吳夢(mèng)潔
摘 要:本文主要以機(jī)關(guān)單位文書檔案管理相關(guān)概述作為出發(fā)點(diǎn),分析了我國(guó)機(jī)關(guān)單位文書檔案管理在實(shí)際工作中存在的問題,并針對(duì)問題提出了優(yōu)化機(jī)關(guān)單位文書檔案管理的途徑,以期為提高機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作效率和質(zhì)量提供一些參考和意見。
關(guān)鍵詞:文書檔案管理;問題;途徑
作為服務(wù)單位檔案管理體系重要組成部分之一的文書檔案管理,在提高單位服務(wù)管理水平、規(guī)范檔案管理體制方面占據(jù)重要地位。21世紀(jì)是一個(gè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)性和開放性特征促使企業(yè)之間不斷競(jìng)爭(zhēng)與發(fā)展。作為單位管理體系的重要組成部分之一,加強(qiáng)文書檔案管理體制的有效性和針對(duì)性是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。
1 服務(wù)機(jī)關(guān)文書檔案管理概述
文書檔案管理不僅記載了一個(gè)企業(yè)或者單位的文化背景與理念,還記載了一個(gè)企業(yè)或者單位的歷史經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。因此這些文化理論與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)為現(xiàn)在的領(lǐng)導(dǎo)在決策、經(jīng)營(yíng)管理方面提供了堅(jiān)實(shí)的理論基石,在促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面具有積極的推動(dòng)作用。不僅如此,對(duì)于單位基礎(chǔ)管理系統(tǒng)而言,文書檔案管理是其中的重要組成部分之一,其不僅能夠?qū)挝唤?jīng)濟(jì)的發(fā)展起到助推作用,還可以實(shí)現(xiàn)管理的可持續(xù),使機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展建設(shè)。如今,信息化和全球化的趨勢(shì)不斷加劇,在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的帶動(dòng)下,機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理工作不得不進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化,如此才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的根本趨勢(shì)。從而有效提升機(jī)關(guān)單位在文書檔案管理工作中取得的成果,使得其能夠成為機(jī)關(guān)單位發(fā)展進(jìn)步的基礎(chǔ)。
對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言,文書檔案的管理工作能不能按照相關(guān)的工作計(jì)劃落實(shí)下去,其和領(lǐng)導(dǎo)的重視程度具有直接關(guān)系。不僅如此,是否有效將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到管理工作中也是影響其管理工作的重要因素。長(zhǎng)久以來,對(duì)于機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理,外界一直微詞頗多,不少人認(rèn)為這項(xiàng)工作不僅沒有發(fā)揮任何實(shí)際的效用,還造成了各類資源的浪費(fèi)。然而隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及現(xiàn)代信息化腳步的加快,創(chuàng)新單位文書檔案管理制度、更新文書檔案管理模式是現(xiàn)代信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。由此可見,文書檔案管理工作是否有效很大一部分因素取決于單位領(lǐng)導(dǎo)者的重視度以及工作人員的服務(wù)指數(shù)。
就文書檔案現(xiàn)代化管理而言,傳統(tǒng)的文書檔案管理主要以紙質(zhì)管理模式為主,文書檔案管理部門的工作人員不僅工作強(qiáng)度大,而且花費(fèi)在文書記載方面的時(shí)間和精力較多。這種管理模式不僅大大降低文書檔案工作的效率,還會(huì)導(dǎo)致單位管理體系得不到有效發(fā)展。伴隨著信息技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,以計(jì)算機(jī)作為文書檔案管理的有效載體是當(dāng)今單位促進(jìn)管理工作發(fā)展的關(guān)鍵因素。
2 文書檔案管理存在的問題
2.1 文書模塊與檔案模塊得不到有效整合
就單位文書模塊與檔案模塊之間的關(guān)系而言,文書模塊與檔案模塊之間是具體與總結(jié)、促進(jìn)與發(fā)展的關(guān)系。一方面,在機(jī)關(guān)單位的相關(guān)工作中,文書檔案能夠起到一定的參考作用,甚至為某些決策提供必要的支持,這在一定程度上能夠?qū)ο嚓P(guān)工作起到助推作用。同時(shí)在另一方面,管理工作實(shí)質(zhì)上是對(duì)文書管理工作進(jìn)行的總結(jié)歸納,其能夠使計(jì)算機(jī)和文書管理之間形成有機(jī)銜接。一般情況下,文書管理工作與檔案管理工作是分開進(jìn)行的,從而導(dǎo)致檔案管理工作人員在對(duì)文書信息進(jìn)行歸納與總結(jié)時(shí)會(huì)忽視文秘工作人員,導(dǎo)致檔案管理人員與文秘工作人員之間的聯(lián)系與溝通逐漸減少,進(jìn)一步增加兩者脫節(jié)的地方。比如公文格式不規(guī)劃、檔案整理不標(biāo)準(zhǔn)等。
