檔案管理信息化建設(shè)路徑探析

宋彥玲

摘 要：在社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展之下，電子技術(shù)的應(yīng)用日臻廣泛，并逐步滲透到各行業(yè)、各領(lǐng)域之中，開(kāi)啟了數(shù)字化工作的新紀(jì)元，也在傳統(tǒng)的工作模式外開(kāi)創(chuàng)了新的工作路徑。但縱觀單位檔案管理現(xiàn)狀，其仍未從人工管理的桎梏中走出，檔案的收集、分類(lèi)、整理、歸檔、查詢等大多延續(xù)了傳統(tǒng)的人工模式。對(duì)于此，有必要通過(guò)信息化的引入，將勞動(dòng)力從檔案管理中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。本文立足于單位檔案信息化管理的現(xiàn)狀，就如何強(qiáng)化管理提出可行對(duì)策，以期為推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的信息化建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；路徑

作為一種新型的管理手段，檔案管理的信息化為單位提供了便捷的網(wǎng)絡(luò)查詢和檔案歸置服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化。在計(jì)算機(jī)的普及的發(fā)展下，單位形成了大量的電子檔案，檔案的信息化管理在單位的重要性也日臻突出。但實(shí)踐中，觀念、制度以及操作規(guī)程方面的不盡完善之處限制了單位檔案管理信息化的發(fā)展，必須予以破解。

1 單位檔案管信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）管理意識(shí)淡薄

受技術(shù)、設(shè)備等條件制約，許多單位的檔案管理工作尚未完全實(shí)現(xiàn)信息化，在較長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，檔案工作將處于電子文件與紙質(zhì)文件并存的階段，檔案管理工作也大多延續(xù)傳統(tǒng)的人工管理模式，耗費(fèi)了大量的人力、物力。但在傳統(tǒng)思想觀念中，工作人員往往認(rèn)為各類(lèi)紅頭文件以及具有實(shí)體載體的文件資料值得保存，將電子檔案管理置于無(wú)關(guān)緊要的地位，從而忽視了對(duì)電子檔案的收集管理，致使大量重要的檔案、工作經(jīng)驗(yàn)以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等流失。在淡薄的意識(shí)之下，檔案管理的信息化建設(shè)工作任重而道遠(yuǎn)。

（二）檔案信息化管理的制度不健全

檔案信息化管理作為一種新興的管理手段興起時(shí)間較短，還不能十分普及，許多技術(shù)性的問(wèn)題亟待破解。這就使得許多單位很難做到對(duì)其特性的完全了解和精準(zhǔn)把握，對(duì)于管理和利用中的一系列問(wèn)題不能及時(shí)解決或無(wú)法解決，從而直接影響了單位檔案管理信息化的制度體系建設(shè)，造成了檔案信息化管理和利用制度的不健全，缺乏專(zhuān)門(mén)的信息收集、整理、歸檔、保管等制度，電子檔案的管理、利用難以與各職能部門(mén)有效銜接和協(xié)調(diào)，制約了單位檔案管理工作的信息化水平。

（三）歸檔程序不規(guī)范

在實(shí)際操作中，單位對(duì)于電子文件的歸檔大多還停留在由紙質(zhì)文件發(fā)文而產(chǎn)生的各類(lèi)電子文件，做法上通常是對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)單分類(lèi)處理，抑或是將計(jì)算機(jī)上的文件存儲(chǔ)到光盤(pán)上了事。專(zhuān)門(mén)化的電子檔案管理系統(tǒng)在單位尚未引入，正規(guī)化的電子文件規(guī)范程序極其缺乏。與此同時(shí)，電子文件鑒定環(huán)節(jié)的缺失也使得大量具有保存價(jià)值的檔案散落在各部門(mén)，一旦需要?jiǎng)t很難再次尋找和收集，從而貽誤了正常的使用，給單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)工作帶來(lái)不利。

