檔案工作如何向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展

孫丹丹

檔案記載了歷史發(fā)展的過程，它從不同的角度全面客觀的反應(yīng)了各個(gè)不同歷史時(shí)期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是歷史的見證，是最可靠的原始記錄，是最具有權(quán)威性的憑證。因此，不斷強(qiáng)化檔案管理，保護(hù)檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用至關(guān)重要。要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化共組程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定各個(gè)環(huán)節(jié)都要有統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行歸檔工作。在實(shí)際工作中，把住各類檔案的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。期刊文章分類查詢，期刊圖書館它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，要注意解決好以下問題：

1.要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。

2.明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

3.在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入；同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

三、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、完善制度是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化可靠保證

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。要認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)很重要的工作，檔案的規(guī)范性能夠保證其真實(shí)性及重要性作用的發(fā)揮，確保規(guī)范性意義重大。要切實(shí)加強(qiáng)這方面的思想認(rèn)識(shí)，真正從思想上引起對(duì)檔案工作的重視和支持，加強(qiáng)檔案規(guī)范性的監(jiān)督管理。

2.完善制度，明確責(zé)任，強(qiáng)化監(jiān)督管理。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵。一是要結(jié)合檔案工作實(shí)際，建立健全檔案接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保密、銷毀等一整套的規(guī)章制度，使檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循。二是對(duì)各科室部門的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，加強(qiáng)檔案管理的綜合性和獨(dú)立性。

3.加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，要促進(jìn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須提高檔案人員素質(zhì)。抓好隊(duì)伍建設(shè)，堅(jiān)持不懈地對(duì)檔案人員進(jìn)行職業(yè)道德教育、規(guī)章制度及現(xiàn)代科技知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。一是增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。要熱愛檔案事業(yè)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感、使命感，這是做好檔案管理工作最基本的政治素質(zhì)要求。二是增強(qiáng)法律意識(shí)。檔案工作者必須學(xué)習(xí)《檔案法》，具備“依法治檔”、“依法用檔”意識(shí)，有效維護(hù)檔案的完整與安全。三是增強(qiáng)奉獻(xiàn)意識(shí)。檔案工作的隱蔽性和保密性決定著它永遠(yuǎn)不會(huì)像其他工作那樣可以張揚(yáng)自我、引人注目，它是一項(xiàng)默默無聞的工作，只有不計(jì)名利，耐得住寂寞，默默奉獻(xiàn)，才能做好這項(xiàng)工作。

4.用現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。采用現(xiàn)代化的管理方式可以很好地促進(jìn)其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。只有逐步改變?cè)瓉砺浜髥我坏氖止げ僮鞣绞剑袁F(xiàn)代化科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的整理、立卷、編號(hào)、制作檢索工作、存儲(chǔ)、查找調(diào)閱，才能迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)的管理和提供檔案材料，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化。