藥品庫(kù)存預(yù)警和新型采購(gòu)模式在藥庫(kù)日常工作中的應(yīng)用

張景雙　郭　妹

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藥品庫(kù)存預(yù)警和新型采購(gòu)模式在藥庫(kù)日常工作中的應(yīng)用

張景雙郭妹

【摘要】目的 引入藥庫(kù)庫(kù)存預(yù)警及新型采購(gòu)模式，規(guī)范和簡(jiǎn)化傳統(tǒng)采購(gòu)模式，使在庫(kù)庫(kù)存量合理化。方法 設(shè)計(jì)合理庫(kù)存預(yù)警初始參數(shù)，藥庫(kù)人員根據(jù)實(shí)際工作情況對(duì)初始參數(shù)進(jìn)行二次分化設(shè)定，建立庫(kù)存預(yù)警上下限，得出藥品采購(gòu)計(jì)劃量計(jì)算公式，從而自動(dòng)生成藥品采購(gòu)計(jì)劃單，記錄、分析、比較在新舊工作模式下藥品庫(kù)存參數(shù)指標(biāo)和工作量指標(biāo)的差異。結(jié)果 庫(kù)存預(yù)警和新型采購(gòu)模式下庫(kù)存天數(shù)比傳統(tǒng)模式更接近最適庫(kù)存天數(shù)；庫(kù)房人員完成采購(gòu)計(jì)劃單時(shí)間、單張發(fā)票平均入賬時(shí)間和單品種月均入賬次數(shù)都減少；傳統(tǒng)模式出現(xiàn)庫(kù)存積壓、缺藥的情況多于庫(kù)存預(yù)警和新型采購(gòu)模式。結(jié)論 藥品庫(kù)存預(yù)警和新型采購(gòu)模式的應(yīng)用使藥庫(kù)庫(kù)存天數(shù)更加合理，避免藥品積壓和缺藥現(xiàn)象，減少人力消耗，提高工作效率。

【關(guān)鍵詞】藥庫(kù)；庫(kù)存預(yù)警系統(tǒng)；采購(gòu)模式；設(shè)計(jì)

加強(qiáng)藥庫(kù)的科學(xué)管理，是保證藥品質(zhì)量及保障患者用藥安全、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)安全的重要環(huán)節(jié)［1］。50%以上的醫(yī)院資金在藥庫(kù)流動(dòng)，所以把藥庫(kù)庫(kù)存量控制在合理、科學(xué)范圍之內(nèi)至關(guān)重要。傳統(tǒng)的一級(jí)庫(kù)即藥庫(kù)，藥品采購(gòu)計(jì)劃單的制定流程是庫(kù)房人員先自查藥庫(kù)存量，然后填寫采購(gòu)計(jì)劃單，最后購(gòu)藥入庫(kù)。這種采購(gòu)模式僅憑庫(kù)房人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和主觀判斷決定采購(gòu)量，經(jīng)常造成品種遺漏缺失或庫(kù)存積壓的情況（占用資金，降低庫(kù)存的周轉(zhuǎn)率），并且每天要清查藥品庫(kù)存，工作量大，少者五六十種，多者上百種，顯然這種舊工作模式已經(jīng)滿足不了庫(kù)房日常工作需求。我院于2014年5月實(shí)行全面信息化改革，引入新的庫(kù)房管理系統(tǒng)，庫(kù)存預(yù)警模式在實(shí)際使用中取得良好效果。本文旨在介紹新舊工作模式下（2014年前后6個(gè)月）庫(kù)存量和工作指標(biāo)的變化。

1　軟硬件要求

1.1硬件要求

采用華為服務(wù)器、EMC CX磁盤柜作為服務(wù)器存儲(chǔ)件、前端工作站采用聯(lián)想品牌機(jī)。

1.2軟件要求

采用LINUX網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)；ORACLE為數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)；DELPHI為開發(fā)語(yǔ)言；WIN7為桌面操作系統(tǒng)。

1.3測(cè)試區(qū)域

福建省廈門市仙岳醫(yī)院藥庫(kù)

2　方法與結(jié)果

2.1藥庫(kù)相關(guān)參數(shù)的設(shè)定

上個(gè)月日均出庫(kù)量b=上個(gè)月某藥品的出庫(kù)總量/該月天數(shù)；加權(quán)值t=去年同期該品種的月出庫(kù)量/去年同期前一個(gè)月該品種月出庫(kù)量；最后兩者相乘，得出當(dāng)月日均出庫(kù)量a=b×t。通過當(dāng)月和去年同期這個(gè)月的藥品出庫(kù)量進(jìn)行加權(quán)實(shí)現(xiàn)日均出庫(kù)量的動(dòng)態(tài)分析，把季節(jié)性疾病（如流感和精神分裂）、開學(xué)季等因素（如兒童多動(dòng)癥）考慮在內(nèi)，使得出的當(dāng)月日均出庫(kù)量a更具參考價(jià)值。

