基于面向服務(wù)的高校檔案信息資源建設(shè)探析

索曉欣

（赤峰學(xué)院　辦公室，內(nèi)蒙古　赤峰　024000）

基于面向服務(wù)的高校檔案信息資源建設(shè)探析

索曉欣

（赤峰學(xué)院辦公室，內(nèi)蒙古赤峰024000）

現(xiàn)階段高校的檔案信息資源建設(shè)涵蓋了檔案實(shí)體資源建設(shè)、檔案信息加工、檔案信息整合等內(nèi)容，目的在于豐富和優(yōu)化現(xiàn)有的高校檔案信息.但是面向服務(wù)的高校檔案信息資源建設(shè)對(duì)檔案管理提出了更高的要求，把信息的研究提升到了知識(shí)層面，加入了客戶自身的體驗(yàn)和評(píng)價(jià)，在解決實(shí)際問題方面起著重要的作用.因此現(xiàn)本文就從高校檔案信息資源建設(shè)的意義入手進(jìn)行了探究，并簡(jiǎn)要提出了幾點(diǎn)提高其服務(wù)型的策略，以為高校檔案信息的建設(shè)貢獻(xiàn)自身微薄的力量.

高校；檔案管理；信息資源建設(shè)；建設(shè)策略

目前我國(guó)高校檔案信息資源的建設(shè)主要是面向?qū)W生的，這樣在以服務(wù)為導(dǎo)向的前提下，就應(yīng)該從廣大學(xué)生的實(shí)際需求入手，更好地開展服務(wù).當(dāng)然現(xiàn)有的檔案信息資源建設(shè)不應(yīng)該脫離實(shí)際，不能為了迎合用戶而刻意修改信息，也不能離開廣大用戶群體單獨(dú)存在.因此在高校檔案信息資源建設(shè)服務(wù)型的過程中，高校應(yīng)該積極對(duì)信息資源進(jìn)行整合，開發(fā)滿足客戶需求的資源，以逐步提高信息資源建設(shè)的有效性.

1　高校檔案信息資源建設(shè)在高校發(fā)展過程中的意義

1.1有利于高校文化的傳播與創(chuàng)新

我國(guó)很多高校在辦學(xué)過程中，都形成了自身獨(dú)特的文化傳統(tǒng)，尤其表現(xiàn)在辦學(xué)理念和辦學(xué)方法方面.而高校在記錄檔案的過程中形成了自身最原始和最真實(shí)的材料，承載了高校文化的積累與傳播，有利于高校的長(zhǎng)久可持續(xù)辦學(xué).首先高校的檔案信息是一代代師生共同努力的結(jié)果，這樣高校公開一部分歷史檔案，能夠激發(fā)當(dāng)代師生工作的積極性和主動(dòng)性，激發(fā)出高校工作人員的自豪感和歸屬感.其次高校檔案信息是生動(dòng)形象的素材，具有一定的說服力和創(chuàng)新力，有利于良好辦學(xué)環(huán)境的創(chuàng)建，也能更好地發(fā)揮學(xué)校教書育人的功能.最后是高校的檔案信息能夠促進(jìn)高校文化的進(jìn)一步傳播，使高校在發(fā)展的過程中，積極借鑒歷史發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，去其糟粕取其精華，更好地促進(jìn)文化的創(chuàng)新.

1.2有利于提高高校在社會(huì)上的影響力

首先在高校的檔案信息建設(shè)過程中，有很多對(duì)社會(huì)發(fā)展有益的信息，在一定程度上提高了高校在社會(huì)上的吸引力.這樣高校應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有的市場(chǎng)變化和社會(huì)發(fā)展需求，挖掘出滿足社會(huì)檔案用戶需求的信息，進(jìn)而創(chuàng)造出社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益.雖說高校的檔案信息建設(shè)主要是針對(duì)在校學(xué)生的，而公眾在充分了解高校的檔案信息后，能進(jìn)一步了解高校的辦學(xué)，使高校的信息資源更好地為民眾服務(wù).此外是高校檔案信息建設(shè)中涵蓋了優(yōu)秀教學(xué)成果檔案、榮譽(yù)檔案和名人檔案等，適當(dāng)?shù)貙?duì)這些檔案進(jìn)行公布，有利于弘揚(yáng)高校教書育人的精神和學(xué)生刻苦努力的奮斗精神，對(duì)于弘揚(yáng)社會(huì)的正能力，提高高校在社會(huì)上的信譽(yù)度也是極有好處的.

