事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析

王國(guó)強(qiáng)

摘 要：在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中，檔案的管理對(duì)事業(yè)單位有著十分重要的作用。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息的傳遞方式不只是局限于紙質(zhì)的信息傳遞，大量的新興的信息傳遞方式不斷的出現(xiàn)在人們的視線中，所以說(shuō)在事業(yè)單位中，檔案的管理工作已經(jīng)變成了一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候不僅要根據(jù)專業(yè)的知識(shí)進(jìn)行管理，同時(shí)在管理過程中還要有一個(gè)的耐心。在本文中接下來(lái)的論述中就要對(duì)檔案在管理的過程中存在的一些問題進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對(duì)策分析

1 前言

在事業(yè)單位中，檔案室中包括的內(nèi)容是多種多樣的，在這些檔案中，不僅包括對(duì)人才的選拔，同時(shí)還包括與事業(yè)單位發(fā)展有關(guān)的其他方面的內(nèi)容。事業(yè)單位中的檔案能夠在很大的程度上為在事業(yè)單位中工作的人員提供相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，從而能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供一定的幫助。所以說(shuō)在事業(yè)單位中，為了能夠讓事業(yè)單位得到更好的發(fā)展，就應(yīng)該要更多的關(guān)注檔案的管理。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員缺少專業(yè)知識(shí)

在檔案管理的過程中，存在的一個(gè)最主要的問題就是管理檔案的人員沒有足夠的專業(yè)知識(shí)，甚至有的檔案管理人員在之前都沒有從事過類似的工作，在進(jìn)行工作的時(shí)候通常是按照自己的心意進(jìn)行管理，不能夠按照相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)來(lái)進(jìn)行管理，因此使得所管理的檔案在使用的時(shí)候不能夠達(dá)到便利的目的。

2.檔案管理人員缺少該有的工作態(tài)度

在事業(yè)單位中，檔案管理工作的好壞與檔案管理人員有著十分直接的關(guān)系。如果從事檔案管理的人員所持有的態(tài)度是積極地，那么檔案的管理工作就能夠更好的為事業(yè)單位服務(wù)。與之相反，如果相應(yīng)的工作人員在工作的時(shí)候十分的消極，那么就會(huì)在工作中出現(xiàn)許多的問題，其中最重要的問題就是事業(yè)單位中的檔案不能夠得到及時(shí)的更新，對(duì)于檔案室的衛(wèi)生也不能及時(shí)的進(jìn)行打理，檔案擺放的毫無(wú)規(guī)律可言，因此在檔案室工作的人員就不能夠處在一個(gè)舒適的環(huán)境中工作，使事業(yè)單位的人員在進(jìn)行工作與檔案查詢的時(shí)候沒有效率，從而使事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)的時(shí)候出現(xiàn)一些問題，也對(duì)事業(yè)單位產(chǎn)生了很大的影響。

3.檔案管理工作人員離職后檔案的管理問題

在當(dāng)今社會(huì)中，很多的年輕人經(jīng)常不能夠長(zhǎng)久的處在一個(gè)工作崗位之上，或者說(shuō)有人能夠長(zhǎng)久的呆在這個(gè)工作崗位中但是隨著時(shí)間的增長(zhǎng)工作的人員也會(huì)退休，因此在進(jìn)行工作的交接的時(shí)候就應(yīng)該要做好檔案的管理工作。在進(jìn)行檔案的交接的過程中，事業(yè)單位中存在的主要的問題就是事業(yè)單位在進(jìn)行檔案交接的過程中不能夠有效以及合理的利用已經(jīng)存在的檔案，從而使這部分檔案失去了存在的價(jià)值，另外，在進(jìn)行檔案的交接的過程中事業(yè)單位不能夠采用與之相對(duì)應(yīng)的措施來(lái)管理檔案，還有一點(diǎn)十分重要的就是事業(yè)單位在進(jìn)行檔案的管理工作時(shí)，不能夠按照制定的規(guī)則來(lái)進(jìn)行，并且在管理的過程中檔案室中的檔案不能夠進(jìn)行及時(shí)的更新也是影響事業(yè)單位發(fā)展的主要因素。

