事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

王國強

摘 要：在一個企業(yè)當(dāng)中，檔案的管理對事業(yè)單位有著十分重要的作用。隨著社會的不斷發(fā)展，信息的傳遞方式不只是局限于紙質(zhì)的信息傳遞，大量的新興的信息傳遞方式不斷的出現(xiàn)在人們的視線中，所以說在事業(yè)單位中，檔案的管理工作已經(jīng)變成了一項十分復(fù)雜的工作。在進(jìn)行檔案管理的時候不僅要根據(jù)專業(yè)的知識進(jìn)行管理，同時在管理過程中還要有一個的耐心。在本文中接下來的論述中就要對檔案在管理的過程中存在的一些問題進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策分析

1 前言

在事業(yè)單位中，檔案室中包括的內(nèi)容是多種多樣的，在這些檔案中，不僅包括對人才的選拔，同時還包括與事業(yè)單位發(fā)展有關(guān)的其他方面的內(nèi)容。事業(yè)單位中的檔案能夠在很大的程度上為在事業(yè)單位中工作的人員提供相應(yīng)的專業(yè)知識，從而能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供一定的幫助。所以說在事業(yè)單位中，為了能夠讓事業(yè)單位得到更好的發(fā)展，就應(yīng)該要更多的關(guān)注檔案的管理。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員缺少專業(yè)知識

在檔案管理的過程中，存在的一個最主要的問題就是管理檔案的人員沒有足夠的專業(yè)知識，甚至有的檔案管理人員在之前都沒有從事過類似的工作，在進(jìn)行工作的時候通常是按照自己的心意進(jìn)行管理，不能夠按照相應(yīng)的專業(yè)知識來進(jìn)行管理，因此使得所管理的檔案在使用的時候不能夠達(dá)到便利的目的。

2.檔案管理人員缺少該有的工作態(tài)度

在事業(yè)單位中，檔案管理工作的好壞與檔案管理人員有著十分直接的關(guān)系。如果從事檔案管理的人員所持有的態(tài)度是積極地，那么檔案的管理工作就能夠更好的為事業(yè)單位服務(wù)。與之相反，如果相應(yīng)的工作人員在工作的時候十分的消極，那么就會在工作中出現(xiàn)許多的問題，其中最重要的問題就是事業(yè)單位中的檔案不能夠得到及時的更新，對于檔案室的衛(wèi)生也不能及時的進(jìn)行打理，檔案擺放的毫無規(guī)律可言，因此在檔案室工作的人員就不能夠處在一個舒適的環(huán)境中工作，使事業(yè)單位的人員在進(jìn)行工作與檔案查詢的時候沒有效率，從而使事業(yè)單位在運營的時候出現(xiàn)一些問題，也對事業(yè)單位產(chǎn)生了很大的影響。

3.檔案管理工作人員離職后檔案的管理問題

在當(dāng)今社會中，很多的年輕人經(jīng)常不能夠長久的處在一個工作崗位之上，或者說有人能夠長久的呆在這個工作崗位中但是隨著時間的增長工作的人員也會退休，因此在進(jìn)行工作的交接的時候就應(yīng)該要做好檔案的管理工作。在進(jìn)行檔案的交接的過程中，事業(yè)單位中存在的主要的問題就是事業(yè)單位在進(jìn)行檔案交接的過程中不能夠有效以及合理的利用已經(jīng)存在的檔案，從而使這部分檔案失去了存在的價值，另外，在進(jìn)行檔案的交接的過程中事業(yè)單位不能夠采用與之相對應(yīng)的措施來管理檔案，還有一點十分重要的就是事業(yè)單位在進(jìn)行檔案的管理工作時，不能夠按照制定的規(guī)則來進(jìn)行，并且在管理的過程中檔案室中的檔案不能夠進(jìn)行及時的更新也是影響事業(yè)單位發(fā)展的主要因素。

3 事業(yè)單位檔案管理的對策分析

1.加強對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)

