淺談醫(yī)院后勤檔案的意義與對策

李英

摘 要：在醫(yī)院的運(yùn)行和發(fā)展中，后勤的檔案管理是重要組成部分，為醫(yī)院正常、高效運(yùn)行提供不可缺少的后勤保障。良好的后勤檔案管理能夠促進(jìn)醫(yī)院整體醫(yī)療水平的提高及后勤管理水平的提升。筆者從醫(yī)院建設(shè)后勤檔案管理、醫(yī)院常規(guī)后勤檔案管理、醫(yī)院后勤檔案管理的現(xiàn)狀及需要解決的對策等三方面進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵字：醫(yī)院；后勤檔案；管理；意義與對策

醫(yī)院后勤檔案管理主要內(nèi)容有醫(yī)院設(shè)計、建設(shè)、招標(biāo)、綠化、裝修等建設(shè)類的管理，還有水電氣、設(shè)備運(yùn)行、食堂運(yùn)行、清潔滅害等日常運(yùn)行類管理。除了這兩大方面的檔案管理工作，醫(yī)院在將部分業(yè)務(wù)對外承包的情況下，應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的外包檔案管理。在信息化的今天，醫(yī)院后勤檔案的有效管理是醫(yī)院高速運(yùn)轉(zhuǎn)和順利發(fā)展的有力保障。

1 醫(yī)院建設(shè)類后勤檔案管理的意義

（一）對醫(yī)院住院樓正常運(yùn)行的意義

醫(yī)院在設(shè)計、建設(shè)、招標(biāo)、裝修時期的檔案管理具有階段性強(qiáng)、人員流動大的特點(diǎn)。在醫(yī)院建設(shè)期完成后，前期很多資料整理難度較大、以前的科室負(fù)責(zé)人已經(jīng)更換，這就讓醫(yī)院建設(shè)期內(nèi)加強(qiáng)后勤檔案管理工作顯得十分必要和重要。如醫(yī)院后勤檔案中對建設(shè)期間的醫(yī)院建筑工程規(guī)劃核準(zhǔn)圖的復(fù)印件、規(guī)劃總平面圖復(fù)印件、工程規(guī)劃許可證復(fù)印件、住院樓的驗(yàn)收結(jié)果證明、房產(chǎn)測繪結(jié)果、法人授權(quán)委托書、測繪聯(lián)系單等關(guān)系醫(yī)院房產(chǎn)證辦理的資料等要進(jìn)行嚴(yán)格的管理。這些資料的嚴(yán)格管理方便以后醫(yī)院的住院樓辦理房產(chǎn)證等工作順利進(jìn)行，保障醫(yī)院的住院樓正常使用。

醫(yī)院的運(yùn)行和管理中要進(jìn)行住院樓的維修和維護(hù)，很多醫(yī)院住院樓在維修前及維修后都需要參照醫(yī)院建設(shè)期的檔案與資料。良好的后勤檔案管理能夠在維修需要時盡快提供所需相關(guān)資料及文件，保證維修工作的合理性和安全性，進(jìn)而保障醫(yī)院住院樓的正常運(yùn)行和使用。

（二）對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的意義

在當(dāng)前激烈的競爭中，醫(yī)院要想穩(wěn)健的發(fā)展，更好地實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的發(fā)展，主要依托于良好的醫(yī)院管理。后勤管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，而后勤檔案管理又是后勤管理的關(guān)鍵所在。一個三級甲等綜合醫(yī)院，若能高度重視后勤檔案管理工作、充分利用醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)信息及醫(yī)院的電子資源優(yōu)勢，對醫(yī)院建設(shè)資料實(shí)施科學(xué)管理，必定能夠促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2 醫(yī)院常規(guī)后勤檔案管理的意義

常規(guī)后勤管理是醫(yī)院日常運(yùn)行與管理的基礎(chǔ)，院內(nèi)日常運(yùn)行管理工作很繁雜，同時還有著較高的標(biāo)準(zhǔn)來衡量。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大及醫(yī)院體制的改革，變得日趨復(fù)雜。后勤檔案管理作為醫(yī)院后勤管理的重點(diǎn)部分，科學(xué)、高效、規(guī)范的管理是醫(yī)院高效、穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵和根本。常規(guī)化的醫(yī)院后勤檔案管理能夠?yàn)獒t(yī)院日常運(yùn)行提供準(zhǔn)確而詳盡的運(yùn)行管理數(shù)據(jù)，作為醫(yī)院日常運(yùn)行管理的參考和依據(jù)，在整體上提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的水平，保障醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 醫(yī)院后勤檔案管理的現(xiàn)狀