2.2藥品的ABC分類管理［2］和部分品種的零庫(kù)存管理

近幾年醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，門診量日益增多，藥品使用量呈上升趨勢(shì)，不同品種間的使用金額存在一定差異，因此有必要將藥品分成3類進(jìn)行嚴(yán)加管理，便于化繁為簡(jiǎn)，有區(qū)別地實(shí)施管理，提高管理效率［3］。A類藥品為少數(shù)品種，占品種總數(shù)的5%～20%，但價(jià)格較昂貴且臨床需求大，是庫(kù)存管理的關(guān)鍵品種。此類藥品占庫(kù)存總金額的60%左右，減少A類藥品的庫(kù)存量可以減少庫(kù)存占用資金，因此A類藥品的采購(gòu)周期應(yīng)盡量縮短，提高周轉(zhuǎn)率［4］。B類價(jià)格居中，品種數(shù)量占據(jù)總品種數(shù)的20%，占庫(kù)存總金額的20%左右需求量少于A類但品種較多的藥品，是庫(kù)存管理的次要因素。C類藥品為臨床使用較多的精神科普藥和搶救用藥，品種多樣規(guī)格繁多，品種數(shù)量占據(jù)總量的60%左右，僅占用資金總額的10%。日常采購(gòu)過程中經(jīng)常出現(xiàn)斷貨情況，因此必須設(shè)置較長(zhǎng)的采購(gòu)周期，增加庫(kù)存量，保證臨床基本用藥。因此庫(kù)房工作的重點(diǎn)就是既要保證C類藥有足夠庫(kù)存量，又要增加A類藥的周轉(zhuǎn)周期，減少資金占用。

由于精神?？漆t(yī)院的緣故，大部分用藥屬精神科用藥，占總品種數(shù)量的90%。余下部分外用藥、中成藥、婦科品種用藥量極少且呈現(xiàn)無規(guī)律狀態(tài)，這部分品種庫(kù)房預(yù)警系統(tǒng)默認(rèn)預(yù)警下限為零，庫(kù)房只備一次出庫(kù)量，一經(jīng)領(lǐng)藥庫(kù)存歸零立即進(jìn)入采購(gòu)模式。采購(gòu)量是由庫(kù)房人員根據(jù)近期出庫(kù)量進(jìn)行人為設(shè)定。

2.3藥品采購(gòu)周期和庫(kù)存預(yù)警上下限的設(shè)置［5］

藥品庫(kù)存量上下限的確定，是實(shí)現(xiàn)最佳庫(kù)存管理最直接的方法，當(dāng)庫(kù)存量低于下限時(shí)，系統(tǒng)將該品種自動(dòng)錄入計(jì)劃單中。

藥品采購(gòu)周期和庫(kù)存預(yù)警上下限的設(shè)置主要參考以往藥品的出庫(kù)量、資金占用率、庫(kù)房空間利用率、醫(yī)藥公司的匯款周期及醫(yī)藥公司送貨規(guī)律等因素設(shè)定。A類藥品采購(gòu)周期為15 d，以20 d的平均用量為庫(kù)存上限，5 d的平均用量為庫(kù)存下限；是B類藥品的采購(gòu)周期為21 d，以30 d的平均用量為庫(kù)存上限，7 d的平均用量為庫(kù)存下限；C類藥品的采購(gòu)周期確定為30 d，以40 d的平均用量為庫(kù)存上限，以10 d的平均用量為庫(kù)存下限。

2.4采購(gòu)計(jì)劃單的自動(dòng)生成

藥庫(kù)管理員打開計(jì)算機(jī)藥庫(kù)管理系統(tǒng)后，點(diǎn)擊庫(kù)存報(bào)警表，系統(tǒng)即會(huì)統(tǒng)計(jì)那些藥品庫(kù)存量低于預(yù)警下限值的品種，將其匯總并計(jì)算需采購(gòu)的藥品數(shù)量（最大庫(kù)存上限—當(dāng)前庫(kù)存量），自動(dòng)生成當(dāng)天需采購(gòu)品種的采購(gòu)申請(qǐng)單（包含品種和數(shù)量）。藥庫(kù)管理員審核確認(rèn)后由系統(tǒng)傳輸進(jìn)入采購(gòu)流程。A類采購(gòu)量=15a；B類采購(gòu)量=21a；C類采購(gòu)量=30a；少量無規(guī)律用藥品種的采購(gòu)量就是庫(kù)房工作人員的認(rèn)為設(shè)定值。

