淺談法院檔案信息化管理

郭楠

摘 要：在信息化時(shí)代社會(huì)，社會(huì)當(dāng)中各個(gè)方面都離不開計(jì)算機(jī)的運(yùn)用以及信息化的發(fā)展進(jìn)程。近些年來(lái)，隨著信息化建設(shè)的不斷深入，法院的信息化建設(shè)也在逐漸加快步伐發(fā)展。法院的信息化建設(shè)經(jīng)過(guò)近十年的發(fā)展之后可以說(shuō)是取得了非常顯著的成果。其發(fā)展不僅帶動(dòng)了網(wǎng)上辦公、辦案的方便，還帶動(dòng)了檔案的信息化建設(shè)。而檔案的信息化建設(shè)在法院的信息化建設(shè)當(dāng)中屬于較難的一部分，所以此次我們將針對(duì)法院檔案信息化的管理這一問(wèn)題進(jìn)行探討，并提出個(gè)人的幾點(diǎn)想法。

關(guān)鍵字：法院；檔案信息化；問(wèn)題；建議

何為檔案？檔案指的是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種載體形式的文件材料，它把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實(shí)地記錄下來(lái)，成為人們進(jìn)行反復(fù)觀察和研究歷史現(xiàn)象，準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。檔案，可以說(shuō)其具備了多種時(shí)代需求的特點(diǎn)，知識(shí)性、信息性、法律性、社會(huì)性、文化性、政治性以及價(jià)值型性等特點(diǎn)，除此之外，其本質(zhì)性特點(diǎn)當(dāng)屬歷史再現(xiàn)性這項(xiàng)。檔案的管理工作是一項(xiàng)極具專業(yè)性、機(jī)密性以及政策性的工作，其必然跟隨者時(shí)代信息化建設(shè)的發(fā)展而發(fā)展，所以，全面升級(jí)檔案的信息化建設(shè)是非常有必要的。

隨著信息化的發(fā)展，我國(guó)各級(jí)檔案部門都在加大力度建設(shè)檔案管理想信息化建設(shè)，從而保證檔案的管理工作能夠滿足社會(huì)發(fā)展的需求?，F(xiàn)今社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及滲透到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，電子文件相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件有著快捷的辦公速度、快速的傳遞速度等優(yōu)勢(shì)，這也加快的檔案信息化建設(shè)的急迫性。

1 檔案信息化含義

法院檔案的信息化建設(shè)只要建設(shè)部分集中在檔案的形成、信息收集、檔案整理、歸檔、查詢以及管理等方面，信息化建設(shè)的目的是通過(guò)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為中心，加強(qiáng)軟硬件設(shè)備，，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源有效共享，也可以利用網(wǎng)絡(luò)信息的快速傳播、大儲(chǔ)存量、快捷查詢以及信息共享等優(yōu)勢(shì)建設(shè)起一個(gè)更加符合時(shí)代發(fā)展的法院辦公系統(tǒng)。

2 檔案信息化在法院信息化建設(shè)中的重要性

（一）法制建設(shè)的需要

我國(guó)自改革開放到現(xiàn)在三十余年，國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及民主法制建設(shè)都取得了十分理想的成果，在民主法制建設(shè)當(dāng)中，法院工作是一個(gè)重要部分，法院的工作必須緊跟社會(huì)的發(fā)展，二法院檔案的信息化建設(shè)是法院信息化發(fā)展的一個(gè)重要組成部分，其重要性也就可想而知了。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入也使得法院的檔案管理工作更加方便簡(jiǎn)潔高效，對(duì)于審判司法務(wù)實(shí)工作的開展提供了更多的便利。

（二）極大程度提高法院工作效率

法院的檔案管理信息化建設(shè)是依托在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及運(yùn)用，給檔案管理工作帶來(lái)了巨大的改變。這種改變相對(duì)于以往那種繁瑣的人工管理操作方式而言有著更多的優(yōu)勢(shì)，如更多數(shù)據(jù)的處理優(yōu)勢(shì)，更大量的存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)、更方便的查詢修改優(yōu)勢(shì)等等，這些優(yōu)勢(shì)都能夠更加有效的提高案管理工作，從而進(jìn)一步提高法院的工作質(zhì)量與工作效率。

3 法院檔案信息化建設(shè)所遇到的問(wèn)題

法院檔案信息化建設(shè)主要是通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案的整編、檢索、統(tǒng)計(jì)以及借閱等。關(guān)于實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作還有很多，下面針對(duì)部分問(wèn)題進(jìn)行說(shuō)明。

（一）資金問(wèn)題

法院檔案信息化建設(shè)首先要做的就是對(duì)原有檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，數(shù)字化處理主要有外包掃描以及自行掃描兩種。

外包掃描具備更好的效果，因?yàn)橥獍鼟呙韫竟芾砀訃?yán)格，效率也更加高。一是專業(yè)掃描公司在進(jìn)行數(shù)字化處理工作有自身的管理制度，會(huì)嚴(yán)格保密所掃描文件的機(jī)密性以及質(zhì)量問(wèn)題，并且根據(jù)任務(wù)情況進(jìn)行更加合理的人員安排；二是外包掃描的成像效果質(zhì)量更高，外包掃描公司不僅掃描設(shè)備更加專業(yè)，工作人員也更加熟悉各種數(shù)字化轉(zhuǎn)換要求，專業(yè)人員通過(guò)使用專業(yè)設(shè)備能夠快速的去除成像雜志，糾正錯(cuò)誤，使掃描成像效果更加符合要求；但是外包掃描卻有一個(gè)重要的影響因素那就是成本較高，外包公司在設(shè)備以及人員的投入方面都要比一般的要多很多，這也就導(dǎo)致了掃描成本的大幅度增加。

