云計(jì)算下的高校檔案管理系統(tǒng)探究

郭曉文

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古　赤峰　024000）

云計(jì)算下的高校檔案管理系統(tǒng)探究

郭曉文

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古赤峰024000）

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，大大推動(dòng)了信息技術(shù)的發(fā)展，云計(jì)算的強(qiáng)大功能可以給高校的檔案管理工作帶來極大的便捷.本文以高校檔案管理系統(tǒng)為例，對云計(jì)算的技術(shù)的概念進(jìn)入深入的探討和分析，以改善當(dāng)前高校檔案管理的現(xiàn)狀.

云計(jì)算高校檔案管理系統(tǒng)

據(jù)相關(guān)調(diào)查，如今很多高校的檔案管理模式依舊沿襲傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，致使高校的檔案管理的工作效率一直不能夠得到有效的提升.很多高校在檔案管理的模式上還比較老套，在檔案管理的工作上沒有緊隨信息化的發(fā)展而重新選擇科學(xué)、高校的管理模式.因此，檔案管理工作要不斷提升云計(jì)算下的高校檔案管理系統(tǒng)，以提高檔案管理工作的工作效率.

1　云計(jì)算與云檔案

1.1云計(jì)算的概念

云計(jì)算早在1983年就開始發(fā)展了，當(dāng)時(shí)提出網(wǎng)絡(luò)式電腦，云計(jì)算的概念首次被提出是在2006年谷歌的搜索引擎大會(huì)上，由谷歌首席執(zhí)行官埃里克·施密特（Eric Schmidt）提出［1］.所謂云計(jì)算，也就是以互聯(lián)網(wǎng)為載體按使用量付費(fèi)的模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網(wǎng)絡(luò)訪問，進(jìn)入可配置的計(jì)算資源共享池，可以給用戶提供多樣化、豐富性的虛擬資源，并且只需投入很少的管理工作，基本不需要與服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行交互.

1.2云計(jì)算的特點(diǎn)

1.2.1用戶的使用成本較低

云計(jì)算主要是為用戶提供數(shù)據(jù)信息服務(wù)，云計(jì)算的信息存貯主要是在互聯(lián)網(wǎng)上完成，無需再有其他的任何存儲(chǔ)設(shè)備，使用較為方便、經(jīng)濟(jì)，當(dāng)前大家接觸的比較多的有云盤、云相冊等［2］，只需要把文件上傳即可，相當(dāng)便捷，最主要是用戶在使用云計(jì)算時(shí)，花費(fèi)比較少.

1.2.2數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全性較高

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)一般是基于計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)條或其他存儲(chǔ)的硬件設(shè)備，這種方式存儲(chǔ)主要會(huì)受到三方面的影響，一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)直接丟失，第二個(gè)方面就是當(dāng)計(jì)算機(jī)的硬盤因種種原因燒了或存儲(chǔ)條燒了也可能會(huì)導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)直接丟失，第三個(gè)方面就是傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式容易遭遇病毒入侵或黑客竊取數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn).

1.2.3數(shù)據(jù)處理能力較強(qiáng)，使用效率高

云計(jì)算具有超大的計(jì)算規(guī)模，能夠賦予用戶前所未有的計(jì)算能力，輕松、便捷的幫助用戶解決復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理任務(wù)［3］，當(dāng)云計(jì)算接收到用戶的計(jì)算請求時(shí)會(huì)使用多種計(jì)算方式在信息庫中將信息搜集整理好后快速、高效的給用戶提供其需要的信息.

