加強醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用

李海義

摘 要：充分利用信息資源的醫(yī)院檔案，有助于優(yōu)化醫(yī)院在醫(yī)療、科研、管理等方面的工作，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；持續(xù)發(fā)展

1.檔案管理的目的及作用

為醫(yī)院提供有利用價值的信息資源，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，是建立醫(yī)院檔案管理的最終目的。醫(yī)院建立的檔案包括黨政文書檔案、人事檔案、專業(yè)技術檔案、科研檔案、基建設備檔案、會計檔案、聲像檔案以及實物檔案等。醫(yī)院的檔案管理部門需要通過科學的方法利用保存的檔案，為醫(yī)院的領導者與管理者的決策以及研究醫(yī)院發(fā)展歷程所遇到的問題提供了參考信息。醫(yī)院管理者與領導者對檔案利用的需求，可以充分體現(xiàn)檔案管理的價值。作為檔案管理的核心，提供檔案信息可以推動檔案事業(yè)以及檔案工作順利進行，它是醫(yī)院日常工作的必備環(huán)節(jié)；不僅如此，它也是醫(yī)院檔案工作中的服務管理環(huán)節(jié)的檢驗標準。如果醫(yī)院檔案沒有得到充分的利用，就無法發(fā)揮檔案信息的重要作用。

2.醫(yī)院檔案管理的作用

要想提高檔案利用的質量和效率，就必須要做好醫(yī)院檔案的管理工作，這是檔案利用工作順利開展的基礎，醫(yī)院檔案管理部門要對有價值的檔案進行整體化、規(guī)范化、具體化的收集、整體和貯存，促進醫(yī)院才持續(xù)發(fā)展，為醫(yī)院管理者和領導者分析、研究醫(yī)院發(fā)展變化等工作提供重要的決策依據(jù)，為醫(yī)院日常各項管理工作提供可靠的信息。

3.醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用

醫(yī)院檔案管理部門從過去到現(xiàn)在保存的所有檔案資料，都是對醫(yī)院過去工作的一個高度總結，也為醫(yī)院日后的工作提供了方向。醫(yī)院檔案管理部門所有工作人員要充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，不能為了應付上司而工作，樹立正確的檔案管理理念。首先，醫(yī)院檔案管理工作可以為醫(yī)院分配房屋提供依據(jù)。以人為本是醫(yī)院管理理念的核心，優(yōu)秀的人才資源是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的基礎。醫(yī)院為了吸引優(yōu)秀人才，通常會給優(yōu)秀人才分配房屋，而房屋分配的依據(jù)則需要檔案管理部門提供，檔案管理部門可以對本醫(yī)院所有醫(yī)務人員的職稱、工齡、學歷等進行考核，為領導分配房屋提供依據(jù)。其次，醫(yī)院的檔案管理工作可以為醫(yī)院提供人事方面的服務。醫(yī)院檔案管理部門通過檔案中人事信息對所有醫(yī)務人員的論文發(fā)表數(shù)量、執(zhí)業(yè)證書、職稱、學歷以及工齡等情況進行全面的分析，建立一個數(shù)據(jù)庫，為領導職務聘任、崗位設置、申報職稱、工資改革、人事改革等方面的決策提供依據(jù)。

4.加強檔案管理的措施

（1）加強對檔案重要性的認知

醫(yī)院要想開展好檔案管理工作，就必須加強對檔案重要性的認知。隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制的改革，人們越來越要求檔案信息資源的高價值與實效性，對通過網(wǎng)絡來共享檔案信息資源的需求也越來越多，對檔案工作的信息化服務也有著越來越高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理的各個業(yè)務環(huán)節(jié)以及管理模式已經(jīng)無法滿足人們的需求。醫(yī)院基于這種沖擊與挑戰(zhàn)，只能順應時代發(fā)展趨勢，加快檔案的信息化建設進程，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，促使檔案管理工作更加符合新形勢的發(fā)展需求。

