淺談企業(yè)建設(shè)中檔案管理的重要性

溫云鳳

【摘要】本文從作者結(jié)合自身工作實(shí)際對檔案在企業(yè)建設(shè)中起到的重要性進(jìn)行論述。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)建設(shè)；檔案管理；重要性

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。現(xiàn)代企業(yè)管理和建設(shè)與企業(yè)檔案管理關(guān)系密切，因其所具有的真實(shí)性、多元性和潛在的創(chuàng)造性，為弘揚(yáng)企業(yè)精神，塑造企業(yè)形象起到積極的作用，所以，企業(yè)檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理和建設(shè)中的重要組成部分。

一、企業(yè)管理中企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財富

1、維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益還歷史真相。檔案真實(shí)記錄著企業(yè)的各項(xiàng)活動，積累著歷史的數(shù)據(jù)，安全的保管著檔案，就是歷史的真實(shí)記錄，就能見證企業(yè)的昨天和今天，是后人了解過去的最重要途徑。在處理是非和各種糾紛中，檔案是最有說服力的證據(jù)。

2、提高企業(yè)管理水平。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在作出某項(xiàng)決策前，都要查閱大量的資料，從中找出決策的依據(jù)，正確指揮生產(chǎn)經(jīng)營，更要靠有關(guān)的經(jīng)濟(jì)法規(guī)、統(tǒng)計數(shù)字和市場信息，而這些文件和資料很多都保存在檔案里，它是企業(yè)各級管理干部加強(qiáng)企業(yè)管理的重要參謀。所以說檔案就是本企業(yè)的一座金礦，一定要妥善管理，充分發(fā)揮其作用。

3、企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。企業(yè)的科技檔案是科學(xué)技術(shù)最重要的物質(zhì)外殼，科技發(fā)明離不開企業(yè)的科技檔案，通過檔案的借鑒和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)革新、發(fā)明、創(chuàng)造；企業(yè)的科技檔案是科技發(fā)展的中介流，所以說檔案是科技生產(chǎn)活動和科技管理活動的依據(jù)；檔案是科技儲備的主要形式；檔案是進(jìn)行科技交流的工具。

4、企業(yè)員工的珍貴歷史記錄。企業(yè)的人事檔案是在人們的工作生活中可以證明一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄。對職工個人而言，人事檔案管理部門可以根據(jù)檔案確定退休年齡，根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡，代為繳納職工的養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。所以說企業(yè)的職工檔案統(tǒng)一管理，有利于維護(hù)職工個人利益，促進(jìn)勞動力合理有序流動，建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動力市場。

5、企業(yè)安全生產(chǎn)和設(shè)備管理的真實(shí)記載。企業(yè)的安全生產(chǎn)檔案是安全生產(chǎn)工作中形成的記錄。安全檔案對每一次與安全有關(guān)的生產(chǎn)管理均記錄在案，便于檢查和保存，有效督促安全生產(chǎn)。設(shè)備檔案是在生產(chǎn)過程中一臺設(shè)備從訂購、安裝調(diào)試、維修改造等設(shè)備管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，每一臺設(shè)備從選購到報廢均有詳細(xì)的記錄，使每臺設(shè)備能飽和的為生產(chǎn)服務(wù)，將企業(yè)的生產(chǎn)成本降到最低點(diǎn)。

6、企業(yè)文化的重要部分。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。檔案屬于文化范疇，企業(yè)文化當(dāng)然包括企業(yè)檔案，企業(yè)要成功，離不開企業(yè)的經(jīng)營管理等。這些都是重要的企業(yè)文化，離不開企業(yè)檔案的工作保障。

二、企業(yè)管理中檔案管理工作的意義

隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中。對于不斷形成和增加的檔案，通過加強(qiáng)檔案的收集工作來解決這一矛盾，而對于不斷損毀的檔案則有許多問題急待解決，比如：紙張老化、字跡褪色模糊，紙張變黃發(fā)脆等已到了不能再用的程度；蟲害也影響檔案的保存，檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)等都影響著檔案的保存“壽命”?？傊畽n案工作的實(shí)踐，向我們提出了一個很尖銳的問題：一方面為了維護(hù)集體和個人歷史真實(shí)面貌要求我們把檔案長期保管下去，另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題，必須加強(qiáng)檔案的保管工作，無論對于現(xiàn)在還是將來的事業(yè)，都是一件任重道遠(yuǎn)的工作。維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。從一定意義上講，維護(hù)檔案的完整與安全，更是檔案管理工作的中心任務(wù)，這是因?yàn)闄n案管理工作這個環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)維護(hù)完整和安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。從實(shí)質(zhì)上來講，檔案管理工作也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不利因素作斗爭的工作過程。簡言之，檔案管理工作也應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相混亂）、不丟（不使檔案丟失、泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。

三、企業(yè)管理中檔案管理的重要性

在對檔案管理工作的認(rèn)識上很多人存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，或認(rèn)為是個人私有資料可不統(tǒng)一歸檔管理，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。根據(jù)《檔案法》第十六條規(guī)定：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善管理”，這就是說，企業(yè)的檔案管理具有社會性，并不是“私人行為”，也不是可有可無的，而是要受到檔案法律法規(guī)的約束，應(yīng)遵守《檔案法》的有關(guān)規(guī)定。做好檔案工作不僅是權(quán)利，也是義務(wù)，是自身發(fā)展的客觀需要，是長期受益之事。其實(shí)，檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，做好檔案管理工作是一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)企業(yè)真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。因此，做好企業(yè)的檔案管理工作對于促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

[1]《中華人民共和國檔案法》1996年全國人民代表大會常務(wù)委員會頒布.

[2]《企業(yè)檔案工作規(guī)范》國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實(shí)施.