探討高校教學(xué)管理中教學(xué)秘書的角色定位、工作任務(wù)及作用

楊希葳

（莆田學(xué)院　信息工程學(xué)院，福建　莆田　351100）

探討高校教學(xué)管理中教學(xué)秘書的角色定位、工作任務(wù)及作用

楊希葳

（莆田學(xué)院信息工程學(xué)院，福建莆田351100）

在高等教學(xué)管理體系中，教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)；所以教學(xué)秘書的工作質(zhì)量對最終的教學(xué)質(zhì)量有著直接的影響.為了適應(yīng)高校的政策改革、深化教學(xué)目標(biāo)、改善單一的教學(xué)管理方式、建立起更加專業(yè)的教學(xué)秘書隊(duì)伍，需要對教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的角色定位、工作任務(wù)以及在其中發(fā)揮的作用有著明確的認(rèn)識，本文從這幾方面分析，幫助教學(xué)秘書在工作中理清思路，找準(zhǔn)定位，從而在工作中具有更高的創(chuàng)新能力，以更進(jìn)一步地促進(jìn)學(xué)校教育工作的發(fā)展.

高校教學(xué)管理；教學(xué)秘書；角色定位

要實(shí)現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展，其教學(xué)質(zhì)量和自身特色是最根本的發(fā)展基礎(chǔ)和核心競爭力.教學(xué)秘書這一職位在其中發(fā)揮著重要的作用，作為基層教學(xué)管理人員，其自身的工作效率和質(zhì)量與高校的整體教學(xué)質(zhì)量有著密不可分的聯(lián)系.教學(xué)秘書的服務(wù)對象有領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生等多方面，并且在實(shí)際工作中需要具備較強(qiáng)的原則性；所以說教學(xué)秘書的工作內(nèi)容，通常都是與在人接觸、溝通中完成的，并且這一人群是具有較高思想、品質(zhì)的高校領(lǐng)導(dǎo)人員或執(zhí)教人員，同時(shí)還有個(gè)性化較強(qiáng)的在校大學(xué)生.由于服務(wù)對象的特殊性，使得教學(xué)秘書的工作有著較高的難度，所以教學(xué)秘書人員需要具有明確的服務(wù)意識，根據(jù)高校的實(shí)際情況，不斷努力提高工作質(zhì)量，為高校營造出一個(gè)科學(xué)化、人性化、規(guī)范化的教學(xué)氛圍［1］.

1　高校教學(xué)秘書的角色定位及工作任務(wù)

由于教學(xué)秘書的服務(wù)對象是多方面的人員，工作內(nèi)容相對來說會較多，在這樣的工作過程中，其角色是在不停的轉(zhuǎn)換著的，而每一個(gè)角色的定位下會有這不同的工作內(nèi)容和任務(wù).

1.1教學(xué)管理員

首先要明確的一點(diǎn)是，教學(xué)秘書的主要職能是管理，教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作中最基礎(chǔ)的管理環(huán)節(jié)，在這一層面上，教學(xué)秘書不僅是管理者，同時(shí)還是管理工作的實(shí)踐者、服務(wù)者和信息反饋者，在做好這幾項(xiàng)工作的同時(shí)，可以更好的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)工作中的日常事務(wù).

教學(xué)秘書的管理職能主要有三個(gè)方面：一是教學(xué)文件資料的把保存管理，由于教育學(xué)科的不同，文件的類別較多，屬性也各不相同，這句需要教學(xué)秘書根據(jù)實(shí)際情況對其進(jìn)行分門別類的整理和保存，保證在需要的時(shí)候可以快速的找到，保證相關(guān)的教學(xué)資料被有序且規(guī)范的保存管理［3］.二是對日常的教學(xué)工作的管理，這一管理職能可以劃分于行政管理的范疇，其主要內(nèi)容完成任教老師的教學(xué)任務(wù)制定、課程表的設(shè)置、缺課代課的具體內(nèi)容安排等.三是對教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)控管理，這在教學(xué)秘書的管理職能方面屬于較為重要工作項(xiàng)目，主要是指教學(xué)秘書根據(jù)實(shí)際情況，定期整理一些師生、專家的反饋或建議信息，對教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)控教學(xué)質(zhì)量.

1.2師生服務(wù)員

為師生做一系列的服務(wù)工作是教學(xué)秘書的基本職能之一，具有較高的綜合性，具體內(nèi)容表現(xiàn)在為在校學(xué)生服務(wù)、為院系領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù).在日常的教學(xué)進(jìn)度和質(zhì)量的監(jiān)管工作中，教學(xué)秘書需要對教師教學(xué)的實(shí)際完成情況、教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)生的接受程度、和真正的掌握情況有一個(gè)系統(tǒng)的評估和把控，適時(shí)進(jìn)行分析總結(jié)，為院系在行政決策方面做好服務(wù)、為科研工作的申請和開展做好具體的安排等.可以說教學(xué)秘書是學(xué)生、教師、院系之間的一個(gè)溝通樞紐，通過教學(xué)秘書的角色定位安排，完成各個(gè)對象的服務(wù)工作，對教師的教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)都提供了有力的支持與幫助，對需要的資料或設(shè)備，向院系反饋申請；將院系的決策整理分類下發(fā)至師生處.教學(xué)秘書一些的服務(wù)出發(fā)點(diǎn)都是圍繞著學(xué)生和教職工而進(jìn)行的.

