電子文件檔案化管理的新思維

楊悅

摘 要：從世界的角度上看，第三次工業(yè)革命后，電子計算機(jī)技術(shù)開始進(jìn)入人們的生活中，從我國的角度看，改革開放以后，計算機(jī)相關(guān)行業(yè)發(fā)展開始快速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到各種行業(yè)，計算機(jī)的逐漸普及，使辦公室實現(xiàn)了無紙辦公，傳送文件或者檔案直接使用電子化，管理模式新穎，方面快捷。電子文件的檔案化管理是在信息時代大背景下產(chǎn)生的，一種新型的管理模式，它對于我國的檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)技術(shù)；文件檔案電子化；新穎

辦公室是各單位處理事務(wù)的場所，辦公室工作協(xié)調(diào)和管理個部門并執(zhí)行決策，是行政事務(wù)管理工作的起始，所有事務(wù)管理都需要通過辦公室系列化來完成。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，是我國辦公室實現(xiàn)自動化辦公，人們開始逐漸適應(yīng)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)辦公，同時減輕了辦公負(fù)擔(dān)，在傳統(tǒng)的辦公中，很多事務(wù)需要人工處理，任務(wù)繁雜，流程多，而現(xiàn)在的電子化辦公減少人力負(fù)擔(dān)，傳送文件依靠計算機(jī)，這就產(chǎn)生了數(shù)量龐大的電子文件，而這些電子文件如何管理就需要我們解決，本文主要描述了電子文件的一些特點和問題，以及運(yùn)用新思維的方式進(jìn)行電子文件檔案化管理。

1 電子文件的特點與問題

1.1 電子文件和傳統(tǒng)文件的相同點

在實際意義上來講，電子文件和普通文件一樣，都是辦公中需要的文件，電子文件在形成的過程中和普通文件也是一樣的，都是經(jīng)過編寫形成，管理，儲存三個階段，都是由專門的管理部門進(jìn)行管理。

2 電子文件和傳統(tǒng)文件的不同點

2.1電子文件是依靠計算機(jī)編寫完成，普通文件依靠紙張完成。

2.2 在查閱文件上看，電子文件查閱方便，速度快，時間少，傳統(tǒng)文件查閱不便，需要很長時間才能查閱

2.3電子問價在存儲和查閱的過程中都需要編碼解碼，傳統(tǒng)文件不需要。

1.2 電子文件管理問題

電子文件數(shù)量大，增長速度快，雖然計算機(jī)功能齊全，但是很難保存全部的文件，生成文件的軟件樣式多，且更新速度快，這樣會造成保存的文件和文件生成軟件不兼容，也直接導(dǎo)致文件無法讀取，這也加重了文件管理工作負(fù)擔(dān)，工作人員要尋找格式和文件想兼容的軟件，并對無法讀取的電子文件重新編輯，這也消耗了大量的人力和物力，因此，為了解決問題，把電子文件交給正規(guī)的保存管理部門是有必要的。

2 電子文件檔案化管理的新思維

電子文件的出現(xiàn)是一場文化革命，它意味著現(xiàn)代檔案工作正在發(fā)生根本性的變革， 我國長期以來檔案管理是以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)，建立的思想、管理原則、管理體制、管理方法，電子檔案的出現(xiàn)，給這一局面帶來了挑戰(zhàn)，電子文件的變革是通過科學(xué)技術(shù)對文件進(jìn)行保存 處理 傳播 搜索，加快文件利用效率，但是不改變文件的本質(zhì)，是電子文件具有傳統(tǒng)文件同樣的功能，實現(xiàn)檔案信息合理利用和開發(fā)。在電子計算機(jī)發(fā)展的大環(huán)境下，傳統(tǒng)文件面對這樣的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理通過形式，技術(shù)，管理，體制，理論等進(jìn)行創(chuàng)新，在檔案管理的發(fā)展下也要有新的思維方式。

1、戰(zhàn)略性思維

每一件事情在開展前都會有一定的規(guī)劃，制定目標(biāo)，方法和發(fā)展過程，檔案管理也一樣，對于電子檔案而言，他在記錄歷史，傳遞信息等方面有著巨大優(yōu)勢，方面快捷簡單，是現(xiàn)代信息化的產(chǎn)物，適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展，但是電子檔案管理的戰(zhàn)略性思維還有不足，人們的關(guān)注點有局限，在檔案信息的電子文件有關(guān)注，并出書搞學(xué)術(shù)研究，其他方面如電子商務(wù)以及電子政務(wù)等方面發(fā)展空間少，因此要拓展思維。

