信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案管理研究

王國(guó)強(qiáng)

摘 要：對(duì)于信息系統(tǒng)工程而言，關(guān)于檔案管理的監(jiān)理工作是非常重要的，并且能夠讓工程的質(zhì)量與順利完成更有保證。只是在信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案管理還存在一些問題，比如信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)落后、形式化嚴(yán)重以及工作人員責(zé)任心不足等。為此，則需要采取一些相關(guān)的措施來進(jìn)行監(jiān)理中檔案管理的加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息系統(tǒng)工程；監(jiān)理

1 前言

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展迅速，讓國(guó)家在信息技術(shù)的發(fā)展當(dāng)中投入了更多的資金與人力、物力，只是，在有些方面仍各項(xiàng)缺失都比較明顯。信息系統(tǒng)工程監(jiān)理里面的檔案管理，對(duì)于許多工程其質(zhì)量、資金以及進(jìn)度等都是保證符合要求的存在。加強(qiáng)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案管理研究，能夠給工程建設(shè)帶來更大保證。

2 信息系統(tǒng)工程中監(jiān)理檔案管理的重要性

在當(dāng)下，國(guó)家早已認(rèn)知到信息系統(tǒng)工程其監(jiān)理與檔案管理監(jiān)理的重要性。首先，在信息系統(tǒng)工程當(dāng)中的檔案管理相關(guān)監(jiān)理工作是很重要的，不僅僅在于其為監(jiān)理一方對(duì)于工程項(xiàng)目在進(jìn)行建設(shè)的過程當(dāng)中借助于文字完成記錄，從而在對(duì)其監(jiān)理工作到位與否以此來作為重要依據(jù)與基礎(chǔ)。是以，無論信息系統(tǒng)工程建設(shè)相關(guān)的工作有多么繁重陳雜，關(guān)于建設(shè)過程當(dāng)中的文字記錄都是不可少的。利用文字進(jìn)行記錄，把相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記載，都是為了能夠?qū)⑿畔⑾到y(tǒng)工程的建立里面檔案管理的重要內(nèi)容。

對(duì)于項(xiàng)目工程的建設(shè)方而言，檔案管理的監(jiān)理一樣十分重要。對(duì)需要監(jiān)理的檔案做好有效管理工作，這是信息系統(tǒng)工程相關(guān)單位的基本要求。對(duì)于建設(shè)方來說，他們把信息系統(tǒng)工程交由建立負(fù)責(zé)之后，依然要定期做好工程其進(jìn)度的跟蹤以及監(jiān)督工作。在進(jìn)行跟蹤監(jiān)督的時(shí)候，其重要的基礎(chǔ)和依據(jù)就來自于建立的檔案所包含的工程相關(guān)的以及工程建設(shè)相關(guān)的各種數(shù)據(jù)與詳細(xì)情況記錄的資料。借助于這些資料，也更有利于建設(shè)方將存在的問題檢查出來并進(jìn)行解決與完善。

除了項(xiàng)目工程的建設(shè)方之外，資料檔案的監(jiān)理工作對(duì)于承建方來說一樣不可忽視。在一個(gè)項(xiàng)目工程的建設(shè)期間，假如工程有問題出現(xiàn)，那么在對(duì)工程出現(xiàn)的問題進(jìn)行排查的時(shí)候，無疑是從建設(shè)方以及承建方、監(jiān)理方相關(guān)人員來進(jìn)行的。在這個(gè)時(shí)候，關(guān)于信息系統(tǒng)工程監(jiān)理當(dāng)中其檔案資料，無疑就是在排查時(shí)候的重要依據(jù)了，不但可以對(duì)監(jiān)理與建設(shè)單位的合法權(quán)益做好維護(hù)，更可以在最大限度之內(nèi)確保其承建方的經(jīng)濟(jì)不會(huì)遭受到損失。是以，對(duì)于項(xiàng)目工程的承建方，一樣需要配合檔案管理的監(jiān)理，如果出現(xiàn)了問題，完善的檔案管理就是確保經(jīng)濟(jì)損失降到最低的最大保證。

