新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究

田爽

摘要 現(xiàn)階段，事業(yè)單位雖然不是國家的政府機(jī)構(gòu)，但組織形式卻與國家機(jī)構(gòu)相似，具有一定的公益性。事業(yè)單位的檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用，一方面可加強(qiáng)事業(yè)單位的登記管理服務(wù)和其他服務(wù)，另一方面也可提高事業(yè)單位的效率，便于認(rèn)識(shí)和思想的統(tǒng)一。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，摒棄傳統(tǒng)觀念里檔案管理只是抄抄寫寫的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，處理信息時(shí)代和計(jì)算機(jī)時(shí)代下檔案管理的新問題和新情況，以逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的探索性和創(chuàng)造性?，F(xiàn)本文就簡(jiǎn)要介紹了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新思路，以期促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

中圖分類號(hào)G2

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A

文章編號(hào)1674-6708（2016）156-0060-02

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也迎來了發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理的改革逐步被提上日程。這就要求檔案管理不僅要做好資料和文件的收集，還應(yīng)該為事業(yè)單位的規(guī)劃和發(fā)展做好指導(dǎo)。因此事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)從管理設(shè)備、手段、產(chǎn)品，甚至管理工作者的綜合素質(zhì)等入手，以實(shí)現(xiàn)新時(shí)期下檔案管理的全面改進(jìn)，符合時(shí)代發(fā)展的潮流，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位不夠重視檔案管理，管理理念落后

首先很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者將檔案管理看作是資料的簡(jiǎn)單堆砌和匯總，認(rèn)為檔案管理可有可無，即員工在查找資料的過程中，自然而然就做到了檔案的管理，實(shí)則不然，檔案管理意識(shí)的薄弱一方面會(huì)影響員工的工作效率，查找資料和檔案的過程耗費(fèi)太多時(shí)間和精力，難免會(huì)抑制他們后期工作的積極性；另一方面則是人力、物力和財(cái)力方面沒有足夠的保證，導(dǎo)致資料在堆積的過程中越來越雜亂。此外是檔案管理理念落后，很多員工只是機(jī)械地整理檔案，導(dǎo)致收集的資料不能直接使用，很多時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)選擇相對(duì)有價(jià)值的資料還要再經(jīng)過一定的篩選，足見檔案管理過程的不規(guī)范性，而且不丟失內(nèi)容和保密這樣簡(jiǎn)單的工作要求也會(huì)降低員工工作的積極性，難以實(shí)現(xiàn)管理理念的突破和創(chuàng)新。

1.2 事業(yè)單位檔案管理手段落后，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)偏低

首先目前事業(yè)單位檔案管理的設(shè)施落后，硬件嚴(yán)重不足，難以滿足新時(shí)期下檔案管理的工作要求，再加上檔案管理工作長期得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，資金注入偏少，難免會(huì)導(dǎo)致庫房簡(jiǎn)陋，甚至堆放了很多易燃和易爆的雜物。其次是檔案管理過程管理手段落后，現(xiàn)代化程度不夠?，F(xiàn)階段計(jì)算機(jī)和其他高科技等都得到了快速的發(fā)展，但很多事業(yè)單位的工作人員依然采取最傳統(tǒng)的資料整理方式，思維上的局限性造成了事業(yè)單位檔案管理的嚴(yán)重不足。最后是檔案管理的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)偏低，即很多事業(yè)單位都沒有開展檔案鑒定工作，員工只能擅自決定檔案的保存和處理，最終只會(huì)埋下不安全的隱患。

