基于圖書館檔案信息資源的開發(fā)利用和整合

關(guān)琳琳

摘要：為了進(jìn)一步促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)檔案資源開發(fā)利用與整合這方面工作開展的力度已經(jīng)有其必要性。本文接下來簡(jiǎn)要闡述了此項(xiàng)工作的重要性，并針對(duì)現(xiàn)階段對(duì)圖書館檔案信息資源開發(fā)利用與整合工作造成影響的多種因素進(jìn)行了探析，最后提出了圖書館檔案信息資源開發(fā)利用與整合的有效途徑，以期能給相關(guān)人士提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：圖書館檔案信息資源；開發(fā)利用；整合；措施

中圖分類號(hào)：G273文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）03-0199-02

圖書館檔案不只是對(duì)圖書館自身各個(gè)階段發(fā)展情況的客觀記錄，更有著很大的信息功能與參考價(jià)值。并且對(duì)圖書館未來的發(fā)展有重大影響與深遠(yuǎn)意義。所以，圖書館必須加強(qiáng)對(duì)檔案資源信息的收集與整合，最大限度對(duì)其進(jìn)行開發(fā)與利用。進(jìn)一步讓檔案資源的社會(huì)價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)，給圖書館事業(yè)發(fā)展提供重要的動(dòng)力，讓其更好地為廣大群眾服務(wù)。

一、圖書館檔案信息資源開發(fā)利用與整合的重要性

圖書館檔案信息資源開發(fā)利用與整合，可以為其未來的發(fā)展提供眾多實(shí)踐依據(jù)，具有很強(qiáng)的參考意義。也能為圖書館日常工作提供相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，讓圖書館能夠更加全面地考慮其日常工作管理模式與開展情況。而且其資源的開發(fā)利用與整合在很大程度上豐富了館內(nèi)事業(yè)發(fā)展方面的研究資料，也充實(shí)了圖書情報(bào)專業(yè)發(fā)展方面的研究資料。同時(shí)也給圖書館對(duì)用戶進(jìn)行研究提供了檔案資料，使其能夠很好地歸納總結(jié)，發(fā)現(xiàn)其中規(guī)律，從而對(duì)圖書館新課題申報(bào)或研究熱點(diǎn)的認(rèn)知起到重要的借鑒意義，對(duì)圖書館業(yè)務(wù)不斷革新與進(jìn)步也有重要的參考作用。

二、影響圖書館檔案信息資源開發(fā)利用與整合的因素

（一）檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)知不全面

部分圖書館對(duì)檔案工作的認(rèn)知不夠全面，并沒有將其作為基礎(chǔ)工作，對(duì)其的整合也不夠徹底。許多工作人員通常就只是保存與移交圖書館的檔案信息資料，對(duì)其整合力度不夠強(qiáng)。

（二）缺乏統(tǒng)一管理，制度不完善

對(duì)于圖書館的檔案管理工作，現(xiàn)階段大部分圖書館都比較缺乏這方面統(tǒng)一管理的制度，對(duì)這方面工作開展的研究與改進(jìn)力度也比較小。實(shí)際工作過程中更是缺少相關(guān)行政部門的監(jiān)管與指導(dǎo)，抑或是這些部門監(jiān)管力度不夠，監(jiān)管態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)。部分需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的檔案資料沒有根據(jù)相關(guān)規(guī)定報(bào)送進(jìn)行專業(yè)保存，館內(nèi)沒有形成比較完善統(tǒng)一的管理制度，使得許多檔案發(fā)生遺失。

（三）現(xiàn)代化程度低、系統(tǒng)性與完整性缺乏

館內(nèi)資料來源通常是上級(jí)文件與館內(nèi)業(yè)務(wù)工作，還尚未形成系統(tǒng)的整體。甚至部分圖書館還存在斷檔或缺檔這類現(xiàn)象，部分需要立檔的也沒有立檔。許多圖書館還沒有立卷，缺少標(biāo)引、分類等，更沒有對(duì)其進(jìn)行更進(jìn)一步的加工。保存、檢索等方面對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的引入還不夠充足。特別是在當(dāng)今信息化時(shí)代的大環(huán)境下，館內(nèi)檔案管理不夠現(xiàn)代化，就無(wú)法與社會(huì)發(fā)展達(dá)到一致。許多圖書館在經(jīng)費(fèi)缺少的情況下，對(duì)這方面的投入比較少，檔案管理方面的多項(xiàng)工作也就出現(xiàn)了技術(shù)引入缺乏的問題。