（四）人員素質(zhì)不高

由于對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的不甚重視，單位現(xiàn)有的電子檔案管理人員大多來(lái)自傳統(tǒng)的管理部門(mén)，人員以抽調(diào)為主，且不少身兼數(shù)職。這就使得檔案管理人員無(wú)法將所有精力置于檔案管理的信息化建設(shè)之上，且對(duì)待現(xiàn)有的檔案管理工作缺乏學(xué)習(xí)和鉆研精神。面對(duì)新興的電子檔案管理工作，為數(shù)眾多的工作人員在計(jì)算機(jī)水平和專(zhuān)業(yè)技能方面極為欠缺，影響了電子檔案管理和利用工作的正常開(kāi)展，滯緩了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

2 單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

（一）提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及，各行業(yè)的信息化程度都與日俱增。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，電子檔案不僅極大地減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，還有效地提升了工作效率。

因而，各單位要高度重視這一新興的管理模式，制定科學(xué)的管理和利用制度，通過(guò)強(qiáng)化工作人員責(zé)任意識(shí)、提升其業(yè)務(wù)水平等途徑實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視。與此同時(shí)，要在經(jīng)費(fèi)方面予以保障，完善硬件設(shè)施，加大對(duì)人員培訓(xùn)的投入，并以此推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)化和有序化。

（二）建立健全電子檔案管理和利用制度

健全的制度是規(guī)范管理和科學(xué)利用的前提，針對(duì)單位檔案管理信息化建設(shè)制度不完善的種種弊端，各單位要結(jié)合實(shí)際，制定詳盡的電子檔案收集、整理和歸檔制度，對(duì)電子檔案管理和利用的各環(huán)節(jié)實(shí)行嚴(yán)格的約束和監(jiān)督，確保有價(jià)值的電子檔案能得到及時(shí)的收集和有效的保存，避免重要文件的散落而給正常工作開(kāi)展帶來(lái)的一系列消極影響。

與此同時(shí)，單位要將有關(guān)電子檔案管理和利用的制度下發(fā)至各部門(mén)，將規(guī)范化管理和科學(xué)化使用的觸角延伸到文件的形成、收集等環(huán)節(jié)，保證電子檔案的真實(shí)性和完整性，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全過(guò)程管理。

（三）實(shí)行文檔一體化管理

對(duì)現(xiàn)代檔案管理而言，文檔一體化是大勢(shì)所趨，它對(duì)于便捷文件傳輸、快速實(shí)現(xiàn)資源共享有著深刻的意義。在單位的電子檔案管理中，為了最大化發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢(shì)，可以在檔案系統(tǒng)與單位的局域網(wǎng)系統(tǒng)之間搭建共享平臺(tái)，借助信息化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)構(gòu)筑完備的信息網(wǎng)絡(luò)體系，在不同的軟件環(huán)境下進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，從而達(dá)到共享資源、共享便利的目的。

但需注意的是，在實(shí)施一體化管理過(guò)程中，要強(qiáng)化對(duì)電子檔案的安全防護(hù)，注重對(duì)原始信息的收集、保護(hù)，同時(shí)，要根據(jù)檔案信息種類(lèi)的不同設(shè)置不同的歸檔級(jí)別，采取不同的技術(shù)手段，使檔案的信息化管理工作更具針對(duì)性，保證文件一體化管理的效果。

（四）提升檔案工作人員的整體素質(zhì)

要強(qiáng)化檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，在加深其專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)注重對(duì)其計(jì)算機(jī)理論和操作能力的提升，使得其能夠靈活適應(yīng)這一新興的管理形式。一方面，各單位要保證檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的穩(wěn)定性，采取適宜的人員選拔措施，避免人員流動(dòng)造成的電子檔案信息中斷和缺失；另一方面，各單位還需加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)和能力拓展，通過(guò)聘請(qǐng)教師授課、開(kāi)展講座以及組織進(jìn)修學(xué)習(xí)等形式及時(shí)更新工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，定期安排考核，使其能夠快速掌握管理和使用技巧，大力推動(dòng)電子檔案管理工作的發(fā)展向前。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著信息化社會(huì)進(jìn)程的不斷加快，加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、提高檔案利用的信息化水平已迫在眉睫。要充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，各單位就必須認(rèn)識(shí)到當(dāng)前在檔案信息化管理中的一系列誤區(qū)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的信息化意識(shí)，建立健全管理和使用制度，不斷提升檔案工作者的整體素質(zhì)，以此實(shí)現(xiàn)單位電子檔案管理和利用的科學(xué)化、規(guī)范化、縱深化。

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