房地產(chǎn)測繪檔案過程管理和服務(wù)利用

劉愷

【摘要】房地產(chǎn)測繪檔案過程管理涉及到很多問題，有關(guān)人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)處理好每一個(gè)問題。房地產(chǎn)測繪檔案服務(wù)利用時(shí)要遵循相應(yīng)的原則，切忌私人運(yùn)用，一定要堅(jiān)守保密原則。本文主要通過對紙質(zhì)與電子測繪檔案過程管理的介紹，探討了房地產(chǎn)測繪檔案服務(wù)利用的相關(guān)問題，希望能夠?yàn)榉康禺a(chǎn)測繪檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)測繪檔案；管理；服務(wù)利用

房地產(chǎn)測繪檔案主要是測繪單位使用，只是在使用之前一定要預(yù)先申請，待其得到批準(zhǔn)后才能夠使用，使用后要立即歸還，不允許泄密。因?yàn)榧堎|(zhì)房地產(chǎn)測繪檔案與電子房地產(chǎn)測繪檔案由于管理方式不同，也影響到了管理內(nèi)容，這一點(diǎn)檔案管理人員一定要注意。

1、房地產(chǎn)測繪檔案過程管理

1.1紙質(zhì)測繪檔案收集管理內(nèi)容與要求

1.1.1收集整理內(nèi)容。根據(jù)房產(chǎn)測繪、地籍測繪、工程測量等測繪類型的不同，單獨(dú)收集整理，形成資料卷。①測繪項(xiàng)目委托材料，如申請書、測繪合同等材料。②測繪任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計(jì)書或房產(chǎn)面積測算項(xiàng)目策劃書等技術(shù)文件。③測繪過程中使用的儀器設(shè)備檢定證明材料。④測繪過程中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)和記錄資料及相關(guān)說明。⑤委托單位及第三方提供的與測繪有關(guān)的基礎(chǔ)資料。⑥測繪成果、成圖資料。⑦測繪技術(shù)總結(jié)。⑧測繪成果檢查報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告等資料。⑨收費(fèi)憑證。1.1.2收集管理要求。①歸檔的測繪成果及相關(guān)資料，內(nèi)容必須完整、真實(shí)，項(xiàng)目名稱及其他必要的名稱必須確切、統(tǒng)一，標(biāo)識(shí)清楚、齊全。②歸檔的施工圖紙，圖幅規(guī)格應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)；計(jì)算資料應(yīng)頁碼齊全；建檔目錄應(yīng)字跡工整、格式一致。③測繪成果移交后應(yīng)立即歸檔，對于完成周期長或分批次完成的測繪項(xiàng)目，可將測繪成果按完成的先后順序分階段歸檔。④立卷歸檔過程中，應(yīng)對資料卷中保存的全部資料編制頁碼并建立歸檔文件目錄，新歸檔的圖紙卷也需編制頁碼。⑤測繪成果及相關(guān)資料立卷歸檔一般一式一份，比較重要和利用頻繁的成果資料可以復(fù)制，適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

1.2電子檔案的收管理。①必須與紙質(zhì)檔案同步立卷保存。電子版測繪檔案應(yīng)按照測繪類別和行政區(qū)域存放于“成果資料服務(wù)器”中。②必須與紙質(zhì)檔案進(jìn)行一致性審查。上傳電子版測繪檔案至服務(wù)器之前，應(yīng)對其與紙質(zhì)檔案的一致性進(jìn)行審查。③必須嚴(yán)格按照規(guī)定修改。上傳至服務(wù)器的電子版檔案任何人不得隨意修改。對于需要續(xù)檔的項(xiàng)目，只允許在原電子版檔案的基礎(chǔ)上附加新的電子版檔案并作出明確標(biāo)識(shí)。④必須定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。檔案管理部門應(yīng)安排專人定期對保存的電子檔案進(jìn)行備份，以確保測繪檔案安全。、

1.3測繪檔案管理流程。第一，檔案移交。接收測繪成果及相關(guān)資料時(shí)，要認(rèn)真查看各項(xiàng)測繪要件和建筑施工圖紙是否齊全，確認(rèn)無誤后簽字接收。同時(shí)將電子檔案按照測繪類型和行政區(qū)域存放至服務(wù)器；第二，整理列目按照規(guī)定對紙質(zhì)測繪檔案進(jìn)行排列、編號(hào)、整理、裝訂，形成資料卷。對隨附圖紙按順序編號(hào)保存；第三，建立檢索數(shù)據(jù)庫按照系統(tǒng)要求將測繪項(xiàng)目的編號(hào)字段等錄入系統(tǒng)，便于檢索和調(diào)閱；第四，檔案進(jìn)庫紙質(zhì)測繪檔案歸檔立卷后，將整個(gè)項(xiàng)目的各卷按照一定順序歸入庫房。

