綜合檔案室建設(shè)是企業(yè)檔案管理的關(guān)鍵所在

秦永香　黃瀚鈺

摘 要：企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理工作的重要組織部分，是一種巨大的信息資源，是關(guān)系到一個(gè)企業(yè)能否科學(xué)管理的重要條件，管理好企業(yè)檔案工作，是企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；綜合檔案室建設(shè)；關(guān)鍵

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，使企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，這就要求企業(yè)的各項(xiàng)管理工作都應(yīng)順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，全方位為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，而檔案工作又是企業(yè)內(nèi)部管理中一項(xiàng)最基礎(chǔ)的服務(wù)性工作，是各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的巨大的信息資源，這項(xiàng)工作做的好壞，直接影響到企業(yè)其它工作的開展，甚至影響到企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)，影響到企業(yè)的生存與發(fā)展，因此建好企業(yè)綜合檔案室，高效服務(wù)企業(yè)綜合管理就顯得尤為重要。

1 要正確認(rèn)識(shí)建企業(yè)綜合檔案室實(shí)行檔案集中管理的重要意義和作用

1.所謂綜合檔案室，即是國(guó)家各機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位，統(tǒng)一保管和管理本單位各種門類檔案的獨(dú)立實(shí)體。建立綜合檔案室，就是將一個(gè)企業(yè)里的行政管理工作類、黨群工作類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、科技檔案、基本建設(shè)檔案、人事檔案、聲像檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案及其它門類、載體檔案集中起來統(tǒng)一保管和管理，并提供利用為企業(yè)服務(wù)。與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：

2.綜合檔案室有利于企業(yè)管理層對(duì)整個(gè)企業(yè)檔案工作的協(xié)調(diào)、決策、綜合治理，有利于對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。隨著企業(yè)搞活開放，企業(yè)檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)也發(fā)生了變化，從客觀上要求變革檔案組織管理方式。而企業(yè)通過建立綜合檔案室、實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確地把握企業(yè)檔案信息的傳遞和處理過程，有利于對(duì)整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全局的控制和協(xié)調(diào)，便于企業(yè)管理層及時(shí)決策和綜合治理。

建綜合檔案室有利于檔案的收集，使整個(gè)企業(yè)檔案齊全完整。收集的檔案齊全與否和質(zhì)量如何，直接影響到整理、編目、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等一系列環(huán)節(jié)工作的進(jìn)行。在沒有成立綜合檔案室前，檔案沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理的，各部門形成的檔案各業(yè)務(wù)部門的主管管理，責(zé)任心強(qiáng)的部門收集齊全些，否則差些，有的個(gè)別單位文件資料損失嚴(yán)重，形成的東西不少，保存下來的卻是寥寥無幾。檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理后，收集工作成為檔案人員的首要任務(wù)，它就會(huì)經(jīng)常對(duì)收集工作的各環(huán)節(jié)進(jìn)行督促、指導(dǎo)，改變了過去那種似乎有人管，實(shí)際又無人管的局面，使生產(chǎn)中形成的檔案及時(shí)收集、歸檔。

3.建綜合檔案室為實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，創(chuàng)造了條件，能充分發(fā)揮檔案部門的職能作用。首先從組織機(jī)構(gòu)上有了保證，檔案人員可以研究開展檔案工作的計(jì)劃措施，按照統(tǒng)一的規(guī)章制度和管理辦法，對(duì)各類文件材料的形成、收集、整理、歸檔進(jìn)行科學(xué)管理和系統(tǒng)分類整理，確保歸檔案卷質(zhì)量。如果分散管理，沒有一個(gè)統(tǒng)一固定的組織機(jī)構(gòu)，更沒有相應(yīng)的管理制度，使檔案工作無章可循。即使定了制度，也是紙上談兵，不能認(rèn)真監(jiān)督執(zhí)行。

4.建綜合檔案室有利于檔案人員的穩(wěn)定與業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，建立綜合檔案室，檔案數(shù)量和工作量急劇增加，設(shè)立專職檔案干部已成必然。這樣，就改變了檔案人員兼職過多，無時(shí)間顧及檔案工作的被動(dòng)局面。檔案人員可以有充分的時(shí)間進(jìn)行案卷整理和管理工作，有精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，也便于落實(shí)專業(yè)人員的崗位責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)檔案工作人員專業(yè)化。

5.建綜合檔案室有利于企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展。企業(yè)的全部檔案是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的信息中心和知識(shí)寶庫，建立綜合檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理后，可以使領(lǐng)導(dǎo)能夠集中財(cái)力、物力解決檔案室的設(shè)備、配備檔案室人員，制定檔案管理規(guī)章制度，有利于對(duì)檔案的保護(hù)、延長(zhǎng)檔案壽命。精減了人員、節(jié)省了設(shè)備、資金，這些都是分散保存不能比擬的優(yōu)越性。