2、策略性思維

策略思維是思考怎么能把目標(biāo)實現(xiàn)的更快更好，策略正確，目標(biāo)實現(xiàn)的快，策略錯誤，目標(biāo)不能實現(xiàn)，電子文件管理內(nèi)容復(fù)雜，涉及范圍廣，國外電子文件檔案發(fā)展早，規(guī)模以及方式基本成型，而我國還停留在探索階段，因此，我國的電子文件檔案不能只靠自身的熱情和想象，而是把理論和實際結(jié)合起來，講究策略使發(fā)展目標(biāo)更具有可行性，注重思維創(chuàng)新。

2.1 向外“突圍”的策略

從檔案工作“收集”、“保管”、“利用”三個環(huán)節(jié)看，歸檔電子文件的來源和服務(wù)對象都是社會各領(lǐng)域的信息化系統(tǒng)，可謂“兩頭在外，中間在內(nèi)”。而傳統(tǒng)的檔案管理觀念和模式封閉性強(qiáng)，開放性弱，檔案工作與外界溝通交流渠道不暢，這是長期來檔案工作收集難、利用率低的主要原因。信息化技術(shù)為檔案工作的開放提供得天獨厚的優(yōu)勢，然而，沖破長期封閉的格局，需要有強(qiáng)烈的“突圍”意識和務(wù)實的“突圍”策略。

2.1.1 爭取知情權(quán)。努力做到對電子文件信息資源的來源和流轉(zhuǎn)情況知情；對各領(lǐng)域信息化系統(tǒng)建設(shè)情況知情；對社會信息資源開發(fā)和利用需求知情，努力將社會信息化中遇到的數(shù)字鴻溝、信息孤島、資源不足、質(zhì)量欠缺等難點作為檔案科研工作的重點，由此更好地發(fā)揮檔案專業(yè)優(yōu)勢，為社會信息化工作排憂解難，保駕護(hù)航。

2.1.2 爭取話語權(quán)。努力建立和拓寬與各領(lǐng)域信息化專業(yè)部門的溝通渠道，充分表達(dá)檔案專業(yè)對電子文件管理的目標(biāo)、和要求，增強(qiáng)社會對這項工作的理解和支持。表達(dá)要善于設(shè)身處地、換位思考，善于使用有關(guān)管理和技術(shù)的專業(yè)語言，并講究表達(dá)方式，使外界心悅誠服地理解和支持我們的工作。

2.1.3 爭取參與權(quán)。在方案規(guī)劃以及制定法規(guī)的時候積極參與，把檔案管理滲透到各領(lǐng)域中去，通過建設(shè)社會信息化中，是檔案管理的工作人員能合法，合理的工作。

2.1.4 爭取監(jiān)督權(quán)。在參與過程中，各領(lǐng)域人員要相互溝通交流，爭取檔案電子化管理建設(shè)中的爭取監(jiān)督權(quán)，通過監(jiān)督電子文件信息的來源、整理、歸檔、控制質(zhì)量，真正落實電子文件管理工作。

2.2 對內(nèi)“整合”的策略

在信息化環(huán)境下形成的電子文件，由于其來源的廣泛、內(nèi)容的豐富、聯(lián)系的復(fù)雜，給資源整合帶來棘手的難題。電子文件管理之道就是整合之道，所謂“整合”就是通過行政、法制、技術(shù)等手段將電子文件信息進(jìn)行科學(xué)的整理和組合，實現(xiàn)信息資源結(jié)構(gòu)和配置的優(yōu)化，以滿足信息資源開發(fā)利用的需要。為此，檔案專業(yè)要強(qiáng)化資源整合的意識，明確資源整合的目標(biāo)，掌握資源整合的技術(shù)和方法，使歸檔電子文件真正成為跨越時空，經(jīng)得起歷史檢驗的優(yōu)質(zhì)資源，使人類的數(shù)字化記憶得到有效的延續(xù)。

3 結(jié)語

電子文件的檔案化對電子文件的生成部門還是對檔案的管理部門來說，都有現(xiàn)實意義。檔案部門在進(jìn)行電子文件檔案化的相關(guān)工作時不能孤立進(jìn)行，文件生成部門、信息技術(shù)部門、法律咨詢部門的配合都是至關(guān)重要的，只有對檔案的法制管理意識增強(qiáng)了，電子文件檔案化管理才能得到普及，電子文件的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、社會化和網(wǎng)絡(luò)化才能實現(xiàn)。建立完善的電子文件檔案化管理機(jī)制，令電子信息資源的使用更安全、更高效，這是已經(jīng)到來的電子信息時代的必然發(fā)展方向，是電子信息專業(yè)化與大眾化的必然結(jié)果。

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