1.3 事業(yè)單位檔案管理制度不完善，缺乏對(duì)信息的有效利用

制度的完善是事業(yè)單位檔案管理的重要步驟，而很多事業(yè)單位都存在制度混亂的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)了朝令夕改的情況，員工在規(guī)整檔案的過程中常常會(huì)感覺到無從下手和模棱兩可。首先是事業(yè)單位制度的制定流于形式，執(zhí)行的效果較差。例如在針對(duì)一些外借資料時(shí)，管理人員按照相關(guān)的手續(xù)做好了外借的過程，卻不關(guān)注資料的歸還情況，甚至認(rèn)為資料的歸還不在自己的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)。其次是制度的制定過程沒有責(zé)任到人，缺乏激勵(lì)和懲罰，極易導(dǎo)致工作人員懶散的狀態(tài)，使得信息得不到有效的利用，例如對(duì)于比較重要的信息和資料很多員工怕?lián)?zé)任，就會(huì)你推我我推你，最終不了了之，等領(lǐng)導(dǎo)審查的時(shí)候，才會(huì)發(fā)現(xiàn)問題的重要性。最后是檔案管理制度沒有做到與時(shí)俱進(jìn)，缺乏動(dòng)態(tài)性，尤其是隨著新時(shí)期信息量和工作量的加大，需要舊制度下形式和內(nèi)容的改進(jìn)，否則員工難以在短時(shí)間內(nèi)做到對(duì)所有信息的規(guī)整，而且無法保證錯(cuò)誤率。

1.4 事業(yè)單位檔案管理人員水平和素質(zhì)偏低

首先是事業(yè)單位在招聘檔案管理人員的過程中，沒有嚴(yán)格的選拔機(jī)制，甚至在招聘的過程中也沒有要求學(xué)歷和工作經(jīng)驗(yàn)等，無意中降低了檔案管理工作人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，尤其是一些事業(yè)單位還安排了在其他崗位被淘汰的人員來從事檔案管理工作，即所謂的關(guān)系戶，這難免會(huì)降低工作效率。其次是檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)偏低，具體表現(xiàn)為缺乏耐心，工作的過程中沒有責(zé)任心，甚至在檔案的收集和管理過程中都沒有做到認(rèn)真，時(shí)常會(huì)造成檔案不能使用的現(xiàn)象，給其他部門的工作帶來了負(fù)擔(dān)。最后是事業(yè)單位檔案管理部門缺乏留住人才的政策，一方面是薪資待遇達(dá)不到優(yōu)秀員工的需求；另一方面則是缺乏專門的培訓(xùn)和外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致很多人才只能保持原有的業(yè)務(wù)和能力水平，很難有實(shí)質(zhì)性的突破，也難以達(dá)到他們終生學(xué)習(xí)的基本要求。這都需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)自身的長久發(fā)展。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

2.1 創(chuàng)新管理理念，提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度

在新的社會(huì)形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理要想更加高效的運(yùn)行，首先就應(yīng)該創(chuàng)新管理理念，即事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，使每個(gè)員工都認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)而鼓勵(lì)員工積極主動(dòng)發(fā)言，提出自身對(duì)檔案管理的一些意見，在提高員工參與度的同時(shí)，也能激發(fā)出員工工作的積極性和主動(dòng)性。其次是提高事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理的重視程度，這就要求領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到每一位員工的作用，給予表現(xiàn)出色的員工一定的嘉獎(jiǎng)，營造良好的工作氛圍，使普通員工逐步認(rèn)識(shí)到自己雖然是平凡的一員，但也應(yīng)為事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步貢獻(xiàn)一份力量，盡可能地發(fā)光發(fā)熱，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的同時(shí)，也促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。最后是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新，善于借鑒國際上成功的案例，同時(shí)結(jié)合事業(yè)自身的現(xiàn)狀，進(jìn)行積極地改進(jìn)，例如事業(yè)單位可以進(jìn)一步創(chuàng)新建檔模式，建立電子檔案等，能夠防止紙質(zhì)檔案的破損和不完整。

2.2 加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段

新時(shí)期，檔案管理工作的順利開展離不開事業(yè)單位其他部門的協(xié)助，為使所有員工都能積極地參與到檔案管理中來，政府應(yīng)該通過多種途徑加大資金的投入.一方面可為事業(yè)單位的檔案管理引進(jìn)新的管理設(shè)備和工具，另一方面也能為事業(yè)單位檔案管理人員提供更多的實(shí)踐和交流機(jī)會(huì)，全方面的開展檔案管理工作。為此，首先做好工具的創(chuàng)新，這是創(chuàng)新管理手段的重要步驟，即要求檔案管理人員充分利用新時(shí)期下計(jì)算機(jī)技術(shù)的適用性、可延伸性和兼容性，強(qiáng)化自身對(duì)計(jì)算機(jī)的操作能力，高效率地完成檔案的自動(dòng)化歸檔和電子化處理。其次是多種管理手段綜合運(yùn)用，對(duì)于比較復(fù)雜的檔案就需要人工進(jìn)行詳細(xì)地匯總，而對(duì)于一些一般的文檔，重復(fù)性較強(qiáng)而且用處不大的，就可以建立簡(jiǎn)單的電子文檔，做好封存，對(duì)于特別重要的文檔則做好電子備份和手寫備份等，最好都能具體到固定的員工，便于檔案的鑒定。最后是在對(duì)檔案工作保密的基礎(chǔ)上，做到對(duì)檔案信息資源的開發(fā)，即充分利用新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，緊緊圍繞事業(yè)單位檔案管理的核心工作，并不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.3 完善和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，提高信息利用率

