論ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制

王勇

摘要：現(xiàn)代企業(yè)運營的核心業(yè)務(wù)是采購與銷售，這兩個業(yè)務(wù)的水平直接影響到了企業(yè)的盈利水平，為了提升這兩類業(yè)務(wù)的水平很多企業(yè)采用了ERP信息系統(tǒng)，對現(xiàn)代企業(yè)的采購與付款的內(nèi)部控制產(chǎn)生了較大的影響。本文從傳統(tǒng)采購與付款內(nèi)部控制的弊端出發(fā)，分析了在ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制中的優(yōu)勢，并對ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制進(jìn)行了設(shè)計，目的在于提升企業(yè)采購與付款的內(nèi)部控制水平。

關(guān)鍵詞：ERP 采購 付款 內(nèi)部控制

一、傳統(tǒng)采購與付款內(nèi)部控制的弊端

現(xiàn)代企業(yè)在傳統(tǒng)采購與付款內(nèi)部控制的過程中存在著一些弊端，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，采購過程標(biāo)準(zhǔn)化、透明化較差。在傳統(tǒng)采購和付款過程中由于采用的是手工的方法，這就加大了查詢、追溯單據(jù)的難度，采購信息的透明度較差，采購過程和采購數(shù)據(jù)無法實時統(tǒng)計，采購人員和企業(yè)管理層無法充分利用歷史數(shù)據(jù)。雖然可以通過制定相關(guān)制度來約束員工行為，但是在執(zhí)行的過程中受個人的影響較大，業(yè)務(wù)執(zhí)行過程無法標(biāo)準(zhǔn)化，業(yè)績考核工作無法量化。

其次，控制效率不高?，F(xiàn)代企業(yè)面臨的經(jīng)濟(jì)環(huán)境越來越復(fù)雜、經(jīng)營業(yè)務(wù)越來越寬，處理信息的內(nèi)容也越來越多，在傳統(tǒng)的方法下對相互核對、相互牽制、歷史對比等重要控制手段需通過手工來完成，這樣不僅需要大量的人力和物力，還存在著效率低、準(zhǔn)確度差、速度慢等問題。

再次，控制制度無法有效執(zhí)行。傳統(tǒng)企業(yè)環(huán)境下，無論制度制定還是執(zhí)行都受人為的主觀因素影響比較大。一方面由于企業(yè)員工素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)的不同，在采購與付款的內(nèi)部控制中難免發(fā)生疏漏；另一方面在我國存在著人情的文化傳統(tǒng)，因此在采購與付款的內(nèi)部控制中就會受到一些人情觀的影響，導(dǎo)致控制手段無法有效落實。

二、ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制中的優(yōu)勢

從上文中可以看出在傳統(tǒng)方法下采購與付款內(nèi)部控制的過程還存在著一些弊端，因此現(xiàn)代企業(yè)積極的引入了ERP系統(tǒng)，在一定程度上彌補了傳統(tǒng)方法的弊端，在ERP環(huán)境下有以下幾點優(yōu)勢。

首先，業(yè)務(wù)流程可以得到規(guī)范化的管理。企業(yè)可以運用信息化手段將內(nèi)控理念、內(nèi)部控制制度規(guī)范、流程、措施固化到信息系統(tǒng)中，將信息系統(tǒng)提升為一個集成了企業(yè)內(nèi)控需求的信息化管理平臺。在ERP系統(tǒng)中可以固化各種業(yè)務(wù)流程，可以將采購與付款的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計后配置到ERP系統(tǒng)中，使管理更規(guī)范，內(nèi)部控制系統(tǒng)化，全面提高企業(yè)管理水平。

其次，提高了控制的效率。在傳統(tǒng)的方法下，企業(yè)之間的信息溝通不是很通暢，時常會出現(xiàn)信息孤島的問題發(fā)生，多個部門存儲了不同的大量數(shù)據(jù)，這就會導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)失真或者不準(zhǔn)確。企業(yè)通過ERP信息系統(tǒng)就可以將大量的信息存儲到一個數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，可以將企業(yè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中所需要的信息進(jìn)行一次性的錄入，避免了出現(xiàn)手工錄入的重復(fù)性，有效地降低了數(shù)據(jù)的不一致性。

