會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制問題的探究

蔡燕（安徽財經(jīng)大學(xué) 會計學(xué)院，安徽 蚌埠 233000）

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會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制問題的探究

蔡燕
（安徽財經(jīng)大學(xué) 會計學(xué)院，安徽 蚌埠 233000）

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與高新技術(shù)的層出不窮，會計系統(tǒng)也在不斷從手工模式向電算化模式轉(zhuǎn)換，機(jī)器正在逐步取代傳統(tǒng)的記賬、算賬和報賬程序，為企業(yè)提高了效率，解放了勞動力.因此，在會計電算化環(huán)境下，我們需要深刻剖析企業(yè)內(nèi)部控制制度存在的問題與不足，研究和采取相應(yīng)的措施，以確保會計系統(tǒng)的有效維護(hù)、處理和運行.

關(guān)鍵詞：電算化；內(nèi)部控制；現(xiàn)狀；原因；對策

目前，會計電算化已廣泛運用于各行各業(yè)，極大地方便了企事業(yè)單位財務(wù)信息的收集、處理及分析.企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到會計電算化下內(nèi)部控制的重要性，健全和完善會計電算化下的內(nèi)部控制，才能充分發(fā)揮電算化會計系統(tǒng)的優(yōu)勢，保證企業(yè)更多利潤的獲取，保證企業(yè)健康穩(wěn)定的運行和發(fā)展.

1 會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的內(nèi)容

會計電算化是會計的重要發(fā)展歷程之一，體現(xiàn)了高速發(fā)展的現(xiàn)代化會計發(fā)展，提高了企事業(yè)的效率.從廣義上來講，會計電算化是指與其有關(guān)的所有工作，包括會計電算化軟件的研發(fā)、會計電算化人才的培養(yǎng)、會計電算化市場的推廣以及會計電算化制度的建設(shè)等等.從狹義上來講，會計電算化是指以計算機(jī)為主體的信息技術(shù)在會計上的應(yīng)用，主要指計算機(jī)很大程度上替代人工完成會計工作的過程.企業(yè)內(nèi)部控制主要是指企業(yè)為維護(hù)會計信息的真實可靠、保護(hù)資產(chǎn)的安全完整、降低各項風(fēng)險、提高管理效率、確保各項規(guī)章制度和法律法規(guī)的實施而制定的一系列控制程序.

1.1 電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的一般控制

一般控制適用于所有的會計電算化系統(tǒng)，它能為系統(tǒng)安全提供可靠保證，主要包括以下幾個方面：

（1）系統(tǒng)安全控制.其能保證系統(tǒng)安全運行，減少或避免外界影響的可能性.企業(yè)要及時跟進(jìn)授權(quán)工作，盡量保證操作環(huán)境適當(dāng)，防止計算機(jī)故障，以確保高度安全.

（2）管理控制.管理控制主要是指通過控制部門設(shè)置、人員設(shè)置以及職權(quán)的設(shè)置，將不兼容職員分離，使得權(quán)利相互制約，減少或避免越位辦事、聯(lián)合舞弊等行為的發(fā)生.

（3）系統(tǒng)開發(fā)控制.系統(tǒng)開發(fā)控制在經(jīng)過上級授權(quán)之后，需要分析其可行性，同時還要完善各項開發(fā)工作.

（4）系統(tǒng)維護(hù)控制.系統(tǒng)在建立以后需按時進(jìn)行維護(hù)，包括對系統(tǒng)進(jìn)行更新、補(bǔ)丁、擴(kuò)展等工作.

（5）系統(tǒng)操作控制.各崗位操作人員權(quán)限應(yīng)設(shè)置明確，不得越權(quán)辦事，這也有利于系統(tǒng)的信息保護(hù)，防止出紕漏.

1.2 電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的應(yīng)用控制

應(yīng)用控制是實際操作過程中進(jìn)行的控制，主要包括以下幾個方面：

（1）輸入控制.在保證原始數(shù)據(jù)無誤的情況下，輸入控制使得會計數(shù)據(jù)在輸入時發(fā)現(xiàn)問題，要想做到這點，企業(yè)需要對系統(tǒng)的會計科目名稱、代碼、借貸平衡等多方面加強(qiáng)管理.

（2）處理控制.系統(tǒng)應(yīng)有對數(shù)據(jù)進(jìn)行查驗、復(fù)核和更改的功能，防止出現(xiàn)意外情況.

（3）輸出控制.注意輸出的權(quán)限設(shè)置，以及后續(xù)各項工作的處理問題.