6.建綜合檔案室有利于檔案信息的開發(fā)利用。隨著企業(yè)管理和改革的深化，檔案信息的開發(fā)利用已經(jīng)成為企業(yè)檔案工作的重點(diǎn)，建立企業(yè)綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理全場(chǎng)的全部檔案，首先方便了利用者，各種情況信息都可以從檔案室獲得，再也不用東奔西找，走遍全場(chǎng)的各個(gè)科室去找文件材料；不論是場(chǎng)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的更替，還是中層領(lǐng)導(dǎo)或是工作人員的調(diào)動(dòng)，使檔案材料不會(huì)發(fā)生丟失，對(duì)新上任的領(lǐng)導(dǎo)及工作人員造成工作被動(dòng)的局面，可順利適應(yīng)工作，查找任何需要的檔案資料；另外檔案人員也熟悉了全場(chǎng)檔案情況，可以主動(dòng)向利用者介紹情況提供服務(wù)。還可以利用自己所保管的檔案資料，系統(tǒng)地編制各種檢索工具和各種參考資料，方便利用者從不同范圍、不同角度利用檔案，有利于提高檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率。此外，在檔案的利用過程中還可以發(fā)現(xiàn)檔案的收集、整理方面的不足之處，改善和提高檔案室的管理水平，進(jìn)一步完善整個(gè)檔案工作。同時(shí)檔案的綜合管理在檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)、制度和方法上易于統(tǒng)一，和分散管理相比，更易于使各個(gè)單位互相溝通，有利于檔案利用擴(kuò)大檔案工作的影響。

2 具體抓好綜合檔案室建設(shè)的幾點(diǎn)建議

建綜合檔案室，更好的發(fā)揮檔案室的作用，使庫內(nèi)檔案為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，才是檔案工作的根本。但是也有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只顧抓經(jīng)濟(jì)效益，檔案意識(shí)淡薄，企業(yè)檔案工作長(zhǎng)期得不到應(yīng)有的重視，檔案管理體系如同虛設(shè)，檔案工作不能發(fā)揮作用，更談不上為企業(yè)生產(chǎn)提供服務(wù)。而且，一些檔案人員還停留“守?cái)偂钡乃缴?，難以企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的需要等等。筆者認(rèn)為，具體應(yīng)從以下幾方面入手：

1.加大檔案工作的宣傳力度，尤其是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的宣傳。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，是做好檔案工作好、壞的關(guān)鍵。檔案部門要采取多種形式和利用現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)檔案工作進(jìn)行大力宣傳。推廣、介紹一些作用發(fā)揮好的企業(yè)經(jīng)驗(yàn)，利用一切可能的機(jī)會(huì)多說多講，宣傳檔案法規(guī)、宣傳檔案的特點(diǎn)及社會(huì)效益，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使其自覺關(guān)心和支持檔案工作。

2.檔案部門與企業(yè)主管機(jī)關(guān)聯(lián)合監(jiān)督、管理檔案工作，加強(qiáng)宏觀管理力度。把企業(yè)檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制，與獎(jiǎng)懲掛鉤，也可以采取現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，組織企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員到較好的企業(yè)學(xué)習(xí)觀摩，以借外力推動(dòng)較差企業(yè)的檔案工作。這些方法效果明顯，可大力推廣。

3.開發(fā)檔案信息資源，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。綜合檔案室的人員要轉(zhuǎn)變觀念，變被動(dòng)型為主動(dòng)型、開放型服務(wù)。主動(dòng)參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，掌握企業(yè)各項(xiàng)工作需求，主動(dòng)把檔案信息送上門，把死檔案變成活信息，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)開發(fā)管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，發(fā)揮檔案應(yīng)有的效益。只有這樣檔案工作才能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，被社會(huì)認(rèn)可，提高檔案工作的地位。

4.要完善檔案管理制度和措施。建立健全檔案管理的規(guī)章制度是搞好檔案工作的重要保證。根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)文件材料歸檔的要求，結(jié)合本部門檔案形成的規(guī)律，特別要充分認(rèn)識(shí)科技檔案的重要性，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，借鑒先進(jìn)的管理方法，制定檔案工作規(guī)范、檔案分類編目方法、歸檔范圍及辦法、保管期限、收集、借閱等管理規(guī)章制度，逐步形成嚴(yán)格的立卷歸檔制度，保護(hù)科研成果，

5.提高檔案人員的自身素質(zhì)。檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，加之檔案內(nèi)容的變化、知識(shí)的更新，更需要檔案人員一是要全面掌握檔案業(yè)務(wù)技能；二是要有默默無聞的奉獻(xiàn)精神，只有檔案人員的自身素質(zhì)提高了，檔案工作的發(fā)展才有保證，企業(yè)綜合檔案室的作用才能得到真正意義上的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

1.《檔案法》

2.《檔案管理學(xué)》

3.《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》

4.《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》