數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用分析

夏麗穎

【摘要】檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，是單位各項(xiàng)工作開(kāi)展的依據(jù)，也是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展過(guò)程中不可忽視的環(huán)節(jié)。在社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代之后，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸被引入到檔案管理工作中，數(shù)字化管理成為了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的主流趨勢(shì)。本文針對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的問(wèn)題進(jìn)行幾點(diǎn)論述。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

引言

任何單位和組織都離不開(kāi)檔案，事業(yè)單位也是如此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員必須要重視檔案管理工作，根據(jù)不同時(shí)期單位發(fā)展要求，科學(xué)制定管理策略，將檔案數(shù)字化管理納入單位重點(diǎn)工作規(guī)劃行列。以國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)為目的，客觀分析當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題，總結(jié)數(shù)字化管理過(guò)程中的所面臨的各項(xiàng)阻礙，尋求突破當(dāng)前檔案管理瓶頸的方法，深入挖掘計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和要點(diǎn)，建立更加完善的檔案管理系統(tǒng)。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理以及管理現(xiàn)狀分析

1.數(shù)字化檔案管理

所謂數(shù)字化檔案管理，簡(jiǎn)而言之，就是將檔案文件從傳統(tǒng)的紙張材質(zhì)，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问剑涗洐n案的方式從傳統(tǒng)的人工錄入，轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)錄入，工作人員借助計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)各種不同的檔案信息進(jìn)行搜集、處理、轉(zhuǎn)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)包括圖像、視頻以及聲音、文字在內(nèi)的各種形式的檔案資料，都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?和0組成的數(shù)碼序列，并將這些文檔刻錄在光盤(pán)或者磁盤(pán)上。這就是整個(gè)數(shù)字化檔案管理的過(guò)程。數(shù)字化管理是檔案管理事業(yè)發(fā)展到一定階段的必然結(jié)果，也是我國(guó)檔案事業(yè)的里程碑。

2.數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

從目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理的情況來(lái)看，大部分事業(yè)單位都意識(shí)到了數(shù)字化檔案管理的趨勢(shì)以及重要性，也相繼建立了數(shù)字化管理平臺(tái)，但是畢竟數(shù)字化管理在我國(guó)興起時(shí)間不長(zhǎng)，很多單位在數(shù)字化檔案管理中還存不足，具體分析如下：

2.1欠缺現(xiàn)代化的辦公設(shè)備.檔案數(shù)字化管理依賴(lài)于計(jì)算機(jī)設(shè)備以及大量的計(jì)算機(jī)軟件，否則管理將無(wú)法進(jìn)行下去?，F(xiàn)階段雖然很多事業(yè)單位建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，也開(kāi)始強(qiáng)調(diào)數(shù)字化管理的重要性，但是管理卻欠缺規(guī)范，個(gè)別事業(yè)單位計(jì)算機(jī)設(shè)備極少，信息化辦公無(wú)法全面落實(shí)。檔案調(diào)取以及閱讀十分不便，雖然引入了數(shù)字化管理理念，但是卻沒(méi)有將數(shù)字化硬件與軟件設(shè)備購(gòu)置完善，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理效果不明顯，檔案資源的作用發(fā)揮不出來(lái)。

2.2檔案檢索效率相對(duì)較低.現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理中計(jì)算機(jī)檢索作為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，它取代了傳統(tǒng)手工檢索的方式，極大的提升了檔案管理效率和質(zhì)量。但是目前很多單位在檔案檢索方面的技術(shù)并不完善，檢索效率低，從而嚴(yán)重制約了數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、強(qiáng)化事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的有效對(duì)策

從以上分析中可以看到我國(guó)事業(yè)單位在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，下面有針對(duì)性的提出解決對(duì)策。

1.創(chuàng)建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的趨勢(shì)，也為檔案管理提供了巨大便利，在數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是關(guān)鍵，并且數(shù)字化管理系統(tǒng)包含的內(nèi)容非常豐富，事業(yè)單位必須要從設(shè)備選擇、總體設(shè)計(jì)以及檔案整理以及軟件開(kāi)發(fā)、光盤(pán)備份等各個(gè)方面入手，客觀分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的需求，建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，這是數(shù)字化檔案管理的前提，因此事業(yè)單位檔案管理者以及領(lǐng)導(dǎo)者必須要重視數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，并不斷對(duì)數(shù)字管理系統(tǒng)進(jìn)行拓展與完善。

2.提高數(shù)字化檔案管理的性能

在強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能是最為關(guān)鍵的一步，下面針對(duì)其具體做法進(jìn)行分析。

2.1提升檔案管理的能力。強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理性能，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理可持續(xù)發(fā)展不可缺少的環(huán)節(jié)，首先要提升管理能力，具體來(lái)說(shuō)就是要借助一定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完善其本身的檔案管理性能，進(jìn)而達(dá)到提升檔案管理效率與質(zhì)量的目的，一般來(lái)說(shuō)目前提高數(shù)字化檔案管理性都是利用光纖與磁盤(pán)連接列陣實(shí)現(xiàn)的。

2.2提升檔案管理的可靠性.磁盤(pán)列陣產(chǎn)品在硬件組成以及結(jié)構(gòu)方面要求十分嚴(yán)格，磁盤(pán)列陣產(chǎn)品不僅能夠?yàn)閿?shù)字化檔案管理系統(tǒng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，與此同時(shí)，磁盤(pán)列陣必須要借助多種多樣的形式，并且要根據(jù)需要設(shè)置保護(hù)級(jí)別，這樣才能夠?yàn)槭褂谜咛峁┳畲蟊憷?，另外，硬件?yīng)該具有熱插拔的功能，這樣才能夠最大限度確保檔案數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。

3.完善辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)間的銜接

在推進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，辦公系統(tǒng)與檔案管理之間的鏈接工作必須要進(jìn)一步完善。首先要強(qiáng)化資料查詢功能，建立資源鏈接基礎(chǔ)，依據(jù)數(shù)字檔案管理的需求，完善單位內(nèi)部的數(shù)字化管理體系，為數(shù)字化檔案管理提供一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境。包括檔案歸檔制度、文檔一體制度以及數(shù)字制度、保密制度等等，通過(guò)一系列制度的建立，確保數(shù)字檔案管理的效率和質(zhì)量，全面提升事業(yè)單位檔案管理水平。從事業(yè)單位檔案管理的特殊性來(lái)看，檔案資料基本都具有一定的保密性，可以公開(kāi)的文件只是其中一少部分，因此確保數(shù)字檔案的安全與完整是非常關(guān)鍵的。在普及數(shù)字化管理的同時(shí)，事業(yè)單位必須要有專(zhuān)門(mén)的工作人員對(duì)硬件和軟件進(jìn)行安全防護(hù)建設(shè)，確保電子檔案在儲(chǔ)存過(guò)程中不會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩匾约碍h(huán)境因素受到破壞，不會(huì)丟失，必須要具有良好的數(shù)字化管理環(huán)境。

結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)是當(dāng)今社會(huì)的主流技術(shù)種類(lèi)之一，在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過(guò)程中，信息技術(shù)也逐漸被應(yīng)用到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，是提升檔案管理質(zhì)量與效率的關(guān)鍵，尤其是在信息化社會(huì)中，數(shù)字化管理已經(jīng)成為了檔案管理的主要趨勢(shì)，事業(yè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人必須要認(rèn)清這個(gè)現(xiàn)實(shí)，積極在單位中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，培養(yǎng)更多專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，全面推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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