自行掃描具備的最大優(yōu)勢(shì)一是成本投入少。自行掃描只需要法院對(duì)人工工資以及設(shè)備采購(gòu)的投入，這都比較容易實(shí)現(xiàn)；二是保密方面不用擔(dān)心，因?yàn)樽孕袙呙璧墓ぷ魅藛T都是法院相關(guān)工作人員，對(duì)于檔案的保密都有著較強(qiáng)的意識(shí)；但是西行掃描的缺點(diǎn)就是成像質(zhì)量一般，工作人員專業(yè)程度不高，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)掃描圖像不清晰、數(shù)據(jù)的缺失等情況，而且工作人員對(duì)于這種工作積極性都不高，工作下來(lái)自然就大打折扣了。

（二）檔案信息化建設(shè)工作非常繁瑣

檔案的管理工作本身就屬于比較枯燥的工作，加上檔案熟練十分巨大，每時(shí)每刻都在不斷的增加，再加上檔案數(shù)據(jù)的安全保密性，這樣一來(lái)要對(duì)目前的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，還要時(shí)刻處理不斷產(chǎn)生的大量新文件的信息化處理，其工作難度可想而知。

（三）檔案管理制度缺失

目前在我國(guó)實(shí)行的法院檔案管理規(guī)定是《人民法院檔案管理辦法》，這一項(xiàng)規(guī)定的頒發(fā)還是在1991年時(shí)候制定的。而社會(huì)的不斷發(fā)展也對(duì)檔案的管理要求越來(lái)越高，現(xiàn)行的當(dāng)按規(guī)定也已經(jīng)滿足不了法院檔案工作需求了，所以，目前的檔案信息化建設(shè)急需相關(guān)法律法規(guī)制度的出臺(tái)。

（四）檔案管理人才的缺失

檔案管理是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)要求非常高的工作，二目前在法院當(dāng)中從事檔案管理工作的工作人員多是從其他部門調(diào)過(guò)來(lái)了，對(duì)于檔案管理工作并不清晰。而檔案相關(guān)專業(yè)畢業(yè)人員由于受到長(zhǎng)期傳統(tǒng)檔案管理的教學(xué)，對(duì)于信息化檔案管理還有著一定的不足，這就造成了檔案管理工作人員很難再短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)當(dāng)前檔案的信息化建設(shè)發(fā)展。

4 檔案信息化建設(shè)的建議

（一）為法院檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)期發(fā)展提供資金保障

目前法院的檔案信息化建設(shè)因?yàn)槭艿劫Y金的影響一直難以取得突破性的發(fā)展，所以這一點(diǎn)急需解決。在全省的法院檔案電子系統(tǒng)中我們可以得知，在硬件以及軟件上都是能夠滿足檔案信息化建設(shè)的需求的，但是檔案信息化建設(shè)畢竟屬于一項(xiàng)十分繁瑣的工作，也不是一兩個(gè)部門能夠獨(dú)立完成的工作，它需要更加專業(yè)的工作人員以及設(shè)備來(lái)完成，并且解決后期的常規(guī)護(hù)理更新工作，這些都需要大量資金的投入，但是基層法院卻是很難承受的起這種壓力，所以，基層法院可以根據(jù)實(shí)際情況向省級(jí)以上法院申請(qǐng)相關(guān)經(jīng)費(fèi)以及長(zhǎng)期的建設(shè)保障經(jīng)費(fèi)支持。

（二）加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)制度的建設(shè)

事實(shí)告訴我們，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。對(duì)于檔案的信息化建設(shè)也是同樣，法院在認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性后，不僅要加強(qiáng)建設(shè)發(fā)展，還要加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的出臺(tái)，更加嚴(yán)格的規(guī)范管理檔案工作。例如可以加強(qiáng)《檔案管理辦法》、《檔案保密辦法》以及《檔案分類辦法》等相關(guān)法規(guī)的更新，從而滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

（三）加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)人才的建設(shè)供應(yīng)

任何一個(gè)行業(yè)的發(fā)展都必須要有足夠的人才梯隊(duì)供應(yīng)才能帶來(lái)源源不斷的發(fā)展動(dòng)力?，F(xiàn)今時(shí)代作為信息時(shí)代，也是科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，為了保證法院檔案管理工作能夠長(zhǎng)期有效建設(shè)實(shí)施下去，我們必須建設(shè)起一支具備較強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、較強(qiáng)檔案管理知識(shí)以及法律水平的人才隊(duì)伍，這樣才能夠滿足信息社會(huì)下法院檔案信息化的建設(shè)發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我們可以知道，目前我國(guó)基層法院的檔案信息化建設(shè)工作還有很長(zhǎng)的一段路要走，也讓我們知道檔案的信息化建設(shè)在目前信息化社會(huì)下發(fā)展的重要性。除此之外，我們還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的認(rèn)知，從而不斷推動(dòng)我國(guó)的信息化建設(shè)。

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