基層機關(guān)事業(yè)單位文書材料歸檔存在問題與對策

馬春林（儀征市檔案局，江蘇儀征，211400）

基層機關(guān)事業(yè)單位文書材料歸檔存在問題與對策

馬春林
（儀征市檔案局，江蘇儀征，211400）

文書歸檔是反映各基層職能部門在工作活動中不斷生成和收到的文書材料，在處理或辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門按檔案管理要求整理立卷，并定期移交給單位檔案室集中保管的過程。它既是文書工作的最后一個環(huán)節(jié)，同時也是檔案管理工作的初始環(huán)節(jié)。只有及時、完整地收集整理好各類文書材料，才能避免文件的散失，才能客觀、真實地反映一個單位或全市某一方面歷史發(fā)展的全貌和活動規(guī)律。但在實際工作中，因各種主客觀原因的限制，文書材料的歸集過程中總存在這樣或那樣的遺憾，不同程度地影響了單位檔案收集工作的齊全完整?，F(xiàn)結(jié)合不久前儀征市檔案局組織開展的2015年度檔案年檢工作，以儀征為例，對各基層單位文書材料歸檔過程中遇到的問題和對策談幾點看法與同好共享。

一、存在問題

從儀征市的年檢工作情況來看，各單位在文書檔案歸檔工作中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是文書檔案的收集不齊全、不完整，不能做到應(yīng)歸盡歸，存在短缺現(xiàn)象；二是檔案收集內(nèi)容單一，基本上是文書材料為主，極個別單位的檔案甚至就是單位發(fā)文和會議資料等文書材料的雜湊，缺少反映單位立項事件發(fā)展進程的支撐材料和音像等特殊載體材料；三是應(yīng)歸檔材料歸集不及時；四是檔案人員專業(yè)素養(yǎng)或綜合素質(zhì)參差不齊，所歸檔案存在分級分類不合理現(xiàn)象，少數(shù)人員跟不上時代發(fā)展的要求。

二、原因分析

產(chǎn)生以上問題的主要原因有二：

1.客觀條件制約

受人、財、物等客觀因素的制約，少數(shù)單位因客觀條件的缺失，檔案工作舉步維艱。如儀征市有個別單位，正常的辦公用房和工作人員捉襟見肘，無法設(shè)立相對獨立的基層檔案室，以及配備相應(yīng)的專兼職檔案人員或必要的檔案裝具，整個單位的檔案工作基本上處于放任自流、聽天由命的狀況。

2.主觀努力不到位

一是個別單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強，對檔案工作的重要性認識不到位，漠視檔案工作。檔案是一個單位在正常的工作學習中直接形成的歷史記錄，從時間來說，正在收集整理的檔案是對近期工作學習的歷史記錄，對該單位而論，大多是他們手頭上正在辦理或剛剛辦訖事項的歷史記錄，其經(jīng)辦過程不借助檔案他們大多也心知肚明，說起來頭頭是道，因此容易滋生可有可無、作用不大的感覺。由于機關(guān)事業(yè)單位的檔案和檔案工作在實際工作中又不大可能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，所以有許多單位的部門領(lǐng)導(dǎo)對以近期文書材料為主所形成的檔案漠不關(guān)心，再加上部分單位檔案工作人員的不給力，則呈現(xiàn)出某些單位檔案工作“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的尷尬局面。另外，還有一種普遍的情況是，隨著信息化時代的到來，“無紙化辦公”已成為歷史發(fā)展的必然趨勢，許多單位均建起了局域網(wǎng)，大多在網(wǎng)上辦公，各種材料大多可從網(wǎng)上查閱，因此他們多沉迷于網(wǎng)絡(luò)高效、便捷、海量、低成本等無所不能的神話的之中，重視網(wǎng)絡(luò)，輕視紙質(zhì)材料，不注重“雙軌制”條件下作為“雙套制”之一的紙質(zhì)檔案資料的積累，這也客觀上形成了某些單位的紙質(zhì)檔案空空如也，而對電子檔案則又以傳統(tǒng)檔案都是以紙質(zhì)檔案為主的思維慣性棄之不顧，形成了近期檔案收集“駝子跌跟頭——兩頭不著實”的被動局

