檔案遷移的保護和管理

曾麗麗　翁瑩瑩 章良國

前 言

衛(wèi)生檔案作為歷史記錄的載體，其完整與安全，既關(guān)系到國家、集體和個人的利益，同時也是為了給子孫后代積累檔案資源財富。保護檔案完整和安全是一項艱巨的任務(wù)，也是檔案工作人員一項艱巨的歷史使命。面臨單位搬遷，在搬遷過程中如何維護檔案的完整和安全，這就要求有完備的風(fēng)險評估和防控策略。

平陽縣衛(wèi)生和計劃生育局，前身為衛(wèi)生科、衛(wèi)生局，檔案起始于1952年，至今已有64年，在歷史的長河中產(chǎn)生了具有查考價值的豐富檔案資源，其中有人事檔案4334卷、文書檔案300卷、醫(yī)療執(zhí)業(yè)審批檔案4168卷、基建檔案、會計檔案等共約1萬多卷。檔案的完整和安全既關(guān)系到國家、集體和個人的利益，同時也是為了給子孫后代積累檔案財富。檔案的完整和安全是相輔相承的，只有維護檔案完整，才能有效地保證檔案安全。要維護檔案的完整與安全，這是檔案人員的歷史使命。如今單位面臨遷移，大量的檔案搬遷成了重中之重的事，在庫入庫的整個過程務(wù)必做好風(fēng)險防控措施，現(xiàn)就如何維護檔案完整和安全，展開論述。

一、加強領(lǐng)導(dǎo)，落實責(zé)任，宣傳到位。

1.領(lǐng)導(dǎo)的重視

單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作作用程度，取決其對檔案工作的認(rèn)識程度，認(rèn)識到位作用就強，取得的效果就佳。衛(wèi)計局組織人事檔案于2002年已達(dá)國家級標(biāo)準(zhǔn)，其他檔案由各部門單獨立卷、保管，單位內(nèi)要嚴(yán)格遵循按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級歸口管理的原則，建立健全檔案管理制度，不斷探索檔案管理新路子，第一把手親自抓，主管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，各部門負(fù)責(zé)人分線抓。在長途搬遷前，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，落實檔案管理人員責(zé)任制，切實解決搬遷的硬件設(shè)施配備、投入。

2.檔案員的職業(yè)素質(zhì)

檔案工作的成敗關(guān)鍵在于人的管理。檔案工作既是管理工作，又是技術(shù)性工作，不經(jīng)歷大量實踐難以做好，最忌諱頻繁更換工作人員，致使檔案工作長期積累經(jīng)驗和成果付之東流。相對穩(wěn)定的高素質(zhì)的檔案管理工作者是檔案管理工作成功的保證。

3.加強宣傳教育，營造對檔案的共識氛圍

檔案工作涉及面很廣，需要領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員積極和密切配合，必須通過宣傳教育，增加社會檔案意識，形成對檔案管理重要性的共識。

二、實施風(fēng)險評估，制定應(yīng)急預(yù)案

歷史經(jīng)驗表明，檔案在搬遷過程中可能出現(xiàn)包裝箱受損受污染等問題，因此應(yīng)搬遷前進(jìn)行風(fēng)險評估，逐一排查各風(fēng)險項目，預(yù)測潮濕、灰塵等污染，散架、被盜、變賣、火災(zāi)等現(xiàn)象，所以事前應(yīng)做好風(fēng)險排查，制定檔案管理的應(yīng)急處置預(yù)案：檔案室制定的突發(fā)事件防范和應(yīng)急處置預(yù)案包括以下內(nèi)容：編制和實施預(yù)案的有關(guān)危機情況及處理；應(yīng)急處置工作的目標(biāo)、要求和具體措施；應(yīng)急指揮機構(gòu)的建立及其人員組成，應(yīng)急處置工作隊伍的人員、分工、聯(lián)絡(luò)方式及調(diào)用方案；縣政府主管機關(guān)和縣檔案行政管理部門的聯(lián)系方式；其他預(yù)防突發(fā)事件、救災(zāi)應(yīng)注意的事項。檔案搬遷前應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行安全救災(zāi)演練和設(shè)備設(shè)施檢查，對本局全體工作人員開展突發(fā)事件應(yīng)急知識教育，增強對檔案搬遷工作中突發(fā)事件的防范意識和應(yīng)對能力。