2 電算化系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響

由于電算化的存在，企業(yè)內(nèi)部控制也受到了一系列的影響，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）存儲方式發(fā)生改變.隨著電算化的不斷發(fā)展與完善，無紙化交易也普遍化了.不同于原有賬務(wù)處理程序的書面形式，電算化系統(tǒng)會將會計數(shù)據(jù)直接記錄在磁盤光盤上，將會計憑證直接生成，內(nèi)部控制的重點逐步由人轉(zhuǎn)為不再僅僅取決于人，存儲方式發(fā)生巨大改變.

（2）信息安全指數(shù)下降.由于電算化系統(tǒng)下，會計數(shù)據(jù)直接記錄在電磁介質(zhì)上，并沒有或者很少有紙質(zhì)依據(jù)，因此很容易被篡改或刪除，我們卻很難發(fā)現(xiàn)痕跡.再加上電磁介質(zhì)易受到環(huán)境影響，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪事件頻發(fā)，會計信息便更容易遭到破壞，這些或多或少都給內(nèi)部控制帶來了巨大挑戰(zhàn).與此同時，遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程審計、遠(yuǎn)程報表、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上銀行等等，也加大了會計系統(tǒng)安全控制的難度.

（3）交易授權(quán)發(fā)生變化.傳統(tǒng)賬務(wù)處理程序下，每一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動都需要經(jīng)過層層把關(guān)、審批、簽章，審核過程十分嚴(yán)格.但在電算化系統(tǒng)下，大部分業(yè)務(wù)處理流程都由計算機(jī)替代完成了，許多控制被削弱，授權(quán)、批準(zhǔn)控制都受到影響.

（4）控制形式發(fā)生改變.傳統(tǒng)模式下的一些內(nèi)部控制相應(yīng)地，在電算化系統(tǒng)下也就失去了作用，比如驗證借貸平衡、余額發(fā)生額平衡、編制各項匯總表、核對總賬和明細(xì)賬等等，已由計算機(jī)完成.

（5）對財會人員提出更高要求.就目前來看，我們建立電算化系統(tǒng)的企業(yè)迫切需要既懂財務(wù)知識又懂計算機(jī)知識的人才.電算化環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)業(yè)務(wù)更加復(fù)雜多樣化，稽核難度也在加大，財會人員就需要及時掌握和更新復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)知識，以及專業(yè)知識，以從容應(yīng)對工作.除掌握相關(guān)知識技能外，電算化還對財會人員提出了更高的協(xié)調(diào)性的要求，因為在電算化環(huán)境下，不同的財務(wù)人員在一個系統(tǒng)軟件中進(jìn)行工作，若不能分工明確，合作協(xié)調(diào)，勢必會降低工作效率.因此，財會人員也應(yīng)提高工作的協(xié)調(diào)性，增強(qiáng)彼此間的合作，保證工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，相應(yīng)地也就能提高工作效率.

3 會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的重要性

3.1 保障會計系統(tǒng)的有效運行

企業(yè)實施內(nèi)部控制是為了確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的實施，保障企業(yè)資金和信息的安全性和完整性，提高會計信息質(zhì)量要求.一方面，它能為企業(yè)管理層提供有效的決策信息，幫助其實現(xiàn)決策和管理職能，提高企業(yè)會計信息分析決策能力；另一方面，它能有效減少企業(yè)財務(wù)紕漏問題的產(chǎn)生，加強(qiáng)企業(yè)管理.

3.2 有效防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險

目前市場經(jīng)濟(jì)變化較快，各行各業(yè)的經(jīng)營狀況普遍不容樂觀，再加上各種政策環(huán)境的影響，企業(yè)之間惡性競爭的日益激烈等等，為企業(yè)的發(fā)展帶來重重阻礙.債務(wù)沉重、貨物積壓過多、資金鏈斷裂，許多問題層出不窮.而這些問題，很大程度上是因為企業(yè)會計系統(tǒng)內(nèi)部控制存在缺陷.現(xiàn)如今很多企業(yè)將電算化應(yīng)用于日常財務(wù)的處理，卻往往忽略了會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的建立與完善，增大了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，不利于企業(yè)日后的發(fā)展.

3.3 是社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要

自我國加入WTO以來，各行各業(yè)便面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的情況，市場格局發(fā)生了巨大的改變.隨著社會的快速發(fā)展與經(jīng)濟(jì)的日益增長，會計信息系統(tǒng)也得到了不斷的完善.在處理會計信息時，我們借助網(wǎng)絡(luò)與財務(wù)軟件進(jìn)行管理，有效地提高了信息的傳遞效率，然而互聯(lián)網(wǎng)的開放性給企業(yè)的財務(wù)信息造成了極大的安全隱患.同時，國外掌握了更為先進(jìn)的財務(wù)軟件技術(shù)，國內(nèi)在這方面還不夠成熟，因此，加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制就顯得尤為重要.

