網(wǎng)絡(luò)化背景下提高電力企業(yè)文書檔案管理的具體策略

荊曉璐黃山職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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網(wǎng)絡(luò)化背景下提高電力企業(yè)文書檔案管理的具體策略

荊曉璐
黃山職業(yè)技術(shù)學(xué)院

摘要：文書檔案作為電力企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，對電力企業(yè)的現(xiàn)代化信息建設(shè)具有舉足輕重的作用。本文在分析電力企業(yè)文書檔案管理中存在問題的基礎(chǔ)上，提出了網(wǎng)絡(luò)化背景下加強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案管理的具體策略。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)化 電力企業(yè) 文書檔案管理 問題 策略

由于電力企業(yè)掌握著大量的技術(shù)資源和客戶信息，因此，其越來越重視信息化管理模式的建立。文書檔案的電子化是其開展信息化建設(shè)的重要舉措。電力企業(yè)利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實行文書檔案的管理，即通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搜集、整理資料并通過文件處置系統(tǒng)形成文書檔案，再將信息保存在計算機(jī)或移動設(shè)備上進(jìn)行管理，提高了檔案信息的全面性和檔案管理的整體效率。電力企業(yè)應(yīng)意識到自身在文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理中存在的問題，及時采取相應(yīng)措施進(jìn)行改進(jìn)提高。

1　網(wǎng)絡(luò)化背景下電力企業(yè)文書檔案管理工作中的問題

1.1文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

電力企業(yè)中文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不高的現(xiàn)象主要體現(xiàn)在：

第一，管理人員忽視了信息社會對文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必然要求，責(zé)任意識和規(guī)范操作意識不足，造成了資料及檔案的混亂、缺失或存放雜亂；

第二，管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，對計算機(jī)操作、信息技術(shù)和電算化環(huán)境的掌握不夠熟練，不具備電子文書檔案管理工作的基礎(chǔ)知識和技能，導(dǎo)致了管理工作的無序和不規(guī)范。

1.2管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及權(quán)責(zé)不明確

目前，部分電力企業(yè)都沒有設(shè)置專門的文書檔案管理機(jī)構(gòu)，或機(jī)構(gòu)設(shè)置不明確，在辦公過程中與其他部門難以區(qū)分具體職責(zé)；部分企業(yè)沒有成熟的制度來明確機(jī)構(gòu)權(quán)責(zé)，導(dǎo)致其不能正確行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)；還有部分企業(yè)的文書檔案管理部門中，沒有對工作人員的工作、責(zé)任進(jìn)行明確的劃分，導(dǎo)致管理工作的混亂無序。

1.3電子文書檔案管理缺乏規(guī)范

很多電力企業(yè)沒有形成穩(wěn)定的文書檔案信息化管理機(jī)制，沒有明確的成文制度進(jìn)行權(quán)責(zé)的規(guī)定，導(dǎo)致企業(yè)文書檔案信息建設(shè)規(guī)范化的滯后。例如，在檔案保存管理中，由于企業(yè)缺乏對存放工作的規(guī)范要求，會出現(xiàn)文檔歸類無序、存儲設(shè)備受損、文檔保存年限不足等現(xiàn)象。

1.4企業(yè)計算機(jī)及管理系統(tǒng)落后

部分電力企業(yè)不能及時維修和更換損壞的計算機(jī)，計算機(jī)數(shù)目不能滿足正常的工作需求，在選擇文書檔案管理軟件時一味地追求其高級性，忽視了企業(yè)的具體需求，也忽視了系統(tǒng)的及時維護(hù)和升級，使得后期的文書檔案管理出現(xiàn)混亂。

2　增強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的具體措施

2.1樹立文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理意識

企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)者首先要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)化背景下電力企業(yè)的發(fā)展趨勢，提高對企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的重視程度，充分認(rèn)識文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的重要價值，制定明確的制度及規(guī)范，加大資金投入力度。

領(lǐng)導(dǎo)者還要積極參與文書檔案管理工作，指導(dǎo)文書檔案管理部門規(guī)范開展工作，要求管理部門定期提交管理工作匯報，為其產(chǎn)生的問題提供宏觀的指導(dǎo)思路，促進(jìn)文書檔案管理內(nèi)涵和模式的完善及創(chuàng)新。

2.2提高文書檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)

電力企業(yè)要向員工大力宣傳網(wǎng)絡(luò)背景下文書檔案管理工作的重要性，使管理人員樹立責(zé)任意識和服務(wù)意識，嚴(yán)格按照企業(yè)要求開展管理工作，確保管理人員具有政治合格、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的職業(yè)道德素質(zhì)；要求在崗工作人員繼續(xù)學(xué)習(xí)并接受專業(yè)培訓(xùn)，使他們熟練掌握計算機(jī)技術(shù)和文書檔案信息化管理的知識技能；同時招聘技術(shù)能力精進(jìn)的專業(yè)人才，提高文書檔案管理隊伍的整體質(zhì)量。

2.3完善文書檔案管理的機(jī)構(gòu)建設(shè)

電力企業(yè)應(yīng)該建立專門的文書檔案管理機(jī)構(gòu)，明確機(jī)構(gòu)的上級管理部門，并制定明確的規(guī)章制度來明確結(jié)構(gòu)權(quán)利及義務(wù)，防止與其他部門在權(quán)責(zé)問題上發(fā)生混亂和糾紛。機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)該在內(nèi)部劃分資料搜集、整理、歸類、存放、審核、調(diào)用監(jiān)管等工作組，為各級管理人員規(guī)定權(quán)責(zé)，將具體職責(zé)落實到每個人、每個環(huán)節(jié)，提高文書檔案管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，健全其職權(quán)行使和責(zé)任承擔(dān)的監(jiān)管機(jī)制。

2.4加大軟硬件投入力度

為進(jìn)一步完善電力企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該加大軟硬件的投入力度，增加計算機(jī)數(shù)量，及時維修或更換損壞、落后、不能正常使用的計算機(jī)，升級計算機(jī)辦公系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的客觀需求選擇合適的文件處理和檔案管理系統(tǒng)，并定期修復(fù)漏洞、查殺病毒、維護(hù)升級。以此完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，減少因電腦或系統(tǒng)運(yùn)行緩慢而導(dǎo)致的工作延誤，提高文書檔案管理效率。

3　結(jié)語

綜上所述，在信息化社會中，電力企業(yè)加強(qiáng)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，對于企業(yè)的經(jīng)營、發(fā)展及決策都具有重要價值，有利于提高企業(yè)文書檔案的管理及使用效率、實現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)的現(xiàn)代化建設(shè)、促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理模式向新型管理模式的轉(zhuǎn)變。