方案，以提升文書檔案的利用率。

首先，要對企業(yè)的重大事件進行檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)該在電力企業(yè)開展重要活動的時候，制定較多的活動方案，使其對電力企業(yè)的活動開展具有較好的借鑒作用，成為利用性較高的題材。

其次，要對專題活動進行有效的宣傳，如電力企業(yè)的安全生產(chǎn)、宣傳周、宣傳月等，這樣，就會使文書檔案的利用率增強。

最后，電力企業(yè)要對這些材料進行采集，并且根據(jù)活動的性質(zhì)對資料的各個優(yōu)點處加以結(jié)合。

2.3 加強數(shù)字化管理的建設(shè)

在電力企業(yè)文書檔案管理過程中，相關(guān)人員要重視數(shù)字化管理工作，利用數(shù)字信息化技術(shù)的應(yīng)用，對相關(guān)文字進行壓縮等處理，能夠?qū)ξ臅鴻n案仔細加以快速的掃描，利用先進的技術(shù)手段，使文書檔案工作效率提高。

在此過程中，信息化技術(shù)包括以下兩點：

首先，相關(guān)人員在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的過程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的需要對文書檔案的目錄進行數(shù)據(jù)化處理，使企業(yè)文書檔案管理工作的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用加深；

其次，要對文書檔案中的所有信息進行數(shù)據(jù)化技術(shù)的應(yīng)用，制定較為有效的目錄引索，使文書檔案管理工作能夠更加良好的開展。

3 結(jié) 語

在電力企業(yè)的文書檔案管理工作中，相關(guān)人員應(yīng)該重視檔案管理工作與文書工作的融合，為數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)，相關(guān)人員可以在檔案管理的數(shù)據(jù)化過程中，在目錄中設(shè)置較多的引索動畫，使文書檔案信息的搜索變?yōu)檩^為有趣的工作，使電力企業(yè)文書檔案工作更加有效的應(yīng)用在管理工作中。

參考文獻：

[1] 饒英.電力企業(yè)檔案管理中的文書檔案管理策略及運用[J].決策與信 息（下旬刊），2014，（6）.

[2] 荊曉璐.網(wǎng)絡(luò)化背景下提高電力企業(yè)文書檔案管理的具體策略[J].卷 宗，2015，（2）.

[3] 龍繡娟.進一步加強電力企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化[J].科技資訊，2014，（18）.