4 會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

4.1 會計人員整體素質(zhì)有待提高

企業(yè)財會人員中，資歷高的會計人員通常將會計業(yè)務(wù)處理的很好，卻對計算機(jī)及軟件的操作不太熟悉；資歷淺的會計人員通常熟悉計算機(jī)及財務(wù)軟件的使用，卻缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，很難快速準(zhǔn)確地辨析和處理業(yè)務(wù).與此同時，若是會計人員不注意自身的控制，不對財務(wù)軟件進(jìn)行正確操作，便會造成信息失誤及失真，影響會計信息的正確性.若是利用監(jiān)督體系漏洞鉆空子，對財務(wù)信息造假，后果也將不堪設(shè)想.

4.2 內(nèi)部控制制度自身存在問題

對于我國的電算化發(fā)展情況，由于起步時間較晚，因此與其相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度也就沒有完全建立好，還存在許多的問題與缺陷.其一，有些風(fēng)險無法完全規(guī)避與控制，比如自然災(zāi)害等等，我們需要通過保險來將這一風(fēng)險降到最低；其二，很難把成本控制得很好，內(nèi)部控制是會產(chǎn)生成本的，在增加控制的情況下，很有可能導(dǎo)致成本的進(jìn)一步增加，比如一些企業(yè)在會計事前、事中、事后控制時容易忽略第一個環(huán)節(jié)，未建立防范機(jī)制，總是在違法違紀(jì)后予以處罰，增加了內(nèi)控成本.

4.3 安全性較差

在電算化條件下，數(shù)據(jù)大多以磁盤、光盤的形式，通過電子媒介進(jìn)行傳輸.然而，磁盤、光盤卻容易受到環(huán)境影響，信息便會遭到破壞與損毀.與此同時，若是磁盤、光盤非法隨意外借，信息便會泄露，安全系統(tǒng)便也會出現(xiàn)較大風(fēng)險.另外，系統(tǒng)還容易受到開放性網(wǎng)絡(luò)的威脅，計算機(jī)病毒及黑客容易入侵系統(tǒng)，增大了會計信息被改動、竊取及非法利用的風(fēng)險.這些情況都會對企業(yè)的信息保存及發(fā)展造成影響，切不可忽視.

4.4 操作管理不當(dāng)

企業(yè)良好的操作管理結(jié)構(gòu)保障了內(nèi)部控制制度的建立與完善，然而實際情況中企業(yè)未必能將操作管理做好.其一，許多企業(yè)雖然形式上設(shè)立了法人治理機(jī)構(gòu)，卻依然存在不合法規(guī)的現(xiàn)象，比如，董事長和總經(jīng)理由一人擔(dān)任，董事兼任監(jiān)事，這使得董事會、監(jiān)事會及股東大會等權(quán)力受到限制，便也會出現(xiàn)壟斷及信息失真等現(xiàn)象.其二，部分企業(yè)將內(nèi)部控制簡單定義為內(nèi)部安全控制和內(nèi)部成本控制兩部分，導(dǎo)致內(nèi)控失真；另外，還有部分企業(yè)認(rèn)為內(nèi)部控制制度就是一堆教條，并無實際用途，應(yīng)當(dāng)遇到問題時靈活變通，自由處理，并且將決定權(quán)全權(quán)交給領(lǐng)導(dǎo)，為謀求私利也不惜犧牲集體利益.

5 內(nèi)部控制問題的原因分析

5.1 企業(yè)財會人員水平不足

信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代對企業(yè)財會人員自然也就提出了更高的要求，企業(yè)財會人員不僅要熟悉與熟練運用相關(guān)專業(yè)知識，也要掌握計算機(jī)及財務(wù)軟件的使用方法，在提高技能的同時，還應(yīng)注意到自身的職業(yè)素養(yǎng)問題，成為復(fù)合型人才.目前許多企業(yè)財會人員并未注意到自身水平不足的問題，實質(zhì)上滯后了企業(yè)的發(fā)展.

5.2 安全控制不當(dāng)

企業(yè)在追逐利益的同時容易忽略自身安全控制的問題，不加大安全系統(tǒng)更新力度，也不注意自身信息及機(jī)密文件的嚴(yán)加防范，再加上設(shè)備老化、環(huán)境影響、不法入侵等等，安全問題不容樂觀.

5.3 企業(yè)管理不嚴(yán)格

許多企業(yè)目前操作管理不當(dāng)，其關(guān)鍵就在于執(zhí)行的不嚴(yán)格，許多制度及職位形同虛設(shè)，并不能起到真正作用，下級不敢反駁上級，上級控制管理一切，企業(yè)只注意到目前的利益，圖謀一時利益，不嚴(yán)加管理，并沒有注意到會計信息系統(tǒng)化以后給企業(yè)帶來的長足的發(fā)展，管理松散，全員松懈，后果可想而知.

