試析網(wǎng)絡(luò)信息化中電子文檔在檔案管理中的作用

盧愛鳳

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸走向信息化，網(wǎng)絡(luò)化。所謂信息化管理就是說運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的方式將不同地理位置、不同網(wǎng)絡(luò)載體的資源進(jìn)行整合，存儲(chǔ)，達(dá)到更加高效，更加方便的實(shí)現(xiàn)資源共享。本文簡單介紹了網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的電子文檔定義和特點(diǎn)，闡述了電子文檔對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響和對(duì)檔案學(xué)理論的影響，對(duì)于電子文檔的應(yīng)用檔案界所采取的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息；電子文檔；檔案管理；影響

所謂電子文檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。

1 電子文檔定義及其特點(diǎn)

與紙質(zhì)文檔比較電子文檔有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.電子文檔不再是直觀的紙質(zhì)文檔，它需要借助辦公設(shè)備才能閱讀利用。

2.電子文檔可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。

3.電子文檔的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響。

4.電子文檔的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化

用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化，必須用OA與檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)去工作。將辦公系統(tǒng)中的文檔內(nèi)容用OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中來，直接變成檔案，對(duì)不能導(dǎo)的個(gè)別文檔采取掃的辦法，即方便又省時(shí)、省力、還能達(dá)到減人提效的目的。避免綜合檔案管理員只知其表象，重復(fù)低質(zhì)勞動(dòng)。但要十分注意做好檔案利用權(quán)限的管理工作，我們所說的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時(shí)間內(nèi)為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，并采取一定的辦法，用系統(tǒng)設(shè)置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來實(shí)現(xiàn)，通過信息這條“高速公路”，來實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化目標(biāo)，充分發(fā)揮企業(yè)文書檔案信息資源的作用。

3 文檔一體信息化服務(wù)向縱深發(fā)展的障礙

從思想觀念上分析。目前，文檔一體信息化服務(wù)并沒有取得理想的效果，辦公過程中引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，必然會(huì)對(duì)現(xiàn)行的體制產(chǎn)生影響，尤其是現(xiàn)行的手工文檔處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年，也有一套完善制度和方法，因此轉(zhuǎn)變觀念，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，是推行辦公自動(dòng)化的必要條件。從實(shí)踐理論上分析。到目前為止，許多企業(yè)的文秘工作與檔案工作還在實(shí)行分快管理制。這種體制從某種程度上卻有意無意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。如果檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，這直接影響了企業(yè)文書檔案的建檔質(zhì)量。

檔案建檔過程中遇到的問題如下：

1.版面記錄不全，附件不規(guī)范。

在日常檔案管理中常常遇到歸檔文檔只有主題詞而無抄送抄發(fā)單位，不標(biāo)明印發(fā)部門和發(fā)文時(shí)間，甚至沒有版記，尤其是主題詞的選用不準(zhǔn)確或自擬自編，給文檔歸檔擬寫案卷標(biāo)題增加了操作難度。

2.原始稿件不全，編號(hào)不規(guī)范。

歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號(hào)差錯(cuò)，鉛筆或圓珠筆撰寫，既不符合立卷歸檔的要求，又影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值，使檔案的真實(shí)性難以保障。

3.紙張不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范

文檔大小還不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。

4.文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范。

出現(xiàn)“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，“請(qǐng)示”和“報(bào)告”不分，“報(bào)告”中夾雜著“請(qǐng)示”的內(nèi)容，有的甚者把兩個(gè)文種合二為一為“請(qǐng)示報(bào)告”，越級(jí)行文，越級(jí)簽發(fā)，不登記就印發(fā)等無序現(xiàn)象，必定對(duì)歸檔留下后患。

隨著社會(huì)的發(fā)展、企業(yè)的進(jìn)步，在管理工作中新理念新技術(shù)逐步的推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分。

4 做好歸檔電子文檔的技術(shù)處理工作

1.實(shí)施電子文檔管理戰(zhàn)略

新型文檔材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文檔工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文檔的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文檔的原始信息，了解文檔信息重新組合的來龍去脈，保證電子文檔的可靠性，使之與紙質(zhì)文檔一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2.解決好電子文檔的保存問題

以化學(xué)磁性材料為載體的電子文檔，有效進(jìn)行長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文檔記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。

3.檔案管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，現(xiàn)在是紙質(zhì)與電子信息交錯(cuò)使用，檔案管理已進(jìn)入多向交叉立體化時(shí)期。隨著電子文檔的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。

4.檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。

我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

5.檔案綜合管理人員素質(zhì)要提高。

對(duì)電子文檔、電子文檔歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。

5 網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理一些思考

文書檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點(diǎn)方法。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。提高辦公效率，計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件之后，文檔資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文檔還是辦理傳遞，都變得簡單易行。文檔和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。電子文檔保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文檔載體材料的壽命要長得多。

6 結(jié)語

總之，網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的電子文檔提高了文檔傳遞的速度和安全性。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文檔或文檔在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文檔傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文檔還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文檔傳遞的安全性和及時(shí)性。

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