在事業(yè)單位中，對事業(yè)單位檔案室的工作影響的最大的就是檔案的管理人員。因此在進(jìn)行檔案管理的時候，必須要定期的對在檔案室中工作的人員進(jìn)行素質(zhì)以及專業(yè)能力的培訓(xùn)，從而使檔案管理人員具有足夠的專業(yè)知識，檔案管理人員在進(jìn)行工作的時候能夠有一個積極地工作態(tài)度。隨著時代的發(fā)展，消息傳遞的方式已經(jīng)不再局限于一種方式了，只有加強檔案管理人員的專業(yè)能力，才能夠使工作人員與時代相結(jié)合，事業(yè)單位的檔案管理工作也能夠順利的進(jìn)行。

2.對事業(yè)單位的檔案管理人員的工作交接問題做好相應(yīng)規(guī)定

由于檔案管理人員經(jīng)常不能夠長久的持續(xù)一種工作，因此就必須要保證在進(jìn)行檔案管理的時候做好檔案的交接工作，所謂的交接工作不僅是指要將手頭的工作進(jìn)行簡單的交接，同時還應(yīng)當(dāng)將檔案室中存在的陳舊的檔案要陳列出一個清單，從而能夠使得后來在事業(yè)單位中工作的人員在進(jìn)行檔案的查詢的時候更加的簡單和便捷，同時也能夠是事業(yè)單位獲得更好地發(fā)展。

3.做好檔案管理的保護(hù)工作

除了前面的兩個內(nèi)容之外還應(yīng)當(dāng)對檔案管理進(jìn)行保護(hù)，使相應(yīng)的工作人員在進(jìn)行檔案管理的過程中能夠有一個十分積極的態(tài)度，同時相應(yīng)的檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)定期的查看檔案，及時的對檔案中存在的問題進(jìn)行修正。眾所周知，檔案管理的保護(hù)工作是一項十分復(fù)雜的工作，這項工作在進(jìn)行的時候應(yīng)當(dāng)具有足夠的耐心，只有這樣，才能使檔案管理的保護(hù)工作進(jìn)行的足夠精準(zhǔn)。

4.合理有效的利用檔案為自己服務(wù)

在事業(yè)單位中，檔案室中存在的檔案室多種多樣的，因此相應(yīng)的事業(yè)單位應(yīng)該要對檔案室中的檔案進(jìn)行合理的應(yīng)用，隨著時代的不斷發(fā)展，我國的科學(xué)技術(shù)得到了很大的發(fā)展，在進(jìn)行信息查詢的時候就不止局限于一種方式，所以相應(yīng)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要合理的對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行利用，將檔案中有用的信息積極地應(yīng)用到事業(yè)單位當(dāng)中，只有這樣才能夠使事業(yè)單位有一個更好的發(fā)展。

5.引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備管理檔案

除此之外，在對檔案進(jìn)行管理的時候，一般的事業(yè)單位是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行管理的，這種傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備以及管理方式如果不能夠及時的進(jìn)行更新，就會對事業(yè)單位產(chǎn)生十分嚴(yán)重的影響，如果事業(yè)單位長時間的受這種傳統(tǒng)的檔案管理方式以及管理設(shè)備的影響，就會使事業(yè)單位在發(fā)展的時候嚴(yán)重的落后于其他的企業(yè)。在進(jìn)行檔案管理的時候一些單位經(jīng)常采用電子檔案的管理方式，使用這種方式對檔案進(jìn)行管理，能夠使事業(yè)單位中的人員在應(yīng)用檔案的時候更加的便利，事業(yè)單位也會因此而發(fā)展的更好。

4 結(jié)束語

從上面文章的論述中我們可以發(fā)現(xiàn)，在事業(yè)單位中檔案的管理是一個十分重要的問題，同時也是事業(yè)單位運營的基礎(chǔ)，因此事業(yè)單位對檔案的管理必須要十分的重視，在進(jìn)行檔案的管理的時候，應(yīng)當(dāng)對檔案的管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求，相應(yīng)的檔案管理人員必須要具有足夠的專業(yè)知識，同時還應(yīng)當(dāng)有一個積極地工作態(tài)度，只有這樣才不會對事業(yè)單位造成不必要的損失。

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