2.5購(gòu)入藥品的入賬

購(gòu)入藥品的計(jì)算機(jī)入賬過后，將采購(gòu)計(jì)劃單轉(zhuǎn)換為藥品入庫(kù)單，核對(duì)發(fā)票根據(jù)實(shí)際到貨品種、數(shù)量、批號(hào)等進(jìn)行修改，復(fù)核完畢最后進(jìn)行入賬過程。

2.6統(tǒng)計(jì)分析指標(biāo)的對(duì)比

詳見表1～2。

表1　新舊工作模式庫(kù)房藥品庫(kù)存情況

表2　新舊工作模式庫(kù)房人員工作量指標(biāo)前后對(duì)比

3　討論與分析

表1顯示庫(kù)存預(yù)警模式庫(kù)存天數(shù)為（17.24±11.68）d，比傳統(tǒng)模式（24.23±17.56）d更接近最適庫(kù)存天數(shù)；更重要的是庫(kù)存預(yù)警模式偏差較小，所有品種82%庫(kù)存天數(shù)保持在5～30 d用量這樣一個(gè)較理想的庫(kù)存水平上，超過30 d的藥品積壓和出現(xiàn)缺藥的情況非常少見；而傳統(tǒng)模式庫(kù)存天數(shù)偏差非常大，只有65%的品種庫(kù)存天數(shù)在5～30 d區(qū)間，藥品積壓（超過30 d）和出現(xiàn)缺藥的情況多于庫(kù)存預(yù)警模式。表2顯示新預(yù)警模式下，庫(kù)房人員完成采購(gòu)計(jì)劃單時(shí)間（0.12±0.02）h比傳統(tǒng)模式（0.67±0.36）h節(jié)省不少時(shí)間；單張發(fā)票平均入賬時(shí)間由（35±12）s減少到（21±8）s，相應(yīng)的日均入賬的票據(jù)也有所減少，有利于減少庫(kù)房人員的日常工作量；而單品種月均入賬次數(shù)也由改革前的（2.04±1.16）次/種下降到（1.46±0.59）次/種，避免工作人員因?yàn)楣浪悴粶?zhǔn)造成品種的頻繁購(gòu)進(jìn)。

舊的藥品采購(gòu)模式中，庫(kù)房人員單憑經(jīng)驗(yàn)估算填寫采購(gòu)單，具有一定盲目性、費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。急需品種不能及時(shí)納入計(jì)劃單，經(jīng)常出現(xiàn)缺藥情況給臨床用藥帶來不便；過度采購(gòu)品種造成藥品積壓，造成嚴(yán)重資金占用藥品的過期報(bào)廢。藥品庫(kù)存預(yù)警和新型采購(gòu)模式的應(yīng)用與之前藥品出庫(kù)量進(jìn)行綜合動(dòng)態(tài)分析［6］，對(duì)需采購(gòu)品種進(jìn)行預(yù)警生成合理的采購(gòu)計(jì)劃單。藥品庫(kù)存預(yù)警和新型采購(gòu)模式的引入使得藥品在庫(kù)天數(shù)更加合理，避免藥品積壓和資金占用等情況的發(fā)生，減少缺藥品種數(shù)量；節(jié)約制定采購(gòu)計(jì)劃單和入賬的時(shí)間，減少人力消耗［7-8］，提高了工作效率，保證全院臨床用藥需求。

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Application of Early Warning and New Drug Inventory Procurement Model in Pharmacy in Daily Work

ZHANG JingshuangGuo MeiDepartment of Pharmacy，Xianyue Hospital of Xiamen City，Xianmen 361012，China

【Abstract】

Objective To standardize and simplify the traditional purchasing model，and make the inventory rational，we introduce pharmacy inventory alert and new procurement model． Methods Design the reasonable inventory warning initial parameters first，secondtly pharmacy personne do the division setting of initial parametersl according to the actual working situation，then establish early warning upper and lower inventory and drug procurement plan quantity calculation formula． So as to automatically generate single drug purchase plan to record，analysis，compare the indicators of drug inventory parameters and workload in the old and new work model． Results The inventory supply of new warning and purchasing model is closer to the optimum inventory days than the traditional model，warehouse personnel spend less time to complete procurement plan，average booking time of single invoice and the number of single variety monthly booking are significantly reduced，the lack of medicine and inventory backlog of the traditional model is obviously more than the new work mode of procurement． Conclusion The new warning and purchasing model make pharmacy inventory days more reasonable，avoid the backlog of drugs and lack of medicine，reduce the human consumption，improve the work efficiency．

【Key words】Storehouse，Drug stocks early warning，Procurement model，Design

doi:10．3969/j．issn．1674-9316．2016．01．098

【中圖分類號(hào)】R97

【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】1674-9316（2016）01-0133-03

作者單位：361012 廈門市仙岳醫(yī)院藥學(xué)部