基于Excel的輔助生產(chǎn)費(fèi)用計(jì)劃成本分配法數(shù)據(jù)處理

□文/鄒偉娟 盧 呈

（廣東海洋大學(xué)寸金學(xué)院 廣東·湛江）

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，工業(yè)企業(yè)的壓力越來(lái)越大。成本管理效率關(guān)系到企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力水平的提高，而如何正確及時(shí)地歸集分配生產(chǎn)成本一直是成本核算和管理所關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。輔助生產(chǎn)費(fèi)用的分配是工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品成本核算與管理的一個(gè)比較關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配方法主要有直接分配法、一次交互分配法、計(jì)劃成本分配法、代數(shù)分配法，以及順序分配法。其中，計(jì)劃成本分配法計(jì)算手續(xù)較為簡(jiǎn)單，各種輔助生產(chǎn)費(fèi)用只計(jì)算分配一次，且可考核各輔助生產(chǎn)車間的實(shí)際與計(jì)劃成本的差異情況，以便于管理者進(jìn)行成本管理。EXCEL軟件給會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)工作帶來(lái)很多便利，利用EXCEL進(jìn)行數(shù)據(jù)處理更加及時(shí)準(zhǔn)確。只要完成前期較為繁瑣的建模工作，日后做核算處理時(shí)便可重復(fù)運(yùn)用，大大減少會(huì)計(jì)人員的工作量。

一、計(jì)劃成本分配法簡(jiǎn)介

計(jì)劃成本分配法是指在分配生產(chǎn)費(fèi)用時(shí)按事先確定的產(chǎn)品或勞務(wù)的計(jì)劃單位成本和各個(gè)車間、部門耗用的勞務(wù)數(shù)量，計(jì)算各車間、部門應(yīng)分配的輔助生產(chǎn)費(fèi)用的一種方法，即根據(jù)輔助生產(chǎn)車間為各受益車間或部門提供產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量，按照計(jì)劃單位成本計(jì)算出應(yīng)分配給各受益車間和部門（包括受益的其他輔助生產(chǎn)車間）的費(fèi)用，再將各輔助生產(chǎn)車間直接發(fā)生的費(fèi)用，加上其他輔助生產(chǎn)車間分配過(guò)來(lái)的費(fèi)用，減去根據(jù)計(jì)劃單位成本計(jì)算出的分配數(shù)，從而得到按計(jì)劃成本計(jì)算的分配額和各輔助生產(chǎn)車間實(shí)際發(fā)生費(fèi)用之間的差額，針對(duì)該差額的處理，可以對(duì)輔助生產(chǎn)車間以外的受益單位再一次進(jìn)行分配，也可以將該差額列入“管理費(fèi)用”科目中，目前采用后者居多。

采用計(jì)劃成本分配法進(jìn)行輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配時(shí)，因?yàn)檩o助生產(chǎn)車間的產(chǎn)品或勞務(wù)的計(jì)劃單位成本都會(huì)有現(xiàn)成的資料，只要有各受益部門耗用輔助生產(chǎn)車間產(chǎn)品或勞務(wù)數(shù)量的相關(guān)資料，即可完成分配，各種輔助生產(chǎn)費(fèi)用只需要進(jìn)行一次計(jì)算并分配，簡(jiǎn)化和加速了計(jì)算工作。按照計(jì)劃單位成本分配，排除了輔助生產(chǎn)實(shí)際費(fèi)用的高低對(duì)各受益單位成本的影響，可以用于考核和分析各受益單位的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，還能反映輔助生產(chǎn)車間產(chǎn)品和勞務(wù)的實(shí)際成本脫離計(jì)劃成本的差異。這些優(yōu)點(diǎn)是其他幾種方法無(wú)法比擬的，尤其在考核車間成本控制的情況這方面，便于管理者作出適當(dāng)?shù)纳a(chǎn)調(diào)整決策，把成本盡量控制在計(jì)劃的范圍內(nèi)，不產(chǎn)生過(guò)多的資源浪費(fèi)。但如果計(jì)劃成本制定得不準(zhǔn)確則會(huì)直接影響輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配的準(zhǔn)確性，所以采用這種方法要求企業(yè)計(jì)劃單位成本制定要比較準(zhǔn)確，企業(yè)必須建立良好的計(jì)劃成本核算與管理制度，避免成本差異較大時(shí)轉(zhuǎn)入管理費(fèi)用影響當(dāng)期的損益。

采用計(jì)劃成本分配法分配輔助生產(chǎn)費(fèi)用時(shí)計(jì)算公式如下：

各車間、部門應(yīng)分配的輔助生產(chǎn)費(fèi)用=該車間、部門的耗用的產(chǎn)品或勞務(wù)量×輔助生產(chǎn)車間提供的相應(yīng)產(chǎn)品或勞務(wù)的計(jì)劃單位成本

某輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配的差異額=（該輔助生產(chǎn)車間直接發(fā)生的費(fèi)用＋其他輔助車間分配轉(zhuǎn)入額）－按計(jì)劃成本的分配數(shù)額

二、EXCEL模型設(shè)計(jì)

EXCEL模型設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是建立數(shù)學(xué)模型，用于解決實(shí)際問(wèn)題。應(yīng)用廣泛，單純的數(shù)學(xué)問(wèn)題、金融、財(cái)務(wù)等領(lǐng)域都可以使用，主要包括EXCEL表格的設(shè)計(jì)、文字的錄入以及公式的編制等。使用EXCEL進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理，處理結(jié)果將在原始數(shù)據(jù)錄入后即產(chǎn)生，較為快捷。如采用EXCEL模型進(jìn)行輔助生產(chǎn)費(fèi)用計(jì)劃成本分配法數(shù)據(jù)處理，只要公式準(zhǔn)確無(wú)誤，原始數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確，則隨之產(chǎn)生的結(jié)果就不會(huì)出錯(cuò)，能大幅提高數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，同時(shí)也可以采用EXCEL的等量關(guān)系自動(dòng)完成相關(guān)會(huì)計(jì)分錄，在實(shí)際工作中方便會(huì)計(jì)人員操作，縮短工作時(shí)間。

圖1

圖2

圖3

在EXCEL建模時(shí)，應(yīng)考慮到界面的適用性，包括提高界面的可辨性與可操作性，界面應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了，做到能讓初次使用者可以盡快上手。筆者認(rèn)為可以將界面分為“原始數(shù)據(jù)錄入”與“分配結(jié)果顯示”兩個(gè)基本區(qū)域，并用醒目字體對(duì)兩個(gè)區(qū)域進(jìn)行標(biāo)識(shí)，方便初次使用者根據(jù)文字提示完成原始數(shù)據(jù)錄入工作。

EXCEL建模的關(guān)鍵在于公式的編輯。公式編輯需要把數(shù)量計(jì)算和等量關(guān)系等數(shù)學(xué)邏輯轉(zhuǎn)換成EXCEL公式，一般具有一定EXCEL操作基礎(chǔ)的人員均可完成工作。但由于EXCEL公式編輯的靈活多樣性，其輸入方式也多樣，可以通過(guò)插入函數(shù)和編輯欄輸入等方式錄入，即使在相同的界面，不同人員設(shè)計(jì)出來(lái)的公式也會(huì)存在一定的差異，但基本思路是一致的。

三、基于EXCEL的計(jì)劃成本分配法數(shù)據(jù)處理

本文以兩個(gè)輔助生產(chǎn)車間、兩個(gè)基本生產(chǎn)車間的規(guī)模建模，企業(yè)可根據(jù)自身情況進(jìn)行調(diào)整。新建EXCEL工作簿，將其命名為“輔助生產(chǎn)費(fèi)用計(jì)劃成本分配法EXCEL數(shù)據(jù)處理”，打開(kāi)該工作簿，按如下步驟進(jìn)行編輯：

（一）“輔助生產(chǎn)費(fèi)用匯總表”的設(shè)計(jì)。（圖1）打開(kāi)sheet1，按圖1所示建立表格，該部分主要用于原始數(shù)據(jù)的錄入，具體操作如下：在A1單元格輸入“原始數(shù)據(jù)錄入?yún)^(qū)”，輸入完成后拖動(dòng)鼠標(biāo)至F1單元格，此時(shí)已經(jīng)選定了A1：F1區(qū)域的單元格，點(diǎn)擊“開(kāi)始”下的“合并后居中”，單元格即合并完成并且文字居中，然后可右擊行數(shù)“1”，選擇行高，把行高設(shè)置為30左右，以凸顯該區(qū)域是原始數(shù)據(jù)錄入?yún)^(qū)。同樣，點(diǎn)擊A2單元格，輸入“輔助生產(chǎn)費(fèi)用匯總表”，點(diǎn)擊鼠標(biāo)拖動(dòng)至F2單元格后合并并居中。如下操作大同小異，如圖1所示，在相應(yīng)的單元格輸入文本即可，A11單元格的內(nèi)容可根據(jù)企業(yè)實(shí)際的情況自行添加或修改。