1.3有利于改善高校的內(nèi)部檔案信息管理

高校內(nèi)部檔案信息的管理和完善是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，這樣在進(jìn)行信息構(gòu)建時(shí)，就應(yīng)該及時(shí)糾正錯(cuò)誤信息，促進(jìn)高校的快速發(fā)展.首先高校的檔案信息資源具有歷史性、發(fā)展性和延續(xù)性的特點(diǎn)，在高校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)，起到了一定的指引作用.高校領(lǐng)導(dǎo)在決策的過程中，能夠從檔案信息中了解高校發(fā)展過程中的成功與失敗、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)以及正確與失誤等，進(jìn)而在熟悉國(guó)家方針和政策的基礎(chǔ)上，做出科學(xué)的決策，有效解決學(xué)校內(nèi)部問題，優(yōu)化高校內(nèi)部檔案管理.此外高校的教學(xué)與科研是高校檔案的重要組成部分，記錄了師生在高校發(fā)展過程中辛勤科研的成果，有較高的社會(huì)和科學(xué)價(jià)值.對(duì)這些檔案信息資源的合理開發(fā)和有效利用，促進(jìn)了高校內(nèi)部檔案的整合，實(shí)現(xiàn)了高校的持續(xù)、健康和協(xié)調(diào)發(fā)展.

1.4有利于加快高校檔案事業(yè)的發(fā)展

高校檔案事業(yè)的發(fā)展是一個(gè)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的過程，離不開高校在信息建設(shè)過程中的努力.首先完善的檔案信息建設(shè)，具備了系統(tǒng)和科學(xué)的資料，為高校檔案事業(yè)的發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)；其次高校檔案信息的發(fā)展最終是以服務(wù)大眾為目的的，具有較強(qiáng)的社會(huì)性和服務(wù)性，這樣在進(jìn)行檔案構(gòu)建的過程中，能夠提高高校的檔案知名度，擴(kuò)大高校工作的影響，進(jìn)而提高高校檔案事業(yè)發(fā)展的速度；最后是高校在進(jìn)行檔案建設(shè)的過程中，能夠引起高校各部門對(duì)檔案建設(shè)的重視，使檔案建設(shè)得到廣泛的支持，從而加速檔案事業(yè)的發(fā)展.

2　提高服務(wù)型高校檔案信息資源建設(shè)的具體策略

2.1積極進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化和信息化

信息化和數(shù)字化是高校檔案信息發(fā)展的必要趨勢(shì)，也是高校進(jìn)行檔案信息建設(shè)的重要步驟.為此，高校應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，尤其是傳統(tǒng)檔案中紙質(zhì)資料較多的現(xiàn)狀，紙質(zhì)資料隨著時(shí)間破損的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，這樣高校在進(jìn)行數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)變的過程中，能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，促進(jìn)高校的長(zhǎng)久可持續(xù)發(fā)展.

首先在檔案管理數(shù)字化和信息化的過程中，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變自身的觀念，意識(shí)到數(shù)字化和信息化發(fā)展的重要性.一方面在招聘檔案信息建設(shè)工作者的過程中不僅要考慮他們的專業(yè)技能和服務(wù)態(tài)度，還應(yīng)該對(duì)工作者的計(jì)算機(jī)操作能力有一定的要求；另一方面是高校應(yīng)積極培養(yǎng)自身的專業(yè)化信息服務(wù)人才，公費(fèi)組織工作人員外出學(xué)習(xí)，給予他們進(jìn)步的機(jī)會(huì)等，以滿足他們不斷增長(zhǎng)的物質(zhì)和精神需求.其次在檔案管理數(shù)字化和信息化的過程中，高校應(yīng)該注重設(shè)備的引進(jìn).這就需要高校領(lǐng)導(dǎo)者在檔案信息建設(shè)時(shí)加大資金投入，購(gòu)置先進(jìn)的設(shè)備，同時(shí)注意對(duì)設(shè)備的維修和保養(yǎng)，以提供更好的管理方式.當(dāng)然在進(jìn)行設(shè)備購(gòu)買的過程中，工作人員的服務(wù)意識(shí)能夠進(jìn)一步激發(fā)，服務(wù)類型由“被動(dòng)服務(wù)”向“主動(dòng)服務(wù)”轉(zhuǎn)變.最后是高校在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化和信息化時(shí)，應(yīng)該綜合考慮自身發(fā)展的現(xiàn)狀，融入高校的特色.例如考慮到學(xué)校的辦學(xué)特色，構(gòu)建高校年鑒、高校文摘匯編、高校大事記等形式的檔案，能夠更好地促進(jìn)高校的發(fā)展.

2.2在服務(wù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息資源整合

高校檔案信息的整合是信息構(gòu)建的基礎(chǔ)，基于服務(wù)基礎(chǔ)上的信息構(gòu)建尤其需要多種整合形式，以使資源得到最有效的利用.

首先是高校在信息整合的過程中遵循整體性、系統(tǒng)性和導(dǎo)向性的基本原則.整體性即信息的整合應(yīng)該是有組織、有計(jì)劃，自上而下進(jìn)行的；系統(tǒng)性是指打破傳統(tǒng)信息分散、凌亂的現(xiàn)狀，使無(wú)序的信息有序化；導(dǎo)向性則是在市場(chǎng)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)需求的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案信息資源的整合，以避免資源的浪費(fèi).其次是高校應(yīng)該加大信息整合的覆蓋面積，不應(yīng)該只局限于高校的內(nèi)部檔案信息，還應(yīng)該積極與圖書館信息、情報(bào)信息資源等整合，使得檔案信息資源更加完整.最后是成立專門的檔案信息資源整合部門，通過多種方式進(jìn)行信息整合.在相關(guān)部門成立的過程中，高校應(yīng)該注重管理人才的引進(jìn)，以在人才的調(diào)度上占據(jù)一定的優(yōu)勢(shì).而在整合形式方面可以圍繞某一專題進(jìn)行整合，也可以圍繞某些具體的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析.