新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理制度的提出是保障檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，這就要求制度的完善和創(chuàng)新必須是在事業(yè)單位特點(diǎn)和實(shí)際需求的基礎(chǔ)上提出的。首先事業(yè)單位制度的制定和完善要符合國家的法律條文，在具備廣泛平等性的基礎(chǔ)上，既可以做到對(duì)內(nèi)部員工的約束，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)的約束，杜絕管理機(jī)制的形式化。一方面事業(yè)單位檔案管理的制度要符合絕大多數(shù)員工的利益需求，最好能由員工自由討論制定，另一方面則應(yīng)具備靈活和機(jī)動(dòng)的特點(diǎn)，便于制度的改進(jìn)和創(chuàng)新。其次檔案管理機(jī)制的完善和創(chuàng)新要具體到每一環(huán)節(jié)的每一分工，即要包括具體的工作準(zhǔn)則、管理要求、應(yīng)急預(yù)案和人性化的懲罰獎(jiǎng)勵(lì)等，這樣有利于提高檔案管理人員的警惕性，能夠做到對(duì)檔案的妥善處理和保密，甚至在很大程度上降低了檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。最后是檔案管理制度應(yīng)注重于信息安全管理制度的建設(shè)，當(dāng)今社會(huì)是信息化的社會(huì)，這就使得很多電子文檔極易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊和入侵，信息安全制度能夠起到全方位保護(hù)的作用。例如禁止移動(dòng)端對(duì)電子檔案的輸入和輸出、禁止非規(guī)定計(jì)算機(jī)訪問電子檔案網(wǎng)站等，通過更加多樣化的手段來保證信息的安全。

2.4 加強(qiáng)員工內(nèi)部培訓(xùn)，提高員工綜合素質(zhì)

首先事業(yè)單位在進(jìn)行招聘的過程中，要做好人才選拔關(guān)，即積極引進(jìn)專業(yè)的人才，不受到編制內(nèi)的限制，一方面要求人才較高的文化水平，另一方面則要求人才過硬的專業(yè)知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)人才為我所用。其次要建立完善的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，鑒于目前很多員工都有消極怠工的現(xiàn)象存在，事業(yè)單位的檔案管理部門就可以設(shè)立末位淘汰機(jī)制，即定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，對(duì)于每次業(yè)績(jī)都不突出的員工，實(shí)施警告、教育和開除的機(jī)制，提高其他員工的重視。最后是定期對(duì)檔案管理員工進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)于新員工，要做好崗前培訓(xùn)，使他們盡快熟悉工作的內(nèi)容和流程，也盡快了解哪些事情是工作過程中可以做的，哪些事情是不可以做的；對(duì)于專業(yè)素質(zhì)較差的員工，則應(yīng)該做好專業(yè)領(lǐng)域的培訓(xùn)，提高專業(yè)技能；對(duì)于消極怠工的員工，則要做工作作風(fēng)方面的培訓(xùn)，提高他們?yōu)樗撕蜕鐣?huì)服務(wù)的意識(shí)；而對(duì)于工作能力較強(qiáng)的員工，最好能根據(jù)他們自身發(fā)展的需求，提供更加多樣化的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)人才的成長。

3 結(jié)論

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理不僅對(duì)事業(yè)單位自身的發(fā)展起到了難以取代的作用，甚至對(duì)社會(huì)的發(fā)展也起到了很重要的意義。這就要求各事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不僅要在思想上提高重視，還應(yīng)在實(shí)際的工作過程中，積極尋求新的解決思路和方法，以逐步提升事業(yè)單位的檔案管理工作，從而使事業(yè)單位更加適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。當(dāng)然，這需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員長期的探索和堅(jiān)持不懈的努力，才能真正做好本質(zhì)工作，為實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興貢獻(xiàn)一份力量。