（2）加強領導對檔案管理的重視度

醫(yī)院檔案管理工作良好開展的關鍵就是領導的重視程度。作為醫(yī)院管理重要的構成部分，檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展與建設的重要性，應得到醫(yī)院領導者的高度重視，醫(yī)院領導者應將檔案管理工作視為醫(yī)院發(fā)展的關鍵內容。醫(yī)院領導者應共同規(guī)劃與發(fā)展醫(yī)院的醫(yī)療管理、檔案管理以及醫(yī)院業(yè)務建設工作。要遵照“一提高、三克服”的原則，開展檔案管理工作。三克服指的是克服“檔案管理不重要，醫(yī)療管理最重要”的思想；克服檔案管理工作人員成績好壞沒差別的思想；克服檔案管理只與檔案管理人員相關的思想。而一提高則是指對檔案管理工作所具備的重要性的認識程度要提高，真正形成醫(yī)院全體職員參與醫(yī)院檔案管理工作的新格局。

（3）建立健全檔案管理制度

只有強化醫(yī)院的硬件設施，才能促進醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。醫(yī)院需要投入必要的辦公設備以及先進的基礎設施，設立專門的庫房，配備包括掃描儀、刻錄儀、攝像機、照相機以及計算機在內的現(xiàn)代化設備，從而促使現(xiàn)代科技在檔案管理工作的各個步驟以及各個環(huán)節(jié)中發(fā)揮優(yōu)勢，有利于檔案管理工作效率與質量的提高。例如，空調、除濕器以及具有防火防盜特性的自動監(jiān)控系統(tǒng)等設備，有利于提高檔案保管工作的安全性。

對計算機管理技術要持積極引進的態(tài)度。要想實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就離不開計算機的應用。利用現(xiàn)代計算機的網(wǎng)絡技術，建立健全的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，建立完善的檔案信息檢索與存儲系統(tǒng)，能夠對大量的檔案資料進行有效的歸類與整理，促使檔案信息的利用與處理更具便捷性、準確性以及高效率。這不僅有利于檔案管理人員減少工作量，節(jié)省時間，節(jié)約財力、物力以及人力；還可以提高檔案管理人員的工作效率；有利于充分利用檔案資料，促使檔案資料在信息方面的價值得以全面發(fā)揮，繼而實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

（4）檔案信息資源的開發(fā)與利用

檔案管理的最終目的就是要開發(fā)并利用醫(yī)院的檔案信息資源。醫(yī)院檔案管理人員應該以多渠道、多途徑的方式對檔案信息資源進行有效開發(fā)，促使檔案信息資源的使用價值得以充分發(fā)揮，促使醫(yī)院的檔案服務于科研、教學、醫(yī)療以及臨床工作，全面提升醫(yī)院的醫(yī)療服務水平，繼而實現(xiàn)服務于患者的目標。檔案管理的目標是實現(xiàn)檔案的開發(fā)與利用，只有實現(xiàn)了這一目標，才能充分發(fā)揮檔案的保存價值。檔案人員不僅要在臨床科室與各職能部門開展調研，及時掌握醫(yī)院教學、科研、醫(yī)療、管理等工作對信息資源的需求；還要提供具有針對性的專題檔案，主動將實用有效、多方面以及多層次的信息提供給患者與醫(yī)院；除此之外，還要強化檔案利用以及動態(tài)管理反饋信息，掌握檔案信息作用的具體發(fā)揮情況，從而更好地開發(fā)與利用檔案。實現(xiàn)醫(yī)院信息間的橫向聯(lián)系，達到資源共享，從而促使檔案的社會效益與經(jīng)濟效益得以充分發(fā)揮。

參考文獻

[1]陳囡囡.談醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院內涵建設的互動發(fā)展[J].中國當代醫(yī)藥，2010，17（2）：118.

[2]任明敏.醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用[J].中國管理信息化，2015（6）.

[3]黃曉丹.加強檔案管理促進醫(yī)院發(fā)展[J].中國管理信息化，2012（12）.