（一）長期以來，醫(yī)院后勤檔案由于缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范和具體的分類標(biāo)準(zhǔn)，以前很多后勤檔案處于分散管理狀態(tài)。醫(yī)院后勤的很多文件材料在管理上相對雜亂。一些重要的檔案資料得不到足夠的重視，通常由科室負(fù)責(zé)人來負(fù)責(zé)整理這些資料，但是隨著科室負(fù)責(zé)人的工作調(diào)動，導(dǎo)致很多后勤資料殘缺不全或滅失，這些都是由于沒有進(jìn)行科學(xué)的整理和管理導(dǎo)致的。

（二）由于對醫(yī)療后勤檔案重要性認(rèn)識不足，醫(yī)院后勤檔案管理人員兼職過多，未配備專門的檔案管理人員，同時又缺乏必要的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。加之后勤檔案設(shè)備較差，保管條件也跟不上發(fā)展的需要。即使已建立后勤檔案管理部門，由于長期處于較差的環(huán)境中，造成檔案過快的老化和霉?fàn)€。

（三）由于后勤檔案管理制度不健全，在各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)都造成不同程度的檔案資源的損壞和浪費(fèi)，嚴(yán)重制約了醫(yī)院科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水平的提高。

4 醫(yī)院后勤檔案的問題的解決對策

隨著醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷深入，以前雜亂的后勤檔案管理體制和管理水平已難以適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化管理之需要，嚴(yán)重制約著醫(yī)院醫(yī)、教、研以及相關(guān)工作的順利開展。

根據(jù)省、市各級檔案管理部門關(guān)于加強(qiáng)檔案管理的指示精神，對醫(yī)院后勤檔案實(shí)行綜合管理，確保檔案的完整與安全已是勢在必行的。實(shí)行科學(xué)的后勤檔案管理，是醫(yī)院檔案工作中的具體體現(xiàn)和要求，是醫(yī)院檔案工作的發(fā)展方向。

不斷增強(qiáng)后勤檔案的意識，改善后勤檔案資料的存儲條件和存儲介質(zhì)，提高檔案信息資源的開發(fā)與利用，從而把檔案綜合管理真正納入規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的軌道，使檔案資源能更好地為醫(yī)院后勤建設(shè)服務(wù)。

為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，必須抓好以下幾個環(huán)節(jié)：

1、健全后勤檔案的管理機(jī)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)要提高重視程度。

成立專門的后勤檔案辦公室，由總務(wù)科科長主管，專職檔案員負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)，各物業(yè)公司負(fù)責(zé)配備一名兼職檔案員。

2、廣泛宣傳，重點(diǎn)培訓(xùn)。

用各種宣傳工具，傳播檔案法規(guī)知識，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，并加強(qiáng)對后勤檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理水平和業(yè)務(wù)技能。

3、完善管理制度，規(guī)范運(yùn)作。

建立和完善各項(xiàng)后勤檔案規(guī)章制度，做到有章可循，并將檔案管理工作納入總務(wù)科的常規(guī)工作日程，全面系統(tǒng)地納入規(guī)范化、制度化管理的軌道。

4、加大檔案管理投入，改善后勤檔案管理的設(shè)施、設(shè)備。

更新后勤檔案的設(shè)施和設(shè)備，配備現(xiàn)代化管理設(shè)備，使珍貴的后勤檔案資料得到應(yīng)有的保護(hù)，運(yùn)用電腦進(jìn)行編目、檢索、檔案統(tǒng)計等，極大地提高后勤的工作質(zhì)量和工作效率。

綜上所述，為了盡快適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展之需要，人們必須充分認(rèn)識到做好醫(yī)院后勤檔案管理的緊迫性和重要性，并積極參與到檔案資源的開發(fā)與利用中來，使之最大限度地滿足醫(yī)疔、教學(xué)和科研工作的需要，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)揮更大的作用。

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