完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理 促進(jìn)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展

摘 要：社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理工作是社保事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)前提，社保檔案具有數(shù)量龐大、動(dòng)態(tài)變化、以人為本、規(guī)范性等特點(diǎn)，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。因此，急需完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的各項(xiàng)制度，建立檔案信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)社保檔案整理工作，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。把凝心聚力促發(fā)展、服務(wù)百姓惠民生作為工作指南，使各項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)，順利完成了既定目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；保險(xiǎn)事業(yè)；發(fā)展

社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理工作是社保事業(yè)發(fā)展的一個(gè)基礎(chǔ)前提，隨著社保制度改革的深入，如何做好社保檔案管理工作，成為社保工作的一個(gè)重要內(nèi)容。然而，目前的社保檔案管理中存在著管理意識(shí)薄弱、管理手段和方法落后、缺乏專業(yè)的檔案資料管理隊(duì)伍、管理制度不統(tǒng)一、不注重檔案信息開發(fā)等問題。因此，急需完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的各項(xiàng)制度，從而有助于解決重復(fù)參保和漏保并存問題，有助于增強(qiáng)就業(yè)工作的針對(duì)性、就業(yè)政策措施的科學(xué)性，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)居民。把凝心聚力促發(fā)展、服務(wù)百姓惠民生作為工作指南，使各項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)，順利完成了既定目標(biāo)。

1 社保檔案的特點(diǎn)

社保檔案在整個(gè)社保工作中具有非常重要的地位，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障信息交流與共享的保證，是參保者維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑證，也是社保部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作效率的必要條件。作為一項(xiàng)專業(yè)的管理工作，社會(huì)保險(xiǎn)檔案具有以下五個(gè)特點(diǎn)：第一，數(shù)量龐大，即隨著我國(guó)社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實(shí)現(xiàn)全民參保。第二，動(dòng)態(tài)變化，即個(gè)人的社保檔案會(huì)隨著個(gè)人工作單位的變化，而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)社保繳費(fèi)情況也會(huì)依據(jù)個(gè)人工資的增減發(fā)生變化。第三，以人為本，即社保檔案以人為基本對(duì)象來辦理的，個(gè)人是社會(huì)保險(xiǎn)檔案的最基礎(chǔ)的形成單位。社保檔案是個(gè)人參與社保的原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人利益的重要憑證，就如人事檔案一樣，隨著個(gè)人變化，產(chǎn)生相應(yīng)變化。第四，規(guī)范性，即社保檔案是按國(guó)家的有關(guān)規(guī)范來辦理的，各類社會(huì)保險(xiǎn)都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；各類社會(huì)保險(xiǎn)都有規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊(cè)及報(bào)表，不論是哪個(gè)單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。

2 加強(qiáng)社保檔案管理的必要性及重要意義

（一）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要。

隨著社會(huì)保險(xiǎn)改革的逐步深化，“單位人”勢(shì)必要變成“社會(huì)人”。社會(huì)保險(xiǎn)部門不但要履行社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的個(gè)人資料記載，即安全有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作就會(huì)陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。

一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時(shí)，首先要填寫保險(xiǎn)卡及個(gè)人詳細(xì)情況表等作為最原始的資料存入個(gè)人檔案，其后要不斷繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、劃撥個(gè)人賬戶、計(jì)算利息，有時(shí)還要對(duì)繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。伴隨人才的合理流動(dòng)，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

（三）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。

檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對(duì)已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對(duì)正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)?？梢詾闆Q策者提供準(zhǔn)確的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會(huì)保險(xiǎn)工作的前提條件。

3 完善社保檔案管理的措施

（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案由于周期長(zhǎng)、數(shù)量大、管理要求高，困擾了很多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，大多數(shù)采用檔案主管部門提供的簡(jiǎn)易系統(tǒng)，重實(shí)體輕軟件的情況普遍存在。因此，要善于通過用信息系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)、合理、有序、規(guī)范的管理，從而實(shí)現(xiàn)編碼的標(biāo)準(zhǔn)化、流程的規(guī)范化、操作的數(shù)字化、管理的信息化、材料的電子化、表單的無紙化、業(yè)務(wù)的一體化、類型的廣泛化。通過檔案信息管理系統(tǒng)，可以極大地提高工作效率，同時(shí)通過系統(tǒng)控制確保歸檔的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，為檔案管理的信息化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。大大減輕了檔案整理歸檔工作量，提高了管理效率和精確化水平，方便了相關(guān)單位或個(gè)人查詢檔案，從而為精確管理、便民服務(wù)做出貢獻(xiàn)。