面。

二是少數(shù)部門檔案人員責任意識不強，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作不規(guī)范。一方面是部分單位檔案人員業(yè)務(wù)不作為，主要是正常的指導(dǎo)工作不到位，職能科室對歸檔的范圍和要求認識不清，無法及時有效地開展文書材料歸集工作。另一方面是部分單位檔案人員亂作為，《中華人民共和國檔案法實施辦法》第三章第十二條就明確規(guī)定“應(yīng)當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機構(gòu)收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔?！蔽臅鴻n案整理、立卷的主體應(yīng)是單位的文書或者業(yè)務(wù)機構(gòu)。少數(shù)單位檔案人員為克服自己業(yè)務(wù)不精、說理不清的困頓，也為避免與相關(guān)職能科室的同事在文書材料收集細節(jié)問題上的無休止扯皮，不是積極主動地爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，按章辦事，而是越俎代庖，親自披掛上陣，直接深入職能科室開展相關(guān)文書資料的收集活動，同時礙于同事的情面，對所收集到的材料又不問是否齊全完整，直接就事論事地進行簡單的分類、整理，給職能科室工作留下這就是檔案之全部的直覺。這兩種情況均不可避免導(dǎo)致了這樣一個結(jié)果：檔案資料收集很難做到齊全完整。不否認，檔案的不完整，有少部分是因為收集不到位，但大多的還是在工作中沒有形成具體文書材料而無材料可收的原因所致。因此這樣一種不作為或亂作為的行為，也致使職能科室不知道哪些文書材料應(yīng)該形成或收集，無法在日后的工作中加以改進。

三是檔案人員專業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)態(tài)度不夠。檔案館室的檔案絕不是檔案材料的胡亂堆砌，而應(yīng)該是一個有機聯(lián)系的整體，從事檔案工作的人員必須具有一定的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能才有勝任本職。從我們年檢的情況看，儀征有少數(shù)單位檔案專兼職人員文化層次偏低，缺乏必要的專業(yè)素養(yǎng)，很難勝任本職。還有個別單位因人事調(diào)整頻繁，檔案人員更替較快，新檔案從業(yè)者多非專業(yè)人員，對正常的檔案業(yè)務(wù)基本不熟悉，再加上敬業(yè)程度低，不注重學習，一些正常的檔案業(yè)務(wù)工作都無法開展。更有少數(shù)檔案人員連分類組卷、編目裝訂都不知，各種檔案材料多胡亂地堆放在檔案室中，連已經(jīng)收訖的檔案材料都不能及時整理，更不用說及時發(fā)現(xiàn)和追繳缺失的文書材料，做到應(yīng)歸盡歸了。

三、應(yīng)對措施

對因客觀條件形成的制約因素，除臨時應(yīng)急外，大多還要靠相應(yīng)的投入才能最終解決。但對主觀努力不夠形成的制約因素，筆者覺得可從以下四個方面著手解決：

1.加強宣傳教育，提升全員檔案意識

文書材料歸檔工作質(zhì)量的優(yōu)劣，主要取決于文書材料制作者和檔案工作人員工作態(tài)度和責任心，也很大程度上受制于單位全員的檔案意識。在一個單位，只有領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識增強了，才能高屋建瓴，自覺地將檔案工作列入議事日程，納入考核目標，充分發(fā)揮其主觀能動性，積極協(xié)調(diào)解決實際工作中遇到的各種難題；只有文書材料制作者檔案意識增強了，才能根據(jù)檔案的歸檔要求，盡可能全面地完成相關(guān)文書材料的制作和收集活動，將反映本單位主要職能活動和歷史面貌的文書等檔案資料完好地保存下來，及時移交檔案室；只有檔案人員的檔案意識提高了，才能及時地開展各種力所能及的檔案工作，切實拾遺補闕，保證檔案材料收集的齊全完整。因此，檔案部門一定要全方位、立體式地開展相關(guān)檔案法律法規(guī)和專業(yè)知識的宣傳教育和專業(yè)培訓，努力提升全員的檔案意識，真正實現(xiàn)將關(guān)心支持檔案工作的意識變成全員身體力行的自覺行動。

