淺析高校會(huì)計(jì)電算化后財(cái)務(wù)檔案管理工作

徐偉

【摘要】隨著我國會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行主體發(fā)生了變化，使得會(huì)計(jì)檔案的管理工作也發(fā)生了變化，手工會(huì)計(jì)所采用的檔案管理辦法已不適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)的需要。因此，必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè)，以適應(yīng)新時(shí)期會(huì)計(jì)電算化提出的要求，建好用好電子財(cái)務(wù)檔案，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平和財(cái)務(wù)管理工作效率，更好的服務(wù)于高等學(xué)校發(fā)展建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)檔案；電算化；檔案管理；信息化

所謂會(huì)計(jì)電算化，是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化后，提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使其更好地參與高校的發(fā)展決策，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。

一、會(huì)計(jì)電算化特點(diǎn)

1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化

在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作環(huán)境下，科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表等財(cái)務(wù)報(bào)表分析均需要人工匯總計(jì)算。會(huì)計(jì)電算化后，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄，通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，同時(shí)可以根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表，這大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量，也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化 手工會(huì)計(jì)方式下，數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄，出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤的可能性大，而且同一類數(shù)據(jù)可能會(huì)重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”，保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間，還需進(jìn)行防火、防盜等工作。會(huì)計(jì)電算化后，數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間，也使數(shù)據(jù)存取方便，同時(shí)通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中的重復(fù)記錄。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存工作外，還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對(duì)磁盤進(jìn)行備份工作。

二、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

高校實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。第一、較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。第二、傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。 第三、會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。第四、電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。達(dá)到了檔案信息資源共享，節(jié)約了辦公成本，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率。 第五、電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重臵，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。如上所述，財(cái)務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn)，但也有不足。如具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)它們又受載體質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響。因此，即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。

三、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作

加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證，是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。

1、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

2、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集

電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。

3、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存

由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以防止意外情況引起的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅。

4、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和利用

電算化會(huì)計(jì)檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本校、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為高校或部門的決策者提供可靠的依據(jù)。

5、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。財(cái)務(wù)部門要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)學(xué)歷背景的技術(shù)人員，滿足信息化建設(shè)工作的需要。

四、電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的問題

1、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，存貯在硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。

備份次數(shù)每月不得少于一次；用做備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯；兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。

2、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或其他非人為原因，將導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)出現(xiàn)損壞，保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失。所以我們還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作。

3、電算會(huì)計(jì)檔案要有專人管理。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”，無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，惡意地修改軟件程序、數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，都是不行的。因此，高校管理者應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到電算會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。

4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)。

網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀??；起用防火墻，隔離會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系；采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。