圖4

圖5

圖6

完成以上文本錄入后，在合計(jì)欄中，使用SUM函數(shù)來(lái)計(jì)算所選區(qū)域內(nèi)數(shù)字的合計(jì)數(shù)。其中在C12單元格輸入“=SUM（C4：C11）”，即表示計(jì)算C4到C11內(nèi)數(shù)字的合計(jì)數(shù)，用于計(jì)算各車間耗用甲輔助生產(chǎn)車間提供的產(chǎn)品或勞務(wù)的數(shù)量合計(jì)，以此類推，在 D12 單元格輸入“=SUM（D4：D11）”，在 E12 單元格輸入“=SUM（E4：F11）”。此處可與原始數(shù)據(jù)中消耗總數(shù)相核對(duì)，以檢查錄入的數(shù)據(jù)是否正確。

（二）“輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配表”的設(shè)計(jì)。（圖2）按圖2所示，建立表格，該部分主要用于顯示分配結(jié)果，全部數(shù)據(jù)均經(jīng)過(guò)EXCEL公式編輯后自動(dòng)得出。表格制作完成后，進(jìn)行EXCEL公式編輯。

1、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)公式錄入。在D20單元格輸入“=E4”，表示引用E4單元格的數(shù)據(jù)；E20單元格輸入“=E5”；D21單元格輸入“=C12”；E21 單元格輸入“=D12”；D22 單元格輸入“=C15”；E22單元格輸入“=C16”；E23單元格輸入“=D4”；D25單元格輸入“=C5”；D31 單元格輸入“=C10”；E31 單元格輸入“=D10”。以上公式利用等量關(guān)系，結(jié)合原始數(shù)據(jù)錄入?yún)^(qū)中“輔助生產(chǎn)費(fèi)用匯總表”相對(duì)應(yīng)的原始數(shù)據(jù)，用于相關(guān)計(jì)算處理。

2、計(jì)算公式錄入。在E24單元輸入“=E23*C16”，表示把E23單元格的數(shù)據(jù)乘以C16單元格內(nèi)數(shù)據(jù)求積；D26單元格輸入“=D25*C15”；D27 單元格輸入“=C6+C8”，表示把 C6 單元格內(nèi)數(shù)據(jù)加上C8單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)求和；在E27單元格輸入“=D6+D8”；在 D28單元格輸入“=D27*C15”；在 E28單元格輸入“=E27*C16”；在 D29單元格輸入“=C7+C9”；在 E29單元格輸入“=D7+D9”；在 D30 單元格輸入“=D29*C15”；在 E30 單元格輸入“=E29*C16”；在 D32單元格輸入“=D31*C15”；在 E32單元格輸入“=E31*C16”；在 D33 單元格輸入“=D20+E24”；在 E33單元格輸入“=E20+D26”；在 D34單元格輸入“=D33-D21*D22”，即表示用D33單元格的數(shù)據(jù)減去D21單元格數(shù)據(jù)與D22單元格數(shù)據(jù)的積，用于計(jì)算實(shí)際發(fā)生于用計(jì)劃成本計(jì)算的差異；在E34單元格輸入“=E33-E21*E22”；在F20單元格輸入“=SUM（D20：E20）”，完成 F20 單元格的公式后，可以利用EXCEL填充柄功能快速完成其余區(qū)域的公式編輯，具體操作為點(diǎn)擊F20單元格，把鼠標(biāo)指到單元格右下方，此時(shí)鼠標(biāo)變?yōu)椤?”號(hào)，然后點(diǎn)住拖動(dòng)至F34單元格，EXCEL軟件會(huì)自動(dòng)填充F20：F34 區(qū)域?qū)?yīng)的求和公式，然后把 F21、F22、F23、F25、F27、F29及F31單元格的公式清除，因?yàn)檫@些合計(jì)數(shù)并無(wú)意義，我們只需要算出費(fèi)用的合計(jì)數(shù)即可。如圖3，完成公式的錄入工作后，模型將可以自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的計(jì)算，并與原始數(shù)據(jù)錄入?yún)^(qū)中的“輔助生產(chǎn)費(fèi)用匯總表”聯(lián)動(dòng)，當(dāng)“輔助生產(chǎn)費(fèi)用匯總表”的原始數(shù)據(jù)資料進(jìn)行變動(dòng)時(shí)，該區(qū)域中的數(shù)據(jù)也自動(dòng)予以調(diào)整。（圖3）

（三）費(fèi)用分配分錄的設(shè)計(jì)。使用計(jì)劃成本分配法進(jìn)行輔助生產(chǎn)費(fèi)用的分配后，除完成費(fèi)用的分配之外，一般各輔助生產(chǎn)車間的實(shí)際發(fā)生額與按計(jì)劃成本分配的數(shù)額會(huì)存在差異，可將差異額列入“管理費(fèi)用”科目中，因此需要兩筆分錄才能體現(xiàn)整個(gè)分配過(guò)程。

