現(xiàn)代化的檔案管理探究

孫惠英

摘 要：隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)，社會活動的重要戰(zhàn)略資源。檔案作為一種原生態(tài)的信息資源，也越來越受到人們的重視，而加快檔案信息自動化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)的管理與建設(shè)尤為重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展趨勢；優(yōu)勢；建議

1 檔案信息化發(fā)展趨勢

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步入了一個信息化的時代，無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。

1、封閉守舊的管理思想與信息化的開放創(chuàng)新思想的矛盾。

信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案高水平的管理提供了許多便利條件，很多復(fù)雜的管理通過利用計算機(jī)變得容易簡單。傳統(tǒng)檔案管理的因循守舊的思想是不適應(yīng)信息化的管理的。檔案管理的信息化，把管理創(chuàng)新擺到了空前重要的位置，在創(chuàng)新中優(yōu)化檔案管理模式，在創(chuàng)新中提高檔案管理的水平。由此可見，管理思想的創(chuàng)新成為了信息技術(shù)能否在檔案管理中成功應(yīng)用的至關(guān)重要的因素。

2、舊的管理流程與信息化所帶來的高效便利的管理流程相沖突。

以傳統(tǒng)的檔案管理理論為指導(dǎo)建立起來的傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，嚴(yán)格遵循收集、整理、保管、檢索、編研、提供利用和鑒定、統(tǒng)計等模塊和環(huán)節(jié)進(jìn)行，其中大部分的工作需要手工完成，并且管理過程非常細(xì)致，有時為了一份檔案的分類而大費周折。不可否認(rèn)，這種模式在傳統(tǒng)的手工管理時期的確發(fā)揮了重要作用，但在傳統(tǒng)的手工管理已逐漸被現(xiàn)代化的技術(shù)所替代的情況下，還這樣就有點過時了。

2 檔案信息化管理優(yōu)勢

1、管理一體化

傳統(tǒng)的檔案管理都是相應(yīng)部門對檔案資料進(jìn)行整理，分類，歸檔，其他的部門也要對日常工作中產(chǎn)生的專業(yè)性的檔案資料進(jìn)行整理歸納；而信息化的檔案管理是一個自動化的系統(tǒng)，可以將單位的各個部門的基本文檔等有機(jī)的結(jié)合在一起，做到歸檔和管理同步進(jìn)行，將各個部門形成的不同形式，不同內(nèi)容的文件分門別類的歸入檔案數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)文件，檔案管理的一體化。

應(yīng)用檔案管理自動化系統(tǒng)，不僅避免了大量重復(fù)勞動，而且大大的提高了工作效率。檔案管理人員再也不必進(jìn)行復(fù)雜的歸檔文件目錄輸入以及電子文件掛接，圖像掃描等工作，大大節(jié)省了人力和時間，讓檔案管理人員從冗余的工作中抽出身來，有更多的時間和精力進(jìn)行檔案管理信息資源的開發(fā)。另外，檔案管理部門也可以通過自動化系統(tǒng)隨時掌握管理動態(tài)，及時的進(jìn)行必要的指導(dǎo)，實現(xiàn)檔案的預(yù)見性管理。

2、全文存貯與檢索

應(yīng)用檔案管理自動化系統(tǒng)，單位的各個部門隨時可以將形成的有查考利用價值的文件存儲到服務(wù)器上，檔案管理部門也可以將原有的檔案原件掃描后儲存到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過身份確定，就可以在單位的局域網(wǎng)上檢索瀏覽所需要的檔案信息，真正的讓信息化的檔案管理為工作和生活提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3、檔案業(yè)務(wù)管理自動化

檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案的統(tǒng)計，鑒定，銷毀，借閱，催還及參考資料編研等工作，這都需要檔案人員定期或者不定期的進(jìn)行檔案基本情況的統(tǒng)計，同時還要對歸檔的技術(shù)文件進(jìn)行分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