1.3策劃參謀員

除了在教學(xué)工作中做好管理和監(jiān)督的工作、完成校領(lǐng)導(dǎo)的一些工作指示外，教學(xué)秘書還要參與教學(xué)計(jì)劃的制定、高校相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度的起草與擬定、教育講座、專家講堂等知識傳播活動的策劃等；具有較高的工作能力，并且可以成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，根據(jù)院校和學(xué)生的實(shí)際情況為領(lǐng)導(dǎo)提出合理且有效的工作建議.

1.4師生教育員

這一角色是教學(xué)秘書在工作中必須具備的一項(xiàng)工作職能；在實(shí)際的工作中，教學(xué)秘書要在做好自己原有的工作內(nèi)容基礎(chǔ)上，以個(gè)人的一言一行，樹立一個(gè)榜樣的形象，實(shí)現(xiàn)管理育人和服務(wù)育人的目標(biāo).因?yàn)樵诮逃聵I(yè)中，行遠(yuǎn)大于言，所以在教學(xué)工作和生活中，教學(xué)秘書需要起到一定的榜樣作用，言傳身教帶來自身應(yīng)該具備的影響力，從而影響周圍的學(xué)生和教師；影響教師的正確教學(xué)態(tài)度、規(guī)范教學(xué)行為；影響學(xué)生形成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，具有更高的道德素養(yǎng).

教學(xué)秘書在這樣的五個(gè)角色中來回轉(zhuǎn)換，可以全方面的為全校師生和領(lǐng)導(dǎo)帶來更好的服務(wù)，每個(gè)教學(xué)秘書都應(yīng)該熟悉牢記個(gè)人的工作內(nèi)容和角色定位，才能更好地完成本職工作；同時(shí)教學(xué)秘書的工作質(zhì)量好壞，不僅對院系的教學(xué)質(zhì)量有一定的影響，更會影響到整個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量.

2　高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

2.1保證教學(xué)工作的有序開展和進(jìn)行

教學(xué)秘書是高校諸多信息傳遞的中心樞紐，主要是在高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工和學(xué)生之間進(jìn)行信息的傳達(dá)與反饋，是連接這幾個(gè)對象的重要橋梁.一旦教學(xué)秘書的工作完成的不理想，比如領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的政策或信息沒有及時(shí)地傳遞至教師和學(xué)生處，或者學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中遇到的問題或缺少的資料、設(shè)備等沒有及時(shí)地反饋給領(lǐng)導(dǎo)或教師，都會直接影響到高校整體的教學(xué)進(jìn)度和質(zhì)量.所以高校教學(xué)秘書工作的優(yōu)質(zhì)完成，是教學(xué)工作有序開展和進(jìn)行的有力保障.

2.2促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高

不斷提高教學(xué)質(zhì)量是教育教學(xué)工作中永恒的主題，而有效的教學(xué)管理工作是教學(xué)質(zhì)量的有力保證.根據(jù)教學(xué)秘書的多個(gè)角色定位以及相應(yīng)的工作內(nèi)容可以知道，教學(xué)秘書的工作是涉及到多個(gè)層面的，從領(lǐng)導(dǎo)到教師再到學(xué)生，各個(gè)層次環(huán)節(jié)都有眾多的參與，保證人才培養(yǎng)質(zhì)量.所以教學(xué)秘書自身的素質(zhì)和工作能力會在這樣的過程中起到非常重要的積極作用，同時(shí)建立起一個(gè)優(yōu)質(zhì)的教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)，是高校做好基本工作和提升教學(xué)質(zhì)量的重要保證.

2.3推進(jìn)教學(xué)改革的進(jìn)一步深化

教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中，不僅是管理工作的實(shí)踐者，同時(shí)也是策劃者、組織者；是連接著領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)與教師、教師與學(xué)生之間的紐帶，起著銜接性作用.所以教學(xué)管理工作中，一定不能缺少教學(xué)秘書這一基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，這一職位的存在有利于落實(shí)教學(xué)的改革，并在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，使得高校的教學(xué)質(zhì)量得到進(jìn)一步的提升.

2.4實(shí)現(xiàn)管理育人、服務(wù)育人的功能

教學(xué)秘書與高校個(gè)層面的人都有交流與接觸，在日常的管理和服務(wù)中，通過一些有效的講座或課堂，可以了解到學(xué)生在學(xué)習(xí)中遇到的困難，結(jié)合實(shí)際情況對其進(jìn)行梳理分析，幫助學(xué)生解決困難，更好的完成學(xué)習(xí)任務(wù)；在這一交流過程中，教學(xué)秘書可以以身作則的為學(xué)生樹立起榜樣，在管理和服務(wù)中實(shí)現(xiàn)教育學(xué)生的目的［2］.