1.3云計(jì)算檔案管理的實(shí)現(xiàn)方式

在云計(jì)算技術(shù)下，首先是云計(jì)算檔案存貯，然后建立檔案云服務(wù)平臺(tái)，最后建立云計(jì)算共享體系，由云端提供存儲(chǔ)處理和相關(guān)服務(wù).高校將檔案數(shù)字資源交付到計(jì)算機(jī)服務(wù)商手中，校方與服務(wù)方簽訂合作合同和安全管理協(xié)議.雙方合作完成后，服務(wù)商將校方存儲(chǔ)在多臺(tái)電腦的存儲(chǔ)設(shè)備中的檔案信息資源集中起來，形成一個(gè)虛擬的資源庫，該資源庫以服務(wù)商提供的特定方式將相關(guān)服務(wù)傳遞給受眾者.服務(wù)商在給高校進(jìn)行提供檔案管理時(shí)，還要注意在檔案共享時(shí)保障檔案信息的安全，所以好的共享體系必不可少，在用戶進(jìn)入虛擬資源庫時(shí)要驗(yàn)證用戶的身份，用戶只有通過驗(yàn)證后方可進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行檢索信息.

2　云計(jì)算下的高校檔案管理系統(tǒng)實(shí)例分析

2.1檔案管理系統(tǒng)框架

當(dāng)前學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中的云計(jì)算服務(wù)主要有平臺(tái)構(gòu)成、基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)成服務(wù)和軟件構(gòu)成服務(wù)三種.三種服務(wù)可以任選其一，雖然有著不同的云計(jì)算服務(wù)，但是其服務(wù)的基本結(jié)構(gòu)都是差不多的，都包括面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)、管理層、過渡層和資源庫，而系統(tǒng)總站則主要負(fù)責(zé)調(diào)控和配置云計(jì)算的資源.在確定好一個(gè)系統(tǒng)后，將系統(tǒng)接入互聯(lián)網(wǎng)，系統(tǒng)管理模塊負(fù)責(zé)分配云資源.整個(gè)云計(jì)算檔案管理系統(tǒng)換句話來說也就是系統(tǒng)給驗(yàn)證身份的用戶在系統(tǒng)中進(jìn)行檢索、查詢信息資料和界面上的選擇服務(wù).

2.2檔案管理系統(tǒng)模塊功能

云計(jì)算下的高校檔案管理系統(tǒng)中，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云技術(shù)提供的軟件和硬件的支持，用戶有什么需求可以直接在界面上的相應(yīng)模塊直接點(diǎn)擊，經(jīng)過系統(tǒng)自動(dòng)篩選處理后將用戶需求顯示出來，其核心特點(diǎn)就是自動(dòng)化、虛擬化［4］.實(shí)現(xiàn)了檔案信息的科學(xué)合理化配置.

在云計(jì)算下的檔案管理系統(tǒng)模塊功能建設(shè)中，要注意幾點(diǎn)的基礎(chǔ)模塊建設(shè)，分別是：自主學(xué)習(xí)模塊、檔案管理模塊、綜合展示模塊、評論建議模塊等，各個(gè)模塊的具體功能如下：

（1）自主學(xué)習(xí)模塊：自主學(xué)習(xí)模塊主要是為高校的學(xué)生提供檔案信息的基礎(chǔ)服務(wù)，該模塊中可以顯示學(xué)生們的優(yōu)秀作品和優(yōu)秀檔案，還可以為學(xué)生們提供一些在線修改的功能.

（2）檔案管理模塊：這一塊也是整個(gè)云計(jì)算檔案管理系統(tǒng)的重中之重，用戶通過系統(tǒng)的身份驗(yàn)證后可以登入系統(tǒng)對自己的檔案進(jìn)行管理，可以將一些錯(cuò)誤信息進(jìn)行刪除更改，對于一些檔案信息不完整的學(xué)生，也可以在該模塊中將自己的檔案信息補(bǔ)充完整.

（3）綜合展示模塊：綜合展示模塊可以細(xì)分為三小塊，第一，學(xué)生作品管理；第二，學(xué)生檔案展示；第三，檔案管理的整體情況.學(xué)生作品管理中，老師和學(xué)生們可以對學(xué)生的作品進(jìn)行瀏覽、點(diǎn)評；學(xué)生檔案展示中，老師可以將優(yōu)秀的學(xué)生檔案和學(xué)生作品進(jìn)行標(biāo)注，由檔案管理系統(tǒng)的工作人員對標(biāo)注的優(yōu)秀學(xué)生檔案和優(yōu)秀的學(xué)生作品進(jìn)行在相應(yīng)的展示頁面置頂和分享.