（四）價(jià)值鑒定

檔案價(jià)值鑒定這方面的專業(yè)人員比較缺乏，使得許多圖書館在檔案價(jià)值鑒定這方面的工作開展比較困難。使得其具體保存價(jià)值難以確定，也就無(wú)法準(zhǔn)確評(píng)估出這些資料的保存年限。造成圖書館對(duì)檔案翔實(shí)、真?zhèn)纬潭?、價(jià)值高低方面未能全面顧及。

三、圖書館檔案開發(fā)利用與整合的有效途徑

（一）建立并健全檔案系統(tǒng)

想要更加充分地開發(fā)并利用圖書館檔案資源，那么增加檔案保存意識(shí)也就成為了其基礎(chǔ)保障。增加檔案意識(shí)，可以讓相關(guān)工作人員與管理人員更加清晰地認(rèn)知到檔案工作的重要性，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源得以全面開發(fā)并得到充分利用。

當(dāng)然，為了方便圖書館檔案資源被更加有效開發(fā)與充分利用，一定要科學(xué)管理圖書館的檔案資源，準(zhǔn)確將各類資源進(jìn)行分類管理，形成檢索目錄。以此才能更有利于人們查找自己所需要的檔案信息資源。檔案工作也需要明確其分類，嚴(yán)格落實(shí)檔案的“科學(xué)性、一致性、邏輯性”準(zhǔn)則，堅(jiān)持保持檔案的連續(xù)性。針對(duì)圖書館檔案的資源管理工作，可以選擇使用集散相結(jié)合的方式進(jìn)行。把日常事務(wù)性檔案方面的事宜分配給辦公室負(fù)責(zé)，把業(yè)務(wù)檔案分配給部門負(fù)責(zé)，然后定期定時(shí)地把全部檔案再移交給相關(guān)方面的檔案專員。如此，不但能夠增強(qiáng)所有人員檔案保存方面的意識(shí)，讓其認(rèn)知到檔案保存工作的重要性。還能進(jìn)一步提升各個(gè)部門檔案工作的主動(dòng)性與積極性，讓圖書館檔案得以更加有效地開發(fā)與充分利用。

（二）拓寬資源搜集工作

根據(jù)圖書館業(yè)務(wù)內(nèi)容與管理流程的整體情況分析，其信息資料基本上可以劃分為日常管理檔案與業(yè)務(wù)流程檔案。前者包含了規(guī)章制度、崗位職責(zé)、行為規(guī)則、會(huì)議記錄等，后者包含了業(yè)務(wù)文檔、工作日志等。如此也就很好地利用了集中與分散二者相結(jié)合的原則。此外，在這些比較常見的文書檔案之外，還存在其他載體的檔案，比如類似于光盤與磁帶這種信息載體，就可以歸納到其他載體檔案之類。所以，應(yīng)該全面、多方位地挖掘與梳理圖書館檔案信息資源，使館內(nèi)檔案的完整性與系統(tǒng)性得以有效保障，能夠在開發(fā)與整合中發(fā)揮出更大作用。

（三）合理利用現(xiàn)代化技術(shù)

現(xiàn)階段，許多現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)被不斷引入圖書館到檔案信息資源管理之中，使得圖書期刊的采訪、典藏與編目等全部實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索與管理。因此，現(xiàn)代化技術(shù)在館內(nèi)檔案管理工作方面的合理利用可以在很大程度上增強(qiáng)其工作效率與管理水平。比如說，可以合理增加電子文檔。現(xiàn)階段檔案多是以電子文檔與紙質(zhì)文檔并存發(fā)展的模式為主。因此，在堅(jiān)持重視紙質(zhì)文檔收集與整合的同時(shí)，加大電子文檔的整理與保存力度，才能提高檔案資源的利用效益。在此過程中，需要注意的是，電子數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存與歸檔方面的問題必須予以優(yōu)先解決。要不斷引進(jìn)新的計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分將其運(yùn)用到館內(nèi)檔案信息資源的管理當(dāng)中，增強(qiáng)檔案與數(shù)據(jù)的管理水平，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源管理在現(xiàn)代化道路上的發(fā)展步伐。最終成功建立起電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而使館內(nèi)檔案信息資源得以更加徹底的開發(fā)，也讓其利用更加方便，使檔案社會(huì)價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)。