1、費(fèi)用分配的分錄

借：生產(chǎn)成本—輔助生產(chǎn)成本（甲輔助生產(chǎn)車間）

—輔助生產(chǎn)成本（乙輔助生產(chǎn)車間）

—基本生產(chǎn)成本

制造費(fèi)用

管理費(fèi)用

貸：生產(chǎn)成本—輔助生產(chǎn)成本（甲輔助生產(chǎn)車間）

—輔助生產(chǎn)成本（乙輔助生產(chǎn)車間）

2、結(jié)轉(zhuǎn)差異額的分錄

借：管理費(fèi)用

貸：生產(chǎn)成本—輔助生產(chǎn)成本（甲輔助生產(chǎn)車間）

—輔助生產(chǎn)成本（乙輔助生產(chǎn)車間）

3、把分錄錄入EXCEL表格中。如圖4所示，編輯EXCEL公式，即在F36單元格輸入“=E24”；在F37單元格輸入“=D26”；在F38單元格輸入“=F28”；在F39單元格輸入“=F30”；在F40單元格輸入“=F32”；在 G41單元格輸入“=D21*D22”；在 G42單元格輸入“=E21*E22”；在 F44單元格輸入“=F34”；在 G45 單元格輸入“=D34”；在G46單元格輸入“=E34”。聯(lián)動(dòng)“輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配表”中的數(shù)據(jù)，自動(dòng)完成分錄。（圖4）

四、試運(yùn)行

某企業(yè)設(shè)有供電、供汽兩個(gè)輔助生產(chǎn)車間和第一、第二兩個(gè)基本生產(chǎn)車間，2012年8月份供電車間本月發(fā)生費(fèi)用為352，360元、供汽車間本月費(fèi)用為340，000元，合計(jì)692，360元。供電車間9月供電383，000度（其中：供汽車間用電22，200度，第一生產(chǎn)車間生產(chǎn)產(chǎn)品耗用210，000度、一般耗用11，200度，第二生產(chǎn)車間生產(chǎn)產(chǎn)品耗用97，500度、一般耗用14，800度，管理部門耗用27，300度）；供汽車間9月供汽6，800立方米（其中：供電車間耗用510立方米，第一基本生產(chǎn)車間生產(chǎn)產(chǎn)品耗用3，500立方米、一般耗用400立方米，第二基本生產(chǎn)車間生產(chǎn)產(chǎn)品耗用1，500立方米、一般耗用200立方米，管理部門耗用690立方米），每度電的計(jì)劃單位成本為1元，每立方米的蒸汽計(jì)劃單位成本為55元。

如圖5所示，把案例資料輸入“輔助生產(chǎn)費(fèi)用匯總表”，資料錄入后，可見(jiàn)“輔助生產(chǎn)費(fèi)用匯總表”中合計(jì)數(shù)與案例中消耗總量的一致，表示輸入的數(shù)據(jù)無(wú)誤。（圖5）在原始數(shù)據(jù)錄入?yún)^(qū)輸入完成后，分配結(jié)果顯示區(qū)的數(shù)據(jù)也隨即產(chǎn)生，進(jìn)而形成會(huì)計(jì)分錄，如圖6所示。（圖6）

筆者將該案例進(jìn)行了計(jì)劃成本分配法的手工核算，并將手工核算的結(jié)果與上述EXCEL模型運(yùn)行得出的數(shù)據(jù)以及相關(guān)會(huì)計(jì)分錄相核對(duì)，發(fā)現(xiàn)結(jié)果一致，說(shuō)明模型并無(wú)錯(cuò)誤。

五、結(jié)語(yǔ)

利用EXCEL軟件進(jìn)行輔助生產(chǎn)費(fèi)用的分配，一方面可以用于會(huì)計(jì)教學(xué)之中，使得課堂更加生動(dòng)；另一方面對(duì)財(cái)會(huì)人員解決實(shí)際工作中的一些具體問(wèn)題有所幫助。

［1］趙小麗.計(jì)劃成本分配法存在的問(wèn)題與對(duì)策［J］.財(cái)會(huì)月刊，2015.1.

［2］戴華江.輔助生產(chǎn)費(fèi)用交互分配的EXCEL模型設(shè)計(jì)［J］.財(cái)會(huì)月刊，2013.5.

［3］黨曉峰.制造業(yè)企業(yè)輔助生產(chǎn)費(fèi)用代數(shù)分配法的EXCEL設(shè)計(jì)［J］.財(cái)會(huì)月刊，2013.10.

［4］吳婷.淺談?shì)o助生產(chǎn)費(fèi)用的計(jì)劃成本分配法［J］.中國(guó)外資，2013.10.

［5］孟燕萍.對(duì)輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配方法的比較分析［J］.中國(guó)證券期貨，2013.7.