2.2 領(lǐng)導(dǎo)沒有將焦點(diǎn)問題放在檔案管理模塊
一直以來,由于社會(huì)各界對(duì)文書檔案管理存在一種偏見,認(rèn)為文書檔案管理工作很簡(jiǎn)單,因此不需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力在文書檔案管理模塊。另外單位管理工作人員沒有樹立科學(xué)合理的管理意識(shí),以傳統(tǒng)紙質(zhì)的記載模式作為文書檔案管理模式,沒有將計(jì)算機(jī)作為文書檔案管理模塊的有效載體,從而進(jìn)一步阻礙了文書檔案管理工作的效率。一般情況下,文書檔案管理工作包括整理文件、記載信息、寫作公文信函等。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展腳步的加快,文書檔案管理工作不只是簡(jiǎn)單地整理文件或者寫作公文信函,而是運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)置信息數(shù)據(jù)和模塊,從而加快檔案信息提取速度,進(jìn)一步提高檔案目錄工作效率。
2.3 管理人員文化素質(zhì)不高
相較于國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家而言,我國(guó)的文書檔案管理工作起步較晚,其管理體系和制度還處于發(fā)展的初級(jí)階段,還需要單位管理工作人員積極引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)文書檔案管理理論和模式,為提高我國(guó)文書檔案效率和質(zhì)量提供堅(jiān)實(shí)的基石。但是在實(shí)際管理過程中,文書檔案管理工作系統(tǒng)性不強(qiáng)、領(lǐng)導(dǎo)重視度不高、工作人員科學(xué)管理意識(shí)不夠、管理人員整體素質(zhì)不高等因素仍然是造成檔案工作效率低下的原因。這些因素進(jìn)一步阻礙了我國(guó)文書檔案管理體系與制度向標(biāo)準(zhǔn)化和制度化方向發(fā)展。我國(guó)很多單位在招聘人員時(shí)沒有對(duì)工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)或者專業(yè)技能培訓(xùn),從而進(jìn)一步導(dǎo)致工作人員沒有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)和專業(yè)技能知識(shí)。
3 文書檔案管理水平提升策略探討
3.1 改變落后的管理思維模式
改變落后的管理思維模式是當(dāng)前單位考慮的焦點(diǎn)問題之一,也是提高文書檔案管理工作效率和質(zhì)量的有效措施。因此,在經(jīng)濟(jì)全球化和信息化時(shí)代,單位要?jiǎng)?chuàng)新管理模式和理論,從根源上解決大部分機(jī)關(guān)單位對(duì)文書檔案管理工作的片面認(rèn)識(shí)。
3.2 制定合理科學(xué)的文書檔案管理體制
就管理體制而言,首先,創(chuàng)新文書檔案管理體制的前提條件是創(chuàng)新管理理論,并根據(jù)創(chuàng)新理論和單位實(shí)際情況制定科學(xué)合理的文書檔案管理制度。其次,單位工作人員要根據(jù)對(duì)應(yīng)的管理制度認(rèn)真落實(shí)工作每一步驟,切實(shí)執(zhí)行,為改革創(chuàng)新工作提供制度保障。
3.3 加大對(duì)文書當(dāng)前管理工作的資金投入
針對(duì)我國(guó)文書檔案管理工作系統(tǒng)性不強(qiáng)、領(lǐng)導(dǎo)重視度不高、工作人員科學(xué)管理意識(shí)不夠、管理人員整體素質(zhì)不高等等情況而言,單位領(lǐng)導(dǎo)人要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)技能培養(yǎng),為社會(huì)培養(yǎng)專業(yè)技能強(qiáng)、個(gè)人素質(zhì)高的管理性人才提供理論支撐。與此同時(shí),隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理模塊的普及與發(fā)展,單位應(yīng)該注重培養(yǎng)工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí),提高管理人員的計(jì)算機(jī)技能。
3.4 保證人員配備
目前,就我國(guó)機(jī)關(guān)單位文書管理人員素質(zhì)而言,招聘制度不夠健全、人員配置不合理是導(dǎo)致單位檔案管理模塊缺乏具有專業(yè)技能水平強(qiáng)、個(gè)人綜合素質(zhì)高的管理人才的重要因素。根據(jù)對(duì)機(jī)關(guān)單位文書檔案管理人員的年齡進(jìn)行調(diào)查顯示,管理人員的年齡平均在四十歲左右,年齡較大,文化素質(zhì)偏低。因此單位要根據(jù)單位創(chuàng)辦理念有針對(duì)性地招聘具有創(chuàng)新意識(shí)的大學(xué)畢業(yè)生,為機(jī)關(guān)單位注入新鮮的血液,保證單位管理人員管理思想的時(shí)代性和創(chuàng)新性。
4 結(jié)語
總而言之,創(chuàng)新單位文書檔案管理工作、實(shí)施文書檔案管理的現(xiàn)代化管理是當(dāng)今社會(huì)和單位探討的焦點(diǎn)問題之一。因此單位領(lǐng)導(dǎo)者需要樹立科學(xué)正確的檔案管理意識(shí),改變管理思維模式,創(chuàng)新管理體制,從而為文書檔案管理工作的創(chuàng)新之路提供科學(xué)的理論基礎(chǔ)。如此才能不斷提升機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理工作,同時(shí)促進(jìn)相關(guān)工作不斷發(fā)展進(jìn)步。
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