（二）加強(qiáng)社保檔案整理工作

第一，要確保養(yǎng)老保險(xiǎn)補(bǔ)繳檔案收集的資料齊全，每份資料經(jīng)辦程序較為完整，初審、復(fù)審、審批制度堅(jiān)持要好，使責(zé)任人一目了然。第二，檔案分類要準(zhǔn)確，對(duì)繳費(fèi)臺(tái)賬的建檔立卷有利于養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)歷史記錄的維護(hù)和職工養(yǎng)老保險(xiǎn)補(bǔ)繳工作的進(jìn)行。第三，每本檔案要有索引和目錄，由印刷廠統(tǒng)一整理和裝訂，立卷美觀、整潔，方便查閱和利用。第四，確保四類檔案的完整，一是人員增減備案檔案，主要留存了經(jīng)勞動(dòng)關(guān)系科鑒定的《勞動(dòng)用工花名冊(cè)》、解除勞動(dòng)合同證明等資料；二是養(yǎng)老保險(xiǎn)補(bǔ)繳檔案，往前補(bǔ)繳養(yǎng)老保險(xiǎn)的職工主要是留存了《勞動(dòng)合同》、工資憑證、法院判決書、仲裁書等材料的復(fù)印件；三是企業(yè)職工繳費(fèi)歷史記錄，主要留存了職工養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)、轉(zhuǎn)移單、企業(yè)繳費(fèi)財(cái)務(wù)憑證等資料的復(fù)印件；四是企業(yè)繳費(fèi)臺(tái)賬檔案，主要留存了企業(yè)每年的工資憑證、繳費(fèi)基數(shù)申報(bào)表等材料的復(fù)印件。

（三）強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

作為檔案的直接管理者，檔案管理員的素質(zhì)是檔案管理水平持續(xù)提升的“硬條件”，為此，社保中心要結(jié)合局崗位練兵活動(dòng)，圍繞“重人才，強(qiáng)培訓(xùn)”，把檔案管理培訓(xùn)作為重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容來抓：一是抓思想建設(shè)，定期開展職業(yè)道德教育，學(xué)習(xí)《社會(huì)保險(xiǎn)工作人員紀(jì)律規(guī)定》、，嚴(yán)守檔案信息真實(shí)、保密原則；二是抓理論學(xué)習(xí)，組織檔案管理員學(xué)習(xí)《檔案保護(hù)》、《檔案利用與服務(wù)》等課程，豐富檔案管理員理論知識(shí)；三是抓實(shí)操訓(xùn)練，中心信息檔案部實(shí)行輪崗培訓(xùn)，使每一個(gè)檔案管理員都能完成檔案整理、影像化、存放管理、查詢利用的整套工作流程，提升檔案管理技能。另外，除在專（兼）職檔案管理人員選拔上嚴(yán)格把關(guān)，切實(shí)將工作經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)的干部選配到檔案工作崗位上外，同時(shí)狠抓檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，采取崗位培訓(xùn)、派送檔案管理人員參加檔案部門組織的專業(yè)培訓(xùn)，努力提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和現(xiàn)代化管理水平。

人社局要高度重視社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)工作，明確責(zé)任主體，靠實(shí)工作責(zé)任，優(yōu)化管理服務(wù)，維護(hù)了檔案的真實(shí)、完整和安全，有效發(fā)揮社保檔案在服務(wù)民生、保障民生等方面的基礎(chǔ)性作用。

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作者簡(jiǎn)介

劉代誠(chéng)（1965-），男，煙臺(tái)福山，煙臺(tái)市福山區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心，職稱：檔案館員。