如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理

王輝

摘 要：會(huì)計(jì)檔案是在經(jīng)過搜集、整理、立卷以及歸類等環(huán)節(jié)之后形成的，在財(cái)務(wù)管理工作中占據(jù)著非常重要的位置。因此，不斷加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理是必不可擋的趨勢。該文章主要對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的積極意義展開闡述，并提出一些有利建議以進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)；管理；措施

在會(huì)計(jì)工作的眾構(gòu)成成分中，會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的一部分，任何單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的史料與證據(jù)也是通過會(huì)計(jì)檔案來記錄與反應(yīng)的。但是，在財(cái)務(wù)管理工作中，會(huì)計(jì)檔案管理所處的位置相對(duì)靠后，一般都會(huì)導(dǎo)致人們輕視這項(xiàng)工作，這也造成會(huì)計(jì)管理在財(cái)務(wù)管理中一直處于劣勢，直接導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理的整體水平相對(duì)較低。所以，不斷提高會(huì)計(jì)檔案的管理能力對(duì)提高財(cái)務(wù)管理水平有著重要意義，對(duì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)制度的改革也有著重要的促進(jìn)作用。

1 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作的意義

會(huì)計(jì)檔案有著非常重要的作用，任何單位與部門要想在工作以及生產(chǎn)等方面作出成績，必須做好會(huì)計(jì)檔案管理這項(xiàng)工作。第一，會(huì)計(jì)檔案能夠?yàn)槎囗?xiàng)環(huán)節(jié)提供有意義的信息，比如制定經(jīng)濟(jì)計(jì)劃以及擬定一些決策等環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)檔案所提供的信息都是有價(jià)值的、有意義的。第二，會(huì)計(jì)檔案能夠發(fā)揮多種作用，比如在一定程度上對(duì)國家財(cái)產(chǎn)有保護(hù)作用，還對(duì)國家財(cái)務(wù)制度有一定的監(jiān)督作用，并對(duì)一些經(jīng)濟(jì)不良現(xiàn)象，甚至一些犯罪現(xiàn)象具有打擊作用。第三，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管理中。會(huì)計(jì)檔案所記錄的信息更具參考價(jià)值，對(duì)以后經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有一定的指導(dǎo)意義。最后，任何機(jī)關(guān)或者企業(yè)在管理工作中都離不開對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，會(huì)計(jì)檔案在提供技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)等方面都有重要意義。所以，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代，必須竭盡全力做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，不斷優(yōu)化會(huì)計(jì)管理管理制度，使其上升一個(gè)新的層次。

2 會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

2.1 對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

某些單位負(fù)責(zé)人以及財(cái)務(wù)管理人員對(duì)過分注重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不夠重視，這使兩者之間的矛盾頻頻出現(xiàn)。會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制不夠健全，缺乏相關(guān)的專業(yè)人士，大多會(huì)計(jì)檔案的管理者都是由其他部門的工作人員兼職管理，嚴(yán)重違背相關(guān)制度的規(guī)定。

2.2 會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔不規(guī)范

某些單位在保存會(huì)計(jì)憑證時(shí)也存有漏洞，比如有的單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證文件沒有進(jìn)行密封處理，也有的單位也沒有對(duì)文件密封處蓋章，甚至相關(guān)信息的填寫也不完善；除此之外還有單位將會(huì)計(jì)的各項(xiàng)資料亂放一團(tuán)，沒有按照順序?qū)?huì)計(jì)文件排放，連基本的永久型與分期型這兩大類都沒有進(jìn)行劃分，這大幅度增加查找資料的難度，也違背檔案管理的相關(guān)要求。

2.3 會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范

主要集中在下面這幾部分：第一，對(duì)會(huì)計(jì)憑證不能及時(shí)封存，擺放不按次序，導(dǎo)致一團(tuán)亂；第二，會(huì)計(jì)憑證在進(jìn)行裝訂時(shí)不是依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行的；第三，資料頁面設(shè)置不合理，頁碼順序比較亂；第四，會(huì)計(jì)報(bào)表的沒有依據(jù)月份有序進(jìn)行裝訂；第五，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)沒有依據(jù)期限的不同進(jìn)行分類存放，而是將其作為一個(gè)整體進(jìn)行存放的；第六，沒有對(duì)無價(jià)值或者過期的檔案進(jìn)行及時(shí)銷毀，也存有銷毀流程不合規(guī)定的現(xiàn)象。

