淺析信息時(shí)代下的檔案統(tǒng)計(jì)工作

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展，檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案統(tǒng)計(jì)工作的現(xiàn)代化也應(yīng)如此。

1 統(tǒng)計(jì)工作的重要性

（一）建立規(guī)范的檔案臺(tái)帳，有利于提高歸檔管理的質(zhì)量和水平

收進(jìn)檔案登記管理，對(duì)提高歸檔業(yè)務(wù)水平有著積極的作用。如果平時(shí)沒(méi)有進(jìn)行登記，對(duì)檔案的歸檔過(guò)程和歸檔質(zhì)量控制，就難以做到查漏補(bǔ)缺，循序漸進(jìn)、有條不紊地做好歸檔工作，確保歸檔文件和案卷整理的時(shí)間和質(zhì)量達(dá)標(biāo)。臺(tái)帳管理，對(duì)歸檔工作的宏觀和微觀管理有著積極的作用。室藏檔案各類臺(tái)帳，記錄了每一類、每一年的檔案及歸檔的主要數(shù)據(jù)和情況，是檔案管理工作情況的真實(shí)歷史記錄，是檔案室自己形成的檔案材料，也是全宗卷檔案基本情況統(tǒng)計(jì)的一部分，對(duì)提高檔案人員工作的責(zé)任心和水平有著積極的作用。臺(tái)帳以數(shù)據(jù)形式表現(xiàn)出每個(gè)崗位的工作量，既能使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解和掌握各崗位的工作情況，又方便檔案人員相互了解，激發(fā)積極性，特別是新上崗人員，通過(guò)臺(tái)帳可以迅速掌握分管檔案的各類情況。

（二）建立規(guī)范的統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，能夠系統(tǒng)地反映檔案管理工作的規(guī)模、水平、發(fā)展速度，為加強(qiáng)檔案管理提供重要的依據(jù)。

（三）規(guī)范的統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，能夠系統(tǒng)地積累資料，避免統(tǒng)計(jì)數(shù)字現(xiàn)用現(xiàn)湊情況。

（四）從各種不同的角度統(tǒng)計(jì)出來(lái)的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目中，又能在一定程度上顯示出檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和人員素質(zhì)情況。

2 做好統(tǒng)計(jì)工作的途徑

（一）以精細(xì)內(nèi)化于心

1、檔案管理流程細(xì)化。檔案工作通常有八個(gè)環(huán)節(jié)：即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研，在這“八個(gè)環(huán)節(jié)”中，統(tǒng)計(jì)是其中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。

檔案的收集工作是指為了有效地解決文件形成分散與集中管理之間的矛盾，更好地維護(hù)檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系；這就形成了檔案的收集工作；檔案的整理工作是為了便于保存和系統(tǒng)地提供利用，需要把這些檔案分門別類；檔案的鑒定工作是對(duì)保存的檔案進(jìn)行“檢簡(jiǎn)”，去粗取精，確定保管期限；檔案的保管工作是為了更長(zhǎng)遠(yuǎn)地利用檔案，需要對(duì)檔案采取保護(hù)措施，延長(zhǎng)檔案的壽命，進(jìn)行系統(tǒng)的管理；檔案的利用、檢索和編研工作是指為了滿足更多的利用者各種不同的利用要求，需要對(duì)浩瀚的檔案史料進(jìn)行研究、匯集和編寫專門材料；檔案的統(tǒng)計(jì)工作是指為了掌握檔案工作情況及其規(guī)律性，需要對(duì)檔案和檔案管理等狀況進(jìn)行數(shù)量的觀察和分析研究。

在以上這些管理流程中，檔案室對(duì)各部門文收集、鑒定整理等工作具有指導(dǎo)和監(jiān)督管理職責(zé)，從而從源頭上確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)齊全、完整、準(zhǔn)確。檔案人員對(duì)接收歸檔的各類檔案進(jìn)行登記、保管、提供利用和編研工作，為填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表打下基礎(chǔ)。

2、檔案分類細(xì)化。將企業(yè)檔案作為一個(gè)完整的管理群體進(jìn)行認(rèn)識(shí)，是企業(yè)檔案科學(xué)分類的要求。過(guò)去在手工管理模式中，針對(duì)檔案形成完整性的檔案實(shí)體進(jìn)行分類方法與針對(duì)檔案內(nèi)容配置和開(kāi)發(fā)利用的檔案信息分類，是在歷史主義和邏輯主義兩種方法論的指導(dǎo)下分別設(shè)計(jì)和應(yīng)用的。但是在今天的企業(yè)，檔案的留存與檔案信息的高效率利用具有不可分割性，尤其是檔案信息管理系統(tǒng)的全面運(yùn)用，要求在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)檔案分類方法設(shè)計(jì)中，必須為這兩個(gè)任務(wù)所提出的不同要求，形成整體化的資源管理與資源整合子系統(tǒng)，既要指導(dǎo)檔案實(shí)體的管理，又要指導(dǎo)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，這對(duì)于目前的企業(yè)檔案分類而言主，無(wú)疑是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)。

目前，我們采用反映企業(yè)活動(dòng)屬性的職能性質(zhì)分類法，將企業(yè)檔案劃分為文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器檔案、基本建設(shè)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案和底圖檔案等。檔案分類方案是統(tǒng)籌檔案分類與檔案編號(hào)的工具，也是衡量檔案分類科學(xué)性和合理性的重要標(biāo)準(zhǔn)，為檔案統(tǒng)計(jì)提供數(shù)據(jù)依據(jù)。信息時(shí)代下，檔案分類細(xì)化，更好地了解室藏檔案的具體情況。