（4）評論建議模塊：該模塊以多元化形式展現(xiàn)，老師和學(xué)生們可以對系統(tǒng)中的檔案從多角度進(jìn)行分析和評價(jià)，有助學(xué)生能夠快速找到自己的不足，并做好改正.

3　云計(jì)算檔案管理的創(chuàng)新

3.1減少高校檔案管理工作的財(cái)務(wù)投入

高校在傳統(tǒng)的檔案管理工作的需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，而使用云計(jì)算檔案管理系統(tǒng)，高校不需要再對檔案管理中的軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行較大的投入，更不需要擔(dān)心設(shè)備的升級的問題，其系統(tǒng)的日常維護(hù)完全由運(yùn)營商進(jìn)行，從而大大降低了高校檔案管理工作的資金投入.

3.2確保檔案安全儲(chǔ)存

云計(jì)算下的檔案管理系統(tǒng)是由多臺(tái)計(jì)算機(jī)共同組合完成的，信息存儲(chǔ)的較為分散，一些信息的顯示是通過管理系統(tǒng)的管理平臺(tái)在系統(tǒng)中進(jìn)行快速搜索調(diào)動(dòng)進(jìn)行的，并且云計(jì)算下的檔案管理系統(tǒng)中，可以自動(dòng)給用戶的檔案進(jìn)行云備份，即便是用戶的一些信息丟失了，通過云備份可以快速、準(zhǔn)確的恢復(fù)檔案數(shù)據(jù).讓檔案的儲(chǔ)存更加安全［5］.

3.3緩解高校檔案管理中的人才缺失問題

高校在傳統(tǒng)的檔案管理中，需要具有檔案管理能力的人才進(jìn)行管理，然而高校檔案管理這一塊的人員較為難得，而云計(jì)算下的高校檔案管理系統(tǒng)可以有效的解決這一人才缺失問題.云計(jì)算下的高校檔案管理系統(tǒng)只需要連接互聯(lián)網(wǎng)即可，操作比較簡單，日常維護(hù)也比較簡單，從而大大減少了高校對檔案管理人才的依賴.

3.4可以實(shí)現(xiàn)多層次服務(wù)

在當(dāng)前，用戶的需求層次越老越多并呈現(xiàn)出多元化，針對這一點(diǎn)，云計(jì)算下的檔案管理系統(tǒng)可以通過模塊定制得以解決，一方面用戶的可以根據(jù)自己的喜好和興趣，用戶可以自由選擇相關(guān)模塊訂閱或修改；另一方面云計(jì)算下的檔案管理系統(tǒng)能夠滿足不同需求層次的用戶的信息需求，還可以將用戶的需求在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行檢索并擇優(yōu)顯示檢索結(jié)果.

4　云計(jì)算下的高校檔案管理系統(tǒng)的缺陷

云計(jì)算下的檔案管理模式雖然比較新穎，并且較為經(jīng)濟(jì)、便捷，但是云計(jì)算仍在不斷的發(fā)展和探索中，在其應(yīng)用上雖然與傳統(tǒng)的管理模式有著很大的變革，但是，也有一定的缺陷.

4.1服務(wù)器協(xié)議和接口的特定性不統(tǒng)一

所有的服務(wù)器配置和操作系統(tǒng)都有其特別性，并有著不同的服務(wù)協(xié)議，這給高校的云計(jì)算檔案管理系統(tǒng)的具體實(shí)施帶來了一定的困難，還有一種情況就是高校檔案管理部門的計(jì)算機(jī)服務(wù)接口與云計(jì)算檔案管理系統(tǒng)接口不相匹配，就需要將數(shù)據(jù)經(jīng)過一個(gè)中轉(zhuǎn)接口，這樣則會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的檢索、存儲(chǔ)、分析時(shí)間會(huì)延長，影響檔案管理工作的工作效率.