3　教學(xué)秘書在工作中應(yīng)樹立服務(wù)意識

高校教學(xué)秘書是高校管理工作中最為基層的人員，是高校領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀和執(zhí)行者.教學(xué)秘書在實(shí)際的管理工作中主要的工作內(nèi)容就是配合領(lǐng)導(dǎo)安排好學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)管理工作，為在校師生提供周到、合理的服務(wù)，幫助其順利的完成教學(xué)和學(xué)習(xí)的任務(wù)［4］.教學(xué)秘書要認(rèn)清自身的角色和位置，不斷提升自身的服務(wù)意識，為校領(lǐng)導(dǎo)、教職工和學(xué)生做出更高質(zhì)量的服務(wù).教學(xué)秘書在豐富自我，完成工作的基礎(chǔ)上也要注意調(diào)節(jié)個(gè)人的心理情緒，保持工作熱情，另一方面在增強(qiáng)服務(wù)意識的同時(shí)，不斷強(qiáng)化合作意識.

3.1注重心理調(diào)節(jié)，保證工作熱情

由于教學(xué)秘書的工作內(nèi)容較為繁瑣細(xì)小，使得一些教學(xué)秘書在工作一段時(shí)間后認(rèn)為工作沒有技術(shù)含量，會出現(xiàn)一些負(fù)面心理，工作熱情有所降低，對工作環(huán)境產(chǎn)生較大的厭倦情緒，同時(shí)對工作質(zhì)量有很大的消極影響.作為服務(wù)性質(zhì)較強(qiáng)的工作崗位，教學(xué)秘書在熱愛本職工作的前提下，在實(shí)際的工作中發(fā)現(xiàn)樂趣，把工作當(dāng)成自己生活的一部分，建立起更高的責(zé)任感和使命感.當(dāng)工作中遇到困難時(shí)，要善于調(diào)整自己的心態(tài)，提高心理素質(zhì)，加強(qiáng)對工作的認(rèn)識，具有樂觀的工作心境，用積極向上的額態(tài)度完成教學(xué)秘書的分內(nèi)工作，并感染師生，形成輕松的工作氛圍.

3.2增強(qiáng)服務(wù)意識，強(qiáng)化合作意識

在日常工作中，教學(xué)秘史要進(jìn)、盡可能地配合師生員工的合理要求，因?yàn)樽鳛榻虒W(xué)環(huán)節(jié)的核心關(guān)鍵點(diǎn)，教學(xué)秘書有責(zé)任有義務(wù)處理好每一次的突發(fā)事件，為教師和學(xué)生營造一個(gè)良好的教學(xué)、科研和學(xué)習(xí)的環(huán)境.

然而教學(xué)活動是一項(xiàng)具有合作性質(zhì)的工作，需要各部門相關(guān)人員之間的相互合作，這就要求教學(xué)秘書在日常管理中，加強(qiáng)與各部門人員之間的互動和交流，提高工作效率，通過大家的通力合作，是教學(xué)工作質(zhì)量得到更好的提升.教學(xué)秘史需要具有較強(qiáng)的組織能力和親和力，培養(yǎng)較好的人際關(guān)系，便于相關(guān)工作更好的開展，同時(shí)在融洽的高校環(huán)境中，與教職工更好的合作并不斷優(yōu)化工作質(zhì)量.

4　結(jié)語

通過上述的分析，可以很清楚的了解到教學(xué)秘書在高校的教學(xué)管理工作中占據(jù)的重要地位，及其多個(gè)角色定位、豐富多樣的工作內(nèi)容、在管理中發(fā)揮出來的重大作用；但是任何事物在發(fā)展過程中總會存在一定的問題，教學(xué)秘書在大多高校中都有的一些不足之處，比如：工作沒有受到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，工作團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定，人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠高、工作質(zhì)量有待提高，管理工作量大壓力大等；然而針對這些普遍存在的問題，高?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面著手改善：一是高度重視，將教學(xué)秘書的隊(duì)伍建設(shè)工作歸于重要的工作范疇內(nèi)；二是落實(shí)待遇，穩(wěn)定教學(xué)秘書的隊(duì)伍；三是建立起高質(zhì)量的培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，帶領(lǐng)教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)在原有的基礎(chǔ)上更好的提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好的完成管理工作.

〔1〕劉晨.論高校教學(xué)秘書在工作中的角色定位及服務(wù)意識［J］.中國校外教育，2013（10）.

〔2〕高偉新.高校教學(xué)秘書的角色定位與工作指導(dǎo)［J］.中國防衛(wèi)科技學(xué)院（文教資料），2011（7）.

〔3〕齊曉宇.高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用與功能探析［J］.成功（教育），2013（18）.

〔4〕周鑒.新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作初探［J］.人力資源管理，2010（03）：66.

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2016-06-10