3、檔案統(tǒng)計(jì)表現(xiàn)形式細(xì)化。統(tǒng)計(jì)表是檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的基本表現(xiàn)形式，以專用表格或目錄將統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)資料表現(xiàn)出來(lái)，制表要科學(xué)，必須簡(jiǎn)明扼要，項(xiàng)目齊全又要防止重復(fù)和矛盾。我們根據(jù)檔案分類和管理情況，主要做了以下表格：《接收總登記表》、《科技檔案歷年數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》，《會(huì)計(jì)檔案歷年數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》，《文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)表》，《檔案器材、裝具、用品購(gòu)置及檔案管理經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)表》等。通過(guò)表格的形式能更直觀對(duì)數(shù)據(jù)加以分析對(duì)比。同時(shí)，按照不同的類別做好檔案總類目錄，比如《科技檔案總目錄》、《底圖總目錄》及《檔案分類目錄》。對(duì)各類室藏檔案按日、月、年進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做到室藏檔案變化一目了然。企業(yè)檔案庫(kù)存、入庫(kù)、銷毀、利用服務(wù)等情況，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握檔案工作情況提供了可靠依據(jù)。

（二）以規(guī)范固化于制

檔案統(tǒng)計(jì)是了解、掌握檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀、利用情況的重要手段，是檔案管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”。根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)要求，公司制定了《檔案接收、整理、統(tǒng)計(jì)制度》和《檔案人員崗位職責(zé)》，將文件的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用納入崗位責(zé)任制。檔案專職人員必須熟悉庫(kù)藏檔案情況，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期編制檔案工作統(tǒng)計(jì)表向上級(jí)報(bào)送。另一方面進(jìn)一步健全和完善《檔案統(tǒng)計(jì)制度》及其他相關(guān)制度，同時(shí)結(jié)合統(tǒng)計(jì)工作實(shí)際，不斷規(guī)范檔案管理，確?！笆占Y料完整、歸檔文件準(zhǔn)確、整理統(tǒng)計(jì)及時(shí)、檔案保管安全”一系列工作流程規(guī)范有序。檔案統(tǒng)計(jì)的生命在于真實(shí)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確。在平時(shí)的工作中，要把提高統(tǒng)計(jì)質(zhì)量當(dāng)作大事來(lái)抓，采取切實(shí)有效的措施，通過(guò)檔案工作制度規(guī)范化確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)基本準(zhǔn)確，要從檔案基礎(chǔ)環(huán)節(jié)抓起，完善規(guī)章制度，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳?？傊?，做好日常性工作，使檔案工作規(guī)范化、制度化，才能做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。

（三）以創(chuàng)新外化于行

加強(qiáng)檔案人員學(xué)習(xí)是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的重要條件，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作的實(shí)踐：每年參加上級(jí)舉辦的各類檔案培訓(xùn)班；年初召開(kāi)檔案專題會(huì)議；工作之余專職人員學(xué)習(xí)《檔案工作實(shí)務(wù)》、《統(tǒng)計(jì)資料匯編》等相關(guān)書(shū)籍，增強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，并對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行交流討論。通過(guò)學(xué)習(xí)，專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力有所提高，創(chuàng)新意識(shí)得到增強(qiáng)。加快企業(yè)檔案信息化管理是檔案統(tǒng)計(jì)工作創(chuàng)新的關(guān)鍵：由于統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬種類、數(shù)量繁多冗雜，而檔案室所使用的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬登記冊(cè)表，其形式、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)范圍、項(xiàng)目顯得陳舊、老化，已不能適應(yīng)現(xiàn)行多門類、多載體的檔案管理要求。且有些內(nèi)容出現(xiàn)多次重復(fù)登記的情況，這就影響了檔案統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量和效率。為解決這一系列問(wèn)題，使檔案統(tǒng)計(jì)更加準(zhǔn)確、及時(shí)和科學(xué)，使用科學(xué)化統(tǒng)計(jì)賬簿至關(guān)重要。因此檔案專職人員根據(jù)實(shí)際要求，設(shè)計(jì)了新的檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳：《檔案接收登記目錄》、《檔案編目情況統(tǒng)計(jì)表》、《實(shí)物檔案總目錄》和《目錄索引》等。

今后的工作中，我們要注重加強(qiáng)相關(guān)硬件和軟件的建設(shè)，大力推進(jìn)檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)。對(duì)計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備的功能設(shè)置要充分檔案統(tǒng)計(jì)工作的需求，使檔案統(tǒng)計(jì)工作與檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)同步發(fā)展。檔案統(tǒng)計(jì)工作可以借助檔案信息系統(tǒng)，提高檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和利用效果，同時(shí)，針對(duì)網(wǎng)上檔案信息資源的不安全隱患加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)查詢的安全管理，防止非法篡改、增刪檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資料，嚴(yán)密防范計(jì)算機(jī)病毒攻擊，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)安全。建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化。創(chuàng)新不僅僅是時(shí)代的要求、企業(yè)發(fā)展的需要，也是檔案工作的重心。檔案工作要適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。作為當(dāng)代檔案工作者必須作為創(chuàng)新的主題，主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)。

作者簡(jiǎn)介

廖愛(ài)忠，中鐵大橋局集團(tuán)第六工程有限公司，大專。