4.2檔案信息管理存在安全隱患

高校的檔案管理，信息安全很重要，一旦數(shù)據(jù)丟失，對于學(xué)生來說是相當(dāng)大的損失，對于學(xué)校來說也有著不可推卸的責(zé)任，在云計(jì)算的檔案管理模式下，可能因?yàn)榉?wù)商系統(tǒng)管理不當(dāng)?shù)囊恍┚壒?，高校檔案信息資源管理存在著潛在的風(fēng)險(xiǎn)，對其安全性有著極大的影響.

4.3檔案信息資源的存儲(chǔ)缺乏限制條件

在高校的檔案管理工作中，不能完全的把所有資料都上傳儲(chǔ)存在云計(jì)算系統(tǒng)中，一些重要的檔案資料還得學(xué)校自己存儲(chǔ)好，而云計(jì)算下的檔案管理系統(tǒng)對于一些信息不能夠進(jìn)行鑒別獨(dú)立存儲(chǔ)，因此，在存儲(chǔ)上還存在一定的局限性.

5　云計(jì)算下的高校檔案管理系統(tǒng)使用建議

5.1建立健全規(guī)章制度，統(tǒng)一云計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，云計(jì)算在行業(yè)中的發(fā)展也越來越迅速，眾多的服務(wù)商一方面需要政策的支持，另一方面服務(wù)商也需要建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)范市場，統(tǒng)一云計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)，便于各個(gè)操作系統(tǒng)都可以為高校的檔案管理提供服務(wù)，讓高校具有一定的選擇性.

5.2提出相應(yīng)的管理方案

高校在檔案管理中使用云計(jì)算檔案管理系統(tǒng)，對于高校的整體發(fā)展有著重要意義，但是由于云計(jì)算讓處于不斷的發(fā)展與進(jìn)步中，所以也存在一定的挑戰(zhàn)性，使用云計(jì)算檔案管理系統(tǒng)，就需要對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整，簡化管理流程，并對新的管理模式制定科學(xué)合理的管理方案，以保證高校的檔案管理工作可以順利、高效的進(jìn)行.

6　結(jié)論

綜上所述，云計(jì)算技術(shù)在高校的檔案管理中具有很大的實(shí)踐價(jià)值，充分利用現(xiàn)代的科技、信息技術(shù)有助于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的利用最大化.云計(jì)算檔案管理系統(tǒng)為高校的檔案管理工作提供了新的思路，科學(xué)合理的云計(jì)算檔案管理系統(tǒng)可以高效的進(jìn)行檔案管理工作，并且能夠切合實(shí)際從用戶出發(fā)，為用戶提供更多相關(guān)服務(wù)模塊，讓檔案管理工作變得更加人性化.隨著云計(jì)算技術(shù)的不斷發(fā)展，高校中的檔案管理工作也將會(huì)發(fā)生巨大的轉(zhuǎn)變.

〔1〕劉思洋.基于云計(jì)算的高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)探究［J］.陜西教育（高教），2015，58（5）：58-59.

〔2〕翁?hào)|東，畢堯翔.基于云計(jì)算的高校檔案管理系統(tǒng)研究［J］.電子世界，2014，35（13）：22-22，24.

〔3〕寸淑梅.高校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理的探討［J］.金田，2015，17（10）：498.

〔4〕江歆楠.談云計(jì)算數(shù)據(jù)中心在高校數(shù)字檔案館建設(shè)中的應(yīng)用［J］.黑龍江檔案，2013，34（6）：32.

〔5〕姚恒.從信息管理到知識(shí)管理的蛻變——智慧校園環(huán)境下檔案知識(shí)管理研究［J］.圖書情報(bào)導(dǎo)刊，2016，1（1）：102-104.

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