高?？蒲袡n案信息資源建設現(xiàn)狀與對策研究

叢日麗，劉云超，馮 濤，張 巖

（1.赤峰學院 科技處；2.赤峰市寧城縣公安局；3.赤峰學院 學報編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高?？蒲袡n案信息資源建設現(xiàn)狀與對策研究

叢日麗1，劉云超1，馮 濤2，張 巖3

（1.赤峰學院 科技處；2.赤峰市寧城縣公安局；3.赤峰學院 學報編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高?？蒲袡n案在高?？蒲泄ぷ髦姓紦?jù)著極為重要的位置.本文主要針對目前科研檔案信息資源建設過程中存在的問題進行了分析，并以此為依據(jù)提出了相應的對策，以期能夠推動高校科研檔案信息資源共享水平的進一步提升.

高校；科研檔案；現(xiàn)狀；對策分析

將高校科研管理與實踐活動中具有保存價值的文字、圖表以及聲像資料等予以保存是高校科研檔案的主要目的.同時這也是高校檔案極為重要的組成部分，其中主要涉及的內(nèi)容有立項、實施和鑒定各個階段的各類文件、原始記錄、實驗數(shù)據(jù)和報告、計算材料、科研報告、論文、專著、技術鑒定等重要資料，而這些資料都是提升高?？蒲泄ぷ鞲偁幜Φ闹R和技術，在高校發(fā)展的過程中具有極為重要的意義.

1 高校科研檔案工作中存在的問題

1.1 科研檔案管理缺乏有效的溝通

在很多高校，其科研項目會根據(jù)類型的不同而歸屬的主管部門也不同.比如教務處、重點實驗室、科研處等都各自擁有科研項目的審批權力.正是因為這種按照部門職能信息科研項目的分工管理，使得相關的科研項目檔案在收集、加工保管、整理以及服務的過程中缺乏必要的聯(lián)系，而且科研資源也是根據(jù)其類型的不同而分散在不同的部門[1].這就造成了很多相似或者相同的信息因為其所屬部門的不同，在對其進行檔案的歸檔時，也僅僅是完成了物理實體上的檔案歸檔，但是卻沒有對其所涉及的信息進行有機的整合和編制.這樣不但使得各個部門形成了信息的孤島，同時也重復了很多的工作，更加不利于科研人員及時的獲取和利用相關的信息資源，嚴重的影響力科研檔案整體歸檔的效率.

1.2 檔案資料較為專業(yè)，對人員素質要求較高

不管是人文科學還是自然科學，其所涉及的科研領域極為的廣泛，而且這類科研活動客觀性和科學性也較強，所以針對這類科研活動所形成的檔案在記錄的過程中也必須具備較強的專業(yè)性.而這也在一定程度為檔案的歸檔增加了困難.首先，很多科研人員自身并沒有檔案管理的意識，在其心里始終認為自己的科研成果不需要歸檔，而且放在檔案館也沒有放在自己身邊安全、方便，因此，他們往往都不愿意將原始的文件及時的上交.有些科研人員甚至擔心自己的研究課被別人知道，而降低了自己的競爭力，這些因素都是制約高校檔案管理發(fā)展的主要因素.其次，大多數(shù)科研人員在實際的研究過程中，只是關注科研成果的發(fā)表于獲獎，而對于檔案資料的積累并沒有充分的重視，從而造成了資料的缺失現(xiàn)象較為嚴重，而這也對科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性造成了極大的影響.最后，沒有統(tǒng)一的制度與管理措施為科研檔案工作保駕護航[2].一般情況下，在進行科研項目的過程中，大多都是主管部門進行檔案的立卷歸檔，對于科研檔案的歸檔和管理沒有積極有效的措施，而這也增加了資料收集的難度，從而造成資料出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象.另外，科研活動具有很強的專業(yè)性，而這些專業(yè)的知識科研管理人員又不是十分的了解，大多只是根據(jù)科研管理的一般流程，進行相關科研材料的保存，而忽略了對一些關鍵材料進行及時的歸檔管理.

