如何加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

何聯(lián)妮

摘 要：論文從建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題及如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理兩個(gè)方面，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行了論述，希望通過幾項(xiàng)措施提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理

建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)技術(shù)、知識(shí)密集、專業(yè)性強(qiáng)的工程。建設(shè)項(xiàng)目檔案是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、勘察、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄和客觀反映，同時(shí)又是項(xiàng)目轉(zhuǎn)入生產(chǎn)后，管理、運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)。近年來，我國建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模不斷增加，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理也出現(xiàn)了越來越多的問題。如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，更好地服務(wù)于建設(shè)項(xiàng)目和生產(chǎn)運(yùn)行，是當(dāng)前檔案管理工作者面臨的一項(xiàng)重要工作。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題

1、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作滯后，收集、整理、組卷、移交不及時(shí)。

由于建設(shè)項(xiàng)目施工工期長，參建單位多，參建單位檔案管理水平參差不齊，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不同程度的“重項(xiàng)目建設(shè)，輕項(xiàng)目檔案管理”的現(xiàn)象，導(dǎo)致部分項(xiàng)目文件缺失，尤其是項(xiàng)目可研、評(píng)估、決策、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)文件、設(shè)備資料等。另外，工程建設(shè)與項(xiàng)目檔案管理工作不能同步進(jìn)行，單位工程建設(shè)完成后，項(xiàng)目檔案未按時(shí)收集、整理、組卷，不能做到按時(shí)移交，以至于工程建成后突擊整理、組卷資料，甚至補(bǔ)充缺項(xiàng)的資料。

2、建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷質(zhì)量不高，內(nèi)容不完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容是要真實(shí)的反映工程建設(shè)全過程，檔案數(shù)據(jù)必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。然而在項(xiàng)目工程建設(shè)中往往會(huì)出現(xiàn)一些與實(shí)際工程不符的現(xiàn)象，如：竣工圖、施工記錄、驗(yàn)評(píng)資料等相關(guān)項(xiàng)目文件中的數(shù)據(jù)填寫不真實(shí)，不全面，甚至漏填；施工過程中發(fā)生了工程變更，而對(duì)應(yīng)的竣工圖未進(jìn)行標(biāo)注、修改，造成竣工圖紙所反映的施工內(nèi)容與工程建設(shè)的實(shí)際情況不相符，為建設(shè)項(xiàng)目日后的設(shè)備檢修和生產(chǎn)運(yùn)行埋下了安全隱患。

3、建設(shè)項(xiàng)目檔案保管條件差，檔案保管設(shè)施達(dá)不到檔案“八防”的要求。

工程項(xiàng)目在建設(shè)階段，現(xiàn)場(chǎng)辦公條件都比較簡陋，檔案保管設(shè)施、場(chǎng)所都比較差，檔案材料的保管根本達(dá)不到檔案庫房“八防”的要求，致使項(xiàng)目文件保管和檔案信息的安全保存存在隱患，甚至造成部分原始檔案的損毀、丟失，重要檔案信息的泄露等。

如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的措施。

設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，建立項(xiàng)目檔案管理體系，確保項(xiàng)目檔案管理工作。

項(xiàng)目參建單位和建設(shè)單位要建立檔案、資料管理機(jī)構(gòu)，要有專業(yè)的專職檔案資料管理人員，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門要有兼職的資料員。項(xiàng)目檔案管理要實(shí)行分級(jí)、專兼職檔案管理人員相結(jié)合的項(xiàng)目檔案管理模式。

建立健全項(xiàng)目檔案管理制度，落實(shí)項(xiàng)目檔案管理責(zé)任，明確各參建單位職責(zé)，確保項(xiàng)目檔案管理工作有章可循。

建設(shè)項(xiàng)目文件內(nèi)容多、形成時(shí)間長，因此必須制定適合本項(xiàng)目管理的檔案管理制度，將項(xiàng)目文件的形成、收集、整理、組卷、歸檔要求和歸檔范圍納入各參建單位和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的管理責(zé)任和工作職責(zé)，使項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)全過程責(zé)任管理。

3、完善項(xiàng)目檔案管理體系，做好檔案人員專業(yè)培訓(xùn)工作。提高項(xiàng)目檔案管理水平。

建設(shè)項(xiàng)目工程量大、工期長，參建單位多，項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門必須建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，對(duì)參建單位進(jìn)行分門別類地檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督，保證項(xiàng)目文件的收集齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)就是按照建設(shè)項(xiàng)目的布局和檔案管理工作自身的特點(diǎn)建點(diǎn)、配人，并明確專職檔案管理人員工作職責(zé)、歸檔時(shí)間、歸檔范圍等。各參建單位項(xiàng)目文件要做到集中統(tǒng)一保管，即使工程技術(shù)人員、施工人員調(diào)離變動(dòng)，也可以做到檔案資料的固定保留。項(xiàng)目參建單位檔案管理意識(shí)和對(duì)檔案管理工作的重視程度存在差異，造成項(xiàng)目檔案管理水平良莠不齊。所以，認(rèn)真做好檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，使他們?cè)鰪?qiáng)檔案管理意識(shí)、掌握檔案專業(yè)管理技能，明確各參建單位檔案管理人員在項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交等工作上的責(zé)任是十分必要的。

