檔案管理創(chuàng)新的思考

李榕

社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立使檔案工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，作為統(tǒng)籌檔案工作全局的檔案行政管理部門必須適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的需要，檔案事業(yè)的發(fā)展，必須適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的要求，這就意味著檔案管理部門要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念、樹立創(chuàng)新意識，跟上時代發(fā)展的步伐。

1 創(chuàng)新是檔案管理發(fā)展的時代要求

時代在前進(jìn)，社會在發(fā)展，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業(yè)，必須根據(jù)時代和社會的發(fā)展要求，才能不斷創(chuàng)新，才能符合馬克思主義創(chuàng)新的本質(zhì)。才能使我們對客觀世界的認(rèn)識不斷深化，對馬克思主義理論的應(yīng)用才能不斷進(jìn)步。

其次，創(chuàng)新是時代的必然要求。知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，要求社會科技創(chuàng)新、體制創(chuàng)新、知識創(chuàng)新，知識經(jīng)濟(jì)社會必然是以知識為基礎(chǔ)，以高科技為支柱，以創(chuàng)造性的智力為依托，依靠知識和信息進(jìn)行經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。在這樣的背景下，社會對檔案事業(yè)的傳統(tǒng)格局和傳統(tǒng)的運(yùn)作方式提出了許多新的需求。

一是利用檔案信息的需求?，F(xiàn)今提供利用的檔案，不僅有文書檔案，也有科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，這種檔案信息需求的大潮，已經(jīng)開始沖擊檔案傳統(tǒng)的服務(wù)方式。

二是擴(kuò)大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛運(yùn)用，電子文件的大量產(chǎn)生，檔案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案，這種趨勢已越來越明顯。

三是從服務(wù)方式上看，除要求提供檔案原件進(jìn)行摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復(fù)、保護(hù)、復(fù)制服務(wù)。而且這種需求已形成較高的呼聲，時代要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理和服務(wù)機(jī)制。這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創(chuàng)新，才能使檔案工作跟上形勢的發(fā)展，實現(xiàn)其應(yīng)有的價值，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2 當(dāng)前檔案管理主要現(xiàn)狀

改革開放以來，各個方面、各層次的檔案室普遍建立，各種門類的檔案資料大量產(chǎn)生，電子檔案的產(chǎn)生與運(yùn)用，新型信息材料的出現(xiàn)，現(xiàn)代記錄方式的運(yùn)用等，都給檔案工作帶來了新的課題。但是由于種種原因，我們的檔案工作者的創(chuàng)新意識還明顯不足，阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。其主要表現(xiàn)在：

1、大檔案意識不強(qiáng)?！┩菊J(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，在檔案部門本身的工作中，往往就業(yè)務(wù)論業(yè)務(wù)，不能把檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)及各項建設(shè)結(jié)合起來，不能把業(yè)務(wù)工作與自身的建設(shè)和發(fā)展有機(jī)地結(jié)合。

2、改革意識不強(qiáng)。檔案部門自身的改革發(fā)展指導(dǎo)思想上的局限性，導(dǎo)致發(fā)展思路上存在片面性、管理體制上存在單一性、工作方式上存在封閉性，服務(wù)手段上存在原始性，仍處于被動狀態(tài)。

3、自強(qiáng)意識不強(qiáng)。一些人不愿意去抓根本性、長期性、建設(shè)性的大事情，對—些事情的艱苦性和復(fù)雜性以及可能遇到的困難認(rèn)識不足，思想一蹴而就。“等、靠、要”思想觀念嚴(yán)重，改革開放意識和自我發(fā)展意識不強(qiáng)，凡事要等待上級部署后方才運(yùn)作，工作中缺乏主動性和創(chuàng)造性。

4、對新時期檔案管理本質(zhì)屬性缺乏全面的認(rèn)識，致使某些檔案工作難以到位，造成不可再生的檔案信息資源大量流失，檔案資料不全，結(jié)構(gòu)不合理，編研利用不充分，難以給社會各方面提供及時、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)，同時，檔案服務(wù)手段滯后，影響檔案服務(wù)功能的發(fā)揮，檔案信息服務(wù)窗口的作用不大。

3 檔案管理工作創(chuàng)新要解決的問題

首先，要在思想觀念上創(chuàng)新。要充分認(rèn)識創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動力，檔案工作的建立、發(fā)展、壯大離不開創(chuàng)新。然而在當(dāng)前，檔案工作創(chuàng)新面臨著許多思想障礙和框框套套。檔案工作與經(jīng)濟(jì)工作脫離，檔案工作者在繼承和創(chuàng)新關(guān)系上的猶豫彷徨等等，這些都不同程度地影響檔案工作的改革與創(chuàng)新。，改革怕出亂子，創(chuàng)新怕?lián)L(fēng)險；有的片面強(qiáng)調(diào)繼承，缺乏辯證的觀點(diǎn)，在當(dāng)今社會，檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題，沒有現(xiàn)成的答案，也沒有任何經(jīng)驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，才能在探索中前進(jìn)，創(chuàng)新中發(fā)展。

其次，要在基礎(chǔ)管理工作上的創(chuàng)新?；A(chǔ)管理包括了檔案的收集，整理、鑒定、保管到開發(fā)利用。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一整套緊密相聯(lián)的工作流程，每一程序的科學(xué)性、技術(shù)性都很強(qiáng)。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體己呈現(xiàn)出多樣性的趨勢。如電子計算機(jī)自動控制的電子檔案，同紙質(zhì)檔案相比，具有更方便，準(zhǔn)確、高效的優(yōu)勢，但在收集、鑒定、使用、保管、保密和安全等諸多方面，又出現(xiàn)了一些值得探索研究的新課題。如從我國機(jī)關(guān)檔案工作的實際出發(fā)，為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，這個規(guī)則的貫徹實施，改變了機(jī)關(guān)傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)工作方式，兼顧了計算機(jī)和手工管理兩種方式，這實際上也是檔案管理手段的一種創(chuàng)新。