再次，通過自動控制替代人工控制，確保控制制度有效執(zhí)行。通過ERP信息系統(tǒng)可以將業(yè)務(wù)流程固化，可以避免一些人為因素的影響，ERP信息系統(tǒng)可以將企業(yè)的全部資源和業(yè)務(wù)進(jìn)行整合，在系統(tǒng)中可以將企業(yè)每位員工所要承擔(dān)的責(zé)任予以明確，對于業(yè)務(wù)的控制手段通過流程審批和系統(tǒng)內(nèi)部業(yè)務(wù)控制邏輯的設(shè)計，將控制制度和手段嵌入到系統(tǒng)中，用自動控制替代人工控制，這樣就可以提升流程效率，盡可能避免內(nèi)部控制執(zhí)行環(huán)節(jié)的偏差，提高內(nèi)部控制的水平。

三、ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制設(shè)計

現(xiàn)代企業(yè)要在ERP環(huán)境下對采購與付款的內(nèi)部控制進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)計，可以按照以下步驟來設(shè)計。

（一）采購申請

在ERP系統(tǒng)中可以啟用預(yù)算控制，對于預(yù)算外或超預(yù)算的采購項目需先通過預(yù)算調(diào)整審批程序以后才能辦理采購申請。在準(zhǔn)確錄入各種主數(shù)據(jù)之后，ERP系統(tǒng)中可以通過分解銷售計劃到生產(chǎn)計劃再到需求計劃，然后根據(jù)生產(chǎn)排程、物料主數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)及采購政策等數(shù)據(jù)在執(zhí)行MRP運算以后可自動生成采購需求建議，由于歷史數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)可能不完善或不準(zhǔn)確，并且MRP運算邏輯固有的缺陷，MRP運算生成的采購需求不能直接作為采購申請，需要計劃人員結(jié)合實際情況進(jìn)行調(diào)整。在ERP系統(tǒng)中需要針對不同業(yè)務(wù)的采購申請配置不同控制點和審批程序。對于重大長期投資或改造項目的采購申請需進(jìn)行必要性、經(jīng)濟(jì)性、合規(guī)性等方面的分析，日常生產(chǎn)用物料采購及其他行政物資、服務(wù)等采購，一般設(shè)立歸口管理部門，由歸口管理部門統(tǒng)一進(jìn)行請購，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。

（二）選擇供應(yīng)商

通常情況下企業(yè)可以選擇的供應(yīng)商有很多，在這個環(huán)節(jié)中會出現(xiàn)徇私舞弊的行為，因此企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)商定期評審制度，除了初次合作需執(zhí)行嚴(yán)格的合格供應(yīng)商評審程序外，還需要定期對供應(yīng)商資質(zhì)及表現(xiàn)情況進(jìn)行評審并更新供應(yīng)商等級，在ERP系統(tǒng)中需嚴(yán)格控制對供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的修改。企業(yè)可通過ERP系統(tǒng)中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及時的統(tǒng)計供應(yīng)商的交貨、質(zhì)量等情況并自動更新供應(yīng)商資質(zhì)，這樣可以及時了解供應(yīng)商的信譽情況，避免業(yè)務(wù)風(fēng)險。同時可以通過ERP信息系統(tǒng)對供應(yīng)商采取智能的選擇方式，這可以在一定程度上減少腐敗行為的發(fā)生。

（三）合同訂單的下達(dá)