2.嚴格落實文書材料立卷歸檔制度

包括文書立卷歸檔范圍、時限和要求的立卷歸檔制度是單位開展立卷歸檔工作的生命線，沒有這一制度，單位領(lǐng)導(dǎo)就不知悉要歸集哪些內(nèi)容的文書材料，檔案工作人員也不知道資料收集后尚缺哪些檔案資料，即使知悉了也因時過境遷無文書材料可收而不了了之，各種歸檔工作無法真正擺脫混沌無序、一鱗半爪的狀態(tài)，更談不上檔案收集的齊全完整。發(fā)現(xiàn)問題、找到病因，修正檔案歸集的制度缺陷固然重要，但更重要的還是要落實，要采取切實有效的措施將問題解決并落實到今后的日常工作之中，保證今后的同類事件不再發(fā)生，不再形成“不接受教訓”的教訓。

3.強化業(yè)務(wù)培訓

一是要認清檔案工作的重要性，提高檔案從業(yè)人員的起點，盡可能選用專業(yè)人才從事檔案工作。要加強已有檔案人員的教育培訓，使其熟悉檔案工作的業(yè)務(wù)要求，能夠獨立自主地開展各項檔案業(yè)務(wù)工作。同時，要落實老檔案員對新檔案員的“傳幫帶”措施，避免出現(xiàn)檔案征集活動的真空期。二是要采取蹲點、輪崗等措施，將檔案從業(yè)人員安排到基層一線進行實踐鍛煉。要知其然，更要知其所以然，各單位對新檔

案人員要盡可能將其壓向一線，讓他們盡可能多地熟悉本單位的工作內(nèi)容和工作流程，確保他們能夠在檔案收集時全面知悉事項開展的概況，一目了然地知悉檔案歸集要求。三是要積極開展各種業(yè)務(wù)學習和交流活動。讓他們在學習中進一步更新知識，增長才干，在與先進單位等的交流中取長補短，獲得啟迪。如我們在今年的年檢中，就有針對性地選擇了一些有代表性的檔案工作人員參與年檢，讓他們在教學相長的參與中發(fā)現(xiàn)自身的不足，抵礪共進。

4.嚴明工作紀律，增強責任意識

檔案工作的專業(yè)性較強，對于檔案的收集、管理和利用，黨和國家有一系列的業(yè)務(wù)規(guī)范和要求。而在現(xiàn)實的工作過程中，有的單位既不問是不是檔案，也不問是不是應(yīng)該歸檔的材料，更不問是不是齊全完整，反正只要是收到的文書等材料，不管三七二十一就全部立卷歸檔，對某些殘缺的檔案或質(zhì)量不高的文書材料也本著多一事不如少一事的應(yīng)付觀念，不聞不問，更不主動去催交或更換。這樣工作的結(jié)果，一方面造成許多應(yīng)歸檔案無法及時歸集，一方面導(dǎo)致許多不應(yīng)歸集的檔案充斥案卷，無形中增加了自身和下游部門鑒定和梳排等的工作量，造成了不必要的人力、財力和物力的浪費。更有不少檔案工作者，不顧數(shù)字化、信息化時代檔案事業(yè)發(fā)展的特點和上級的相關(guān)工作要求，以不熟悉等為由拒絕使用相關(guān)的檔案編目軟件，堅持采用手工進行檔案目錄的編排和抄寫，有的甚至還發(fā)動親朋好友幫助抄寫，其情可原，其志可嘉，但其結(jié)果往往是南轅北轍，費力不討好，最后還不得不重頭來做，既浪費了精力，又挫傷工作積極性。另外，面對檔案數(shù)字化建設(shè)熱潮，也要督促基層檔案員做好“雙軌制”情況下數(shù)字化材料的收集和整理工作，避免日后數(shù)字化建設(shè)階段過多的重復(fù)勞動。