應(yīng)用信息化的檔案管理，可以隨時隨地的進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，打印各種報表，進(jìn)行借閱登記，催還提醒，檢索技術(shù)分析所需要的相關(guān)資料等等，通過管理員的授權(quán)，從而使每個人都可以通過電腦在辦公室獲得屬于自己權(quán)限范圍內(nèi)所需要的資料和數(shù)據(jù)，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來。

3 檔案信息化的幾點建議

1、健全檔案管理制度。單位要明確各部門的職責(zé)，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，也是提供更高級別服務(wù)的先決條件。因此，要建立健全檔案管理制度，特別是要制定檔案自動化管理制度，用完善的制度來規(guī)范檔案自動化的管理工作。

2、加強(qiáng)文件、檔案的全程監(jiān)管。在單位內(nèi)部建立起局域網(wǎng)絡(luò)，要規(guī)劃實施檔案一級管理，全面加強(qiáng)從文件形成到歸檔的全過程，重點是從文件形成的源頭抓起，確保文件的整個生命周期受到嚴(yán)格監(jiān)控，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并努力貫徹執(zhí)行。

3、理順管理工作的程序。檔案管理自動化是按單位管理工作流程設(shè)計的，因此要先理順檔案部門與其它部門之間的工作程序。只有這樣才能避免在實施過程中走彎路，以最少的投入滿足單位對檔案信息資源的需求。理順管理工作程序，一方面要做好收集和數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)工作，另一方面，要充分利用計算機(jī)管理的優(yōu)勢，按照單位發(fā)展的需要，及時編寫檔案文件匯編，主動提供決策所需檔案信息。

4、檔案工作人員參與自動化軟件的功能開發(fā)。檔案人員要積極的參加到檔案管理軟件的功能開發(fā)中，了解本單位檔案管理的全過程和檔案專業(yè)管理的全內(nèi)容，及時征求各部門意見，調(diào)查研究各部門的基礎(chǔ)工作與歸檔工作之間的聯(lián)系，為軟件設(shè)計人員提供信息，選擇最合理的設(shè)計方案，設(shè)計出滿足單位管理實際需要的自動化軟件，真正實現(xiàn)管理自動化和信息化。

5、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。電子計算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機(jī)具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制歸檔目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

6、硬件防護(hù)技術(shù)。⑴數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。對電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)，電子檔案載體，極易受到環(huán)境的影響，因此，應(yīng)當(dāng)定期檢測和拷貝，檢測每年進(jìn)行一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量應(yīng)不少于10%為宜；拷貝應(yīng)每四年一次，要求多重備份，以防數(shù)據(jù)丟失，并且原載體繼續(xù)保留的時間不少于四年。對于電子檔案的檢測和拷貝，必須建立相應(yīng)的跟蹤記錄，避免發(fā)生人為的誤操作；⑵加密技術(shù)。電子檔案的特殊性，決定了它的非公開性。采用加密技術(shù)可以確保電子檔案內(nèi)容的非公開性，電子檔案的加密方法有很多，加密的強(qiáng)度基本上由加密使用的密鑰長度來決定。收發(fā)文通常采用“雙密鑰碼”，網(wǎng)絡(luò)中的每一個加密通信者擁有一對密鑰。一個是公開的加密密鑰，一個是嚴(yán)格保密的接密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方只用自己知道的解秘密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)文，而只有收方才能獲得這些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三方很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子檔案具有很好的保護(hù)效果。

7、強(qiáng)化檔案隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才；提高整個檔案隊伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性適合不同的工作崗位。進(jìn)行知識更新，適應(yīng)對外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競爭機(jī)制，充分發(fā)揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的空間；建立有效的激勵機(jī)制，合理設(shè)置崗位。

4 結(jié)語

信息時代的到來，給檔案管理部門帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。面對新形勢，要敢于放下傳統(tǒng)的管理包袱，積極接受新鮮知識，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和管理方式抓住機(jī)遇，創(chuàng)新機(jī)制，全面實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、自動化和信息化，提高工作效率，使檔案工作形成一個科學(xué)、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。