為避免造成損失，檔案搬遷前期應(yīng)做好電子文件備份和加密、檔案卷（冊）、包（箱）等的登記造冊、按防塵防潮包裝工作，在搬遷時按需求配置適宜適量、安全的檔案集裝箱、去濕機、風(fēng)干架、滅火器、防紫外線的棚蓋，提前做好及時控制、補救措施的物質(zhì)準(zhǔn)備。

三、搬遷過程中的完整和安全的應(yīng)急處置措施

搬遷過程中防盜、防散、防火、防潮濕、防塵、防紫外線等環(huán)節(jié)措施要到位，押運、清點、交接、入庫等要條理清楚，確保責(zé)任到人。這既是保證檔案完整和安全是檔案工作的基本任務(wù)，也是檔案工作的目的。突發(fā)事件發(fā)生，要采取下列應(yīng)急處置措施：及時報警，在第一時間通知搶險負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員，通知專業(yè)搶險救援部門。在可能在情況下，采取行動消除事故；組織救援人員轉(zhuǎn)移和妥善安置受威脅的檔案。迅速控制危險源，標(biāo)明危險區(qū)域，關(guān)閉和限制使用有關(guān)設(shè)備、設(shè)施，采取防止發(fā)生次生、衍生事件的必要措施，對突發(fā)事件可能造成危害和損失做出初步判斷，啟動相關(guān)應(yīng)急處置預(yù)案；對災(zāi)害事故造成的受損檔案，立即組織力量進(jìn)行搶救。如被盜的要順藤摸瓜及時追回，受水災(zāi)的要及時采取冷凍或干燥的辦法穩(wěn)定檔案的狀態(tài)，避免災(zāi)情進(jìn)一步惡化，同時立即向主管部門報告相關(guān)事宜。

四、檔案入庫后的管理

新檔案室要在入庫前認(rèn)真選址，并嚴(yán)格辦理入庫交接手續(xù)，入庫后堅持檔案監(jiān)管長抓不懈，入庫管理主要做到如下：

1.庫房要求和檔案裝具設(shè)施配備

新的檔案用房選址要以最大限度延長檔案壽命為目的選擇遠(yuǎn)離水源、火源和污染源的檔案專門庫房，配置有檔案閱覽室、檔案人員的辦公用房；配置足量符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的密集架等裝具，溫濕度控制與調(diào)節(jié)器，防光、防塵、防潮、防火、防盜、防有害生物、防有害氣體等設(shè)施及復(fù)印機、掃描儀、監(jiān)控設(shè)備、信息化設(shè)備等，保證能讓搬遷過來的檔案能及時入庫并得到及時的保護。

2.檔案入庫時的核點，排列

檔案入庫時，要及時核點檔案數(shù)量，確保和原出庫時不少一份。為了便于管理和利用，檔案室必須對入庫檔案進(jìn)行有序存放。存放的原則應(yīng)堅持簡便、實用、便于管理，在一個全宗內(nèi)按業(yè)務(wù)種類、載體、保密等級分庫房和檔案裝具的編號順序依次上架存放，每個類別之間預(yù)留足夠的空間，以備后續(xù)歸檔新增檔案的存放需要，避免事后重復(fù)頻繁的裝柜。

3.檔案修復(fù)

檔案修復(fù)是指使受損或退變的檔案恢復(fù)或接近原有特征，或?qū)ζ溥M(jìn)行加固的過程，是一項搶救性的保護措施。檔案在搬遷過程中材料愛到不同程度的損害，要使受損的檔案長久保存，必須對其進(jìn)行搶救性修復(fù)。具體的修復(fù)技術(shù)要事前進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)或直接聯(lián)系上級業(yè)務(wù)單位在入庫前先進(jìn)行修復(fù)后庫，以免入庫后的滯后處理縮短檔案的保存壽命。修復(fù)工作主要是利用機械、溶劑或氧化化對受污染的進(jìn)行去污；利用液相、氣相去酸；利用涂料、絲網(wǎng)加固；修裱、字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等。

綜上所述，在搬遷前精心做好《檔案法》和實施細(xì)則等宣傳教育，強化檔案管理人員和其他工作者保護檔案的意識；排查風(fēng)險，制定風(fēng)險防控預(yù)案，并嚴(yán)格執(zhí)行，避免搬遷過程不安全因素?fù)p害檔案，入庫后緊抓檔案管理不松懈，就胡順利完成檔案搬遷工作。