4、加強(qiáng)項(xiàng)目檔案過程控制措施，確保項(xiàng)目檔案收集、整理、組卷、移交及時(shí)、規(guī)范。

合同是用來約束和規(guī)范各參建單位和設(shè)備、材料供貨商強(qiáng)有力的法律依據(jù)，在進(jìn)行工程、設(shè)備、材料招標(biāo)及簽訂各項(xiàng)合同、協(xié)議時(shí)設(shè)立工程竣工檔案的內(nèi)容、編制質(zhì)量、移交時(shí)間、套數(shù)、歸檔及違約責(zé)任；設(shè)備、材料到貨時(shí)需提交的文件份數(shù)和內(nèi)容等。同時(shí)，也要將項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目工程結(jié)算、付款控制，用經(jīng)濟(jì)手段來約束雙方履行合同、協(xié)議。明確乙方按照合同約定保證質(zhì)量按期移交項(xiàng)目檔案和設(shè)備、材料文件，再經(jīng)甲方檔案管理人員和專業(yè)技術(shù)人員簽字確認(rèn)后，再予以工程款結(jié)算和設(shè)備、材料付款。如果檔案材料和設(shè)備文件移交不符合要求，將按照合同、協(xié)議約定扣除工程款和設(shè)備、材料款。實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的前端控制和過程管理，利用工程結(jié)算和設(shè)備、材料付款把關(guān)，是做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效控制手段。

5、做好項(xiàng)目檔案的監(jiān)督、檢查和驗(yàn)收工作，確保項(xiàng)目檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

對(duì)各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)、協(xié)調(diào)，將各職能部門的檔案工作統(tǒng)一管理，實(shí)行項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步管理。建設(shè)單位檔案管理人員應(yīng)該按國家和行業(yè)相關(guān)的規(guī)定、規(guī)范，組織檔案管理人員和工程技術(shù)管理人員對(duì)工程檔案進(jìn)行專項(xiàng)檢查，檢查歸檔的文件是否齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，歸檔文件是否是原件，合同、協(xié)議、竣工報(bào)告、竣工文件、竣工圖等是否履行雙方簽字、蓋章手續(xù)，案卷質(zhì)量是否符合國家歸檔要求。對(duì)檢查出的問題提出整改意見并督促整改、檢查和驗(yàn)收。確保歸檔文件做到分類科學(xué)、組卷合理、系統(tǒng)，方便檔案的利用和保管。組織監(jiān)理單位、參建單位對(duì)設(shè)計(jì)更改執(zhí)行情況進(jìn)行匯總、審核并提交設(shè)計(jì)單位編制竣工圖紙，監(jiān)理單位對(duì)設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖進(jìn)行審核簽字。對(duì)列入省級(jí)或國家重大建設(shè)項(xiàng)目的，根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的要求，及時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

6、建立規(guī)范的檔案庫房，確保項(xiàng)目檔案保管條件。

為了確保項(xiàng)目檔案安全，最大限度延長檔案壽命，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)建立規(guī)范的檔案保管庫房。檔案庫房要設(shè)專人負(fù)責(zé)管理，定期對(duì)檔案庫房各種載體的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，做到帳、物、卡相符。庫房應(yīng)做到整齊、清潔，檔案柜架和案卷排列科學(xué)，便于查找。檔案柜內(nèi)要投放有效的防蟲、防霉藥物并定期檢查。做好庫房防火、防盜、防光、防紫外線、防潮、防干燥、防高溫、防塵、防止有害生物和污染等安全管理工作。

項(xiàng)目建設(shè)檔案是真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)規(guī)范程度的一項(xiàng)重要依據(jù)，也是規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)的一個(gè)手段，對(duì)于項(xiàng)目的建設(shè)及日后的生產(chǎn)、運(yùn)行發(fā)揮著極其重要的作用。所以，重工程建設(shè)的同時(shí)也一定要高度重視項(xiàng)目檔案管理，不段提升項(xiàng)目檔案管理水平，確保項(xiàng)目檔案管理工作更好地服務(wù)于工程建設(shè)項(xiàng)目。

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