3 事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策分析

1.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)

在事業(yè)單位中，對(duì)事業(yè)單位檔案室的工作影響的最大的就是檔案的管理人員。因此在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，必須要定期的對(duì)在檔案室中工作的人員進(jìn)行素質(zhì)以及專業(yè)能力的培訓(xùn)，從而使檔案管理人員具有足夠的專業(yè)知識(shí)，檔案管理人員在進(jìn)行工作的時(shí)候能夠有一個(gè)積極地工作態(tài)度。隨著時(shí)代的發(fā)展，消息傳遞的方式已經(jīng)不再局限于一種方式了，只有加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力，才能夠使工作人員與時(shí)代相結(jié)合，事業(yè)單位的檔案管理工作也能夠順利的進(jìn)行。

2.對(duì)事業(yè)單位的檔案管理人員的工作交接問題做好相應(yīng)規(guī)定

由于檔案管理人員經(jīng)常不能夠長(zhǎng)久的持續(xù)一種工作，因此就必須要保證在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候做好檔案的交接工作，所謂的交接工作不僅是指要將手頭的工作進(jìn)行簡(jiǎn)單的交接，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)將檔案室中存在的陳舊的檔案要陳列出一個(gè)清單，從而能夠使得后來(lái)在事業(yè)單位中工作的人員在進(jìn)行檔案的查詢的時(shí)候更加的簡(jiǎn)單和便捷，同時(shí)也能夠是事業(yè)單位獲得更好地發(fā)展。

3.做好檔案管理的保護(hù)工作

除了前面的兩個(gè)內(nèi)容之外還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理進(jìn)行保護(hù)，使相應(yīng)的工作人員在進(jìn)行檔案管理的過程中能夠有一個(gè)十分積極的態(tài)度，同時(shí)相應(yīng)的檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)定期的查看檔案，及時(shí)的對(duì)檔案中存在的問題進(jìn)行修正。眾所周知，檔案管理的保護(hù)工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，這項(xiàng)工作在進(jìn)行的時(shí)候應(yīng)當(dāng)具有足夠的耐心，只有這樣，才能使檔案管理的保護(hù)工作進(jìn)行的足夠精準(zhǔn)。

4.合理有效的利用檔案為自己服務(wù)

在事業(yè)單位中，檔案室中存在的檔案室多種多樣的，因此相應(yīng)的事業(yè)單位應(yīng)該要對(duì)檔案室中的檔案進(jìn)行合理的應(yīng)用，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)得到了很大的發(fā)展，在進(jìn)行信息查詢的時(shí)候就不止局限于一種方式，所以相應(yīng)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要合理的對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行利用，將檔案中有用的信息積極地應(yīng)用到事業(yè)單位當(dāng)中，只有這樣才能夠使事業(yè)單位有一個(gè)更好的發(fā)展。

5.引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備管理檔案

除此之外，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，一般的事業(yè)單位是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行管理的，這種傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備以及管理方式如果不能夠及時(shí)的進(jìn)行更新，就會(huì)對(duì)事業(yè)單位產(chǎn)生十分嚴(yán)重的影響，如果事業(yè)單位長(zhǎng)時(shí)間的受這種傳統(tǒng)的檔案管理方式以及管理設(shè)備的影響，就會(huì)使事業(yè)單位在發(fā)展的時(shí)候嚴(yán)重的落后于其他的企業(yè)。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候一些單位經(jīng)常采用電子檔案的管理方式，使用這種方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠使事業(yè)單位中的人員在應(yīng)用檔案的時(shí)候更加的便利，事業(yè)單位也會(huì)因此而發(fā)展的更好。

4 結(jié)束語(yǔ)

從上面文章的論述中我們可以發(fā)現(xiàn)，在事業(yè)單位中檔案的管理是一個(gè)十分重要的問題，同時(shí)也是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位對(duì)檔案的管理必須要十分的重視，在進(jìn)行檔案的管理的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求，相應(yīng)的檔案管理人員必須要具有足夠的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)有一個(gè)積極地工作態(tài)度，只有這樣才不會(huì)對(duì)事業(yè)單位造成不必要的損失。

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