1.4房地產(chǎn)測繪檔案保密管理。房地產(chǎn)測繪檔案與其他檔案一樣都需要進(jìn)行保密管理。有關(guān)部門以及所有負(fù)責(zé)人員都必須要依照有關(guān)法律來進(jìn)行管理，每一個(gè)步驟都要做到保密；有關(guān)管理人員在沒有任何允可的情況下，不能向其他人員談?wù)摲康禺a(chǎn)測繪檔案中的任何一點(diǎn)內(nèi)容；不允許非涉密人員在沒有申請、批準(zhǔn)的情況下私自查閱、閱讀相關(guān)檔案；相關(guān)涉密房地產(chǎn)測繪檔案需要依照相關(guān)保密法律來進(jìn)行管理；測繪單位利用后歸還的房地產(chǎn)測繪檔案如果非常重要，要立即放入到保密柜中，避免泄密；房地產(chǎn)測繪檔案銷毀工作必須由指定單位進(jìn)行；存儲(chǔ)涉密檔案的電腦定要與非涉密房地產(chǎn)測繪檔案應(yīng)用電腦或者網(wǎng)絡(luò)隔離開來。

1.5銷毀的過程管理。第一，做好有關(guān)準(zhǔn)備工作。對于那些經(jīng)過奠定已經(jīng)確定沒有任何價(jià)值的房地產(chǎn)測繪檔案進(jìn)行銷毀，這其中包含圖紙卷。檔案管理者將需要銷毀的檔案記錄下來，編制成冊，在得到部門審查、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可銷毀。如果條件允許，可以將即要銷毀的檔案進(jìn)行信息化處理，將其電子版都保留下來，以便日后需要。第二，如果銷毀記錄經(jīng)過審查后沒有任何的異議，就可以將這些檔案放置在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。

2、房地產(chǎn)測繪檔案服務(wù)利用

房地產(chǎn)測繪檔案管理的最終目的是為了能夠應(yīng)用于現(xiàn)實(shí)生活中，但是此類型的房地產(chǎn)檔案與其他類型的檔案相比，在服務(wù)利用時(shí)還有一定差別，這其中體現(xiàn)最為明顯的就是利用原則。房地產(chǎn)測繪檔案只會(huì)為集體提供服務(wù)，比如單位，而不是針對于個(gè)人；另一方面房地產(chǎn)測繪檔案利用時(shí)還需要遵循有限服務(wù)原則，必須在國家有關(guān)規(guī)范允許范圍內(nèi)為用戶提供服務(wù)。當(dāng)然此種類型檔案與其他類型檔案也有相同之處，即需要遵循保密原則，在服務(wù)利用過程中必須遵循有關(guān)保密法律，一旦侵犯隱私就要給予相應(yīng)的處罰。房地產(chǎn)測繪檔案主要是為測繪單位提供服務(wù)，但是這種服務(wù)具有一定的范圍，通常情況下，能夠?yàn)闇y繪單位提供測繪成果成圖資料以及施工圖紙等，但只是復(fù)印件。房地產(chǎn)測繪檔案服務(wù)利用需要依照相應(yīng)的程序，首先要單位申請，測繪單位向有關(guān)部門提出申請，準(zhǔn)備好書面材料，而后司法機(jī)關(guān)會(huì)出具相應(yīng)的協(xié)執(zhí)通知；第二，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)過嚴(yán)格審核后給予批準(zhǔn)；最后，調(diào)檔復(fù)制。檔案管理部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)情況調(diào)取有關(guān)案卷，待到所需案卷復(fù)制完成后要蓋印章，并且將其交給申請單位。

3、結(jié)語

綜上所述，可知房地產(chǎn)測繪檔案過程管理不僅僅只是簡單的收集整理，更重要的是保密管理與服務(wù)利用。由于房地產(chǎn)測繪檔案作為一定的特殊性，因此檔案管理人員管理過程中需要多加注意，不能任意為之。

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