企業(yè)應(yīng)建立健全采購內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)管理、采購流程管理、合同簽訂管理、供應(yīng)商表現(xiàn)評價等內(nèi)控制度、流程，參與采購人員需按照規(guī)定的制度、流程進(jìn)行采購。相應(yīng)的采購過程的控制標(biāo)準(zhǔn)和審批策略可以全部配置到ERP系統(tǒng)和業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)中，由系統(tǒng)的自動控制代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工控制，并由系統(tǒng)記錄采購活動中的全部過程文件，對采購活動實施全方位全過程的風(fēng)險管理。同時要求所有的審批只能在授權(quán)范圍內(nèi)執(zhí)行，合同簽訂金額不得大于已審批的可用的采購申請金額，只有通過最終審批的采購訂單才能生效，才能進(jìn)行后續(xù)的訂單驗收等工作。

（四）驗收入庫

在采購業(yè)務(wù)過程中驗收是主要的控制環(huán)節(jié)，企業(yè)在ERP信息系統(tǒng)環(huán)境中應(yīng)該保證訂單所列的內(nèi)容與實際收到內(nèi)容一致，在ERP內(nèi)部可以對驗收入庫的采購單進(jìn)行自動的檢查，要求驗收的內(nèi)容與訂單所要求的一致，同時企業(yè)也要注意驗貨員、收貨員以及記賬員的不相容職責(zé)的分離，對不同的物料或服務(wù)建立其對應(yīng)的驗收標(biāo)準(zhǔn)，在ERP系統(tǒng)中可以配置為只有經(jīng)過授權(quán)的檢驗人員確認(rèn)質(zhì)量滿足要求以后才能夠生成正式的采購入庫單。

（五）發(fā)票校驗控制

當(dāng)收到發(fā)票的時候企業(yè)的財務(wù)部要進(jìn)行嚴(yán)格的核對，企業(yè)在ERP信息系統(tǒng)中可以將采購的單號輸入系統(tǒng)當(dāng)中，發(fā)票的金額、數(shù)量以及付款條件會在系統(tǒng)建議中自動生成，這個時候就可以檢查采購合同、訂單、驗收單是否與發(fā)票的內(nèi)容相一致，在金額方面只有當(dāng)發(fā)票結(jié)算的誤差在系統(tǒng)設(shè)定的可接受的范圍內(nèi)，ERP系統(tǒng)才會產(chǎn)生一條發(fā)票記賬記錄，同時在供應(yīng)商賬戶上創(chuàng)建一條未清項，確認(rèn)此合同項下的對供應(yīng)商負(fù)債。

（六）付款控制

付款申請單要由請款部門的經(jīng)辦人填寫，并經(jīng)授權(quán)人審批，最后流程轉(zhuǎn)財務(wù)人員審核通過以后才可以正式提交出納辦理付款手續(xù)。財務(wù)人員在付款流程中，需要進(jìn)行有效的付款審核并檢查業(yè)務(wù)流程與公司規(guī)定的符合性，盡量避免可能發(fā)生的風(fēng)險。在實際付款時，需遵照資金業(yè)務(wù)的管理要求，及時有效地辦理付款手續(xù)。付款結(jié)束后，需根據(jù)業(yè)務(wù)特點，定期進(jìn)行預(yù)付款清理，定期進(jìn)行往來函證工作并及時退貨或質(zhì)量索賠等后續(xù)工作。

四、總結(jié)

綜上所述，全面有效的采購與付款的內(nèi)部控制需要結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點和管理需求，建立業(yè)務(wù)管理制度并設(shè)計業(yè)務(wù)流程，通過業(yè)務(wù)流程的設(shè)計，通過多種控制手段如授權(quán)控制、審批控制以及預(yù)算控制等多種手段，并以ERP系統(tǒng)為工具，對采購與付款業(yè)務(wù)的全過程實施有效的控制。同時我們也要認(rèn)識到ERP信息系統(tǒng)只是一種工具，更重要的是現(xiàn)代企業(yè)管理者要靈活運用ERP信息系統(tǒng)，這樣才能夠?qū)⒐芾砼c信息技術(shù)結(jié)合在一起，提高采購與付款的內(nèi)部控制水平。

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（作者單位：臺山核電合營有限公司）