2.3實(shí)現(xiàn)檔案信息資源和服務(wù)的共享

高校檔案信息建設(shè)只有通過共享，才能在最大程度上發(fā)揮自身的作用.這樣高校在進(jìn)行信息建設(shè)的過程中，就可以依托現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境，在網(wǎng)絡(luò)資源特征的基礎(chǔ)上，促進(jìn)高校信息在社會(huì)范圍內(nèi)的共享.

首先是依托校園網(wǎng)，在校園網(wǎng)上共享工作人員、教師和學(xué)生的信息，為檔案建設(shè)提供最基本的材料；其次是各高校實(shí)施面向行業(yè)的信息和資源共享，尤其是辦學(xué)理念和方法類似的高校，就可以建構(gòu)“信息資源共享聯(lián)盟”，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置；最后是建立起面向公眾的公共互聯(lián)網(wǎng)信息，從公眾的角度獲取信息，豐富高校檔案信息的來(lái)源，擴(kuò)大信息的適用范圍.隨著我國(guó)社會(huì)的發(fā)展和信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來(lái)越多的出現(xiàn)在人們的生活中，尤其是對(duì)于大學(xué)生來(lái)說，他們的業(yè)余時(shí)間較多，有更多的時(shí)間接觸現(xiàn)代化信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備.這樣高校在進(jìn)行檔案建設(shè)時(shí)，應(yīng)該引進(jìn)專門的計(jì)算機(jī)工作人員，以更好地利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和資源，在最大程度上實(shí)現(xiàn)信息和服務(wù)的共享.

2.4進(jìn)行個(gè)性化的高校檔案服務(wù)創(chuàng)新

高校檔案建設(shè)過程中的個(gè)性化主要是指提供具有特色的檔案信息，即在立足本校發(fā)展現(xiàn)狀和圖書館特色的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案信息的開發(fā).

首先高校應(yīng)該樹立“以人文本”的個(gè)性化檔案建設(shè)理念，隨著高校檔案建設(shè)工作的開展，使用者對(duì)檔案信息提出了越來(lái)越高的要求，尤其需要個(gè)性化檔案的構(gòu)建.而且高校檔案面對(duì)的主要是在校大學(xué)生，學(xué)生的綜合素質(zhì)和知識(shí)素養(yǎng)都較高，而且檔案信息與學(xué)生的工作、學(xué)習(xí)和生活密切相關(guān)，這就要求檔案信息不僅具備私密性和特定性的特點(diǎn)，還應(yīng)該是動(dòng)態(tài)的.為此高校在進(jìn)行檔案建設(shè)時(shí)，最好能提前做一個(gè)問卷調(diào)查，了解目前大學(xué)生的基本需求，從多種渠道搜集資料，以更好地滿足學(xué)生的需求.同時(shí)還應(yīng)該積極做好檔案信息建設(shè)的追蹤，進(jìn)行客戶體驗(yàn)反饋，提供最貼心的服務(wù).其次是高校提供個(gè)性化的服務(wù)內(nèi)容，現(xiàn)階段高校在信息建設(shè)過程中較多地受到物質(zhì)條件的限制，缺乏相應(yīng)的電子和網(wǎng)絡(luò)資料，難免會(huì)導(dǎo)致提供的服務(wù)內(nèi)容不全面.為此我國(guó)各高?？梢苑e極借鑒西方發(fā)達(dá)國(guó)家高校的資料建設(shè)過程，構(gòu)建具有特色的圖書館館藏，當(dāng)然這是一個(gè)長(zhǎng)期的過程.同時(shí)各高校還可以積極合作，共同出資引進(jìn)圖書館資料和電子閱覽設(shè)備等，以充分利用大學(xué)生的業(yè)余時(shí)間，使服務(wù)內(nèi)容與學(xué)生生活更接近.最后是高校充分利用個(gè)性化的服務(wù)手段，尤其是近年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校在構(gòu)建檔案信息的過程中就可以加以利用.例如目前比較流行的信息推送技術(shù)，該技術(shù)具有一定的專業(yè)性和智能性，能夠根據(jù)用戶的興趣和特點(diǎn)進(jìn)行信息整合，提高信息的利用率.

3　結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案信息建設(shè)是對(duì)高校發(fā)展過程中實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，包含了高校發(fā)展的方方面面，具有一定的指導(dǎo)意義.這樣高校在進(jìn)行檔案信息建設(shè)時(shí)，就應(yīng)該結(jié)合時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)狀，不斷弱化用戶和檔案信息之間的矛盾，探索和挖掘更多的信息渠道，以使獲取的信息更加符合高校檔案信息的構(gòu)建，使高校檔案信息的發(fā)展具有實(shí)用意義.

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2016-06-11