3 信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理的研究

1.監(jiān)理中檔案管理存在的問題

盡管信息系統(tǒng)工程關(guān)于檔案管理的監(jiān)理工作越來越得到發(fā)展，但在當(dāng)下，這項(xiàng)工作當(dāng)中還存在一些問題會(huì)對(duì)其進(jìn)一步發(fā)展造成限制與阻礙。首先是，當(dāng)下的檔案管理進(jìn)行建立時(shí)的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，相比于當(dāng)下的信息技術(shù)其發(fā)展來說是落后的。通常情況下，在檔案管理進(jìn)行監(jiān)理時(shí)，信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)就是它的依據(jù)，而業(yè)主和承建單位將建設(shè)合同簽訂好了，法律法規(guī)以及合同、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等就是負(fù)責(zé)監(jiān)理工程的工作人員將不同問題公平協(xié)調(diào)解決的基礎(chǔ)與標(biāo)準(zhǔn)。只是，很多技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、軟件工程標(biāo)準(zhǔn)等的更新速度是非?？斓?，而信息系統(tǒng)工程監(jiān)理采用的標(biāo)準(zhǔn)跟不上更新的速度，無疑就導(dǎo)致了它的落后也對(duì)它的發(fā)展造成了限制與阻礙。

在信息系統(tǒng)工程檔案管理的監(jiān)理當(dāng)中，還有很嚴(yán)重的形式化問題存在。這里指的形式化，即意味著監(jiān)理工程將建設(shè)單位的業(yè)務(wù)承接之后，并沒有將對(duì)制定監(jiān)理方法以及相關(guān)規(guī)章制度的工作認(rèn)真完成，這可能是因?yàn)榧夹g(shù)人員的技術(shù)不足夠，也可能是因?yàn)樗麄兊墓芾斫?jīng)驗(yàn)過于缺乏。在這之外，如果監(jiān)理人員沒有根據(jù)要求去進(jìn)行工程進(jìn)度的記錄，也會(huì)導(dǎo)致一些問題的出現(xiàn)。因?yàn)闄n案管理其監(jiān)理工程過于形式化，以致于很多時(shí)候，建設(shè)單位并沒有辦法將檔案資料或者相關(guān)數(shù)據(jù)作為依據(jù)來知道工程的具體進(jìn)度或者是對(duì)其潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排查等。如果在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，工作人員不夠負(fù)責(zé)也會(huì)讓工程質(zhì)量得不到保障。檔案管理在進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄的時(shí)候，實(shí)時(shí)性是很重要的，如果負(fù)責(zé)的工程人員沒有注意到這一點(diǎn)，數(shù)據(jù)記錄比較滯后，就會(huì)影響到工程真正數(shù)據(jù)的記錄。包括數(shù)據(jù)在進(jìn)行記錄的時(shí)候，要做到完整全面而不是只記錄重要部分的內(nèi)容而忽視其他。

2.信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理

要做好信息系統(tǒng)工程監(jiān)理當(dāng)中的檔案管理，第一要以堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，全部的工作人員都參與進(jìn)來，有專門的工作人員對(duì)其進(jìn)行負(fù)責(zé)，以及全過程且全方位進(jìn)行管理來作為原則與基礎(chǔ)。要讓監(jiān)理工作水平得到提升，讓信息監(jiān)理工程變得更加程序化、科學(xué)化以及規(guī)范化，那么監(jiān)理單位就需要能夠把其中的檔案管理工作落實(shí)好，要足夠負(fù)責(zé)并且將專門的管理辦法制定好。

第二是，對(duì)于信息系統(tǒng)工程而言，其檔案的其中一個(gè)內(nèi)容就是信息監(jiān)理檔案，對(duì)于系統(tǒng)項(xiàng)目業(yè)主檔案以及承建單位檔案來說，它們是共同組成完成工程項(xiàng)目檔案整體的存在。是以，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，應(yīng)該做到以項(xiàng)目的整體作為基礎(chǔ)，將文檔編制的策略進(jìn)行統(tǒng)一制定與要求。除此之外，信息監(jiān)理檔案還需要和其工程形象同步，在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候可以按類別來區(qū)分，并且要求數(shù)據(jù)內(nèi)容具有足夠的真實(shí)性。

第三，當(dāng)在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，如果發(fā)現(xiàn)了其中存在的問題，應(yīng)該在第一時(shí)間就做到補(bǔ)充以及整改，避免出現(xiàn)重要的文檔其資料不夠全面的情況。監(jiān)理檔案需要和信息系統(tǒng)工程是一致和同步的，最好不要有信息后補(bǔ)或者遺漏的情況存在。并且檔案管理要足夠真實(shí)且足夠有效。對(duì)于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)以及軟件也可以靈活運(yùn)用，從而讓負(fù)責(zé)監(jiān)理工作的人員能夠有工作效率與管理水平的提升。檔案在進(jìn)行歸檔與標(biāo)注的時(shí)候，要注意使用耐久性字跡書寫工具。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案管理是非常重要的，而檔案中的資料與數(shù)據(jù)也是可以為各方的相關(guān)工作帶來便利。盡管在這之中還存在一些問題，但只要針對(duì)這些問題加以改善與解決，就能夠讓信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案管理做得更好，也讓工程更加有保證。

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