（四）檔案資源實(shí)現(xiàn)共享

由于檔案資源自身具有保密性的特點(diǎn)，使其資源實(shí)現(xiàn)共享的道路顯得比較困難。檔案不僅涉及了圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，還涉及到用戶個(gè)人信息與工作信息。所以，想要充分開發(fā)并利用檔案資源，還需要注意這些信息的保密工作，最大限度降低共享過程中產(chǎn)生的負(fù)面影響。網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，使得信息資源多了許多開發(fā)利用的途徑，也多了許多整合途徑。比如，圖書館可以根據(jù)檔案資源的性質(zhì)選擇比較合適的加工方式與制作方式。然后再傳遞到數(shù)據(jù)庫(kù)與圖書館建立的網(wǎng)站中。以此就能夠讓更多的用戶使用到這些信息，并對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行定期更新與改進(jìn)，讓更多有需要的用戶能夠?yàn)g覽與使用，從而讓圖書館檔案信息資源被更好地開發(fā)利用與整合。

四、圖書館檔案信息資源整合的措施

（一）資源檢索網(wǎng)站

可以讓相關(guān)檔案部門組織建立一個(gè)檢索網(wǎng)站。比如說，建立館內(nèi)檔案信息資源檢索網(wǎng)站的內(nèi)容以其電子檔案目錄為依據(jù)，再根據(jù)時(shí)間、地域等眾多因素逐漸進(jìn)行整合與生成搜索記錄。與此同時(shí)，再創(chuàng)建一個(gè)對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)鏈接，讓用戶可以直接通過目錄中心連接數(shù)字檔案的信息與資源。

（二）搜索引擎

建立圖書館檔案信息搜索引擎，不但能把讓其分散的資源形成一定程度的集成，還能以此作為一種網(wǎng)絡(luò)化信息資源檢索機(jī)制。從而給館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)提供數(shù)據(jù)與搜索機(jī)制。比如，以數(shù)據(jù)庫(kù)、委托代理軟件與搜索引擎組成這個(gè)系統(tǒng)，在這之中的自動(dòng)搜索軟件可以完成相關(guān)信息的檢索。再把與之對(duì)應(yīng)的結(jié)構(gòu)儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行備用。而委托代理軟件可以給用戶提供幫助，通過界面把數(shù)據(jù)提供給客戶，讓館內(nèi)的所有用戶能夠獲取充分的數(shù)據(jù)源?，F(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)許多圖書館都開始構(gòu)建搜索引擎，以此更好地保管信息。搜索引擎可以利用一定的技術(shù)對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行搜索與掃描，讓其進(jìn)入到多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之中，供用戶使用。然后再為用戶設(shè)置出統(tǒng)一的檢索界面，在該界面中存在多個(gè)檢索途徑，等用戶選擇檢索途徑之后，其便能利用代理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的分類檢索。這不但能讓多個(gè)圖書館網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源同時(shí)搜索得以實(shí)現(xiàn)，還能使信息資源得以整合。

五、結(jié)語(yǔ)

圖書館作為一個(gè)非盈利性的服務(wù)部門，檔案管理科學(xué)化是一種必然趨勢(shì)?，F(xiàn)階段還需要不斷增強(qiáng)相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)，激發(fā)其工作的積極性。讓其在檔案信息資源整理與搜集過程中最大限度地發(fā)揮自身作用，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源搜集與整理工作向制度化邁進(jìn)。從而給廣大用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，最大程度開發(fā)與利用檔案信息資源，讓其社會(huì)價(jià)值得以更好的實(shí)現(xiàn)。

責(zé)任編輯：楊國(guó)棟