6 加強(qiáng)內(nèi)部控制的對策

6.1 提高企業(yè)財會人員的整體素質(zhì)

在電算化會計系統(tǒng)下，企業(yè)更加意識到復(fù)合型人才的重要性，企業(yè)希望自己的員工既要會處理財務(wù)，又要懂得財務(wù)軟件及網(wǎng)絡(luò)知識，這樣可以很好地提高效率、節(jié)約成本.高復(fù)合型的財務(wù)人員既是內(nèi)部控制的主體，又是內(nèi)部控制的客體，既是會計信息的傳遞者，又是軟件系統(tǒng)的維護(hù)者.企業(yè)財會人員應(yīng)主動增加自己對專業(yè)知識的掌握程度和對電算化的了解熟悉情況，以提高自身素質(zhì).企業(yè)應(yīng)當(dāng)對財會人員組織相關(guān)培訓(xùn)，以提高他們的技能、業(yè)務(wù)能力，以及內(nèi)控系統(tǒng)的應(yīng)用操作能力，企業(yè)還應(yīng)幫助其提高思想道德修養(yǎng)，避免一些財務(wù)造假、舞弊行為的發(fā)生，保證企業(yè)財務(wù)信息的安全與準(zhǔn)確.另外，企業(yè)可將財務(wù)人員管理與內(nèi)部控制緊密聯(lián)系，讓財務(wù)人員實時跟進(jìn)，以提高對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和財務(wù)軟件問題缺陷的處理能力，更加加強(qiáng)了會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制.

6.2 通過內(nèi)部審計強(qiáng)化內(nèi)部控制

內(nèi)部審計可對內(nèi)部控制進(jìn)行評析和報告，為企業(yè)的管理監(jiān)督提供有效依據(jù)，也為企業(yè)內(nèi)部控制的完善提供有效意見.因此，從某種意義上來講，內(nèi)部審計可以說是對內(nèi)部控制的再控制.電算化的存在使得審計工作更加的復(fù)雜，尤其是審計技術(shù)、審計方法和審計范圍等，都需要作出較大變動.內(nèi)部審計人員也需要定期檢查電算化系統(tǒng)，對內(nèi)部控制系統(tǒng)測評.同時，還需要對財務(wù)工作中存在的問題進(jìn)行糾正與改善，以逐漸完善會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制.

6.3 建立健全財務(wù)信息安全保護(hù)體制

面對財務(wù)信息安全性受損的情況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從具體的以下幾個方面建立健全財務(wù)信息安全保護(hù)體制.其一，完善保管制度.保管制度應(yīng)當(dāng)明確各項步驟：存檔時應(yīng)得到主管和管理員的簽字、蓋章；為了防止磁盤光盤損毀，還需要定期檢查磁盤光盤，最好及時將磁盤光盤的數(shù)據(jù)備份，放在適宜的環(huán)境下進(jìn)行保管，防止環(huán)境破壞；磁盤光盤也不得非法隨意外借，應(yīng)當(dāng)有正當(dāng)理由通過規(guī)定程序進(jìn)行處理.其二，完善網(wǎng)絡(luò)安全性控制.企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取一定的安全防護(hù)措施，如數(shù)據(jù)加密處理、訪問控制權(quán)限等等.在財務(wù)軟件使用過程中，要完善各項安全功能設(shè)置，每次都要進(jìn)行責(zé)任人及使用人登記記錄，還要對軟件及時進(jìn)行補(bǔ)丁升級，防止技術(shù)漏洞，保護(hù)信息安全.

6.4 加強(qiáng)企業(yè)操作管理

目前，我國許多企業(yè)管理不嚴(yán)格，為后續(xù)發(fā)展留下了巨大的隱患.企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作與責(zé)任分崗制，建立完善內(nèi)部控制規(guī)范，將企業(yè)內(nèi)部權(quán)力相互制約，規(guī)定各自職能范圍內(nèi)的事，防止職能越級和權(quán)力壟斷等行為的發(fā)生.企業(yè)還需要分離不相兼容的權(quán)限人員，嚴(yán)格把控好各自權(quán)限，避免信息的泄露.此外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善各項管理條例，處理各項事務(wù)時以規(guī)定為基礎(chǔ)，不能大事小事都由領(lǐng)導(dǎo)說了算，也不能謀求一己私利，一切應(yīng)當(dāng)以全局為重.

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中圖分類號：F232

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1673-260X（2016）05-0130-03

收稿日期：2016-03-06