淺析地勘單位地質(zhì)檔案信息化管理

鄭曉虹

摘 要：地質(zhì)檔案是地勘單位檔案的重要組成部分，地質(zhì)檔案的信息化管理不僅是地勘單位檔案管理工作的革新，更有利于提高地質(zhì)檔案的利用率。較之傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，地質(zhì)檔案信息化具有使用便捷、存儲(chǔ)功能強(qiáng)、容量大等優(yōu)點(diǎn)。因此，開(kāi)展地質(zhì)檔案信息化工作刻不容緩。地質(zhì)檔案在信息化的過(guò)程中還需注意保密及存儲(chǔ)管理?？梢?jiàn)，地質(zhì)檔案信息化是一個(gè)需要逐步探索完善的過(guò)程。我們?cè)陂_(kāi)展地質(zhì)檔案信息化的工作中應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，趨利避害，提高風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，并利用信息化功能填補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高地質(zhì)檔案的開(kāi)發(fā)利用度。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案；信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化一詞已經(jīng)成為現(xiàn)代生活中不可或缺的因素。對(duì)于地勘單位而言，地質(zhì)檔案信息化管理也被提上日程，成為檔案管理工作變革中的重要部分，可以說(shuō)地質(zhì)檔案管理朝信息化建設(shè)發(fā)展是每個(gè)地勘單位都需要重視以及規(guī)范的內(nèi)容。

1 地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀

地質(zhì)檔案真實(shí)的記錄著地質(zhì)勘探工作的成果，記載著地質(zhì)勘探業(yè)的興衰榮敗、發(fā)展歷程等，是地勘單位寶貴的資產(chǎn)。地質(zhì)檔案是以地質(zhì)科學(xué)檔案為主體，包括相關(guān)的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。本文以地質(zhì)科學(xué)檔案為例，分析當(dāng)前的管理現(xiàn)狀：一方面，客觀條件限制。地質(zhì)檔案整理還是采取傳統(tǒng)的人工操作模式，這就導(dǎo)致整理緩慢，整理過(guò)程易出現(xiàn)人為失誤等。而且紙質(zhì)檔案在外借時(shí)易引起檔案的破損、毀壞或丟失，造成不可挽回的損失。另外，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案資料多以紙張為載體，由于保存時(shí)間較長(zhǎng)，紙質(zhì)出現(xiàn)老化、褪色等問(wèn)題，導(dǎo)致文字圖件辨析度低，甚至造成記載的信息丟失。而巖心、礦石等實(shí)物地質(zhì)資料使用較為不便，可利用度低，對(duì)保管和維護(hù)的條件要求較高；另一方面是受人為因素的限制。由于檔案部門(mén)不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，在單位的定位存在一定的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，而檔案管理者自身的管理意識(shí)也沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理工作的定位仍局限在“可有可無(wú)，無(wú)足輕重，甚至是吃閑飯“的尷尬局面。同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)檔案管理不重視，出現(xiàn)檔案人員待遇低下、檔案室的人員配備存在數(shù)量少、素質(zhì)低等情況。這也在很大程度上影響了檔案信息化進(jìn)程的推進(jìn)。

2 地質(zhì)檔案信息化的重要性

地質(zhì)檔案信息化對(duì)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)具有助推作用。因此，做好地質(zhì)檔案信息化工作，有利于提升地勘單位工作水平，促進(jìn)地質(zhì)事業(yè)穩(wěn)固發(fā)展，為社會(huì)提供礦產(chǎn)資源起到重要的保障作用。

（一）提高地質(zhì)工作效率

目前，辦公自動(dòng)化已經(jīng)普及，信息化處理各類(lèi)數(shù)據(jù)也已經(jīng)是大勢(shì)所趨，對(duì)地質(zhì)行業(yè)來(lái)說(shuō)也不例外。隨著地質(zhì)勘查行業(yè)分類(lèi)改革步伐的加快，地質(zhì)檔案管理也應(yīng)隨之轉(zhuǎn)變。首先，通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)可以提高檔案管理效率，從而提高工作效率。其次，適應(yīng)現(xiàn)代化辦公需要，在開(kāi)展地勘工作過(guò)程中，技術(shù)員時(shí)常運(yùn)用電子文檔生成地質(zhì)資料、運(yùn)用電子制圖軟件生產(chǎn)地質(zhì)圖等。地質(zhì)檔案信息化管理后，不僅與現(xiàn)代化信息辦公模式接軌，更便于地質(zhì)技術(shù)人員查找、瀏覽資料，開(kāi)展工作。最后，還可以有效的避免人為因素造成的查找失誤。

（二）減少人為造成的二次損壞

地質(zhì)檔案信息化管理，以電子版代替紙質(zhì)版的借閱，可減少紙質(zhì)載體的外借次數(shù)，從而避免了外借過(guò)程中對(duì)紙質(zhì)載體的損害。由于紙質(zhì)載體隨著時(shí)間、環(huán)境等條件的變化，在保存十幾年、甚至幾十年后，紙張本身也會(huì)出現(xiàn)松脆、泛黃、字跡模糊等問(wèn)題。如果外借，更容易加速檔案的損壞程度。

