人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考

馬驕

摘 要：人事檔案是國(guó)家各類(lèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，在人事管理中形成的記錄，能夠反映個(gè)人的德才能力等表現(xiàn)。如何管理好人事檔案，在人力資源管理中起著舉足輕重的地位。本文對(duì)目前人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了人事檔案管理工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)和建議，促進(jìn)人事檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。

關(guān)鍵字：人事檔案；檔案管理；解決對(duì)策

人事檔案是人才的信息儲(chǔ)備庫(kù)，是為領(lǐng)導(dǎo)提供人才決策的重要信息來(lái)源。通過(guò)人事檔案，能夠反映一個(gè)人的職業(yè)軌跡、德才狀況、工作獎(jiǎng)懲、家庭背景等等，這是了解人、善用人的重要工具。人事檔案管理工作的好壞與否，可以直接影響到單位的工作效率，涉及到每一個(gè)人的切身利益。如何管理好人事檔案，發(fā)揮檔案的最佳用途，是每一名工作人員應(yīng)該思考的問(wèn)題。筆者針對(duì)對(duì)當(dāng)前檔案管理的狀況進(jìn)行了細(xì)致的研究，針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題，提出了一些可以借鑒的解決思路。

1 目前人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選賢舉能的一個(gè)十分重要和有效的工具。管好用好人事檔案，在對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)方面也起著重要的作用。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著諸多問(wèn)題，還有諸多需要改善的地方，進(jìn)而不斷提高人事檔案的利用水平。

近些年來(lái)，由于機(jī)構(gòu)和用人的變更頻繁，檔案管理人員具有流動(dòng)性，出現(xiàn)了人事檔案管理松懈的情況，影響了日常檔案的管理工作，主要存在以下幾個(gè)問(wèn)題。

1、工作人員對(duì)檔案管理重視不夠。人事檔案管理是一份非常辛苦的工作，不像別的工作一樣光鮮亮麗，它時(shí)常在檔案室里默默無(wú)聞的工作，不容易引起領(lǐng)導(dǎo)和同事的注意，而所有的這些工作也無(wú)法用一個(gè)具體量化的事物，來(lái)體現(xiàn)出工作的價(jià)值。長(zhǎng)此以往，一部分檔案工作人員就會(huì)出現(xiàn)心理的偏差，認(rèn)為人事檔案主要就是寫(xiě)寫(xiě)記錄、保管資料等事務(wù)性工作，自己長(zhǎng)期處于工作的邊緣化，無(wú)法給單位創(chuàng)造出有利的價(jià)值，只要不泄密，不丟失，就可以做好人事檔案管理工作。這樣的錯(cuò)誤思想，導(dǎo)致對(duì)檔案管理不重視，造成檔案工作人員長(zhǎng)期處于被動(dòng)的局面，不能建設(shè)高質(zhì)量的人事檔案管理人員隊(duì)伍。

2、軟硬件設(shè)施配備不齊全。由于檔案管理人員缺失，缺少相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)性不夠，對(duì)收檔、裝檔、歸檔等業(yè)務(wù)不熟悉，造成檔案管理混亂。并且，有一部分工作人員是兼職負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠，有些需要?dú)w檔的材料，也只是先放入檔案存儲(chǔ)盒中，阻礙了檔案的管理進(jìn)程。同時(shí)，部分檔案管理的設(shè)備設(shè)施陳舊，室內(nèi)十分簡(jiǎn)陋，多年來(lái)都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)更換，防火、防盜等設(shè)備配備不齊全，管理?xiàng)l件有限，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的安全性。

3、信息化管理程度不高。隨著社會(huì)主義事業(yè)的發(fā)展，信息化建設(shè)越來(lái)越普遍。但在檔案管理當(dāng)中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用還沒(méi)有充分發(fā)揮作用，對(duì)于人事檔案的管理，往往也停留在原始的翻閱階段，即使運(yùn)用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，也只是把簡(jiǎn)單的個(gè)人信息資料和檔案目錄輸入到計(jì)算當(dāng)中，并沒(méi)有真正的實(shí)現(xiàn)智能化、信息化，也沒(méi)有給檔案管理提供足夠多的便利條件。