1.3 科研檔案管理人員統(tǒng)籌規(guī)劃意識薄弱

目前，針對科研項目的檔案管理還停留在傳統(tǒng)的方式方法上，對于資源共享的重要性認識不足.而科研人員在進行相關科研項目的申報、研究過程中，所需的資料大多都是從網(wǎng)上或者圖書館查詢，很少有人主動的去檔案室查找相關的檔案，對于科研檔案的利用并不是十分的充分，但是，很多科研檔案中保存的信息，都是在網(wǎng)上或者圖書館查詢不到的重要信息.而相關的科研管理人員往往也只是簡單的組織科研項目的申報、評審，并要求上交相關的科研材料，而沒有及時的進行相關科研材料的有機整合.同時檔案管理員作為檔案管理的直接負責人，也沒有發(fā)揮其積極的作用，幾乎很少對檔案進行相應的編研.

2 規(guī)范高校科研檔案管理工作的有效策略

2.1 加強科研檔案的編制研究工作，優(yōu)化整合資源

根據(jù)實際的需要完成某一項科研課題的深層次加工，使其成為系統(tǒng)化的信息資料就是檔案編研工作的主要目的[3].很多檔案所記載的信息都是極為分散且不系統(tǒng)的，檔案管理部門必須對其進行編研才能有利于教職員工的利用，同時在進行檔案資料的編研時經(jīng)過對相關資料的深加工，從而促進其編研成品質量的有效提升.在高校內(nèi)所進行的很多科研項目都存在相互交叉的現(xiàn)象，比如教務處所管理的課程建設、教研項目等就存在于重點實驗室以及科研處等管理的科研項目上存在重合的現(xiàn)象，也就是說雖然教職員工是在不同的部門申請科研課題，但是其彼此之間或多或少都會存在一定的關聯(lián)，而這樣的現(xiàn)象與教師科研的情況也基本吻合.最關鍵的是怎樣才能將不同部門不同教師所進行的科研項目進行積極有效的整合.而這其中主要涉及的是科研材料的整合與科研隊伍的整合，才能從源頭上避免了高校教師因為彼此之間缺乏必要的交流溝通而造成資源浪費，只有這樣才能發(fā)揮其整體的優(yōu)勢，向更高層次的科研課題發(fā)起強有力的沖擊.

2.2 加強檔案管理的溝通，共享檔案資源

高校的教師通過積極的參與檔案管理.地方以及院校的相關科研項目所形成的資料就是高?？蒲袡n案所涉及的相關內(nèi)容，而這些檔案資料所涉及的內(nèi)容十分的豐富，而且其所體現(xiàn)出的相關的技術知識都是所在領域最前端的研究成果，較之一般的知識技術的共享其特殊性相對較強.另外，高校的教師是所有高?？蒲袡n案信息和自理共享行為的主體，而且其也是創(chuàng)造相關知識和技術的主要群體，其創(chuàng)造性則受到了知識和技術共享的直接影響.同時其所涉及的知識管理工作的范圍也更加的廣泛，同時其所涉及的相關知識和技術也需要經(jīng)驗豐富法管理人員或者專家積極的協(xié)作和支持.將知識作為中心是知識管理強調(diào)的主要內(nèi)容，在這一過程中對管理人員的知識需求以及各個部門之間的知識交流和資源共享必須予以充分的重視，同時還需要各個業(yè)務環(huán)節(jié)積極的發(fā)揮其創(chuàng)新的能力，才能建立起充分發(fā)揮業(yè)務人員特點的工作方式，實現(xiàn)所有業(yè)務員之間的協(xié)同合作，從而為所有的業(yè)務人員提供了全新的合作模式和合作途徑.因此，必須在高校內(nèi)形成良好的知識共享的氛圍，同時不斷的加深彼此之間的交流溝通.而管理人員則必須處于知識管理業(yè)務工作的核心位置，使其始終在接收管理、提供服務、信息開發(fā)等科研檔案管理的過程中擔任重要的角色，要求其不但要作為科研檔案的建造者和維護者，同時必須要承擔起檔案信息資源和用戶之間相互聯(lián)系的關聯(lián)者.即便是已經(jīng)做到了這些要求，也會因為知識本身存在較強的動態(tài)性和廣泛性，作為個人而言對于其在實際工作中所需要的知識也無法全面掌握[4].因此要求檔案管理人員在實際的工作過程中不僅要充分的利用自身的知識完成相關的任務，同時還要及時的給予用戶知識和協(xié)作的支持.而作為科研管理部門則可以組織相關的專家成立專門的專家小組，將不同領域的專業(yè)人才集中在一起，在科研管理部門的統(tǒng)一管理和帶領下，進行科研檔案的深層次挖掘，通過這樣的方法和措施從而實現(xiàn)了對相關信息資源的有機整合，同時也完成了對相關科研人員的組合，并積極的幫助其成為最優(yōu)秀的科研團隊.