4 檔案管理工作創(chuàng)新措施

檔案工作創(chuàng)新是應(yīng)對時代變革，推進(jìn)檔案工作開創(chuàng)新局面的必由之路和必然選擇。檔案工作要實現(xiàn)創(chuàng)新，要有科學(xué)的態(tài)度，實事求是的精神，還應(yīng)有過硬的實招。具體講要在三個方面下功夫。

1、在工作重點(diǎn)上創(chuàng)新。檔案工作要創(chuàng)新，必須圍繞重點(diǎn)工作，抓住難點(diǎn)、熱點(diǎn)、重點(diǎn)問題，尋找工作的突破口，找準(zhǔn)主攻方向，大膽實踐，創(chuàng)造性地開展工作。通過工作重點(diǎn)的創(chuàng)新，帶動、提高其他工作的創(chuàng)新和提高水平。

2、在工作機(jī)制上創(chuàng)新。檔案工作要創(chuàng)新，必須有健全、完善的工作機(jī)制和工作保證。創(chuàng)新工作機(jī)制，就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性，加強(qiáng)法律、法規(guī)和制度建設(shè)，做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化和規(guī)范化。為檔案工作各項任務(wù)的圓滿完成提供堅實的保證。

3、提高檔案工作人員的創(chuàng)新精神。檔案工作人員的創(chuàng)新精神的培養(yǎng)，要在以下幾方面努力：一是要有敬業(yè)精神。需要檔案工作者有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，勤勤懇懇，默默無聞，在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績；二是要有豐富的知識和經(jīng)驗。因為知識和經(jīng)驗可以使人產(chǎn)生廣泛的聯(lián)想，使思想靈活敏銳，進(jìn)而迸發(fā)出創(chuàng)新靈感的火花，對工作提出妥善的解決辦法，不斷創(chuàng)新；三是要培養(yǎng)獨(dú)立思考問題的習(xí)慣。獨(dú)立思考就是調(diào)動主觀思維能力，大膽設(shè)想，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法，解決新問題； 四是要有實事求事的科學(xué)精神。要以“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，準(zhǔn)確地把握檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新形勢，自身發(fā)展的新情況和所處的新環(huán)境，學(xué)習(xí)、總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實創(chuàng)新的精神，把握規(guī)律，勇于探索和實踐，有效地、開創(chuàng)性地開展工作，才是真正的創(chuàng)新。

5 不斷創(chuàng)新檔案工作機(jī)制

1、擴(kuò)大信息源。檔案、圖書、情報信息一體化管理是新世紀(jì)信息資源管理大趨勢，加大對農(nóng)業(yè)科技、城市化建設(shè)、重點(diǎn)工程項目檔案及相關(guān)信息的收集力度，為增強(qiáng)、擴(kuò)展服務(wù)功能提供保障。城建檔案要利用網(wǎng)絡(luò)及計算機(jī)技術(shù)與社會公共信息建立互聯(lián)互通關(guān)系，增強(qiáng)信息采集能力、加工能力。全面加強(qiáng)新區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理，為新區(qū)建設(shè)服務(wù)。積極開展重點(diǎn)建設(shè)項目檔案專項服務(wù)。面對用戶，檔案館不僅能提供歷史檔案，而且能提供綜合檔案信息：不僅能提供客觀憑證，而且能提供現(xiàn)行的有序信息。

2、加大特色檔案收集力度。隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)上信息會越來越豐富，這就需要館藏特色檔案來增強(qiáng)競爭力，檔案館要加大特色檔案的收集力度。認(rèn)真做好重大活動檔案材料的收集整理，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。隨著開發(fā)開放，將會舉辦越來越多的國際國內(nèi)大型會議、會戰(zhàn)、商貿(mào)洽談、文化娛樂等重大活動。對其產(chǎn)生的紙質(zhì)、電子、聲像、多媒體和事務(wù)檔案，要建立檔案管理責(zé)任制，明確崗位責(zé)任，健全制度。確保重大活動檔案材料齊全收集、及時整理、按規(guī)定積極向社會開放。

3、加快檔案信息化工作，全面推進(jìn)“數(shù)字檔案館”建設(shè)。在做好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化、整合館內(nèi)信息資源，做好“數(shù)字檔案館”的開發(fā)與開放工作。大力整合檔案信息資源，為建設(shè)提供信息支持?？茖W(xué)整和檔案信息資源建設(shè)發(fā)展服務(wù)的重要舉措，又是拓展檔案工作社會服務(wù)功能的重要途徑。

4、創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制。拓展檔案館與各部門的密切合作空間?！矫娣e極建立“熱線聯(lián)系”渠道和協(xié)作網(wǎng)絡(luò)，主動了解大型活動和重要項目等的建檔、利用、開發(fā)需求；另—方面要努力擴(kuò)展面向社會的檔案中介服務(wù)，開展檔案整理、搶救、數(shù)字化、寄存、技術(shù)保護(hù)和咨洵服務(wù)業(yè)務(wù)。

5、強(qiáng)化服務(wù)意識。規(guī)范服務(wù)工作程序，不斷提高服務(wù)工作的質(zhì)量和水平，充分挖掘檔案資源的利用價值，不斷深化檔案服務(wù)的廣度、深度，提升檔案利用工作的科技含量，從互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)三個層面提供便捷的檔案信息服務(wù)。