4、檔案管理的內(nèi)容不規(guī)范。有些檔案管理沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，沒(méi)有統(tǒng)一使用檔案用紙，造成一些規(guī)格、尺寸不相符，這在歸檔的過(guò)程中，要求進(jìn)行統(tǒng)一格式，需要重新投入力量進(jìn)行修改，致使檔案案卷很不美觀。

2 人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。人事檔案管理工作只有納入到議事日程，才能夠引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，才能夠把人事檔案管理作為人才隊(duì)伍建設(shè)的重要組成部分。因此，應(yīng)該建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、督促、整改、落實(shí)，對(duì)于檔案管理中存在的突出問(wèn)題，要及時(shí)反饋整改意見(jiàn)，對(duì)于立即整改的，要即刻整改，對(duì)于不能立即整改的，要落實(shí)責(zé)任人，限期整改。只有把人事檔案管理納入規(guī)范化運(yùn)行軌道，才能對(duì)檔案工作進(jìn)行量化考核，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作向著科學(xué)化、規(guī)劃化開(kāi)展。同時(shí)，要定期做好人事檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施的投入力度，預(yù)留出足夠的資金，對(duì)需要更換的設(shè)施及時(shí)更換，建立即防火、又防潮的檔案室，安設(shè)防護(hù)用品，保證檔案在復(fù)雜條件下，仍然保持安全整潔。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化隊(duì)伍。

人事檔案是真實(shí)客觀的記錄和反映了個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系以及個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等方面的重要材料，同時(shí)也是組織考察、提拔任用、考核人員的主要參考依據(jù)。但因員工個(gè)人和企業(yè)人事檔案意識(shí)薄弱，人事檔案管理員素質(zhì)和管理水平不高，管理方法相對(duì)落后等緣由，制約了人事檔案對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)管理方面提供有效作用的發(fā)揮，只有檔案管理人員的素質(zhì)提高了，才能保證這項(xiàng)工作的有效開(kāi)展。因此，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該建立一支作風(fēng)過(guò)硬的檔案工作隊(duì)伍，加強(qiáng)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，采取請(qǐng)見(jiàn)來(lái)、走出去的方式，加強(qiáng)與外界的溝通和交流，選擇作風(fēng)過(guò)硬、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員擔(dān)任管理員，培養(yǎng)他們對(duì)工作的責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力，讓他們掌握外界最先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，提高對(duì)檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和水平，做好檔案管理基礎(chǔ)工作。

3、整章建制，規(guī)范運(yùn)行。無(wú)規(guī)矩不成方圓。檔案管理工作也是如此，需要有規(guī)范的制度作為保證。因此，管理人員應(yīng)該對(duì)原有檔案管理制度進(jìn)行梳理，改變不適應(yīng)的規(guī)章制度，建立符合實(shí)際情況的制度，對(duì)檔案管理的借閱和入檔規(guī)范運(yùn)行，嚴(yán)格按照制度要求執(zhí)行，使人事檔案管理更加的科學(xué)、規(guī)范、有效。

4、引入技術(shù)，建設(shè)信息化。人事檔案是人才儲(chǔ)備的資源庫(kù)。如何延長(zhǎng)檔案的使用年限，發(fā)揮檔案的最佳作用，信息化技術(shù)在這當(dāng)中功不可沒(méi)。通過(guò)信息技術(shù)，可以將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為圖片和文檔，不僅查閱方便，而且還可以長(zhǎng)期保存，紙質(zhì)人事檔案與數(shù)據(jù)檔案并存，而且還增加了人事檔案管理的保險(xiǎn)系數(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享，極大地提高了檔案的利用效率。

總而言之，人事檔案管理的改革勢(shì)在必行，這即給管理部門(mén)提出了更高的要求，又為檔案管理的變革提出新的機(jī)遇。只要檔案管理工作人員正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，從制度的革新上入手，從設(shè)備設(shè)施的投入上加大力度，積極探索檔案管理的新方式和方法，才能摒棄所有的矛盾和問(wèn)題，使人事檔案管理工作煥發(fā)新的生機(jī)和活力，為人才隊(duì)伍建設(shè)提供寶貴的數(shù)據(jù)支持。

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