2.3 加快建設信息化步伐，全方位對科研檔案進行開發(fā)

建設和使用校園網(wǎng)絡主要的目的是為了方便科研檔案的管理和共享，同時也是為了將檔案提供信息的職能充分的發(fā)揮出來.而這就要求相關的檔案管理人員必須牢牢的掌握現(xiàn)代管理學方面的知識，對于現(xiàn)代辦公技術必須做到熟練的應用，才能徹底的擺脫傳統(tǒng)的手工管理檔案的方法，充分的發(fā)揮出網(wǎng)絡傳輸?shù)母咝?，將所有的相關科研文獻、數(shù)據(jù)、圖表等科研檔案信息進行聯(lián)機上網(wǎng)，不但從根本上提升了檔案查詢管理的效率，而且對于手工操作過程中存在的問題也進行了及時的彌補，同時將進一步提升了所有科研檔案信息資源的利用率，對于檔案管理效率的提高也具有極大的促進作用.充分的發(fā)揮現(xiàn)代信息制作技術的優(yōu)勢實現(xiàn)知識資源的共享，同時對于相關知識信息的資源也及時的予以提供，不但方便了管理者及時準確的了解向知識資源的分布情況，而且通過相關的環(huán)節(jié)也可以全面的掌握工作人員的實時狀態(tài)，以便于其索取相關的知識資源.同時也可以幫助教師及時的掌握自己所在區(qū)域的活動狀況[5].教師通過積極的了解其他人和院系之間是圍繞怎樣的目標來完成相應的工作的，這樣就可以及時明確各自的分工，以及在何時需要他人如何配合自己以及自己如何配合他人完成相應的工作，并以此為基礎加深彼此之間的信任，為整個科研項目的順利完成奠定堅實的基礎.

2.4 進行科研信息數(shù)據(jù)庫的建設性，為檔案資源提供技術支持

就科研數(shù)據(jù)庫而言，教師編號、姓名、科研成果名稱.成果完成人排序課題經(jīng)費、完成時間以及獲獎情況等是其所包含的主要數(shù)據(jù).其主要的目的是為了對教師的科研工作量以及科研情況等數(shù)據(jù)進行詳細的統(tǒng)計.教師編號、姓名、職稱(職位)、所屬單位、學術活動名稱、內(nèi)容、舉辦單位、舉辦時間、舉辦地點等是學術數(shù)據(jù)庫中所包含的相關數(shù)據(jù)項.其主要的目的是為了記錄院系所聘請的國內(nèi)外專家進行講學以及本院的教師外出參加相關的學術會議的詳細情況.作為科研檔案數(shù)據(jù)庫，其具備了輸入、修改、刪除、查詢以及輸出等相關的功能，而且在實際的應用過程中需要的成本也相對較低，不但有效的降低了數(shù)據(jù)管理的工作量，同時也促進了數(shù)據(jù)準確度和實效性的進一步提高，而且也及時的滿足了教職人員的實際需要，使其服務質量和效率也進一步提高.

3 結束語

實現(xiàn)信息資源的全面共享是高?？蒲袡n案信息的真正價值，但是其目前仍然處在探索的階段，如何全面的實現(xiàn)科研資源的共享還需要我們繼續(xù)探討.全面的實現(xiàn)資源共享，使其切實的服務于高校，促進檔案管理工作效率的提升是科研檔案管理工作的最終目標.

〔1〕欒立娟.數(shù)據(jù)挖掘技術在高校檔案信息服務中的應用研究[D].吉林農(nóng)業(yè)大學,2015.

〔2〕王玉平,王文君.高校儀器設備檔案信息資源共享平臺的建設與管理[J].實驗技術與管理,2015（09）:247-249+256.

〔3〕于鯤.利用高?？蒲袡n案信息資源為地方經(jīng)濟建設服務[J].蘭臺世界,2015（02）:119-120.

〔4〕張黎黎.基于云計算的高校科研檔案管理模式探析[J].物聯(lián)網(wǎng)技術,2015（12）:75-76+79.

〔5〕姚紅,唐圣琴,羅應梅,黃凱,戴玲.高校檔案信息資源建設與共享探討[J].蘭臺世界,2015（26）:106-107.

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