（三）順應(yīng)檔案革新的步伐

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公設(shè)備自動(dòng)化的廣泛運(yùn)用，地質(zhì)檔案資料的生成速度越來(lái)越高，需要存放的檔案資料也日趨增多。傳統(tǒng)的管理模式已不適用社會(huì)的發(fā)展需求，隨著地質(zhì)檔案信息化工作的開(kāi)展，將轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀。地質(zhì)檔案管理信息化后可以直接通過(guò)局域網(wǎng)就能夠共享檔案中的信息，通過(guò)電子信息在內(nèi)部傳輸，更有利于查找、瀏覽，保存快捷，使信息共享資源限度擴(kuò)大。在提高檔案工作的效率，更能與時(shí)俱進(jìn)，與現(xiàn)代辦公模式接軌，加快檔案事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。

3 地質(zhì)檔案信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

地質(zhì)檔案信息化管理雖然大勢(shì)所趨，但也屬于新生事物，難免存在一些問(wèn)題，如何規(guī)避信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，是檔案管理中必須思考的關(guān)鍵。

（一）觀念誤區(qū)。地質(zhì)檔案信息化是以信息技術(shù)應(yīng)用為主導(dǎo)，地質(zhì)檔案信息資源建設(shè)為核心，依托信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)傳遞技術(shù)，把紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化，以此達(dá)到檔案資源的最優(yōu)化，同時(shí)使得管理、使用數(shù)據(jù)信息更加便利，共享更為直接。地質(zhì)檔案的信息化是為了促進(jìn)地質(zhì)研究工作，為地勘工作提供強(qiáng)大的資源儲(chǔ)備。目前在地質(zhì)檔案信息化的工作中，許多檔案管理人員以為將地質(zhì)圖紙掃面進(jìn)電腦，或者是將地質(zhì)資料在電腦中備份，就是進(jìn)行了檔案信息化管理。存在片面的理解誤區(qū)，錄入電腦只是其中的一步，綜合管理、開(kāi)發(fā)利用才是中心工作。

（二）缺乏立足實(shí)際。在地質(zhì)檔案建設(shè)過(guò)程中，由于對(duì)自身檔案館藏規(guī)模的誤判，導(dǎo)致購(gòu)置的信息化系統(tǒng)過(guò)于龐雜、管理流程復(fù)雜等問(wèn)題，與自身檔案管理情況存在不相匹配的問(wèn)題。

（三）人員素質(zhì)未能適應(yīng)信息化工作。目前，普遍對(duì)檔案管理存在著一個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)：檔案管理不需要很高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。許多地勘單位的地質(zhì)檔案工作人員多為兼職，或非熟悉地質(zhì)專(zhuān)業(yè)人員，在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)上難于適應(yīng)地質(zhì)檔案信息化發(fā)展的要求。

4 如何加快地質(zhì)檔案信息化進(jìn)程

（一）檔案管理不只是單純的檔案收集和保管工作，而是綜合管理的系統(tǒng)。針對(duì)地質(zhì)檔案信息化的觀念誤區(qū)，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理者在思想上進(jìn)行相應(yīng)的引導(dǎo)，樹(shù)立全局思維、系統(tǒng)意識(shí)才能正確認(rèn)識(shí)檔案信息化的內(nèi)涵。檔案的信息化管理不是簡(jiǎn)單的檔案儲(chǔ)存工作，而是在管理使用方式上進(jìn)行的改變，是一種新的管理理念。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版，只是信息化過(guò)程中的一步，綜合管理、開(kāi)發(fā)利用才是信息化管理工作的中心。

（二）地質(zhì)檔案信息化過(guò)程中，檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)做好統(tǒng)計(jì)工作，并規(guī)劃好未來(lái)的館藏規(guī)模。根據(jù)實(shí)際情況，購(gòu)置適合本單位情況的信息化系統(tǒng)。檔案管理信息化建設(shè)的效益在短期內(nèi)難以直觀可見(jiàn)，而是體現(xiàn)在長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中，間接為單位、社會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。因此，高層管理者應(yīng)帶著長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，加大對(duì)檔案部門(mén)的人力、物力、財(cái)力投入，配置與單位檔案管理相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。同時(shí)，由于信息化更容易產(chǎn)生泄密，而且保管存在丟失或者格式化的風(fēng)險(xiǎn)，恢復(fù)較難。因此，在防泄密管理上也應(yīng)適當(dāng)?shù)耐度搿?/p>

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理人員的教育，除了技能上提高檔案管理人員的能力，還包括意識(shí)層面的提高。上文也提到，對(duì)于檔案管理人員存在著一個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)：檔案管理不需要很高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。地質(zhì)檔案信息化管理，除了對(duì)檔案管理者的檔案管理知識(shí)有所要求，同時(shí)還應(yīng)熟悉電子化辦公操作以及相應(yīng)的地質(zhì)知識(shí)。地質(zhì)檔案在信息化過(guò)程中，必須提高檔案管理人員的信息化水平，提高綜合管理素質(zhì)，積極拓寬業(yè)務(wù)人員的辦公設(shè)備運(yùn)用能力、維護(hù)能力等，才能與之相協(xié)調(diào)。

5 結(jié)語(yǔ)

地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的工程。地質(zhì)檔案管理工作在地勘單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中發(fā)揮非常重要的作用，必須對(duì)地質(zhì)檔案管理給以高度重視，通過(guò)不斷總結(jié)、改進(jìn)檔案管理相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)、合理借用先進(jìn)信息技術(shù)，才能真正促進(jìn)地質(zhì)檔案管理向信息化管理進(jìn)程邁進(jìn)。