3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施

3.1 選聘合格的檔案管理人員

對(duì)檔案管理人員的選擇上要更加嚴(yán)格，積極聘請(qǐng)那些負(fù)責(zé)任、有能力、不畏權(quán)勢所趨，忠于自己的職業(yè)，對(duì)自己的崗位負(fù)責(zé)的人。除此之外，還需要不定期對(duì)該崗位的工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)與素養(yǎng)的培訓(xùn)，并加強(qiáng)對(duì)該工作的監(jiān)督工作，嚴(yán)格督促工作人員做好本職工作，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足，并盡全力彌補(bǔ)。做好以上基礎(chǔ)工作之后，再建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)罰分明制度，物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)共同加強(qiáng)。將競爭元素不斷融入進(jìn)來，進(jìn)一步提升檔案管理者的能力與素質(zhì)，優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理者的工作環(huán)境。

3.2 完善會(huì)計(jì)檔案管理工作制度

掌握好以下重要步驟：第一，不斷健全檔案歸檔機(jī)制。搜集資料是檔案管理的第一步，要盡一切力量保證所搜集信息的完整以及準(zhǔn)確度。在對(duì)會(huì)計(jì)資料整理時(shí)，要根據(jù)檔案的時(shí)間、范圍等不同進(jìn)行歸檔，并做好標(biāo)記，在裝訂文件時(shí)盡可能不要使用大頭針這些可能會(huì)損壞字跡的物品。除此之外，還應(yīng)加強(qiáng)電子文檔保存，學(xué)會(huì)使用相關(guān)系統(tǒng)與程序。第二，建立健全嚴(yán)格的檔案管理體系，確保會(huì)計(jì)檔案不被損壞，防止破損、霉?fàn)€以及蟲蛀等現(xiàn)象的發(fā)生。需要挑選專業(yè)的人才對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與負(fù)責(zé)人也應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案管理工作就進(jìn)行考核，若發(fā)現(xiàn)工作中存有問題，要嚴(yán)格按照相關(guān)制度執(zhí)行。第三，不斷強(qiáng)化借用制度，使其更加嚴(yán)謹(jǐn)，如果需要查閱相關(guān)資料，必須先由財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)人進(jìn)行審核，在審核通過后再按照相關(guān)制度的規(guī)定進(jìn)行借閱；如果借閱人不屬于本單位，則必須要出具借閱介紹信，然后再根據(jù)相關(guān)流程施以審核。第四，不斷建立起電子檔案記錄，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)中，并記錄備份時(shí)間以及數(shù)量等多方面信息，除此之外，要結(jié)合磁性介質(zhì)的特點(diǎn)，管理者必須加強(qiáng)對(duì)電算檔案不定期進(jìn)行檢查，以杜絕信息缺失或丟失等現(xiàn)象的發(fā)生。

3.3 加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理

會(huì)計(jì)檔案的存放場所要求也非常嚴(yán)格，必須能夠防塵、防潮等，所以在選擇會(huì)計(jì)檔案存放場所時(shí)要選擇那些干凈且干燥的地方，對(duì)于電子存檔，則需要強(qiáng)化電腦防病毒功能，安裝使用殺毒軟件，避免黑客等進(jìn)行攻擊，對(duì)補(bǔ)丁要不斷維護(hù)，竭盡全力保障網(wǎng)絡(luò)安全，以此來防止會(huì)計(jì)資料的丟失而帶來的損失。在科技告訴發(fā)展的今天計(jì)算機(jī)已經(jīng)在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的各個(gè)階段都有所使用，而且在信息的搜集以及加工等方面計(jì)算機(jī)起著重要作用。從中可以看出，會(huì)計(jì)檔案存檔朝電子信息化管理方向發(fā)展的趨勢是必不可擋的。檔案管理正在逐步優(yōu)化，不斷走向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。

3.4 提高思想重視程度

各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人應(yīng)該了解科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案的重要意義，監(jiān)督并協(xié)助相關(guān)部門做好會(huì)計(jì)管理工作。要增大宣傳的范圍，讓更多的人了解檔案管理的相關(guān)法律與知識(shí)，讓人們認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義。除此之外，要加大檢查力度，解決一些實(shí)際性問題，并以此為例，來讓領(lǐng)導(dǎo)了解一些實(shí)質(zhì)性知識(shí)。擴(kuò)大信息獲取渠道，積累記錄優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

會(huì)計(jì)檔案管理有著非常重要的意義，它不僅屬于會(huì)計(jì)管理工作，也屬于檔案管理工作。任何一個(gè)單位都應(yīng)該將會(huì)計(jì)管理工作擺在重要位置，不斷優(yōu)化會(huì)計(jì)管理體系，保障會(huì)計(jì)檔案保存的完整與便于查閱等。要不斷加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，盡最大能力發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案信息的作用，在提升其質(zhì)量的同時(shí)提升其利用率，為各部門的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量，使會(huì)計(jì)檔案資料在會(huì)計(jì)工作中的地位更加突出。

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